会计信息系统笔记.docx
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会计信息系统笔记
第一部分电算化会计概论
<<计算机会计信息系统>>课程的容体系
1、计算机会计软件的应用操作部分
（1）计算机会计概论
（2）计算机基础概论
（3）计算机会计软件操作实务
2、计算机会计软件的开发设计部分
（1）计算机会计信息系统概论
（2）数据库概论
（3）计算机会计软件开发概论
学完该课程后应该掌握知识与技能
1、掌握计算机会计的基本概念与原理知识
2、掌握计算机会计软件的设计原理知识
3、掌握运用计算机会计软件进行会计实务操作能力
4、掌握运用计算机开放数据处理能力
5、掌握运用计算机开发计算机会计软件能力
第一节会计电算化的基本任务
一、什么是电算化会计和会计电算化
1、电算化会计：
它是以会计、计算机为核心，融系统论、信息论、控制论为一体的一门交叉性学科。
2、会计电算化：
它是会计工作中以计算机代替手工方式对会计业务进行加工、整理、分析、预测、决策的过程。
二、会计电算化的任务
1、建立和健全化会计电算的组织机构和管理制度。
2、建立完整的电算化会计信息系统。
3、应用电算化会计信息系统完成各项核算。
4、应用电算化会计信息系统完成会计管理、预测、决策工作。
三、会计电算化的职能和容
1、职能：
反映与监督。
2、容：
核算、管理与控制。
四、会计电算化的特点：
速度快；质量高；针对性强
五、会计电算化的意义
1、减轻了财会人员的劳动强度，提高了会计工作效率。
2、促进会计工作的规性，提高会计工作的质量。
3、促进会计工作职能的转变，提高财会人员素质。
4、为整个管理工作现代化奠定基础。
5、促进会计理论和技术自身的不断发展，推动会计管理制度的变革。
第二节会计电算化发展的历史与现状
一、“会计电算化”名词的产生：
1981年中国会计学会在召开的“财务、会计、成本应用计算机专题讨论会”上提出。
二、我国会计电算化的发展
1、我国会计电算化发展的历史
（1）缓慢发展阶段（1981~1983年）
我国计算机的应用发展一直比较缓慢，且计算机在会计领域的应用还未引起领导的重视
（2）自发发展阶段（1983~1987年）
1983年国务院成立电子振兴领导小组，掀起了应用计算机的热潮。
但由于应用计算机的经验不足，人才不足，管理工作滞后，造成了人力、物力、财力的浪费。
（3）稳步发展阶段（1987年至今）
a）涌现了一批会计电算化的先进单位,开发了一批专用会计软件。
b）会计软件的开发向通用化,规化,专业化和商品化方向发展。
c）各级财政部门和业务主管部门加强了对会计电算化的管理，制定了相应的发展规划,管理制度和会计软件开发标准。
2、我国会计电算化的现状：
发展不平衡；应用水平低；计算机与手工并行记帐；商品化会计软件市场逐步形成与成熟
三、会计电算化的发展趋势
1、会计电算化的普及程度将会有很大的提高.
2、定点开发会计软件的水平将会有很大的提高.
3、通用会计软件将更加实用,更容易为财会人员接受.
4、会计电算化管理将更加规.
5、会计电算化开始向管理型发展.
第三节会计电算化工作的基本容
一、人才的培训：
1、需要培养一批既懂会计又懂计算机和管理的复合型人才。
2、领导和会计主管要带头参与培训，掌握现代知识与技术。
二、组织机构的设置：
1、各级财政部门设置专门机构和人员来管理会计电算化工作。
2、各级业务主管部门也应设置专门机构或人员来管理会计电算化工作。
三、发展规划的制定：
1、制定规划的目的：
降低系统开发成本，缩短系统的研制费用，促进优秀会计软件的全面推广，使会计电算化工作顺利、健康、高效地开展。
2、规划的类型：
（1）近期规划：
在较短时期所要进行的会计电算化工作做出的计划，一般是指微观计划。
（2）中、长期规划：
确定会计电算化整体发展方向、目标和步骤的计划，一般是指宏观计划。
四、电算化会计信息系统的建立：
1、自行组织开发。
2、请专业公司来定点开发。
3、用上级主管部门推广的软件。
4、购买商品化软件。
五、会计核算软件的评审
1、评审容：
软件的合法性和合理性的确认。
2、评审的组织部门：
各级财政部门。
六、会计软件的推广——推广的作用：
加速会计电算化工作的进程。
七、管理制度的制定
1、会计软件的评审程序和办法。
2、电算化会计信息系统应达到的基本标准。
3、脱离手工会计操作程序。
4、电算化会计档案资料保管方法。
5、会计人员规章制度。
第四节会计软件的概念、分类和功能
一、会计软件的概念：
会计软件是完成从凭证到帐簿到报表的日常核算工作，对资金、成本、销售和利润等进行核算、分析和控制，并完成量本利分析、投资分析等工作的应用软件。
1、会计软件是会计人员的工具。
2、会计软件已商品化。
二、会计软件的分类：
1、按信息系统层次划分：
（1）核算型会计软件。
（2）管理型会计软件。
（3）决策型会计软件。
2、按适用围划分：
（1）通用会计软件：
在一定围适用的会计软件。
（2）专用会计软件：
只适用于一两个单位的会计软件。
3、按会计信息共享划分：
（1）单用户会计软件
（2）网络与多用户会计软件
三、会计软件的基本功能模块：
1994年4月，财政部制订了《会计核算软件基本功能规》
1、会计核算软件基本功能：
基本功能：
会计核算软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。
功能模块：
会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。
四、会计软件各模块的功能及其关系：
1、功能模块：
帐务处理和会计报表模块；工资模块；固定资产模块；存货（库存）模块；销售模块；成本模块
第五节电算化会计信息系统的硬件结构和系统软件
一、硬件设备的选择：
1、根据单位规划，确定硬件设备构成：
单机系统；多用户系统；网络系统
2、硬件设备的选择：
速度：
主频硬盘速度；存容量；硬盘容量；显示器；打印机；UPS不间断电源；计算机可靠性
二、系统软件的选择：
1、概念：
是指直接控制和协调计算机、通讯设备及其它外部设备，以便发生作用并方便用户使用的软件。
2、容：
操作系统、数据库管理系统程序设计语言及语言处理程序、实用程序
3、系统软件选择应考虑的技术指标：
与计算机硬件的兼容性；与其它系统软件的兼容性；处理能力；中文处理能力；提供的安全措施；
价格性能比；总体规划的需求
三、会计软件的选择
1、选择通用会计软件的利弊
选择通用会计软件的优点：
见效快；成本低；维护有保障、无后顾之忧；软件使用可靠性高
选择通用会计软件的缺点：
满足管理要求不能一步到位；对会计人员水平要求较高
2、选择通用会计软件应考虑的问题：
软件功能分析；软件技术指标分析；软件的售后服务分析；软件价格分析
第六节会计电算化的管理
一、宏观管理
1、概念：
宏观管理是指各级财政部门和各级业务主管部门对各地区、各部门的会计电算化工作实施的管理。
2、加强宏观管理的必要性：
是全面推进会计电算化事业发展的需要；有利于克服会计电算化工作中存在的问题；
是行使会计管理职责的要求
电算化工作中存在问题：
会计核算软件低水平重复开发；计算机与手工记帐长期并行；会计电算化人材缺乏
3、宏观管理的容：
（1）规划会计电算化发展的目标
（2）制订会计电算化管理制度：
会计核算软件的基本要求；会计核算软件的评审标准和评审办法；
计算机替代手工记帐的管理方法；会计核算软件市场管理规定；
会计人员电算化知识培训管理
（3）搞好会计核算软件的评审
（4）加快以计算机替代手工记帐的步伐
（5）大力抓好会计电算化人才的培养
（6）推动会计电算化理论研究的开展
二、微观管理
1、概念：
指基层单位对本单位开展会计电算化工作进行的组织、计划和管理工作。
2、容：
岗位责任制；三、计算机替代手工记帐后的管理
1、计算机替代手工记帐：
是指应用会计软件输入会计数据，在计算机进行处理，并打印输出帐簿、报表。
2、容：
日常使用管理；系统维护管理；会计档案管理；会计人员管理部管理制度
第二部分SQL数据库操作
在安装用友通系统之前，要先安装MSDE2000或MSSQL2000数据库系统，在用友通中创建的帐套等所有相关信息都存储在数据库系统中。
一、连接
找到MicrosoftSQLServer程序，使用其“服务管理器”进行服务器的连接；此后，打开“企业管理器”，可以进入SQL数据库系统并对相关数据进行操作。
二、在数据库系统中的相关操作
1、新建数据库
（1）在界面左侧“控制台根目录”部分中打开各层分层，找到“数据库”一层
（2）在“数据库”上单击右键，选择“新建数据库”，弹出“新建数据库”对话框
A、“常规”选项卡：
可以查看该数据库的名称和当前默认存储位置
注：
数据库文件拓展名为.MDF；当前默认存储位置可在“常规”选项卡中修改
B、“事务日志”选项卡：
与该新建的数据库相关的日志文件，拓展名为.LDF，不影响正常操作，便于日后维护
2、备份数据库
法一：
先关闭所有SQLServer的程序，断开服务器的连接，根据要备份的数据库的存储路径，找到数据库文件，进行普通的“复制”—“粘贴”步骤，备份完成后再重新连接上服务器
注：
服务器断开后又重新连接，用友通将无常使用，解决方法：
“开始”菜单—“控制面板”—“管理工具”—“服务”—找到用友通，右键，“启动”
法二：
展开“控制台根目录”至“数据库”层，右键，选择“所有任务”，在其下层子菜单中继续选择“备份数据库”，弹出数据库备份对话框，在对话框中选择要备份的数据库，点击“备份到”文本框旁的“添加”按钮，填好该数据库的备份存储路径和文件名，逐步“确定”
3、恢复按照“法二”备份的数据库
展开“控制台根目录”至“数据库”层，右键，选择“所有任务”，在其下层子菜单中继续选择“还原数据库”，在弹出的对话框中的“还原为数据库”下拉文本框中选择刚才备份的数据库，逐步“确定”
4、附加数据库
展开“控制台根目录”至“数据库”层，右键，选择“所有任务”，在其下层子菜单中继续选择“附加数据库”，
在“要附加的数据库”文本框中添加，注意拓展名为.MDF，在“附加为”处可以改动名称
5、对数据库中的表进行操作
（1）新建表：
展开“控制台根目录”至“数据库”层将该层也展开，找到“表”，右键，选择“新建表”
（2）查看表中数据：
所有数据：
展开“控制台根目录”至“数据库”层，将该层也展开，找到“表”，右键，选择“返回所有行”
附条件查询：
前几步同上，最后选择“索引”，在下半部分输入索引条件
——打开表后，不仅可以查看表中所有数据，还可以直接在表中修改数据
第三部分“用友通”系统操作
第一节系统管理部分
用友通系统中三类身份：
系统管理员vs帐套主管vs一般操作员
一、权限：
1、系统管理员：
设置操作员和各操作员的权限；创建帐套；备份帐套
2、帐套主管：
修改帐套；启用新模块
二、系统管理员操作：
1、设置操作员：
“帐套”菜单中，选择“操作员”，在对话框中点击“增加”按钮，输入操作员编号等信息，输入完成后直接点击“退出”按钮，相关信息就已经存入数据库UFSystem中的UA_User表中
2、给操作员设置权限：
“帐套”菜单中，选择“权限”，选中要赋予权限的操作员，点击“增加”按钮，双击相应的权限，设置完成后直接点击“退出”按钮，相关信息就已经存入数据库UFSystem中的UA_HoldAuth表中
注1：
要注意是否对应了正确的帐套——“设置权限”对话框右上角显示帐套名称的下拉列表框，选择对应帐套
注2：
若设置帐套主管身份，直接选中“帐套主管”复选框即可
3、创建帐套：
“系统管理”里的“新建”菜单
注：
新创建的帐套为数据库文件
4、备份帐套：
“帐套”——“备份”
第二节用友通——总账系统
一、总账的初始化设置
1、设置会计科目：
主菜单“总账”——“设置”——“会计科目”或者直接点击“会计科目”快捷菜单
功能：
（1）增加一级科目或者明细科目：
“会计科目设置”对话框中的“增加”按钮
（2）修改科目：
双击相应的科目，在弹出的对话框中点击“修改”按钮，可以设置科目名称、格式、辅助核算等
会计科目的相关信息存放在帐套的相应数据库文件的表code（科目编码表）中
注：
ccode-科目编号；ccode_name-科目名称
2、录入期初余额：
主菜单“总账”——“设置”——“期初余额”，在“期初余额录入”对话框中输入相关数据
（1）输入数据后，光标离开该行移至其他行后，数据即已存盘
（2）检验是否平衡：
“期初余额录入”对话框——“试算”按钮
（3）数据存储在帐套数据库中的表GL_accsum（总账表）中
注：
mb-期初余额；me-期末余额；md-借方发生额；mc-贷方发生额
3、设置凭证类别：
主菜单“总账”——“设置”——“凭证类别”
一般凭证类别选择“记账凭证”即可
二、总账系统中的操作
（一）基本操作：
1、填制新凭证：
“总账”模块界面中的“填制凭证”——“填制凭证”对话框中的“增加”按钮
A、点击“保存”或直接退出，即生成新凭证；若不想保存，点击“放弃按钮”
B、新生成的凭证信息保存在帐套数据库中的表GL_accvouch（记账凭证表）中
注1：
ino_id-凭证编号（系统自动生成）；cdigest-摘要；idoc-附件数；ccheck-审核人员；
cbook-记账人员；ibook-是否记账：
0-未记账，1-已记账
注2：
“填制凭证”中存放的凭证均是还未经过审核记账的凭证，已经记账过的凭证将不会显示在此处
附：
删除已生成但还未审核记账的凭证：
“总账”模块界面中的“填制凭证”——“填制凭证”对话框中的“制单”菜单——选择“作废/恢复”，凭证上出现“作废”字样后，在“制单”菜单中选择“整理凭证”，整理凭证断号
注：
若删除（冲销）已经审核并记账过的凭证
法一：
逐步取消记账，取消审核，按以上方法删除凭证
法二：
“总账”模块界面中的“填制凭证”——“填制凭证”对话框中的“制单”菜单——选择“冲销凭证”，输入要冲销的凭证号，系统会生成一红字冲销凭证
2、审核凭证：
A、主菜单中“文件”——“重新注册”，有审核权限的操作员重新注册进入系统
B、“总账”模块界面中的“审核凭证”——弹出的“审核凭证”对话框中，选中需要审核的凭证，点击“确定”按钮
C、确认凭证无误，点击“审核”按钮；也可以在“凭证审核”对话框中的“审核”菜单中选择“成批审核凭证”
注1：
审核人员和制单人员不能是同一个人
注2：
取消审核也是相同操作过程，只不过所有的“审核”“成批审核凭证”步骤改为“取消”“成批取消审核”
3、凭证记账：
“总账”模块界面中的“记账”，弹出“记账”对话框
A、第一步：
选择本次记账围：
在列表框中输入要记账的凭证号的围，点击“下一步”按钮查看记账报告
B、第二步：
记账报告，点击“下一步”按钮进入记账的过程
C、第三步：
记账：
点击“记账”按钮
记账后的结果存放在帐套数据库的表GL_accsum（总账表）中
附1：
查询总账、已记账凭证：
主菜单的“总账“——“账簿查询”/“凭证”
附2：
修改已经记账过的凭证：
A、取消记账：
主菜单的“总账”——“期末”——“对账”，在弹出的“对账”对话框中利用键盘ctrl+H组合键，激活帐前状态功能——主菜单中的“总账”——“凭证”——“恢复记账前状态”，选择恢复到期初状态或者上一次记账状态
B、取消审核：
以该凭证的审核员的身份重新注册进入系统，按照（3）中的步骤逐步取消审核
C、修改凭证：
在“总账”模块界面的“填制凭证”中，可以找到已经取消了记账和审核的凭证，进行修改，再逐步审核记账
4、月末转账
“总账”模块界面中的“月末转账”，弹出“转账生成”对话框——双击定义好的转账过程，点击“确定”按钮，生成转账凭证，对该凭证进行正常的审核记账操作过程
注：
只有记账过的凭证才能进行转账，若想包括未记账的凭证中的数据，要在“转账生成”对话框中选中“包含未记账凭证”复选框
月末转账过程中涉及的定义存储在帐套数据库的表GL_bautotran（自动转结账定义表）中
注：
缺陷——修改定义时，以前的历史条件消失，不会留下痕迹以供参考
5、月末结账：
“总账”模块界面中的“月末结账”
注：
一经结账，本月的数据无法再修改
（二）重点业务
1、转账定义
例1结转制造费用：
甲产品与乙产品分别分担一车间与二车间的制造费用；并根据定义制作结转凭证。
法一：
（1）“总账”模块界面中的“月末转账”，弹出“转账生成”对话框，选择“自定义转账”选项，进入“自动转账设置”对话框
（2）点击“增加”按钮，在弹出的对话框中设置编号、说明等
（3）在下拉列表框中依次输入摘要、科目编码、借贷方向、金额公式等
（4）定义完成后，返回到“月末转账”，双击该定义，进行转账，生成结转制造费用的凭证
原理：
借：
制造费用贷：
生产成本
定义公式：
借：
401010104生产成本-基本生产成本-甲产品-制造费用FS（40501,月,借）*0.7+FS（40502,月,借）*0.5
401010204生产成本-基本生产成本-乙产品-制造费用FS（40501,月,借）*0.3+FS（40502,月,借）*0.5
贷：
4050101制造费用-一车间-其他费用FS（4050101,月,借）
4050102制造费用-一车间-工资及福利费FS（4050102,月,借）
4050103制造费用-一车间-修理费FS（4050103,月,借）
4050104制造费用-一车间-折旧FS（4050104,月,借）
4050201制造费用-二车间-其他费用FS（4050201,月,借）
4050202制造费用-二车间-工资及福利费FS（4050202,月,借）
4050203制造费用-二车间-修理费FS（4050203,月,借）
4050204制造费用-二车间-折旧FS（4050204,月,借）
法二：
（1）在“报表”模块中生成一个制造费用明细及分配表
（2）同法一的三个步骤，但是但是在定义公式中使用UFO读取报表数据函数
分配表和定义公式：
例2结转生产成本
可利用结转制造费用的两种方法，只是相应修改定义公式，生成结转生产成本的凭证
利用UFO报表
其中，
期初金额：
甲QC（”40101010*”,月,”借”,,,）,*=1,2,3,4乙QC（”40101020*”,月,”借”,,,）,*=1,2,3,4
本期发生额：
甲FS（“40101010*”,月,”借”,,,）,*=1,2,3,4乙FS（“40101020*”,月,”借”,,,）,*=1,2,3,4
本期累计额：
b6+b7;c6+c7;d6+d7;e6+e7;f6+f7
完工产品数：
可使用INDB函数从外部数据表中取数
在产品数量：
可使用INDB函数从外部数据表中取数
完工程度：
可使用INDB函数从外部数据表中取数
约当总产量：
b9+b10*b11;c9+c10*c11;d9+d10*d11;e9+e10*e11
单位成本；b8/b12;c8/c12;d8/d12;e8/e12;b13+c13+d13+e13
完工产品成本：
b9*b13;c9*c13;d9*d13;e9*e13;f9*f13
在产品成本：
b10*b13;c10*c13;d10*d13;e10*e13;f10*f13
数量：
UFO（D:
\甲产品生产成本表.rep,1,9,6,,）
数量：
UFO（D:
\乙产品生产成本表.rep,1,9,6,,）
例3结转销售成本
可利用结转制造费用的两种方法，只是相应修改定义公式，生成结转销售成本的凭证
利用UFO报表
“金额公式”的定义公式：
借：
SFS（“50101”,月,贷）*QM（“13701”,月,借）/SQM（“13701”,月,借）
贷：
JG（）
原理：
滚动平均单价
法三：
选择“转账生成”对话框中的“销售成本结转”——在“销售成本结转设置”对话框中，选择“按商品销售（贷方）数量结转（结转金额=商品销售贷方数量合计*库存单价）”
注：
利用此方法时，“库存商品”科目和“产品销售收入”科目要提前设置为数量金额式，并且凭证均已按照正确格式填写、审核、记账
例4计提城建税、教育税附加
定义公式：
借：
504产品销售税金及附加（FS（2210102,月,贷）+FS（2210103,月,贷）-FS（2210101,月,借））*0.1
贷：
22102应交税金-城建税（FS（2210102,月,贷）+FS（2210103,月,贷）-FS（2210101,月,借））*0.06
22902其他应交款-教育费附加（FS（2210102,月,贷）+FS（2210103,月,贷）-FS（2210101,月,借））*0.04
利用UFO报表：
例5期间损益结转
（1）“总账”模块界面中的“月末转账”，弹出“转账生成”对话框，选择“期间损益结转”选项，进入“设期间损益结转置”对话框
（2）“本年利润科目”文本框中填写“本年利润”科目代码321，点击“确定”按钮
（3）直接点击“确定”，系统自动完成期间损益结转，生成期间损益结转的凭证
注：
在进行例1~例4的步骤、生成相应凭证后，要及时审核记账，否则此处期间损益结转取不到以上凭证的数据；或者选中“包含未记账凭证”复选框
例6计提所得税
（1）“总账”模块界面中的“月末转账”，弹出“转账生成”对话框，选择“自定义转账”选项，进入“自动转账设置”对话框
（2）借：
550所得税QM（321,月,贷）*0.25
贷：
22103应交税金-所得税jg（）
（3）生成计提所得税的凭证
注：
在生成计提所得税凭证并审核记账之后，还要再进行一次期间损益结转，把所得税结转到本年利润中
2、辅助核算
（1）部门辅助核算——例：
对销售部门的业绩进行核算
A、添加/修改部门信息：
主菜单“基础设置”——“机构设置”——“部门档案”——“添加”（输入新的部门信息）
——选中想修改的部门名称，在右侧文本框中修改
B、对相关科目设置辅助核算
总账系统模块——“会计科目”快捷菜单——在弹出的“会计科目”对话框，选择“损益”选项卡——在“产品销售收入”科目一行对应的“辅助核算”单元格中双击——弹出“会计科目_修改”对话框，选中其中“辅助核算”区域的“部门核算”
C、填制带有“产品销售收入”科目的凭证时，必须把相应的“部门”信息也填完整
D、查询有关部门的账目情况：
主菜单“总账”——“辅助查询”——“部门总账”/“部门明细账”/……
部门科目明细账：
一个科目对应的所有部门的明细账
部门明细账：
一个部门所涉及的所有科目的明细账
F、部门辅助核算的相关信息也存储在帐套数据库中的表GL_accsum中
注：
正常的业务过程中，A、B的设置是要在帐套刚刚启用、还没有填制任何凭证前都设置好的；如果在填制了凭证之后在帐套使用期间修改，已输入的相关科目的凭证会提示出错，要根据业务情况，逐凭证修改
（2）项目辅助核算——整体思路同部门辅助核算，特殊点在于对项目档案的定义
例1普通项目（如在建工程项目）核算的项目档案的定义
主菜单“基础设置”——“财务”——“项目目录”
例2现金流量项目核算
A、进行项目档案定义时，选择“项目类别”时直接选择“新准则现金流量”，此后的所有相关科目之类的定义均由系统自动设置好
B、填制涉及现金或银行存款科目的凭证时，点击“流量”按
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