word编辑技巧1.docx

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word编辑技巧1

编辑技巧

多重剪贴板

Word2000/XP具有多重剪贴板功能（Word2000支持12个，WordXP支持24个），不过，其他字处理软件也

能享受此“特殊优惠”：

打开WordXP，并单击“编辑”→“Office剪贴板”就会启动Office中的剪贴板，

当在字处理软件中按下Ctrl+C时，相应内容会被复制到“Office剪贴板”中。

只要切换到Word中，单击相应

的剪贴项目，即可把它们复制到剪贴板中，按下Ctrl+V键即可粘贴。

粘贴为文本

在网上看到很多喜欢的文字，把这些文稿复制下来并粘贴到相应的字处理软件中时，你会发现很杂乱：

不

过，可以在IE中复制这些文本后，选择“编辑”→“选择性粘贴”，然后选择“无格式文本”即可将网页中的

内容以字处理软件中默认的格式粘贴到字处理软件中，这样统一调整其格式、排版起来就方便多了。

粘贴单元格文本

从Excel向Word粘贴过数据的人都知道，如果选中了含有数据的Excel单元格，单击工具栏中的“复制”

（或“剪切”）按钮。

切换至Word以后单击“粘贴”按钮，那么文件中显示的数据全部带有虚框。

如果你只想

粘贴单元格中的数据，可以使用如下方法：

按上面介绍的方法打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“无格式文本”单击“确定”按钮。

粘贴至Word

文件的文本即按模板默认的字体、字号等显示，倾斜、虚框等从Excel带来的格式全部消失。

如果你只想粘贴

Word表格中的文本，也可以采用上述方法去除表格线。

从Word文件中打开文件

如果你想从Word文件中打开其他文件，首先打开作为链接对象的某个文件，选中标题或其他有代表性的文

字。

然后切换至另一个Word文件，选择“编辑”→“粘贴为超链接”。

以后只要按住Ctrl键单击这些文字即可

打开相应的链接文件。

字体预览技巧

除少数常用中文字体外，多数字体可能你对它们都没有什么印象。

Office可实现字体所见所得。

方法是：

单

击Word2000“工具”→“自定义”，选择其中的“选项”标签卡。

将其中的“列出字体名称时显示该字体的

实际外观”项选中，此后再打开“字体”列表，就可以先预览看到各种字体的“庐山真面目”。

格式刷使用技巧

“格式刷”可以将文本中已有的格式用于其它地方，操作方法是：

选定要复制格式的文本，单击“格式刷”

按钮，然后将“格式刷”刷过要应用此格式的文本。

将选定格式复制到不同位置的方法是：

双击“格式刷”

按钮，按上法将格式复制于不同位置，完成后再次单击“格式刷”按钮即可。

这样要批量复制文本的格式就方

便多了。

下划线清除技巧

当我们输入类似“”的URL时，Word2000就会自动给它加上下划线。

如果你不喜

欢下划线被打印出来，可用以下两种方法清除：

一是用Shift+左右光标键（不能用鼠标，鼠标移动到上面时会

激活其链接）选中超级链接，再按住Ctrl键连敲两次U键即可。

二是用鼠标右键单击超级链接，选择快捷菜单

“超级链接”子菜单中的“取消链接”。

以上两法的区别是：

前者仅去掉了下划线但仍具有超级链接的功能，

鼠标单击仍可将其激活。

后者则成为普通文本，鼠标单击后不再被激活。

插入水印的技巧

WordXP可以在文档中插入图片或文字两种水印，只要单击“格式”、“背景”子→“水印”，就可以在对

话框中执行添加水印的操作。

如果你要将一幅图片作为水印插入，可以选中对话框内的“图片水印”项，根据

需要设置“缩放”并选中“冲蚀”。

然后单击“选择图片”按钮打开对话框，选择所需图片后单击“确定”即

可。

如果你要插入文字水印，就应选中对话框中的“文字水印”，然后在“文字”下拉列表中选择或输入所需

文本。

再根据需要设置“字体”、“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按钮，即可在页面视图中看到水印效

果。

改变对象格式的技巧

通常，粘贴至WordXP文档的图片只能应用其原来的格式。

如果使用“选择性粘贴”，就可以完成图片格式

转换和粘贴双重任务，具体操作方法是：

将图片放入剪贴板（例如在“画图”中“复制”图片），打开欲粘贴

图片的文档。

单击“编辑”→“选择性粘贴”，即可打开“选择性粘贴”对话框。

在剪贴板存放BMP格式图片

时，你可以看到对话框中有“BMP图像对象”、“图片”和“与设备无关的位图”等三种类型，你只要选中其

中的一种，单击“确定”按钮就可以将图片插入文档。

如果在PowerPointXP中执行上述操作，你可以在“选

择性粘贴”对话框看到更多的选项。

图片插入（粘贴）技巧

从Word2000开始，图片无须文本框即可直接插入文档。

WordXP更可以修改默认的图片插入方式，使其更

加符合用户的需要。

具体做法是：

单击“工具”→“选项”打开对话框，找到“编辑”选项卡中的“图片插

入/粘贴方式”。

单击按钮打开菜单，就可以选择其中提供的某种插入或粘贴方式了。

文字变图片的技巧

大家都知道“艺术字”能生成图片格式的文字，殊不知“选择性粘贴”也有这种功能，具体做法是：

将需要

做成图片的文字放入剪贴板，新建一个空白文档后打开“选择性粘贴”对话框。

选中其中的“图片”或“图片

（增强型图元文件）”，单击“确定”按钮。

粘贴至Word文档的文字就会变成图片，可以像普通图片那样进行

处理。

粘贴Excel图片表格

如果粘贴至Word文件的Excel表格将不再作任何改动，使用下面的方法可以减少排版时的麻烦：

选中要粘贴

的Excel单元格区域，单击ExcelXP的“复制”按钮将其放入剪贴板。

切换至Word文件，按照第一点介绍的方

法即可将Excel表格以图片形式的插入文件。

选择对象再快捷一点

在“自定义”窗口中，选择“绘图”类中的“选择对象”，并把它拖至工具栏上，要选多个对象时，只要单

点“选择命令”按钮（不必按Ctrl或Shift键），就可移动鼠标进行选取了。

Ctrl+F3的妙用

首先选定想要移动的文字，再按Ctrl+F3键，这样选定的内容便剪切到了剪切板上，然后向下寻找另一处想

移动的文字，选定，再按Ctrl+F3键，如此下去一直到把所有想移动的文字都按上法处理完，然后把光标移到

想插入的地方，按下Ctrl+Shift+F3键，刚才剪切的文字便统统移过来了，而且还能够保持它们原来相对位

置。

竖选文字

如果编排的文件中含有多列数据（但不想使用表格对它们加以控制），而还需对各列进行移动，复制等操

作，可以先按住Alt键不放，然后用鼠标左键在文件区内画所需的矩形区域，即可竖选出任意矩形区域。

移动或复制文本也快速

移动或复制文本，可用剪切、复制、粘贴等命令来完成，但操作起来有点繁琐。

快速操作的方法有两种：

选

择要移动或复制的文本，若按住Ctrl和Shif键不放，将鼠标移动到新位置单击鼠标右键可复制所选文本，若按

住Ctrl键不放，将鼠标移动到新位置单击鼠标右键可移动所选文本；选择欲移动的文本，按下鼠标左键不放，

拖动到新位置后再放开即可实现文本的移动。

一次粘贴所有内容

选择“视图”→“任务窗格”选项，打开“任务窗格”窗口，单击其标题栏右侧的下拉按钮，选中“剪贴

板”选项，使“剪贴板”任务窗格可见。

然后反复对多处文本执行复制（剪切）操作，将多处文本复制（剪

切）到剪贴板上，最后将光标移到需要粘贴的位置，单击剪贴板上的“全部粘贴”按钮，即可把剪贴板上的内

容一次性粘贴到当前文件。

小提示

按下Ctrl+C+C键（即在按住Ctrl键的同时连按两下字母C），可以快速打开“剪贴板”任务窗格。

快速输入叠词

如要输入“干干净净”一词，可以这样做：

选输入“干净”一词，然后将光标移到“干净”之间，按下F4键

即可。

当然，要输入“高兴高兴”，则只要输入“高兴”，然后按下F4键就可以了。

使用Word复制文字要注意

有时，在Word中选中并复制一部分文字，接着到其他字处理软件里粘贴，有可能会使原来文中的全角中文标

点符号变成英文，如逗号变成“，”而不是“，”，百分号变成了“%”而不是“％”等。

这时，只要在Word

中选择“文件”→“另存为”，把其另存为TXT文件就没有问题了。

巧妙替换剪贴板数据

先把要替换成的内容（包括文字、字符和图片）复制到剪贴板中，在“替换”对话框中，单击“查找与替

换”命令，在“查找内容”方框中输入要查找内容，同时在“替换为”方框中输入“^c（c一定小写）”，单

击“全部替换”按钮，复制到剪贴板中的对象（字符、文字和图片）等将会替换掉所有文件被查出的内容。

使用选择性粘贴

不少用户在给Word文件添加图片时，都先用软件打开图片再复制再粘贴。

这样的结果，一方面由于采用了粘

贴命令，使得在文件中增加的内容除所需要的图片本身，还有许多与图片和软件有关的信息，增加了文件大

小，另一方面对图片进行修改和其他处理时往往会自动打开原来的软件，比较麻烦，而且还容易死机。

其实，

此时只要选用选择性粘贴图片，则系统只往文件中添加图片本身，大大减少文件大小，又利于修改，的确是一

举两得。

唤醒“全部关闭”功能

打开“自定义”窗口，单击窗口中的“命令”标签，在“类别”中选“文件”项，然后在右侧“命令”中，

用鼠标拖动上下滚动条，找到“全部关闭”图标。

然后用鼠标按住该图标不动，将其拖动到“文件”菜单下，

松开鼠标即可让它们常驻在“文件”菜单中即可。

以后要保存所有打开的Word文件，只要单击此按钮即可。

唤醒“自动滚动”功能

打开“自定义”窗口，在“命令”标签下的“类别”中选择“工具”，在右边对应的“命令”中选择“自动

滚动”，按住鼠标左键把它拖到工具栏上放手即可。

当查看一个较长的文件时，单击“自动滚动”按钮，这时

指针会变成黑色尖头，移动鼠标就能实现屏幕自动滚动，上下移动鼠标还可以调节滚动速度，这相当于给鼠标

添加了一个免费滚轮，要取消自动滚动功能，只需单击鼠标左键或者右键即可。

添加“收藏夹”功能

打开“自定义”窗口中，选择“命令”标签下的“类别”的“WEB”，在右边就能发现它了。

像刚才那样按

住左键，然后将它拖放到Word的菜单中。

现在只要单击它，然后选择“将文件添至收藏夹”按钮，即可把正在

编辑或者查看的HTML文件添加收藏夹中，以后就可以通过收藏夹来快速地访问它们了。

添加新菜单

先调出“自定义”窗口，然后在“类别”中单击“新菜单”，这时在右侧“命令”中将显示出“新菜单”。

下面用鼠标选择中“新菜单”，然后将其拖到原来Word菜单中，之后，就会发现菜单中多出了一列“新菜

单”。

右击刚建立的“新菜单”，将鼠标移至“改名”后，在其后输入新的菜单名称。

有了菜单，同样打开

“自定义”窗口的“类型”窗口，并从中找到所有的Word菜单、命令和按钮，再把它们添加到的菜单下，那以

后要调用这些命令时，只要用鼠标去单击菜单，再选择相应的命令即可，非常方便。

小提示

大家需要注意的是，在添加的过程中如果将不需要的菜单或是命令也添加过去了，只要将刚才的操作逆向就

可以了，也就是将不要的子菜单选中然后拖回“自定义”窗口，松开鼠标即可删除那多余的命令了。

菜单、按钮快速变

如果不满意Word缺省的菜单和工具栏按钮的排列位置，可按住Alt键不放，并用鼠标把菜单项或工具栏中的

工具按钮拖放到新的位置即可。

菜单命令项也能删

按下Ctrl+Alt+-（减号）组合键，这时光标将变成粗减号（按“Esc”键可以取消），然后在要删除的菜单

命令上单击就能将其删除。

用这个方法也可以删除“文件”菜单中打开过的文件记录。

找回菜单中丢失的命令项

如果误删了菜单中的命令项，可以执行“工具”→“自定义”，选择“命令”选项卡，从“类别”列表中选

择丢失的命令所在的菜单，从“命令”列表中选择丢失的命令，然后将命令拖放到菜单栏合适的位置即可恢

复。

还我一个自定义工具栏

在安装完“金山词霸2002”体验版和“金山快译2002”体验版后，打开Word发现自定义的工具栏上多出了

“金山词霸”快捷按钮和“金山快译”工具栏。

但有时通过自定义法去除它们后，重新启动Word，仍可以见到

它们的身影。

这时可以打开“注册表编辑器”找到

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\Addins]，并把其下的

WordAddIn.KSWordAddIn.1和PWOffices.PowerWord.1两个主键删除掉。

重新启动系统，再运行Word，再

选择一下“重新设置工具栏”，自己定义的工具栏就又出现在面前了。

Word中神奇的组合功能

如果想在Word中将文档中的一组图标移到其它位置，而这些图标间的位置不发生变动？

创建组就能办到。

在

绘图工具栏中，点击小箭头，然后拖一个框，将所有要移动的对象都选择进去，接着在菜单中选择“组合”，

现在你可以将这些对象作为一个整体来任意拖动了。

“工具栏”和“格式栏”分开

缺省情况下，屏幕上Word“标准”工具栏和“格式\"工具栏共享同一行。

如果把“常用”工具栏和“格式”

工具栏分开，其具体操作是：

单击菜单“工具”中“自定义”，选择“选项”标签，然后取消选定“‘常用’

工具栏和‘格式’工具栏并排显示”复选框（√消失）即可。

修改按钮的技巧

按照上述方法加入工具栏的“自动滚动”、“NextWindows”等按钮没有图标，放在工具栏中的文字不仅难

看而且占地方。

为此可用以下方法修改：

单击“工具”→“自定义”打开对话框，然后在上述某个按钮上单击

鼠标右键，将快捷菜单“命名”后面的文字删除，输入一个不容易看到的字符（如点号“.”）。

打开快捷菜

单中的“更改按钮图标”子菜单，在系统提供的42个图标中选一个，将原来的文字图标换掉即可。

如果你对

Word工具栏的图标不满意，也可以按照这种方法进行修改。

加个工作菜单

如果某些Word文档需要经常使用，可以将它们放入“工作”菜单操作。

具体做法是：

首先先给Word增加一个

“工作”菜单，请单击“工具”→“自定义”，打开“自定义”对话框。

选中“命令”选项卡“类别”下的

“内置菜单”，再到“命令”下找到“工作”，将它拖到Word2000菜单栏。

将文档加入“工作”菜单的方法是：

先将文档打开，再单击“工作”→“添至‘工作’菜单”。

重复上述操

作，即可将所有经常打开的文档放入“工作”菜单。

以后只需运行Word，单击“工作”菜单中的名称就可以打

开文件，省却了查找的麻烦。

“工作”菜单中不需要的文档可用以下方法删除：

按Ctrl＋Alt＋－（减号）

键，光标会变成一个粗“减号”。

打开“工作”菜单后，用粗“减号”单击需要删除的文档（其实是它的快捷

方式）即可。

文件打开技巧

单击Word工具栏中的“打开”按钮，将“打开”对话框中的文件选中。

单击“打开”下拉按钮，即可看到一

个打开方式菜单。

其中“打开”是默认的文件打开方式，和你直接单击“打开”按钮效果相同。

若选择其中的

“以只读方式打开”，则对文件所做的任何修改，只能以“另存为”方式保存，不能直接修改并保存原文件。

选中某个文件并“以副本方式打开”，则系统会在原文件所在目录“克隆”出一个副本。

例如，以副本方式打

开了MyDocuments文件夹中的“任免命令”，则MyDocuments文件夹会出现一个名为“任免命令

（2）的新文

件”。

如果你在“打开”对话框中选中了“Web页”或URL，则菜单中的“用浏览器打开”有效，选择该命令可

用浏览器打开Web页或拨号连接到某个Web站点。

预览文件的技巧

预览可以帮助用户了解文件内容，以便打开自己想要的文件。

Word2000“打开”对话框预览文件的方法

是：

选中要查看预览的文件。

选中“视图”菜单中的“预览”，则被选中的文件的内容可在右窗格中显示，如

Word2000文档可以看到它的正文、BMP等图片可以看到缩略图。

如果被选中的文件无法预览，则会在预览窗格

中给出“无法预览”的提示。

保存文件的技巧

Word提供了保存全部文件的功能，使用方法是：

按住Shift键打开“文件”菜单，其中会出现一个“全部保

存”（不按Shift键则没有），单击它将保存所有打开的文档和模板。

如果某个打开的文档从未保存过，则会

弹出“另存为”对话框，供用户输入文件名后保存。

不过，为了防止因断电等原因丢失文档的可能，并将损失减少到最低限度，我们可以设置Word2000自动保

存文档。

方法是：

单击“工具”菜单中的“选项”，打开“保存”选项卡。

选中“自动保存时间间隔”项，在

“分钟”框中输入保存时间。

时间越短Word2000保存文档越频繁，但一旦问题发生后能恢复的信息就越多。

此外，Word还可以自动备份文档。

备份的方法是：

单击“文件”菜单中的“另存为”。

单击“工具”按钮，

选择“常规选项”，选中对话框中的“保留备份”项，“确定”后“保存”。

扩展名自定义技巧

Word文档默认的扩展名为.doc，如果你想使用指定的扩展名，可以使用以下技巧：

打开“另存为”对话框，

将文件名用引号引起来（如“报告.jm”）后“保存”，Word就会接受你输入的文件名报告.jm，不再添加另外

的扩展名。

显示书签

Word文件在默认状态下是不会显示文件中的书签，如果想显示书签，可通过如下操作来达到，打开“工具”

→“选项”→“视图”，选中“书签”前的复选框中后，按“确定”退出。

此后文件中即会显示书签了。

更改默认保存目录

Word文件的默认保存目录是C:

\MyDocuments，有二种方法可改变这个路径：

一、打开“工具/选项/文件位

置”，在文件类型栏内，选择“文件”，按“更改”按钮，在“更改位置”对话框中选定文件夹后，按“确

定”退出。

二、直接在桌面用右键单击\"我的文件\"，选择属性，然后在目标位置中输入新的文件夹位置。

Word的文件批注功能

选择“视图”→“工具栏”→“审阅”，打开“审阅”工具栏，先在文中选择要标示批注的文字，然后单击

“插入批注”，此时，会在屏幕下方打开一个批注窗口，在此窗口中输入批注文字。

需要注意的是，Word利用

不同的色彩来记录每个修订者的批注。

把Word文件转为幻灯片

Office本身就具有十分方便的各种环境间文件转换的方法，只要启动PowerPoint，单击“文件”→“打

开”，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文件，单击“确

定”即可实现不同文件格式的自动转换。

巧用Word中“版本”功能

某些重要文件需要进行长期和反复的修改，那“另存为”保存为多个文件，将不便管理。

这时，可以选择

“文件”→“版本”，并选中“关闭时自动保存版本”复选框，以后保存文件时，Word会一一记录对文件编辑

的所有保存的版本，以便以后使用时方便查找。

只要用鼠标选中相应的版本，以前的文件又出现了。

打开WPS文件

从

“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS文件（*.wps）”列表项，选择需要编辑的WPS文件，单击

“打开”后即可直接打开WPSOffice文件了，当然也能读取WPS97/2000文件了。

一次保存多个文件

只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”已经变成了“全部保存”了，此时单击这个

命令相当于保存所有文件，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

合并Word文件加强合作

在使用Word制作文件时，经常要与别人合作，一般情况下，都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，

但不利于文件管理。

其实你可以单击“插入”→“文件”，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的

文件，单击“插入”按钮，怎么样，同事的文件是不是已经历历在目了。

而且图片、表格、字体、字号、格式

都丝毫没有任何变化！

使用追踪修订功能

使用者在修改文件前，打开工具——修订——突出显示修订，在对话框中勾选\"编辑时标记修订\"。

这样便会

在文件阅读修改完后，轻松地区分出不同修订者所做的修改，因为不同修订者的修改是使用不同色彩来进行标

记的。

快速新建文件

在Word中，我们可以通过按下Ctrl+N键快速以Word默认模板新建一个文件。

如果我们想使用其他的模板文

件，可以选择文件→新建命令，这时Word会弹出模板选择框供我们选择。

快速打开文件

一般人打开文件时都是单击工具栏上的“打开”图标，然后从对话框中选择文件，再单击“打开”按钮来打

开。

其实，要快速打开文件，只要按下Ctrl+N键，然后从文件列表中双击欲打开的文件即可。

同时打开多个文件

有时要处理多个文件，如果一个一个地打开就太麻烦了。

不过，如果你在Word的打开对话框中按下Ctrl或

Shift键选择多个文件，再单击打开钮即可同时打开多个文件了。

查看最新文件

时间一长，处理文件多了，我们就搞不清楚一个文件夹下的文件哪一个是最新的了。

大家可以在打开对话框

中循环按下Alt+6键或者直接单击查看工具钮，选择“详细资料”或者排列图标“按日期”即可看到最新和最

旧的文件了。

快速打开最新4个编辑文件

要快速打开最新4个编辑的文件，请按下Alt+F键，然后再按下1、2、3或4即可。

如果你想打开更多的文件，

那请使用“工具”→“选项”→“常规”→“列出最近使用文件数”选项，把它设置得更多。

不过可惜的是，

最多只能够打开9个。

不打开文件给文件命名

我们一般给文件重新命名都是在资源管理器中或通过另存为命令来实现的。

不过，当你按下Ctrl+O命令打开

打开文件对话框时，选中一个文件，再按下F2键，即可重新命名。

重新命名完成后按下回车键确认，按下Esc

退出打开文件对话框。

循环选择打开文件

想不通过窗口下的命令来切换已经打开的多个文件吗？

很简单，循环按Ctrl+F6即可在所有打开的文件中轮

回切换，相当方便。

打开保存文件对话框技巧

我们使用Word时都得与打开和保存文件对话框打交道。

掌握一些使用技巧是很有帮助的。

Alt+1回到上一个文件夹

Alt+2回到当前文件夹的上一级文件夹

Alt+3从网络上搜索文件

Alt+4删除当前选中文件

Alt+5在当前文件夹下新建一个子文件夹

Alt+6循环改变文件显示模式，如预览、详细资料、属性、列表等

Alt+7显示工具菜单，如查找、删除、重命名、打印、添至“收藏夹”、映射网络驱动器

快速另存文件

想给当前文件重新命名，另存为一个文件吗？

不用单击文件下的另存为命令，只要按下F12键即可，一键搞

定！

改变默认存储文件夹

默认情况下，Word将会把文件保存在C:

\MyDocuments（Windows9x、WindowsMe中）或C:

\Documents

andSettings\Administrator\MyDocuments（Windows2000NT、XP中）。

不过，这个默认存储文件夹是

可以更改的。

单击“工具”→“选项”，然后在“文件位置”标签中选择“更改”钮重新指定一个文件夹即

可。

快速关闭当前文件

按下Ctrl+F4可以快速关闭当前编辑文件。

如果没有保存，则会弹出确认框让你保存。

如果按下Alt+F4键则

会关闭Word本身！

更改文件默认存盘格式

在Word中，默认情况下，都将文件存为Word的DOC格式，但有时出于特殊需要，如投稿时需要TXT格式、多

媒体软件中需要RTF文件格式等，把Word文件存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件”→“