行政作业指导书.docx

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行政作业指导书

受控状态:

文件编号:

QI-AD-01

行政部作业指导书

版本/修改号:

V1.0

批准:

生效日期:

分发号:

1目的

2范围

3部门职责

4部门管理规定与说明办公用品管理流程计算机管理流程

证照管理流程

5人员编制与架构

6输入/输出信息表

7职位职责及任职资格

8部门文档管理一览表

1目的

本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作,以确保部门的工作质量。

2范围

适用于行政后勤各项工作。

3部门职责

3.1行政事务管理

1负责公司办公设备、办公用品的发放与管理;

2负责公司固定资产的管理;

3负责公司文件及档案的管理;

4负责公司证照的管理及各种证件的办理;

5负责公司员工宿舍的管理;

6负责公司通讯系统的管理;

7负责公司安全的管理。

8负责公司车辆的使用和保养管理;

3.2企业文化的建设

1负责企业文化的宣贯;

2公司文化活动、会议的组织工作;

3.3部门体系文件管理

1按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作;可根据实际运行情况按照相关程序完善本部门的ISO9001文件;

2负责本部门HSE体系的管理工作。

设备公司9000版文件出版、发放,整理归档。

3.4其他

负责落实总经理及副总临时交办的工作。

4工作流程及说明

4.1宿舍水电计费流程

4.1.1行政助理负责于每月10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助理。

4.2办公用品管理流程

4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门,负责公司办公用品的采购计划及预算,主要把握正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。

4.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划,报南山财务实施采购。

如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。

4.2.3办公用品的领用须填写《办公用品领用登记表》,如是消耗品,依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数;如是管理品,则列入移交,如有故障或损坏,应以旧换新品。

4.3证照管理流程

4.3.1行政专员随时查看证照的有效期,并建表列明,提前做出计划规划,提前对证照进行更新、年检

5人员编制与架构

行政后勤总编制12人

6输入输出信息报表

7岗位职责与任职资格

前台文员岗位职责

驾驶员岗位职责

清洁员岗位职责

保安员岗位职责

行政专员岗位职责

8部门文档一览表

78910派车单车辆维修申请单来访客户登记表保安交接班记录表FM-838FM-841FM-867FM-707-行政助理行政助理行政助理行政助理相关部门行政部行政部行政部20/21