南水北调续建配套工程档案管理办法.docx
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南水北调续建配套工程档案管理办法
山东省南水北调续建配套工程
档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为加强山东省南水北调续建配套工程（以下简称“配套工程”）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥工程档案在南水北调工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》、《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》、《南水北调东中线第一期工程档案分类编号及保管期限对照表》、《山东省南水北调工程项目档案管理办法》等有关规定，结合山东省南水北调续建配套工程建设管理实际，制定本办法。
第二条工程档案是指工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。
第三条工程档案是工程建设管理工作的重要组成部分，有关单位必须将其纳入项目管理工作的全过程，实行统一领导、分级管理。
配套工程沿线市、县（市、区）项目法人（以下简称项目法人）是配套工程建设管理工作主体，责任主体。
要切实加强对档案工作的领导，把档案工作纳入工程建设与管理中，明确相关部门、人员的岗位责任制，健全制度，统筹安排档案工作经费，确保工程档案工作的正常开展。
第四条本办法适用山东省南水北调续建配套工程。
第二章档案机构及其职责
第五条项目法人对工程档案管理负总责，要统一管理有关工程建设的全部档案资料，确保档案的完整准确、安全保管和有效利用。
其档案管理部门的主要职责为：
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度并组织实施，积极推行档案工作科学化，标准化、规范化。
（二）指导所属机构档案工作及本单位文书部门、业务部门文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作。
（三）督促、检查、指导各项工程建设档案资料的整理、立卷工作，会同工程技术人员对文件材料的归档情况进行定期检查，并审核验收应归档案卷。
（四）建立工程档案数据库，编制检索工具，做好档案的接收、移交、保管、统计、鉴定、利用等工作，为工程建设管理提供服务。
第六条建立健全档案管理机构，确定分管档案工作的负责人，设立档案室，落实档案专（兼）职人员。
其主要职责为：
（一）负责组织所承担工程建设档案资料的整理、立卷工作，
档案资料整理质量及归档情况进行定期检查，并审核验收应归档案卷。
（二）负责按国家有关法律、法规和本办法的规定，督促、检查、指导工程参建单位的档案管理工作。
（三）以供水单元工程为单位，完成档案工作的整编并组织进行档案自验工作，配合山东省南水北调工程建设管理局（以下简称“省南水北调局）或其委托单位、市南水北调办事机构或其委托单位进行档案专项验收。
第七条工程各参建单位对工程档案工作承担直接责任。
工程项目负责人要分管档案工作，落实专（兼）职档案人员，负责所承担的项目建设全过程的全部档案资料管理工作。
（一）监理单位（含监造单位）应履行以下职责：
1.对工程建设中形成的监理文件材料进行收集、整理、立卷和归档；
2.督促、检查、指导项目施工单位档案资料的整理工作，及时签署审核与鉴定意见；
3.审查、汇总有关监理、施工档案资料。
（二）施工单位负责所承担工程文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。
要加强归档前档案资料的管理工作，严格登记，妥善保管，定期检查档案资料的整理情况，具备条件后，及时提交监理单位审核鉴定。
（三）勘测设计单位应根据配套工程归档要求移交全部档案。
负责对应归档的前期文件，勘测设计文件材料进行收集、整理和立卷，合格后直接移交项目法人。
见（附件5）。
第八条参建单位应建立健全工程档案管理规章制度，并填报《山东省南水北调续建配套工程档案资料管理情况登记表》按规定报送项目法人。
见（附件1）。
第三章档案管理
第九条工程档案管理实行文件形成单位立卷制度。
参建单位在工程建设管理中所形成的全部档案资料，均应按本办法收集、整理、立卷和归档，移交项目法人档案管理部门集中管理；任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。
第十条工程档案工作应贯穿于工程建设程序的各个阶段。
即从工程建设项目论证时，要同步开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等有关合同、协议时，同时明确提出对工程档案（包括竣工图）的质量、份数、审核和移交工作的要求和违约责任；检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的质量与管理情况；进行工程中间验收（包括单位工程与项目合同验收及竣工验收），首先验收应归档文件材料的内容与质量，并及时将工程各阶段验收材料整理归档。
第十一条实行档案验收等级评定制度。
档案验收等级作为工程质量等级评定的重要依据，档案质量达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，不得进行工程验收。
评定标准见（附件2）。
第十二条建立工程档案质量保证金制度。
工程档案的整理质量，是衡量工程参建单位工作质量的重要内容。
对未移交最终验收合格档案资料的单位，不得返还其工程质量保证金。
对于归档质量优良、档案的综合管理及单项管理成绩突出的单位或个人，项目法人（现场建管机构）可给予精神或物质奖励。
第十三条施工单位档案人员要参加设备开箱工作，特别要做好引进技术、设备资料和图纸的收集、登记、整理与归档工作，确保有关文件材料的齐全、完整。
第十四条为了加强档案利用与管理。
档案管理部门要完善提供利用手段与措施，编制各种检索工具。
凡属密级档案（含秘密、机密、绝密），必须按国家保密法规管理，做好保密工作。
对已超过保管期限的工程档案，应按《水利部科学技术档案管理暂行规定》进行鉴定、销毁。
第十五条项目法人应配置与工作任务相适应的符合规范要求的专用库房及装具，并配备适应档案现代化管理的技术设备。
第四章工程档案归档、整理、移交
第五章
第十六条工程档案必须完整、准确、系统，分类清楚、组卷合理。
所有归档材料要做到数据真实一致，字迹清楚、图面整洁，签字手续完备；案卷线装（去掉金属物），结实美观；图片、照片等要附以有关情况说明；卷皮、卷内目录、卷内文件、备考表共组合装订为一卷，卷皮题名等内容、卷内目录、备考、档盒脊背内容一律用微机统一格式发排；文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
案卷应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求。
工程文件材料的归档范围与保管期限执行《南水北调东中线第一期工程档案分类编号及保管期限对照表》（国调办综[2009]13号）。
归档图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）要求统一折叠。
案卷质量的具体要求见（附件3）。
第十七条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。
项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。
施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。
竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”见（附件6）。
有关单位和责任人应严格履行签字手续。
每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。
施工单位应按以下要求编制竣工图：
竣工图的编制形式和深度可按以下情况区别对待：
（一）凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图
须在施工图上加盖并签署竣工图章；
（二）凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，加盖并签署竣工图章。
（三）凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大变更超过35%的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）重新绘图应按原图编号,并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。
监理单位应在图表上方加盖并签署“监理审核章”。
见（附件6）。
第十八条反映建设项目过程的图片、照片（包括底片或电子文件）、胶片、录音、录象、等声像材料，是工程档案的重要内容，应按其种类分别整理、立卷，并对每个画面附以比较详细的语言或文字说明。
对隐蔽工程、工程关键部位的施工，尤其对重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料。
有关单位特别是监理、施工单位从施工初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释，随工程档案一并移交。
第十九条归档套（份）数、
（一）全部档案材料提交份数应满足项目法人、运行管理单位及其他需求单位各一套的要求。
其中正本（原件）一套，副本若干套；照片一套，照片光盘若干套。
（二）上交省南水北调局档案材料主要内容包括：
1、工程建设前期文件：
供水单元初步设计报告及审批建议文件、企业法人委托授权文件、各专项报告及审批文件等；2、完工验收文件：
工程验收报验申请及批复文件、单位工程及合同标段以上完工鉴定书；各项完工验收报告；工程审计文件材料；工程决算报告；环境保护、水土保持、文物、消防、人防、档案等专项验收意见。
见（附件5）。
图纸内容包括：
1、供水单元工程总平面图；2、综合管线竣工图。
电子文件及声像文件内容包括：
1、档案总目录、卷内总目录及光盘；2单位工程、合同项目报告类光盘，供水单元完工验收报告类光盘；3、工程建设重要过程、重大事件、事故，声像档案；4、记载完工验收会议主要情况光盘；5、照片档案、照片光盘；6、其他有保存价值电子档案等。
共提交3套。
原件一套，副本两套。
（三）电子文件等应与纸质文件同时归档，并符合《电子文件归档与管理规范》（GB\T18894-2002）。
第二十条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。
档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单。
见（附件7、附件9）。
交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。
第二十一条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。
可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。
整个项目的归档工作和项目法人向省南水北调局的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。
第五章工程档案验收
第二十二条工程档案专项验收是工程完工验收的重要组成部分，一般应在工程完工验收3个月之前完成。
未经工程档案专项验收或专项验收不合格的项目，不得申请进行工程完工验收。
第二十三条配套工程档案专项验收，由省南水北调局或市南水北调办事机构负责。
其中单位工程、合同项目及重要阶段的档案检查验收由项目法人负责，并要做出相应的鉴定评语。
第二十四条工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检和评定，确认工程档案的内容与质量已达要求后，向省南水北调局或市南水北调办事机构报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。
见（附件11）。
档案自检报告应包括:
工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，档案资料总数。
工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。
第二十五条省南水北调局或市南水北调办事机构在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。
必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。
验收一般采用召开验收会的形式进行，验收组全体成员参加会议。
工程项目法人、现场建管机构及工程参建单位代表、各工程档案管理人员列席会议。
第二十六条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：
（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；
（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；
（三）对验收前已进行档案检查评定的工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；
（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；
（五）根据工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。
抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在100卷以上；
（六）验收组成员进行综合评议；
（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；
（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。
第二十七条档案专项验收意见应包括以下内容：
（一）工程概况。
（二）工程档案管理情况：
1、工程档案工作管理体制与管理状况
2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量
3、竣工图的编制质量与整编情况
4、工程档案的完整、准确、系统性评价
（三）存在问题及整改要求。
（四）验收结论。
（五）验收组成员签字表。
第二十八条工程档案专项验收结果分为合格和不合格。
工程档案专项验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。
工程档案验收合格的项目，由工程档案专项验收组出具工程档案验收意见；工程档案专项验收不合格的项目，工程档案专项验收组提出整改意见，要求对存在的问题进行限期整改，并进行复查，直至合格，方可进行供水单元工程完工验收。
第六章附则
第二十九条本办法由山东省南水北调工程建设管理局负责解释。
第三十条本办法自印发之日起执行。
附件:
1.山东省南水北调续建配套工程档案资料管理情况登记表
2.山东省南水北调续建配套工程档案验收标准
3.山东省南水北调续建配套工程档案立卷及整编要求
4.山东省南水北调续建配套工程档案分类编号对照表使用说明
5.山东省南水北调续建配套工程档案类别及保管期限对照表
6.竣工图章式样
7.案卷目录式样
8.档案盒、卷内目录、卷内备考式样及规格
9.工程档案交接单式样、工程档案移交凭证式样
10.全引目录、总目录、脊背样例
11.山东省南水北调续建配套工程档案验收申请表
附件1：
山东省南水北调续建配套工程档案资料管理情况登记表
项目名称
项目法人
建设管理单位
主要设计单位
主要施工单位
主要设备安装单位
主要监理单位
批准概算总投资
万元
计划工期：
年月～年月
项目档案资料管理情况
档案资料管理部门名称
负责人
档案管理
责任人
隶属部门
联系地址
电话
邮编
库房面积
米2/米2
档案工作其它
用房面积
米2/米2
设备
档案柜架（套）
计算机（台）
复印机（台）
空调机（台）
其它设备
现有档案资料数量
档案正本（卷\册）
资料（卷\册）
图纸（卷\张）
单位负责人：
（公章）
年月日
注:
1、建管机构：
机构成立1个月内上报项目法人的档案管理部门。
并于每年11月30日前按期上报。
2、监理、施工单位：
签定承包合同后1个月内上报项目法人的档案管理部门（可不填报库房、设备、现有档案情况）。
附件2：
山东省南水北调续建配套工程档案验收标准
验收内容
基本要求
单位工程、合同验收检查、验收标准分
供水单元完工检查验收标准分
监理
施工
第一部分项目档案的管理体制
20
20
20
明确项目档案工作管理机构、人员、职责；
落实项目档案工作所需的经费；
项目档案工作要实行综合管理，对项目档案的收集、归档、整理进行监督指导；
建立健全项目档案工作的各项规章制度，保证项目档案工作与项目建设同步进行，开展了项目档案管理登记工作。
1
建立项目档案工作管理机构
2
2
明确分管领导，落实领导责任制
3
4
2
3
配备专兼职的项目档案人员
3
4
2
4
落实项目档案工作所需的经费
2
5
项目档案工作实行综合管理，对本单位各业务处室档案工作进行监督指导
2
6
对设计、施工、监理等单位进行项目档案的监督指导
4
2
7
执行国家档案工作法律法规
3
4
2
8
建立健全项目档案工作各项规章、制度
4
4
2
9
确保项目档案工作与项目建设同步进行，开展了项目档案管理登记工作
3
4
3
10
专职档案人员具有中专以上学历并经过省及以上档案行政管理部门组织的培训
1
验收内容
基本要求
单位工程、合同验收检查验收标准分
供水单元完工检查验收标准分
监理
施工
第二部分项目档案的完整性、准确性、系统性
75
75
65
一、项目档案的完整性
40
40
35
归档的各类原始文件材料收集齐全，及时归档，符合档案整理规范的要求
根据（附件5）归档文件内容评定各类别档案完整性
1
前期及建设管理文件
主要：
项目立项依据性文件、项目管理文件（包括征地批准文件、移民拆迁补偿协议书、承发包合同协议书、招投标文件、开工报告）等
5
5
3
2
设计
文件
主要包括：
工程水文、地质勘探报告及地质图；规划设计文件；设计文件；结构设计计算书等
3
3
施工
技术
文件
主要包括：
施工定位测量、地质勘探资料；质保书、试验报告；隐蔽工程验收记录；施工检查签证、记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录；图纸会审、技术交底、变更设计通知单；工程质量事故报告及处理记录；工程质量检查、评定资料；焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告、声像及电子文件材料等
15
20
10
验收内容
基本要求
单位工程、合同验收
检查验收标准分
供水单元完工
检查验收标准分
监理
施工
4
竣工
文件
主要包括：
建筑安装工程总量表、工程说明、竣工图、已安装设备明细表等。
竣工图主要包括：
水工、金属、电气、水机、建筑等专业竣工图；建设用地范围内地下综合管网图（含管线接口位置）、与竣工相关的其他重要文件材料等
5
10
5
5
监理
文件
主要包括：
监理通知、备忘录、报告、会议纪要；施工质量分析；监理大纲；合同管理文件、三控制文件、协调文件、声像材料及其他有关重要文件等
15
5
6
设备
文件
主要包括：
设备、材料采购合同、出厂质量合格证明；设备、材料装箱单、开箱记录；设备图纸使用说明书；设备安装调试记录等
5
3
7
竣工
验收
文件
主要包括：
工程完工验收报告（包括工程建设管理、施工管理、设计、建设监理、运行管理准备、工程质量监督、建设征地补偿和移民安置、技术性初步验收等工作报告及建设大事记、工程完工验收申请报告及批复等）；质量评定材料；水保、环保、劳动安全卫生、消防、档案、征地移民等专项验收文件；完工验收鉴定书及验收委员会签字名单、与完工验收相关的重要文件材料等
6
验收内容
基本要求
单位工程、合同验收检查验收标准分
供水单元完工
检查验收标准分
监理
施工
二、项目档案的准确性
20
25
20
1
归档文件材料内容
数据真实一致，手续完备
8
5
5
2
档案目录与档案实物
卷内目录详实；案卷题名简明、准确；档案目录与归档文件关系清晰
8
5
3
3
竣工图编制质量
竣工图应准确、清楚，真实反映项目竣工时的实际情况。
更改内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位并注明修改依据；变更依据性文件上应注明被修改的图号；应逐张加盖、签署竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全，不得代签；图纸修改方式要规范，可在施工图上修改作为竣工图也可重新编制竣工图
4
15
12
三、项目档案的系统性
15
10
10
1
档案分类
各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况
5
3
5
2
档案组卷
组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求，遵循文件材料形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；卷内文件排列有序并按要求编号；案卷封面、卷内文件目录、备考表填写规范、清晰
10
7
5
验收内容
基本要求
单位工程、合同验收
检查验收标准分
供水单元完工
检查验收标准分
监理
施工
第三部分项目档案的保管条件及归档移交
5
5
15
1
档案库房
要有与项目档案工作相适应并符合安全保管条件的库房，采用防火、防盗、防有害气体、防光、防虫、防尘等措施
2
2
档案的保管与统计
定期对档案状况进行检查，确保档案安全；档案柜架标识清楚，档案种类、数量清楚并按期报送有关档案年报
1
1
3
3
档案归档与移交
项目法人各职能部门按要求将其经办的应归档的文件材料进行整理、归档；各参建单位按合同项目已向项目法人移交了相关工程档案，并履行了交接手续
2
2
6
设备、设施
拥有实行计算机、复印机、光盘或缩微等档案现代化管理的设备；库房的设备设施及档案装具能满足工作需要；档案柜架数量充裕且质量好，案卷、卷盒等装具牢固、美观，符合国家要求
2
2
2
档案信息化
开展档案信息化工作，配备档案管理软件，建设档案案卷级目录，对电子文件进行有效管理
2
项目档案总计得分
100
100
100
工程档案验收等级：
优良：
85分以上（含85分）合格：
75～85分（含75分）；不合格：
75分以下。
本验收办法由现场项目法人在单位工程、合同项目完工验收前进行自验并存档。
附件3：
山东省南水北调续建配套工程档案立卷及整编要求
一、组织案卷
（一）组卷原则
案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
组成案卷要遵循文件的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，相关的文件材料应尽量放在一起，便于档案的保管和利用。
做到组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求。
（二）组卷要求
1、案卷内文件材料内容必须准确反映工程建设与管理活动的真实内容。
2、案卷内文件材料要齐全、完整。
3、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
禁用热敏纸及铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。
4、归档目录与归档文件关系清晰，各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况。
（三）组卷方法
根据《山东省南水北调工程项目档案类别及保管期限对照表》（见附件5）划分文件材料的类别，按文件种类组卷。
并应注意单位工程的成套性，分部工程的独立性；在分部工程的基础上，做好单位工程的立卷归档工作。
同一类型的文件材料以分部或单位工程组卷，如工程质量评定资料以分部工程组卷，竣工图以单位工程或不同专业组卷；管理性文件材料以标段或项目组卷。
二、案卷和案卷内科技文件材料的排列
卷内文件要排列有序，工程文件材料及各类专门档案材料的卷内排列次序，可先按不同阶段分别组成案卷，再按时间顺序排列案卷。
（一）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收、调度运行等排列。
（二）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
（三）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
（四）案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列
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