英文函电书写基本原则.docx
《英文函电书写基本原则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《英文函电书写基本原则.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
英文函电书写基本原则
英文函电书写基本原则
一、Courtesy礼貌
语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如：
Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.
Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.
二、Consideration体谅
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：
"Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth."就比"Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth."要好。
三、Completeness完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity清楚
意思表达明确，要注意：
（一）避免用词错误：
例如：
AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
此处bimonthly有歧义：
可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：
1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.
2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
（二）注意词语所放的位置：
例如：
1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.
2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.
前者则有两种商品以上的含义。
（三）注意句子的结构：
例如：
1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.
2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.
五、Conciseness简洁
（一）避免废话连篇：
例如：
1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为：
Weappreciateyourletter...
2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:
Weenclosetwocopiesof...
（二）避免不必要的重复：
（三）短句、单词的运用：
Enclosedherewith----->enclosed
atthistime----->now
duetothefactthat----->because
adraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000
六、Concreteness具体
七、Correctness正确
如何写修改信用证的邮件？
信息来源:
《世界经营者》
这是一个朋友提供给我的，觉得不错，大家没事时可以一起学习！
1、信用证
BankofNorthItaly
IrrevocableCreditNo.4352
Milano,Oct.,27,1996
JiangxiComfortImp.&Exp.Co.,Ltd.
Nanchang,China
DearSirs,
WeherelyestablishanirrevocableletterofcreditinyourfavorforaccountofJiangxiComfortImp.&Exp.Co.,Ltd.foranamountofaboutUSD212,500（SayU.S.DollarsTwoHundredandTwelveThousandFiveHundredOnly）availablebyyourdraftdrawnonusatsightaccompaniedbythefollowingdocuments:
1）SignedCommercialInvoiceintriplicatecontactNo.96COT491.
2）Fullsetofcleanshippedonboardoceanbillsofladingmadeouttoorderandblankendorsed,markedfreightprepaid.
3）InspectioncertificateofqualityandweightintriplicateissuedbyJiangxiCommodityInspectionBureauCertificateofOrginintriplicate.
4）Evidencingshipmentof500metictonsofChineseRedBeansatUSD425.00permetrictonFOBTianjin.
5）ShipmentistobemadeonorbeforeNov.30,1996fromChinatoGenoa.
6）Partialshipmentsareprohibited.
7）Transhipmentisprohibited.
8）5%moreorlessisallowedbothforthetotalquantityandamount.
9）ThiscreditisvalidinItalyuntilthe15thdayaftershipment.
Yoursfaithfully
BankofNorthItaly
2、有关合同主要条款
合同号：
96COT491
卖方：
江西康福特进出口公司
买方：
意大利ABC贸易公司
商品：
500公吨中国红小豆，允许5%溢短装
单价：
FOB天津每公吨425美元
总金额：
212500美元（允许5%上下）
运输：
从天津经海运至意大利，装运不晚于1996年11日，不允许分批或转船
付款：
由买方开立100%保兑的不可撤销信用证，装运后15天内在中国议付有效
从该合同可以看到些信用证还是有些地方需要修改，如果有兴趣的话，可以自已试试看，如何给你的客人写邮件告知哪些地方需要修改？
答案如下：
DearSirs,
WehavereceivedyourL/CNo.4352forContractNo.96COT491.Afterchecking,wewouldrequestyoutomakethefollowingamendments:
1）TheL/Cshouldbeconfirmed.
2）TheL/Cshouldread:
foraccountofABCtradingCo.,Italy.
3）FreightPrepaidshouldbeFreightCollect.
4）InspectionCertificateshouldbeissuedbytheJiangxiCommodityInspectionBureau.
5）ThecreditistobevalidfornegotiationinChinainsteadofinItaly.
Pleasemaketheaboveamendmentssothatwemaymakearrangementsforshipment.
Yourstruly
英文电子邮件的写作技巧
（1）
ThisisanenglishwritinghowtoIcopiedfromsomewhere（namewithheld）sometimeago.hopefullyyoullfindithelpfultoo.
日常要处理许多信件电邮,因而运用英语上不得不留神,以下有一些个人意见,也参考了一些书本,希望大家有所得益。
A.文法上
1.切忌主客不分或模糊.例子:
Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”应改为Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We决定呀,不是report.）
2.句子不要凌碎.例子:
Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起.
3.结构对称,令人容易理解.例子:
Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为:
Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.
4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.例如:
Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.
5.动词主词要呼应.想想这两个分别:
1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.
6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.
7.标点要准确.例如:
Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改为:
Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.
8.选词正确.好像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.
9.拼字正确.有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.
10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人,:
例如:
MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.
B.文体
1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以为人人都是语言大师.多用短句（15-20字吧）,技术性的字,就更加要简单易明.
2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:
1.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.2.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.
3.轻重有分.同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里.
4.意思转接词要留神.例如:
but（相反）,therefore（结论）,also（增添）,forexample（阐明）.分不清furthermore和moreover就不要用啦.
5.句子开头不要含糊不清的主词.例子:
Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀?
?
?
?
开头少用this,that,it,they,或which.
6.修饰词的位置要小心,例如:
HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.
7.用语要肯定准确.切忌含糊.例如:
Thefiguresshowasignificantincrease.”怎样significant呀,大哥?
改为:
Thefiguresshowanincreaseof19%.
8.立场观点一致.少用被动语.例如:
PartialdatashouldbesubmittedbyApril.改为:
YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.
英文电子邮件的写作技巧
（2）
C.格调
1.式样和句子长度不要太单调.千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.
2.弱软的词（e.g.was,were,is,are...）可以加强一点.例如:
Pruntonproductsarehighlyeffectivein...改为:
Pruntonproductsexcelin...就有力很多了.
3.亲切,口语化是比较受欢迎!
用宾词和主动的词,让人家受落.例如:
1.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”2.Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地,我们会喜欢第2句.
D.写信提示
1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.
同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:
HowardE.Wyatt,D.D.SPhD.
Dr.HowardE.Hyatt
2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如:
Messrs.Smith,Wyatt,andFury
女人呢?
用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:
Mses.Farb,Lionel,andGray
男女一齐呢?
弄清楚称呼就行.例如:
Dr.andMrs.HaroldWright
Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright
Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn
3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.
Ms.SarahGray
4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
KenGreen,President
KenGreen
VicePresidentofInternationalOperations
但这个就显得有点。
。
。
:
KenGreen
VicePresidentofUnicomChina
正确应为:
KenGreen
VicePresident,UnicomChina
5.老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:
MichaelJ.Smith,Jr.
MichaelJ.SmithSr.
6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.
7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:
127NinthAvenue,North
127E.15Street
5ParkAvenue
OneWingrenPlaza
运输函电外贸英语范例
CHINATRANSWORLDSHIPPINGCORPORATION
3333BinhaiStreet,Liaoning,ChinaTel:
（0411）5000000Fax:
（0411）5000001
Zipcode:
116001
September13,2003
Mr.JasonGoodman
SeniorShippingClerk
NorthgranaryCereals,Inc.
616TaiyangdaoStreet
Harbin116001
DearMr.Goodman:
ThankyouforyourfaxofSeptember11.Wearepleasedtoinformyouthatwehavebeenabletosecurethevesselyouaskedfor.
SheistheSSBohaiandisdockedatpresentinLianyungang.Shehasacargocapacityofeightthousandtons,isabulkcarrier,andhasaspeedof24knotswhichwillcertainlybeabletomakethenumberoftripsyoumentioned.
Pleasefaxustoconfirmthecharterandwewillsendyouthecharterparty.
Yourssincerely,
LiuHanchen
CharterDepartment
如何用英文预约客户
AppointmentsDearMr./Ms.,Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.Pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.Yoursfaithfully约定尊敬的先生/小姐，我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：
00点拜访您。
请告知这个时间对您是否方便。
如不方便，请建议具体时间。
您诚挚的
询盘函电范例
KKKiddieKorner,Inc.March2nd,2000DatexTradingCo.Ltd.Lianfangbuilding666HuayuanAvenueDalian,LiaoningChinaDearSirorMadam,WewereimpressedbytheselectionofsweatersthatweredisplayedonyourstandattheMenswearExhibitionthatwasheldinChicagolastmonth.Wearealargechainofretailersandlookingforamanu
升级会员 