文件控制程序.docx
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文件控制程序
受控状态
受控
分发编号
文件编号：
QEOZG/YP210012-2014
文件控制程序
（D版）
发布日期：
2014年09月27日实施日期：
2014年09月27日
1目的
规范管理性文件的编制、修订、审批、发放、运行、维护管理的各个过程并对其进行控制，确保各有关场所使用有效的文件，提高公司管理效率。
2适用范围
适用于玉柴马石油润滑油公司所有管理性文件的管理和控制（包括适当范围的外来文件）。
3职责
3.1管理部是公司文件的归口管理部门，负责组织公司文件的建立、运行监督、效果评价。
3.2各单位负责职能范围内公司级、部门内部使用的管理性文件和作业性文件编制控制，组织相关员工学习、贯彻执行公司各类文件。
4引用文件
4.1质量管理手册。
4.2环境与职业健康安全管理手册。
5术语和定义
5.1外来文件
不属公司编制但经公司采用的文件。
5.2文件形式
有电子版、纸版两种。
由电子媒体承载的为电子版；由纸张承载的为纸版。
5.3管理性文件
本文件中管理性文件是指职能、职责、各体系管理手册、第二层次程序文件、第三层次非技术性文件。
6文件分类
6.1根据文件范围，将职能、职责、管理性文件划分为第一、第二、第三层次。
对公司级的第三次文件划分为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ级，对应文种等要求，如下表。
层级
文种
使用说明
公司级
文件
第一层次文件
职能、职责、手册
包括《部门职能》、《高级职员职责》、各体系管理手册等。
第二层次文件
程序文件
程序文件。
跨部门第三层
次文件
Ⅰ级
制度
针对某一主营业务制订，规范该主营业务工作程序或标准，起着纲领、概括性作用，是其他相关部门或文件的更具体、详细工作业务程序、文件的制订依据。
Ⅱ级
规定
是对有关制度或事项作出局部具体的规定，主要用于对公司或某一领域的业务或某些重大事务进行管理或限制，重在强制约束性。
Ⅲ级
办法
是对有关制度、规定提出具体可行的实施措施，比制度、规定更具体，重在可操作性。
Ⅳ级
其他
以上Ⅰ～Ⅲ均不适用时可选用其他文种，但须符合国家及本文件相关原则，并事先报经管理部核准。
部门级
文件
本部门第三层次文件
按照以上管理。
7格式要求
文件编制格式要求。
7.1LOGO与编号
7.1.1玉柴马石油LOGO。
7.1.2受控状态：
标识为红色字体“受控”，纸版必须填写分发编号。
7.1.3文件编号和版本号。
7.2编号规则
7.2.1编号规则：
QEOZG/YP□□□□□□——□□□□
制订文件年号
文件流水号
编制部门代号
文件层次代号
玉柴马石油公司代号
文件识别代号
7.2.2识别代号规则：
第一类
适用于当前运行的所有管理体系的通用文件
文件识别代号为“QEOZ”
第二类
适用两个以上体系的文件代号为“Q、E、O”的任意组合加“G”
质量管理体系（QMS）文件识别代号为“QG”
环境管理体系（EMS）文件识别代号为“EG”
职业健康安全管理体系（OHSMS）文件识别代号为“OG”
第三类
均不属于上述类型的文件
文件识别代号为“ZG”
7.2.3层次代号规则：
第一层次文件的层次代号为“1”。
第二层次程序文件的层次代号为“2”。
第一、二层文件的编号由管理部统一分配。
第三层次文件的层次代号为“3”，流水号由各单位自主分配，公司级文件在流水号后增加（K）符号，同一个单位编制的文件流水号不得重复。
7.2.4各部门代号：
单位名称
单位代号
单位名称
单位代号
单位名称
单位代号
管理部
10
办公室
11
董秘办
12
财务部
20
信息部
21
调度中心
30
生产部
31
重庆公司
32
大连事业部
33
动力源公司
34
环安部
35
技术研发中心
50
供应部
51
销售部
60
市场部
61
渠道部
62
商品项目部
63
大客户部
64
7.3标题
文件标题由使用范围、事由、文种三要素或事由、文种两要素组成。
如果文件是草案或暂行、试行的，可以在标题后面加括号注明“试行”。
文种选择按照上述6.1条款执行。
7.4日期
原则上，发布日期须在实施日期之前或同步。
7.5正文
按照文件格式及模板要求编制，需要时可作适当调整，但需报管理部审核。
7.6文件试行
对于试行版本的文件，试行期限不得超过1年，期限内必须修改转为正式版或废止等处置。
8文件审批权限表
文件类项
审批权限
编制、部门审核
审核
批准
高管职责
管理部
管理部
管理线领导
总经理
董事长
部门职能、质量/环境/安全管理手册
管理部
管理线领导
总经理
董事长
体系文件
归口责任单位
管理线领导
（1）董事长：
涉及高层领导管理或公司以外事务等的文件。
（2）总经理：
涉及重要资源调配、决策的文件。
（3）管理线线领导（管理者代表）：
第二、第三层次文件
部门级文件
文件编制单位
文件编制单位行政正职
文件编制单位分管线领导
说明
当文件涉及业务线较多且较为重要时，审核项可以增加相关线领导。
9工作流程
9.1管理性文件控制工作流程、管理性文件控制工作流程说明（见后页）。
9.2环境和职业健康安全管理体系有关的外来文件按EOG/YP2100012014《法律法规及其他要求管理程序》进行管理和控制。
9.3其他外来文件按对应职能部门的相关管理办法进行管理和控制
9.4技术文件的管理和控制按技术研发中心编制的相关管理办法进行管理和控制。
10考核指标
10.1发布使用的文件100%经审批
10.2文件更改时受控文件100%更改到位
11记录
11.1ZJ/YP10001质量/环境/职业健康安全管理体系文件发放、回收、处置通知单
11.2ZJ/YP10002修改记录页
11.3ZJ/YP10003质量/环境/职业健康安全管理体系文件更改、处置通知单
12附件
12.1文件发放、回收、处置登记表
12.2修改记录页
12.3文件更改、处置通知单
13修改记录页
管理性文件控制工作流程
职责岗位
流程
作业指导书、记录等
过程小组长、各单位
过程小组长、文件编制单位
部门领导
管理部
董事长、总经理、管理者代表、各线主管领导
管理部
各单位、过程小组长
原文件编制岗位
各单位联络员
各单位联络员
各单位联络员
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.1.4
9.1.5
9.1.6
9.1.7
9.1.8
9.1.9
9.1.10
9.1.11
评审记录
评审意见
评审意见
批准人签名的材料
纸版文件发放记录
电子版签收记录
修改记录页
更改、处置通知单
纸版文件回收记录
处置清单
管理性文件控制工作流程说明
序号
流程块
工作标准
期量
标准
9.1.1
编制文件
9.1.1.1管理部负责编制《部门职能》、《高级职员职责》、质量/环境/职业健康安全《管理手册》。
9.1.1.2过程小组长负责责任过程的第二层次文件编制。
9.1.1.3各部门负责职能范围内的公司级、部门级文件编制。
9.1.1.4编制文件时要采用过程方法。
9.1.1.5文件负责部门编制文件执行过程中产生的记录清单，并和文件一起审批、发布。
——
9.1.2
评审文件
9.1.2.1管理部组织对《部门职能》、《高级职员职责》、质量/环境/职业健康安全《管理手册》、第二层次、第三层次等跨部门文件进行评审。
9.1.2.2各部门组织对其职责范围内编制的部门级文件进行评审。
9.1.2.3各单位在提交文件报批流程时，必须附加评审记录。
评审记录可以是以下形式之一：
会议评审纪要、会议评审签到、OA发出文件评审。
当文件修订主要依据已发布的职能、高管职责、公司发文等时，在报批流程正文及修改记录中注明即可，无须附加评审记录。
——
9.1.3
部门审核
各部门主管领导审核本部门组织编制的文件。
3工作日
9.1.4
管理部审核
管理部根据标准、过程接口、格式要求等审核《部门职能》、《高级职员职责》、各体系管理手册、第二层次、第三层次等跨部门文件。
3工作日
9.1.5
批准发布
公司领导按照“8文件审批权限表”条款对文件进行审批。
3工作日
9.1.6
文件发放
9.1.6.1纸版文件的发布控制
9.1.6.1.1纸版文件分为受控和非受控两种版本，受控版本加盖红色“受控”印章，不盖印章的为非受控版本；受控版本是管理体系运行的依据，接受更改控制；非受控版本不能作为管理体系运行的依据，不列入更改控制。
9.1.6.1.2各单位发放纸版文件前，必须盖上受控印章和打上分发编号，在《文件发放、回收、处置登记表》中确定文件发放范围并经单位领导批准。
跨部门使用的第三层次管理性文件发放范围必须经管理部确认。
9.1.6.1.3发放单位联络员按《文件发放、回收、处置登记表》进行发放并作好发放记录。
9.1.6.2电子版文件审批发布控制
9.1.6.2.1公司级文件审批发布，使用OA系统“公司级管理制度审批流程”进行发布。
9.1.6.2.2部门级文件审批发布，使用OA系统的“各单位内部管理制度审批流程”进行发布。
9.1.6.2.3文件发布单位经管理部授权的联络员，在接到经批准发布的文件后，把文件录入到OA系统—→信息管理—→法规制度—→管理性文件，所对应模块中。
9.1.6.2.4各单位联络员在需要时把经批准发布的文件打印成纸版文件分发到所需的岗位，发放时必须按“纸版文件的发布控制”要求进行控制。
3工作日
9.1.7
文件使用控制
9.1.7.1管理部编制公司级管理性文件目录清单。
9.1.7.2管理部编制公司的环境和职业健康安全管理体系文件目录清单及相关的法律、法规、其它要求的文件目录清单。
9.1.7.3各单位联络员编制本单位管理性文件目录清单，维护在OA系统的法规制度—→部门文件中。
管理性文件增加或减少时需报管理部。
9.1.7.4在公司运作的所有场所获得和使用的文件必须是有效版本。
9.1.7.5所有场所都必须易于得到所需的文件。
9.1.7.6各单位确保使用文件字迹清楚，易于识别。
9.1.7.7查询电子版有效文件的途径：
OA系统—→信息管理—→法规制度。
9.1.7.9管理部授权的联络员以外的任何人员打印的纸版文件均属于无效版本；任何人拷贝、拆离、转发的电子版文件均属于无效版本。
9.1.7.10管理部每年第一季度组织相关人员、联络员或内审员评审一次文件的充分性和适宜性。
——
9.1.8
文件更改
由于各种情况影响文件的适用性时，要及时进行更改。
9.1.8.1纸版文件更改
9.1.8.1.1文件的更改由原编制部门组织进行。
负责文件更改的人员填写《文件更改、处置通知单》，说明更改原因和内容，按文件审批流程进行审批。
尽可能由原审批人审批；若其他授权人审批，应获得审批所需依据的有关背景材料，同时在更改、处置通知单上标明更改的性质和更改的日期。
9.1.8.1.2文件的更改，要按《文件发放、回收、处置登记表》通知所有使用受控版本的部门（人员）更改；不通知非受控版本的持有者更改。
文件更改者在《修改记录页》填上更改时间、内容等，更改的方法可采取换页更改或划线更改并签名。
9.1.8.1.3各部门联络员组织本部门文件持有人按更改、处置通知单要求对文件进行更改，文件中页眉的“修改标识”状态为原数字加1。
9.1.8.2电子版文件更改
9.1.8.2.1负责文件更改的人员下载当前有效的电子版文件进行修订，填写《文件更改、处置通知单》，说明更改原因和内容，修改后的内容以蓝色字体在文件中标识，文件中页眉的“修改标识”状态为原数字加1。
走跨部门（或本部门）使用文件审批流程进行审批和发放。
9.1.8.2.2《文件更改、处置通知单》发放后，文件修改部门经管理部授权的联络员及时对“法规制度”中已录入的需要更改的文件进行更改。
并把《文件更改、处置通知单》附在“法规制度”中。
9.1.8.3当组织机构、市场环境、有关法律法规、其他要求以及环境和职业健康安全环境发生了较大变化或文件修改次数较多且涉及面较广时，对文件进行换版。
9.1.8.4文件的换版和废除
9.1.8.4.1当《部门职能》、《高级职员职责》不适用需要换版或废除时，由董事长/总经理组织评审并作出决策；当《管理手册》和第二层次程序文件不适用需要换版或废除时，由管理者代表组织评审并作出决策。
9.1.8.4.2第三层次文件换版，由组织文件编制的单位作出决定。
决定作废、但其内容已整合到其它文件中的，在报批文件的修改记录及报批流程中说明即可。
9.1.8.4.3文件跨年度换版，需将本次换版修改的主要情况（如职能/职责、原则性要求/条款、业务流程、重要数据/图表/标准等）在文件更改控制页中简要说明，同时对文件正文进行修改，修改后的内容不需要做标识。
但文件的“文件编号”要修改相应的年号，文件中页眉的“修改标识”状态为0。
9.1.8.4.4文件修改记录：
修改记录页（见附录3）用于记录文件的修改过程，简单描述文件每次修订的内容、时间，具体表格固定置于每个文件的最后页，修改记录页必须有；文件更改、处置通知单（见附录4）用于文件未换版期间所做的修改，并与修改后的文件一起审批，换版则不需要填写。
——
9.1.9
回收
9.1.9.1作废纸版文件，由发放单位的联络员按《文件发放、回收、处置登记表》（见附录5）收回并作好记录。
9.1.9.2作废电子版文件,由录入者标识为无效并取消发布。
——
9.1.10
文件归档
9.1.10.1在每次换版发布《部门职能》、《高级职员职责》、各体系管理手册和第二层次程序文件后，管理部送一套受控纸版文件给公司办公室档案室存档。
9.1.10.2主管环境和职业健康安全管理的管理部主管领导组织确定需永久保存的环境和职业健康安全相关的法律法规等文件，然后由管理部联络员把其送公司办公室档案室档案存档。
9.1.10.3第三层次管理性文件由编制单位联络员存档，每个作废版本的文件至少有一套须保存三年以上。
——
9.1.11
文件处置
9.1.11.1文件废除，由组织文件编制的单位作出决定。
决定作废、但其内容未整合到其它文件中的，须走“公司级管理制度审批流程”报批。
9.1.11.2各单位联络员对无保留价值的回收作废纸版文件列出清单，经单位领导批准后进行处置。
一般情况下撕毁处理，对可能涉密的回收作废的文件，必须采用粉碎或焚烧的方式处理。
9.1.11.3为法律或积累知识的目的而保留的任何作废纸版文件，都应由原文件发布单位联络员加盖“作废参考”印章后隔离存放，并在《文件发放、回收、处置登记表》作记录。
——
修改记录页
ZJ/YP10002
序号
更改、处置通知单编号
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更改人
更改时间
1
2014年换版
姚盈
2014年5月
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