会议餐饮服务策划步骤.docx
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会议餐饮服务策划步骤
会议餐饮服务策划步骤
会议餐饮服务策划步骤
好的餐饮安排是会议的一大亮点。
细则：
将下列的核对清单交给我们能帮助活动圆满顺利：
1．预计多少人?
2．选择什么颜色的桌巾与餐巾?
3．主桌和其他桌要如何摆饰?
4．多少人坐在主桌?
主桌需要放在舞台上吗?
5．主桌是否需要讲台和麦克风?
6．讲台位置在哪里?
需要哪种麦克风?
7．主桌是否也要供餐，还是哪些名流在餐后才来?
8．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，还是请服务人员先给他们盘子?
9．是否需要预留其他位子给贵宾?
10．是否要收取餐券?
事先告诉宴会经理并提供"餐券样本"。
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1．如果来的人没有餐券应如何处理?
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2．是否在主桌的人也要求给餐券?
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3．是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌?
在主桌旁是否要放置奖品桌?
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4．晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发?
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5．是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息?
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6.有人节食、素食等特别安排，如果有最好事先告知。
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7．是否要挂banner?
18．是否需要衣帽间?
19．受奖人坐在主桌还是台下，如果是后者，是否要替他们预留位子?
他们如何上台?
20．当受奖人上台时是否需要投射灯，灯光打在演讲者或司仪?
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1．是否要演奏国歌?
如果需要，可能要国旗。
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2．是否要安置视听设备?
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3．是否需要背景音乐或跳舞音乐?
是否演奏者坐在舞台上?
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4．是否有表演节目，舞台大小是否足够，如果有表演，舞台尺寸和高度多少?
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5．舞台四周是否要裙边?
上面要不要地毯?
历是否需要预演?
何时?
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7．什么时候开门让客人进来?
28．每一程序的时间安排、前奏音乐或表演、用餐时间、正式节目和演讲、跳舞等。
29．洗手间在哪里，如果门口仍有人看守时，如何让上洗手间的人回来?
主题节目：
主题节目可以很简单只有一个乐队表演，或尽心安排特别节目。
如果预算允许，就可以特别设计，有时常以会议当地特色作主题，饭店或会议中心宴会人员可能留存一些当地主题的东西，如果你需要可借用。
与宴会经理讨论"主题"，他们有各种不同主题的活动，可建议你以前做得很成功的案例，同样地创新概念，如果你对布置或娱乐节目没有概念，宴会人员可以一起包办。
如果由自己负责，通知宴会人员所有安排都是外包，如节目、背景、特殊家具、灯光、视听设备，并告诉他们什么时候会来布置、舞台放在哪里、什么时候拆除。
主题活动的位置图特别重要，避免拥挤在入口，餐饮部分也要画一份平面图，显示每个位置需要多少空间。
以主题来设计通知、邀请函和指示牌。
最先要考虑的是会议中心厨房的位置，供菜的路线如何?
在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误。
讨论基本服务需求如咖啡点心怎么安排，大型会议在短时间要提供上千人食物，详细与会议中心代表和合约商讨论，或许你可以考虑由饭店承办外烩。
也要了解会议中心是否可供酒，有时只允许在某一时间内使用。
有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类。
会场以外地方的餐饮：
有时会议筹办人会选择会议中心或饭店以外的地方举办活动--如博物馆或市政厅。
这些地方可能有他们专门的餐饮服务，如果没有，询问以前曾经办过的餐饮服务，再从他们那里获取资讯，慎选适合的餐饮服务相当重要，因为那些地方原本不用来作餐会的场地，大部分的场地没有厨房与设备，如何保持食物的温度，而且桌椅、桌巾所有东西都要运过来。
在这种地方举行活动不仅费时、复杂，价格也可能较高。
举办会场以外地方的活动要考虑以下需求：
1．安排交通运输、租车费用、活动结束后在哪里上车?
2．要带什么东西?
他们是否有桌、椅、讲台、桌巾、餐具、衣架、冰箱、饮水器?
电插头是否足够?
3．洗手间是否足够?
位置在哪里?
4．是否有冷暖空调设备?
5．如果在户外，天气恶劣时有什么备用方案?
6．是否允许供应酒?
7．是否有足够的准备食物区?
8．是否要额外支付清洁费用?
9．通常要支付餐饮承包商和场地订金，要彼此签约，将条款内容详细阅读，最好选择一家有经验的饭店承办外烩，他们拥有全套设备与训练有素的服务人员，如此餐饮的质量才能无虑。
成本控制：
餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等，所以议价空间很小。
要求提供几种不同菜单，再讨论菜单内容。
如果在同时间还有其他活动，使用相同菜单是否较便宜，在茶点时间使用纸杯是否比使用瓷器便宜?
重要的是内部控制，如果报名费中包括餐饮，最好使用餐券，因为有些人并不一定参加所有活动，以餐券比较准确。
如果你能确认出席人数，将会减少浪费，这是一个惯例，如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算，预算通常在餐饮决定前编列，询问宴会经理这样会比编列预算增加多少百分比。
很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费，如果你是请大会重要人士来负责选择菜单，最好价格已包括税金和小费。
保证数量：
宴会经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量，虽然有时活动在星期一或星期二，但是要求你在周末前确定保证数量，如果需要较多时间决定名单或在现场售票，可能同意在48小时前提出保证数量，而在24小时前给最后确定数量，但是绝对不能少于24小时。
惯例来说有个伸缩性，比例约3％-5％，基本上来说通常会多准备5%的分量，例如保证200人会准备210份，不要忘记加上主桌及工作人员。
附送：
会长在供水协会会员大会上的讲话
会长在供水协会会员大会上的讲话
文章标题：
会长在供水协会会员大会上的讲话携手奋进开拓创新促进**城镇供水事业新发展——***会长在省水协第八次会员大会上的讲话（2006年12月14日）尊敬的***会长、省水协各位会长、监事长、会员代表、各位来宾：
今天来自省水协的400多个会员单位的领导、代表欢聚一堂，共同庆祝省水协第八次会员大会的胜利召开，隆重纪念省水协成立20周年，相互交流先进技术和管理经验，共商水协发展大计。
经过与会代表和工作人员的共同努力，大会的各项议程已圆满完成。
本人被推选担任**省城镇供水协会理事会会长，这是大家对我的信任，在此我深表感谢！
同时我也深深感到，会长一职代表的不仅是荣誉，更多的是义务和责任。
在任职期间，我会竭尽所能，与大家一起携手奋进，共同把协会的工作做好、做实、做出成效，不辜负大家的信任和厚望！
**水协成立20年来，一直坚持服务会员的方针，积极发挥桥梁纽带作用，围绕不同时期的中心任务，创造性地开展工作，在深化企业改革、推进行业管理、维护会员权益、促进企业交流等方面在取得了令人瞩目的成绩，协会的凝聚力显著增强，为会员服务的层次和能力也不断提高，赢得了广大会员单位的信赖和拥戴。
协会今天的成绩，离不开各会员单位一直给予的大力支持和拥护，离不开政府及有关部门的悉心指导和关怀，更离不开历届水协理事会的辛勤劳动和无私奉献。
在此，我代表新一届的理事会对所有为水协的发展作出贡献的单位和个人表示衷心地感谢和崇高的敬意！
回顾历史，我们水协积累了20年的丰富管理经验，拥有坚实的发展基础；面向未来，随着社会经济快速增长、城镇化速度加快，对城市供水保障能力的要求不断提高，作为关系到国计民生的供水行业，在伴随社会经济发展带来机遇的同时也将不断面临着新的考验与挑战。
为适应新时期政府、社会、市民对供水行业的要求，促进供水行业实现可持续发展，我们必须围绕新时期重点工作任务，以科学发展观统领行业发展全局，以构建人水和谐的社会环境为目标，结合协会自身职能，积极发挥协会在行业中的凝聚性和引领性作用，努力探索为企业、为社会、为经济发展服务的新路子。
下面，我就协会今后的发展问题谈几点工作思路：
一、加强协会自身建设，增强协会凝聚力。
供水行业协会是以供水企业自愿组成的行业自律性组织。
一个协会要不断发展壮大，发挥到其应有的作用，加强自身建设是关键，20年来省水协的发展壮大历程也充分证明了这一点。
**省处于我国改革开放的前沿，省水协的发展起步相对较早，协会的内部管理机制也比较完善，但同时我们所面临的问题可能要比其他内陆城市要早、要多。
因此，我们要根据新时期对供水行业要求的变化，善于总结，勤于规划，积极探索，具体要抓好“三个建设”：
一是抓好组织建设。
协会要善于广纳人才，团结吸引一切有志于供水事业的企业、专家学者、科技人员参加到协会中来，不断壮大协会力量；要按照科学的法人治理结构进行管理，明确协会各机构的权利和职责，严格办事程序，做到民主公开、管理到位；积极发挥协会顾问的作用，解决一些协会本身难以解决的问题；加强协会工作人员的专业培训，建设一支懂专业、高素质的职业管理队伍，使协会为会员服务的能力得到提升，协会的影响力、吸引力和凝聚力得到增强。
二是抓好诚信建设。
诚信，在一定程度上代表着一个企业对社会的责任。
供水行业与城市经济建设和社会的和谐发展息息相关，履行社会责任责无旁贷，如果我们行业中哪个企业出现失信于民的问题，我们整个行业形象就会大大受损，行业公信力就会大大降低。
这要求我们必须加强行业诚信建设，健全行业诚信体系，建立行业信用服务机制，进一步增强诚信观念，提高守法意识，提高行业自律性。
三是抓好制度建设。
一个协会能否真正做到自律，健全的制度是关键。
协会要进一步完善和规范协会的内部管理机制和决策机制，加强制度化建设，严格按协会的章程和制度办事，实施财务管理公开、重大活动报告和信息披露制度，形成民主管理、民主监督、独立自主、规范有序的运作机制，激发行业内部活力，使行业的自我治理、自身建设水平得到提高。
二、积极服务会员，维护会员合法权益。
“维护权益，服务行业”是省水协的办会宗旨，切实代表好和维护好行业的合法权益和共同经济利益是协会的首要职责。
这要求，水协要做到“四个善于”：
一是要善于维护行业声誉。
供水行业的自然垄断性使社会、群众甚至媒体往往十分关注供水企业的行为，稍有
不慎就很容易引起媒体歪曲真相的报导。
对于一些有损行业声誉的、歪曲真相的行为或媒体报导，水协要勇于承担起行业代言人的责任，在关键时刻做好澄清、反驳甚至采取法律手段，切实维护好供水行业的整体声誉。
二是要善于反映会员诉求。
作为市场主体，供水企业的生存和发展往往会受到国家或地方政策变动的影响，而这些也会影响到供水稳定和供水安全问题。
对此，水协要善于听取会员诉求，深入调研了解，通过合法渠道及时向相关部门反映，做好协调，争取行业利益，维护好供水行业的健康发展。
三是要善于协调和处理矛盾纠纷。
随着目前供水行业逐渐走向市场化的趋势，同行之间或行业和消费者之间的矛盾纠纷也时有发生。
这需要水协要树立依法、公正、透明的观念，善于站在客观公正的立场上，恰当调解面对的矛盾和纠纷，在维护好行业合法利益的同时，也要发挥好维护社会公共利益的作用。
四是善于为会员排忧解难。
水协是一个“会员之家”，会员企业在技术、管理或生存、发展方面遇到难题，往往第一个想到的就是这个“大家庭”。
因此水协要针对不同会员单位的突出问题，积极提供咨询指导、行内交流等服务。
要善于发挥“行内互助”精神，创造互助平台，利用发达地区行业优势，为需要帮助的会员企业排忧解难。
三、充分发挥桥梁纽带作用，促进企业互动提高。
协会是在政府与企业之间、企业与企业之间搭起的一起桥梁，起到非常重要的沟通和协调作用。
这要求协会要积极履行自身职责，发挥应有作用，全力为政府决策提供参谋，为会员单位提供服务，为行业健康持续发展营造良好的外部环境。
要充分发挥好协会在沟通协调工作中的有效性，我们必须围绕中心工作任务，在具体工作中要做到有针对性：
一要针对政府关心和社会关注的问题，积极开展调查研究，及时把握供水行业实际情况，为政府决策提供确凿信息，为正确反映会员诉求提供真实依据，为企业解决实际问题提供有效帮助。
二要针对当前的供水任务和要求，充分发挥协会协助政府实施行业管理的窗口作用，积极参与政府行业听证会，合理反映会员意见，积极协助政府开展水质监测工作和实施突发事件应急预案处理，切实发挥政府的助手参谋作用和在政府和企业间的桥梁纽带作用。
三要针对供水行业目前需要解决的管理、技术或服务上的问题，积极组织行业培训。
通过多种多样的培训学习和交流，积极为企业创造相互交流平台，提供同行业不同企业的业绩比较和评价信息，为企业管理提供学习和借鉴，使会员企业在技术、管理、服务工作等方面取长补短，互通有无，共同促进，共同提高。
三要针对群众关心的供水行业服务问题，由水协牵头在行业范围内开展文明行业创建活动，鼓励会员单位在优化管理和服务方面创先争优，力树良好行风，形成一种“水协牵头，企业联动，互助互勉，共同发展”的文明行业创建模式，提升供水行业服务形象，增强供水行业在市场中的竞争力。
四、推动行业改革与创新，促进行业健康可持续发展。
要提高城镇供水行业的发展水平，关键是增强自主创新能力。
而创新往往是在改革的基础上取得突破的。
因此，协会要政策上、经验上指导好行业的改革工作：
一要注重在改革中促进社会公众利益的保护。
供水行业关系到基本的公众需要和基本的民生保障。
在深化供水行业改革中，要以节约水资源、改善水环境、确保群众安全饮水、确保城镇供水安全运行为前提，要妥善处理好供水行业自然垄断属性与维护公众利益之间的关系，通过改革积极推进《城镇供水水质标准》的全面贯彻执行，加快供水设施工艺改造和完善，完善突发事件应急机制，全面提高城镇供水安全保障能力，使公众的基本利益得到切实保障。
二要注重在改革中促进科技的应用和创新。
深化企业改革，要以提高供水设施运行效率、企业经营效率和供水服务质量为重点，要研究开发和在行业中推广应用新技术，积极开展预防微生物污染、生物预处理以及预防管网水质安全性问题等科技研究工作，通过应用信息化手段，提高管网动态管理水平，增强水质监测技术能力，优化供水服务手段，为确保城镇供水安全提供技术支持。
三要注重在改革中促进社会经济的可持续发展。
要积极贯彻落实十六届六中全会关于构建社会主义和谐社会的要求，在供水行业改革中要坚持城乡协调发展、城市反哺农村的发展方向，注重解决供水设施在城乡、区域间的不平衡问题，积极探索统筹城乡基础设施建设和发展的新模式，竭力解决农村的饮水安全问题，改善农村饮水环境，让城乡人们共享到社会经济发展特别是城镇供水事业发展的成果。
今年是“十一五”规划的开局之年，也是我省供水事业谋求新发展的关键时期。
同志们，让我们携起手来，把协会办得越来越好，积极发挥协会的应有作用，共同探索供水事业健康、持续发展的新路子，为促进**社会经济的和谐、有序、健康、可持续发展而作出新贡献!
谢谢大家！
《会长在供水协会会员大会上的讲话》
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