电大专科行政管理办公室管理试题及答案.docx
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电大专科行政管理办公室管理试题及答案
中央广播电视大学2011-2012学年度第一学期“开放专科”期末考试
办公室管理试题
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。
每小题1分，共10分）
1．文员转达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的（B）
A.必要时可形成文字材料，照本宣科
B．转达能够按照上司主要意思，溶入自己对问题的意见
C．不可在普通电话、普通函件里转达有秘密内容的指示
D．重要的指示，应该要求被转达者复述一遍，以避免漏听或漏记
2．以下关于文员管理好时刻的说法，哪个是不正确的（D）
A．定好目标，把想做或需要做的情形写下来
B．想办法加速处置邮件、信件和其他反复出现的事务
C．开始工作之前要做好预备工作，就不会因遗忘某事而半途停顿
D．把零散工作安排在安静、有效的时刻段里去做
3．有时应上司要求，文员参与会面或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（B）
A．预备资料B．发表意见
C．现场服务D．会议或会谈记录
4．传真机最好用来传送以下哪一种邮件？
（A）
A．一般的图纸B．机密文件
C．很长的文件D．感激信
5．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C）
A.国名、地址、部门、姓名B．姓名、地址、部门、国名
C姓名、部门、地址、国名D．姓名、国名、部门、地址
6．下列同意名片时唯一正确的做法是（A）
A．同意名片时要用双手B．高声念出名片上的头衔
C．接过名片马上放人兜内D．传递名片将正面朝向自己
7．以下哪一种类型适合自由谈话，或是搜集创意的会议。
（B）
A.口字型B．圆桌型
C．教室型D．U字型
8．依照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是（A）
A．个人区B．社交区
C亲密区D．公众区
9．文员协助举行宴会时，不用考虑（B）
A．宴会的形式与气氛B．有无休息室
C有无停车场D．交通是不是方便
10．上司参加各类应酬和会议，有时需要改换服装，文员应（A）
A．通知上司家人把衣服送达B．自己到上司家里去拿
C让上司自己去家里改换D．去买新的服装
二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。
每小题1分．共10分）
11．文员应避免没必要要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
（√）
12．文员第一次做一项工作时应该快一些，若是错误能够再做一遍。
（×）
13.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因此文员传递信息应首选传真。
（×）
14．当与人擦肩而过，或越太长辈、上司前面，或因事半途离坐时，都要招呼一声。
（√）
15．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一路收藏，以避免被盗用冒领。
（×）
16．受到直属上司之外的指派时，假设是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上
司所指示的工作就可以够同意，不然要向直属上司请示后再作决定。
（√）
17。
即即是上司私人的应酬，文秘人员也应该踊跃、乐意地去协助。
（√）
18．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。
（×）
19．若是要拒绝他人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，别离利用表示方式，以避
免因为拒绝而发生没必要要的困扰。
（√）
20．介绍信的正本和存根必需一致，同时能够出具空白介绍信。
（×）
三、简答题（每小题10分，共20分）
21.文员进言是指什么？
进言具有什么作用？
方式和要求是什么？
（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或劝戒；（3分）
（2）参谋作用；补缺作用；增进关系作用；（3分）
（3）适事、适时、适地、适度。
（4分）
22．旅行结束后，文员应主要完成哪些工作，请予以设计。
1）会议名称；（1分）
（2）会议记录人的姓名、盖章；（1分）
（3）时刻（开始时刻、结束时刻）；（1分）
（4）会议地址；（1分）
（5）议题；（1分）
（6）主持人、主席；（1分）
（7）出席者名单；（1分）
（8）会议的通过情形及结论；（1分）
（9）相关的资料；（1分）
（10）下次会议预定日期。
（1分）
四、设计题（每小题15分，共30分）
23．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较廉价的原材
料和人工，一路生产国内紧缺的产品。
上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好预备。
假设你是小李，你如何设计那个接待方案？
（1）同意任务；（1分）
（2）了解宾客；（2分）（3）制订计划；（2分）（4）预订食宿；（1分（5）迎接宾客；（6）商议日程；（2分）（7）安排会谈；（2分）（8）陪同参观；（1分）（9）送别客人；（1分）（10）接待小结。
（2分）
24．文员所作的口头报告的大体方式是如何的，有什么要求？
（1）整理好旅行进程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或结算预支的出差费用。
（3分）
（2）回到公司上班后，应将出差进程和有关事务写出工作汇报。
若是是与上司同行的，
可按照上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3分）
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。
（3分）
（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情形做好记录，以便未来有效。
（3分）
（5）对在旅行进程中给予帮忙和照顾的有关部门和人员，别离去函或去电表示感激。
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
25.请对下面发生的情形和致歉函所涉及的相关内容进行适当分析。
美国某花店领导接到一名顾客的电话，说她订购的20支玫瑰送到她家的时刻迟了一个半小时，而且花已经不那么鲜艳了。
第二天，那位夫人接到了如此一封信：
亲爱的凯慈夫人：
感激您告知咱们那些玫瑰在很差的情形下已经抵达您家的消息。
在此信的附件里，请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全数金额的支票。
由于咱们送货车半途修理的意外耽搁，加上昨天不正常的高温，所以您的玫瑰咱们未能按时、保质交货，为此，请同意咱们的歉意和保证。
咱们保证将采取有效办法以避免这种情形的再次发生。
在过去的两年里，咱们老是把您看做一个尊重的顾客，并一直为此感到荣幸。
顾客的满意乃是咱们尽力争取的目标。
请让咱们了解如何更好地为您服务。
您真诚的霍华德·佩雷斯
（领导签名）
（1）这是一名老顾客，所反映的情形应无可置疑，首要考虑的应是如何补救。
（2分）
（2）补救。
一是能够接到电话当即派人马上再送20支玫瑰，二是给予适当补偿货款。
（3分）
（3）道歉。
补偿只是物质上的表示，道歉更能从心理上表达对顾客的尊重。
方式能够是也打个电话，可是写信则显得加倍郑重其事。
（3分）
这封信，先是表示感激和全额补偿，第二才解释原因，又不只是就事论事，还提出了避免以后发生类似情形的保证。
最后再联络一下情感，表示了商店对顾客的大体原则和态度。
（5分）
此信即即是文秘人员写的，也应由领导亲笔签名，以示对顾客的尊重。
26．请将下列文件别离组合成三至四个案卷，并拟制案卷题目：
（1）市教委关于2008年招生工作的通知；
（2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议记要；
（3）北京广播电视大学2008年招生工作计划；
（4）北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；
（5）市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；
（6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；
（7）北京广播电视大学关于调整系主任的通知；
（8）北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；
（9）北京广播电视大学各系关于开学预备工作的报告；
（10）北京广播电视大学各系关于增强学生思想工作的报告；
（11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；
（12）北京广播电视大学2008年度工作总结；
案卷-:
（2分）
（1）市教委关于2008年招生工作的通知；
（4）北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；
（5）市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；
题目：
市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复（2分）
案卷二：
（2分）
（2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议记要；
（6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；
（7）北京广播电视大学关于调整系主任的通知；
（8）北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；
题目：
北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议记要、决定、通知
（2分）
案卷三：
（2分）
（3）北京广播电视大学2003年招生工作计划；
（12）北京广播电视大学2003年度工作总结；
题目：
北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结（2分）
案卷四：
（1分）
（9）北京广播电视大学各系关于开学预备工作的报告；
（10）北京广播电视大学各系关于增强学生思想工作的报告；
（11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；
题目：
北京广播电视大学各系关于开学预备、增强学生思想工作、提高教学质量的报告
中央广播电视大学2007--2008学年度第二学期“开放专科"期末考试2008年7月
办公室管理试题
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。
每小题l分。
共10分）
1．以下关于投影机的利用哪一项是不适宜的（ D）
A．安置窗帘遮挡室外光线
B．与其他设备正确连接
C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能
2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（ C）
A．预备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条
B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要常常清理
C．较大的物品放在稍高于目光平行的层面上，用标签贴在各类物品的下方
D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以避免丢失和泄密
3．以下关于录音机的利用哪一项是不适宜的（ A ）
A．录音时需将监听开关至于“0N”位置
B．想保留录制好的内容，可将磁带盒双侧的防抹片除掉
C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米
D．录音时要避免杂音混入，可采用传输线录音
4．文员必需管理好自己的时刻，以下利历时刻的行为中哪一项是不适宜的（ C ）
A．定好目标，把想做或需要做的情形写下来
B．尽可能控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时刻段里去做
C．天天把工作安排得超出工作时刻，给自己压力
D．对每一项工作作出安排，定好最后期限
5．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（ C ）
A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就可以当即记录
B．文员离开办公室时，要安排他人替你接电话
C．应随时利用电话在飞机上、饭馆里、大剧院等进行联系
D。
若是已经回电，但没打通，切记要再联系
6．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（ A ）
A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认
B．上司和文员必需在周末查对下周的行动计划，天天早上查对当天的行动计划
C．若是会议的主办者是上司，就要确认（至少在举行日的二、三天前）会议室
D．会议、面谈所必需的文件及资料，要在前一天就预备好
7．文员应该为上司的商务旅行作许多预备工作，以下哪一项是不适宜的（ B ）
A．预备旅行计划和旅馆信息
B．代替上司制定约会计划C．为商务洽谈搜集资料
D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单
8．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（ D ）
A．用后随着地走路+
B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿
C．男性在任何场合都可戴着手套握手
D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身维持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰
9．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（ C ）
A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为宜
B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行
C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行都可
D．午宴一般不设固定席位，以便于客人社交
10．上司决定参加某个会议时，文员不该该（ A ）
A．只在便笺上写好会议名称
B．除送来的资料外，也必需搜集其他上司有必要的资料
C?
若是是第一次前去的公司外的地址，要先了解场地情形和交通所花费的时刻
D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便
二、判断题（正确打“√”。
错误打“X”。
每小题1分。
共l0分）
1．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。
（ √ ）
2．若是文员要找的人是一名比上司地位高的人或长辈，你跟对方的文员说完以后就应该叫上司接过电话，告知上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。
（ √）
3．文员代替上司转达不利消息时，因为当那个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。
因为上司大怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
（ × ）
4．当上司要求文员协助私人事务时，就把它看成是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
（ √ ）
5．介绍信的正本和存根必需一致。
能够出具空白介绍信。
（ × ）
6．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急办法。
（ √ ）
7．注办是指文秘人员在《文件处置单》上或文尾的下角注明公函办理的结果。
（ √ ）
8．即便客观形势发生转变，也不该变更档案的密级、期限。
（ × ）
9．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。
（ √ ）
10．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一路收藏，以避免被盗用冒领。
（ × ）
三、简答题（每小题10分．共20分）
1·文员按照单位需要向外或向内发文，需要通过一系列程序即为发文处置进程。
请说明这一系列进程。
（1）拟稿。
（2）核稿。
是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
（2分）（3）签发。
指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。
（1分）（4）编号。
已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。
（1分）（5）缮印。
对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。
（1分）（6）校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿查对校正。
（1分）（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。
（1分）（8）记录。
（1分）（9）分发。
指对预备发出的文件进行分装和发送。
2·文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?
决按时刻、地址时要注意什么?
（1）要取得上司的许可；（1分）
（2）若是用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；（1分）（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时刻、地址、方式（早饭会、午饭会等）、所需要的时刻等等；（1分）（4）约定好以后，必然要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。
还应预备约会所需要的文件资料。
（1分）（5）礼拜一早上、周末、即将下班之前、午饭前后不要安排约会；（2分）（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（1分）（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（1分）（8）地址选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是不是需要保密、是不是需要就餐等因素。
四、设计题（每小题10分。
共20分）
1．文员应该为上司的商务旅行作许多预备工作，在预备国内国际旅行时要考虑哪些项目?
履行哪些职责?
（1）预备旅行计划和旅馆信息。
旅行计划表要说明动身和抵达地址、是乘飞机仍是汽车、火车或轮船，动身和抵达的日期及时刻、座位情形、旅馆情形。
（2分）
（2）制定约会计划。
约会计划表包括：
城市名和省（州）名（若是是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时刻，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。
（2分）
（3）为商务洽谈搜集资料。
（1分）
（4）决定旅行用品。
把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。
（1分）
（5）考虑行李问题。
通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。
为每件行李预备识别标签。
（1分）
（6）安排差旅费。
（1分）
（7）成立旅行——旅馆信息资料库。
随时与旅行社联系，成立最新信息充实自己的资料库。
（1分）（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。
（1分）
2·某公司成立三周年，预备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好预备，要做哪些工作?
（1）客人的选择。
肯定名单，再请上司核定。
（2分）
（2）确按时刻。
若是是涉外宴请，宴请时刻应该依照国际老例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。
（1分）
（3）会场的选择。
要考虑宴会的性质，客人的数量，和预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是不是方便、场地大小是不是适合、菜式、有无停车场。
（2分）
（4）拟订菜单。
应符合对方的饮食适应，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。
（1分）
（5）寄发请柬。
宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时刻、地址，和着装要求、要求回函及其他说明等。
请柬一般要提前一至二周发出；（2分）（6）席次的排列。
以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。
席次的排列原则是：
男女主人对坐桌椅的两头；男女宾客距离而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。
主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。
（2分）
五、案例分析题（每小题20分。
共40分）
1·公司领导在礼拜一早上告知文员小刘，礼拜四上午9：
00到11：
00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。
小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有碰到销售员。
接下来小刘忙于其他的情形，几乎把通知的事忘了。
一直到礼拜三下午，领导问她会议通知了没有，她才慌忙在公司的布告栏里写了如下的通知‘兹定于礼拜四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。
，，
礼拜四上午8230左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。
9：
00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10。
00见面。
到了10点，Jl乘JT4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，领导很不高兴。
公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。
领导对小刘超级不满。
请问，你以为小刘究竟错在哪些地方?
正确的做法应该是如何的?
2·请将下列文件别离组合成三至四个案卷，并拟制案卷题目：
（1）利华公司2003年2月份领导会议记录；
（2）利华公司2003年销售计划；l（3）市工商局关于年检工作的通知；
（4）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；（5）利华公司4月份领导会议记录；
（6）市物价局关于物价检查的通知；
（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；（8）利华公司2003年6月份领导会议记录；
（9）利华公司与香港凯福公司会谈记要；
（10）利华公司2003年8月份领导会议记录；（11）市税务局关于税务自查的通知；
（12）利华公司2003年销售工作总结；
答：
（1）应该弄清销售员的人数和姓名，预备这份名单；（3分）
（2）打印好书面通知；（3分）（3）在3天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时刻、地址、内容等）到名单上的每一个人；（3分）（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；（2分）（5）通知上应写清会议的时刻（开始到结束时刻）、地址；（3分）（6）应详细写清会议内容，应做好哪些预备；（3分）（7）应提前到会议室做好预备，做好签到工作；（3分）2．（题略）答案
案卷一：
（4分）
（1）利华公司2003年2月份领导会议记录；（5）利华公司4月份领导会议记录；（8）利华公司2003年6月份领导会议记录；（10）利华公司2003年8月份领导会议记录；题目：
利华公司2003年领导会议记录（2分）
案卷二：
（2分）
（2）利华公司2003年销售计划；…（12）利华公司2003年销售工作总结；题目：
利华公司2003年销售工作计划：
总结（2分）
案卷三：
（3分）（3）市工商局关于年检工作的通知；（6）市物价局关于物价检查的通知；（11）市税务局关于税务自查的通知；题目：
市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知（2分）
案卷四：
（3分）
（4）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；（9）利华公司与香港凯福公司会谈记要；
题目：
利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会谈记要（2分）
中央广播电视大学2009-2010学年度第一学期“开放专科”期末考试
办公室管理试题2010年1月
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。
每小题1分，共10分）
1．在办公室的布置方面，（A）的位置是上座。
A．离人口最远B．离入口最近C．靠近门口D．靠近窗户
2．在文员工作和办公环境等方面，下面选项中哪一种行为不适合宜？
（B）
A．预备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条
B．较大的物品放在稍高于目光平行的层面上，用标签贴在各类物品的下方
C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要常常清理
D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以避免丢失和泄密
3．文员必需管理好自己的时刻，以下利历时刻的行为中哪一项是不适宜的？
（C）
A．定好目标，把想做或需要做的情形写下来
B．尽可能控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时刻段里去做
C．天天把工作安排得超出工作时刻，给自己压力
D．对每一项工作作出安排，定好最后期限
4．为了避免办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改良？
（A）
A．工作人员工作尽可能专门化、单一化
B．尽可能定量控制办公室工作
C．重复性的工作尽可能由机械完成
D．合理设计办公室的工作流程
5．以下哪些接打电话的行为是不正确的？
（A）
A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C．做记录时能够在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用
D．半途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置
6．在公事专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称号后适应用（D）。
A．“顷悉”、“际此”B．“谨启”、‘钧启”
C．“台鉴”、“惠鉴”D．“台安”、“钧安”
7．依照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是（A）。
A．个人区B．社交区C．亲密区D．公众区
8．文员做会议记录时，能够在会议记录中（C）。
A．加入自己的主观意见
B．不记录议题
C．与发言者用词不一致但意思完全一致
D．对所记内容作评论
9．上司决定参加某个会议时，文员不该该（D）。
A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便
B．除送来的资料外，也必需搜集其他上司有必要的资料
C．若是是第一次前去的公司外的地址，要先了解场地情形和交通所花费的时刻
D．只在便笺上写好会议名称
10.在某些情形下，文员在安排日程计划表时可能取
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