使用PowerPoint 制作演示文稿.docx
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使用PowerPoint制作演示文稿
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第6章使用PowerPoint2007制作演示文稿
PowerPoint2007是一个功能非常强大的演示文稿制作软件，使用PowerPoint2007可以便捷地创建一张或一组幻灯片，并在其中输入文本内容、设置文字和段落格式、插入图片和表格、绘制组织结构图以及添加各种多媒体资源。
本章将介绍使用PowerPoint2007制作演示文稿的方法，包括PowerPoint2007的基本操作、编辑与设置演示文稿中的文本、使用图形与图表、母版与模板、插入多媒体资源与动画设置以及演示文稿的放映、打包与输出等内容。
6.1PowerPoint2007的基本操作
本节将介绍PowerPoint2007的基本操作，包括启动与退出PowerPoint、新建演示文稿、打开与关闭演示文稿、保存演示文稿、新建幻灯片、重命名幻灯片、移动与复制幻灯片、删除幻灯片以及使用PowerPoint2007的帮助功能。
6.1.1启动与退出PowerPoint
要使用PowerPoint2007，就需要先启动它，当使用PowerPoint编辑完演示文稿内容后，应该退出PowerPoint2007程序，以释放其所占用的系统资源。
启动PowerPoint2007的方法有以下几种：
&在WindowsVista操作系统中安装好PowerPoint2007后，单击桌面上的“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“所有程序”/“MicrosoftOffice”/“MicrosoftOfficePowerPoint2007”命令，即可启动PowerPoint2007程序。
&双击PowerPoint演示文稿，即可启动PowerPoint2007并打开该演示文稿。
退出PowerPoint2007的方法有以下几种：
&单击PowerPoint2007主窗口右上角的关闭按钮。
&单击Office按钮，在弹出的菜单中单击“退出PowerPoint”按钮。
&双击Office按钮可快速退出PowerPoint程序。
6.1.2新建演示文稿
制作演示文稿之前，都要先创建一个演示文稿。
新建演示文稿主要有以下几种方法：
&启动PowerPoint2007，默认新建一个演示文稿。
&启动PowerPoint2007后，单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“新建”命令，弹出“新建演示文稿”对话框，在左侧选择创建演示文稿所使用的模板，在中间区域选择演示文稿类型。
单击“创建”按钮即可创建一个新的演示文稿，如图6-所示。
图6-1“新建演示文稿”对话框
PowerPoint2007窗口由标题栏、功能区、选项卡、编辑区、备注栏和状态栏组成，如图6-所示。
图6-2PowerPoint2007主窗口
6.1.3打开与关闭演示文稿
对于已经编辑好的演示文稿，可能在日后需要对其中的内容进行修改或将其打印到纸张上。
在进行这些操作之前，都需要先打开演示文稿。
打开演示文稿的方法有以下几种：
&启动PowerPoint2007，单击快速访问工具栏中的“打开”按钮；或单击Office按钮，从弹出的菜单中选择“打开”命令。
弹出“打开”对话框，选择要打开的演示文稿，在对话框右侧将显示该演示文稿第1页的内容，如图6-所示。
单击“打开”按钮即可。
&进入到要打开演示文稿的文件夹下，双击演示文稿即可将其打开。
&单击“开始”/“我最近的文档”，在弹出的菜单中将光标指向“最近使用的项目”，选择要打开的PowerPoint演示文稿即可。
图6-3“打开”对话框
如果不再使用当前打开的演示文稿，则可以将其关闭，有以下几种方法：
&单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“关闭”命令。
&直接单击PowerPoint窗口右上角的关闭按钮，即可关闭所有演示文稿并退出PowerPoint程序。
6.1.4保存演示文稿
在编辑完演示文稿的内容后，应该将其保存，以便日后继续编辑或进行播放，操作步骤如下：
（1）单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“保存”命令，弹出“另存为”对话框，选择演示文稿的保存位置，然后在“文件名”文本框中输入演示文稿名称，如图6-所示。
图6-4“另存为”对话框
（2）单击“保存”按钮，即可看到PowerPoint窗口标题栏中显示保存后的演示文稿名称。
如果需要将当前已保存的演示文稿以其他名称保存，则可以单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“另存为”命令，然后将演示文稿以其他名称保存。
将新建的演示文稿保存，然后再将其另存为一个其他名称。
6.1.5新建幻灯片
编辑演示文稿中的内容要在幻灯片中进行，启动PowerPoint2007后，将默认新建一张幻灯片，当然也可以根据需要手动创建幻灯片。
操作步骤如下：
（1）启动PowerPoint2007，默认创建“演示文稿1”，单击“开始”/“幻灯片”/“新建幻灯片”按钮，在弹出的菜单中选择要创建的幻灯片版式，即可插入一张新幻灯片，如图6-所示。
图6-5选择幻灯片
（2）在当前幻灯片的下面即可新建一张幻灯片，默认创建的幻灯片的版式为“标题和内容”。
如果要更改幻灯片的版式，则可以单击“开始”/“幻灯片”/“版式”按钮，在下拉菜单中选择版式。
6.1.6移动与复制幻灯片
可以根据需要调整幻灯片的位置，也可以通过复制功能快速制作出内容版式完全相同的幻灯片。
移动幻灯片的具体操作如下：
（1）在“幻灯片”选项卡中按住要移动的幻灯片并将其拖动到所需位置即可，如图6-所示。
（2）在打开的演示文稿中，右击要复制的幻灯片，在弹出的菜单中选择“复制”命令，然后右击要复制到的目标位置，在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，在“幻灯片”选项卡中可以看到复制后的结果，如图6-所示。
图6-6拖动幻灯片图6-7选择“粘贴”命令
按住Ctrl键的同时拖动幻灯片，也可复制该幻灯片。
6.1.7删除幻灯片
如果演示文稿中的幻灯片是无用的，则可以将其删除，删除幻灯片的方法有以下几种：
&选择要删除的幻灯片，然后单击“开始”/“幻灯片”/“删除幻灯片”按钮，可将选择的幻灯片删除。
&右击要删除的幻灯片，在弹出的菜单中选择“删除幻灯片”命令即可。
&选择要删除的幻灯片，然后按Delete键，也可将该幻灯片删除。
6.1.8使用PowerPoint2007的帮助功能
如果在使用PowerPoint2007时出现问题，则可以借助其提供的帮助功能尝试解决。
操作步骤如下：
（1）启动PowerPoint2007，单击功能区中的“帮助”按钮，打开“PowerPoint帮助”窗口，在文本框中输入要搜索的内容，然后单击“搜索”按钮，即可在下面显示搜索到的结果，如图6-所示。
（2）如果需要按照目录系统性地查看帮助内容，则可以单击窗口中的“显示目录”按钮，可以通过目录的方式查看帮助内容，如图6-所示。
图6-8“PowerPoint帮助”窗口图6-9使用目录查看帮助内容
默认打开的PowerPoint帮助是安装PowerPoint2007程序自带的，可以单击窗口右下角的“脱机”按钮，在弹出的菜单中选择“显示来自OfficeOnline的内容”命令，在Internet中查看PowerPoint帮助内容，如图6-所示。
图6-10联机查看帮助内容
简述演示文稿与幻灯片之间的关系。
6.2编辑与设置演示文稿中的文本
本节讲解编辑与设置演示文稿中的文本的方法，包括在占位符中输入文本、在文本框内输入文本、移动与复制文本、删除文本、撤销与恢复文本、查找与替换文本、修改文本的标题级别、使用批注、设置文本字体格式、设置段落格式、设置项目符号与编号以及设置制表位。
6.2.1在占位符中输入文本
在启动PowerPoint时默认新建的幻灯片中，可用于输入文本内容的区域称为“占位符”。
单击占位符内部区域，将显示一个光标插入点，如图6-所示，此时可以输入所需的文本内容。
图6-11在占位符中输入文本
6.2.2在文本框内输入文本
除了在幻灯片中预设的占位符中输入文本外，还可以在文本框中输入文本。
单击“插入”/“文本”/“文本框”按钮，在弹出的菜单中选择要绘制的文本框类型，在幻灯片中拖动鼠标即可绘制一个文本框，在其中输入所需内容即可，如图6-所示。
图6-12在文本框中输入文本
6.2.3移动与复制文本
有时需要将段落中的某个文本内容移动到其他位置，也有时需要输入一些内容相同的文本，这时可以使用复制功能完成。
移动与复制文本的操作步骤如下：
（1）在幻灯片中通过拖动鼠标的方法选择要移动的文本，然后在选择区域上按住鼠标左键并将其拖动到目标位置即可，如图6-所示。
图6-13移动文本
也可以通过右键快捷菜单中的“剪切”命令配合“粘贴”命令来移动文本的位置。
（2）选择并右击要复制的文本内容，在弹出的菜单中选择“复制”命令，然后将光标定位到要复制到的目标位置并右击，在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，即可复制文本。
按住Ctrl键的同时拖动文本，也可以复制文本。
6.2.4删除文本
对于不再需要的文本内容，可以将其删除，只要选择要删除的文本内容，然后按Delete键即可。
如果要删除占位符或文本框中的所有内容，则可以单击占位符或文本框的边框，然后按Delete键即可。
6.2.5撤销与恢复文本
当在演示文稿中进行了误操作而希望取消操作时，可以使用撤销功能，而如果希望重新进行撤销的操作，则可以使用恢复功能。
进行撤销操作的方法有以下几种：
q单击工具栏中的“撤销”按钮，或按Ctrl+Z快捷键。
q单击工具中的“撤销”按钮旁的下拉箭头，在弹出的菜单中可选择要撤销的具体操作。
进行恢复操作的方法有以下几种：
q单击工具栏中的“恢复”按钮，或按Ctrl+Y快捷键。
q单击工具中的“恢复”按钮旁的下拉箭头，在弹出的菜单中可选择要恢复的具体操作。
6.2.6查找与替换文本
可以通过查找功能快速在演示文稿中找到所需的内容，而通过替换功能可以批量地修改错误的数据，查找与替换表格数据的操作步骤如下：
（1）在PowerPoint演示文稿中单击“开始”/“编辑”/“查找”按钮，弹出“查找”对话框，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，然后单击“查找下一个”按钮，光标即会自动定位到与查找内容相符的内容上，如图6-所示。
（2）如果要修改数据，则可以单击“开始”/“编辑”/“替换”按钮，弹出“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要替换的内容，在“替换为”文本框中输入替换后的内容，如图6-所示。
然后可以进行以下操作：
&单击“替换”按钮可以替换找到的下一个符合条件的内容。
&单击“全部替换”按钮替换工作表中所有符合条件的内容。
图6-14“查找”对话框图6-15“替换”对话框
动手尝试在幻灯片中进行文本的查找与替换操作。
6.2.7设置文本字体格式
为了在演示文稿中体现内容的不同风格，可以为文本设置字体格式。
字体格式主要包括设置字体、字形、字号、字体颜色和字体效果。
操作步骤如下：
（1）选择要设置字体格式的文字，然后在“开始”/“字体”选项组中可以设置字体格式，如图6-所示。
（2）右击选择的文字，在弹出的菜单中选择“字体”命令，弹出“字体”对话框，可对字体进行全面设置，如图6-所示。
图6-16设置字体倾斜和阴影图6-17“字体”对话框
6.2.8设置段落格式
可以为演示文稿中的段落设置段落格式，包括设置段落对齐方式、设置段落缩进方式、设置段落行距和段间距、设置段落分栏以及设置段落文字方向。
操作步骤如下：
（1）将光标定位到要设置段落中的任意位置，然后在“开始”/“段落”选项组中可以设置该段落的格式，如图6-所示。
（2）如果要全面设置段落格式，可以右击段落的任意位置，在弹出的菜单中选择“段落”命令，弹出“段落”对话框，在该对话框中可以设置段落的对齐方式、段落缩进、段间距和行距等，如图6-所示。
图6-18设置段落格式图6-19“段落”对话框
试将幻灯片中的文本设置不同的行距，比较字体大小的变化。
6.2.9设置项目符号与编号
对于一些具有并列关系的段落，可以为其设置项目符号或编号，这样可以使段落的层次更加清晰。
设置项目符号和编号的方法有以下几种：
&选择要设置的段落，然后单击“开始”/“段落”/“项目符号”或“编号”按钮，即可为选择的段落设置项目符号或编号。
&右击要设置项目符号或编号的段落，在弹出的菜单中选择“项目符号”或“编号”命令，在相应的子菜单中可选择项目符号或编号。
如果选择“项目符号和编号”命令，将弹出“项目符号和编号”对话框，可以对相符符号和编号进行自定义，如图6-所示。
图6-20“项目符号和编号”对话框
6.2.10设置制表位
和Word一样，在PowerPoint中，为了使输入的文字排列整齐，可以使用Tab键使光标从当前位置以固定的距离移动到下一个制表位。
设置并使用制表位的操作步骤如下：
（1）将光标定位到要设置制表位的段落中，然后单击“开始”/“段落”选项组右下角的“段落”按钮，弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中单击“制表位”按钮。
（2）弹出“制表位”对话框，在“制表位位置”文本框中输入制表位的位置，在“对齐方式”选项组中选择制表位的对齐方式。
每设置好一个制表位后单击一次“设置”按钮即可，如图6-所示。
图6-21“制表位”对话框
（3）设置好后单击“确定”按钮，在PowerPoint编辑窗口的水平标尺上将显示设置的制表位。
当输入文本后按Tab键，光标即可定位到下一个制表位上，这样就可以自动对齐输入的文本了，如图6-所示。
图6-22使用制表位
直接在水平标尺上单击，也可设置制表位。
如果将制表位从标尺中拖出，则可以删除制表位。
6.2.11修改文本的标题级别
为了体现演示文稿中内容的层次性，可以修改幻灯片中文本的标题级别。
操作步骤如下：
（1）在PowerPoint窗口中单击“大纲”选项卡，右击要设置级别的文本，在弹出的菜单中选择“升级”或“降级”命令，即可提升或降低文本的级别，如图6-所示。
（2）设置级别后的结果如图6-所示，可以看到设置后的文本内容分级显示。
图6-23选择“升级”或“降级”命令图6-24设置级别后的演示文稿内容
6.2.12使用批注
在PowerPoint2007中，可以通过插入批注来对演示文稿中的内容添加注释，并可以修改批注中的文字，还可以删除不需要的批注。
在PowerPoint演示文稿中插入批注的操作步骤如下：
（1）将光标定位到要插入批注的位置，然后单击“审阅”/“批注”/“新建批注”按钮，弹出批注编辑框，在批注框中输入批注内容，如图6-所示。
图6-25插入批注
（2）输入好批注内容后单击批注框外侧区域即可。
添加批注的文本右上角将显示一个红色三角形的标志，当光标移动该标志上时，将显示批注的内容，如图6-所示。
（3）右击批注标记，在弹出的菜单中可以选择与批注相关的命令，如图6-所示。
图6-26显示批注内容图6-27批注快捷菜单
在幻灯片中输入文本的方法有几种？
思考在PowerPoint中的查找与替换功能与Word中的查找与替换功能有何不同。
6.3使用图形与图表
可以在演示文稿中加入图形和图表，以提高演示文稿的表达能力，本节将介绍使用图形与图表的方法，包括绘制图形、插入剪贴画与图片、创建相册、编辑图形与图片、插入SmartArt图片、插入与编辑艺术字、创建表格、输入表格内容、设置表格外观、插入图表以及设置图表格式。
6.3.1绘制图形
在PowerPoint2007中，可以根据需要绘制多种图形，如矩形、圆形、多边形等。
操作步骤如下：
（1）选择要绘制图形的幻灯片，然后单击“插入”/“插图”/“形状”按钮，在弹出的下拉列表中选择要绘制的图形，在幻灯片中拖动鼠标即可绘制选择的图形，如图6-所示。
图6-28绘制图形
（2）在“绘图工具格式”选项卡中可以设置图形的格式，包括更改图形的形状、设置图形的样式、大小等。
6.3.2插入剪贴画与图片
绘制的图形毕竟缺乏美观性，可以直接在幻灯片中插入剪贴画或图片，让演示文稿更美观。
操作步骤如下：
（1）选择要插入图片的幻灯片，然后单击“插入”/“插图”/“剪贴画”按钮，在窗口右侧将显示“剪贴画”窗格，单击其中所需的图片，即可将该图片添加到幻灯片中，如图6-所示。
（2）单击“插入”/“插图”/“图片”按钮，在弹出的“插入图片”对话框选择要插入的图片，单击“打开”按钮即可将图片插入到幻灯片中，如图6-所示。
图6-29在幻灯片中插入剪贴画图6-30“插入图片”对话框
6.3.3创建相册
可以在PowerPoint2007中创建相册，在创建相册前需要先准备好图片素材，这些图片可以是保存在计算机中的，也可以是通过扫描仪获取或数码相机中的图片。
创建相册的操作步骤如下：
（1）新建一个演示文稿，单击“插入”/“插图”/“相册”按钮，在弹出的菜单中选择“新建相册”命令，弹出“相册”对话框，单击“文件/磁盘”按钮，如图6-所示。
（2）弹出“插入新图片”对话框，选择需要添加到相册中的图片，如图6-所示。
图6-31“相册”对话框图6-32“插入新图片”对话框
（3）单击“插入”按钮，返回“相册”对话框，将选择的图片添加到“相册”对话框中，如图6-所示。
（5）可以在该对话框中调整各图片的位置关系、角度、亮度和对比度等。
设置好后单击“创建”按钮，即可在演示文稿中创建相册，如图6-所示。
图6-33添加图片后的“相册”对话框图6-34在演示文稿中创建相册
为自己的照片或计算机中的图片创建一个精美的相册。
6.3.4插入SmartArt图形
在PowerPoint2007中也可以插入SmartArt图形，以便快速制作出专业的组织结构图等图形图示。
插入SmartArt图形的操作步骤如下：
（1）选择要插入SmartArt图形的幻灯片，单击“插入”/“插图”/“SmartArt”按钮，弹出“选择SmartArt图形”对话框，选择要插入的SmartArt图形，如图6-所示。
图6-35“选择SmartArt图形”对话框
（2）单击“确定”按钮，将在幻灯片中插入SmartArt图形，如图6-所示。
在SmartArt图形的文本框中输入所需内容即可。
图6-36在幻灯片中创建SmartArt图形
在“SmartArt工具设计”和“SmartArt工具格式”选项卡中可以设置SmartArt图形的布局和外观样式，由于其操作与Word中的设置SmartArt图形的操作相同，这里就不再赘述了。
6.3.5插入与编辑艺术字
可以在PowerPoint2007中插入艺术字，以便让重要的文字更加醒目。
插入艺术字的操作步骤如下：
（1）选择要插入艺术字的幻灯片，然后单击“插入”/“文本”/“艺术字”按钮，在弹出的下拉列表中选择一种艺术字样式，在幻灯片中插入一个文本框，输入艺术字的内容即可，如图6-所示。
图6-37输入艺术字的内容
（2）单击艺术字边框或其内部，可以在“格式”选项卡中设置艺术字的格式，其可设置的项目与设置普通图形是相同的，如图6-所示。
图6-38设置艺术字格式
6.3.6创建表格
可以在PowerPoint2007中创建表格，然后在其中输入文字，以便更好地组织幻灯片的内容。
创建表格的方法有以下3种：
&单击“插入”/“表格”/“表格”按钮，在弹出的列表中拖动鼠标即可选择表格的行数和列数，释放鼠标即可创建表格，如图6-所示。
&单击“插入”/“表格”/“表格”按钮，在弹出的菜单中选择“插入表格”命令，弹出“插入表格”对话框，在“列数”和“行数”文本框中输入行数和列数，然后单击“确定”按钮即可，如图6-所示。
&单击“插入”/“表格”/“表格”按钮，在弹出的菜单中选择“绘制表格”命令，可以通过拖动鼠标在幻灯片中手动绘制表格。
图6-39拖动选择行数和列数图6-40“插入表格”对话框
创建表格后，可以像在Word表格中一样，直接单击要输入文字的单元格，然后输入文字内容即可，如图6-所示。
图6-41在表格中输入文字
6.3.7设置表格外观
为了让表格更加符合使用要求，可以设置表格的外观格式，包括设置大小、位置、行高和列宽以及表格样式，设置表格外观的操作步骤如下：
（1）将光标移动到表格的行或列边框上，当变为或时，拖动鼠标即可调整行高或列宽。
（2）单击表格内任意区域，然后在“布局”/“表格尺寸”选项组中可以设置表格的大小，拖动表格边框可以调整表格在幻灯片中的位置。
（3）右击表格内的任意区域，在弹出的菜单中可以通过“插入”命令中的子命令进行表格行列的插入操作，选择“删除行”或“删除列”命令则可以删除行或列，如图6-所示。
图6-42对表格行列的操作
（4）如果要设置表格外观样式，则可以在“表格工具设计”/“表格样式”选项组中选择一种表格样式，单击选项组右下角的“其他”按钮，在弹出的“表格样式”下拉列表中可以选择更多的样式，如图6-所示。
图6-43选择表格样式
6.3.8插入图表
为了直观地在演示文稿中演示数据，可以通过插入图表来实现，插入图表的操作步骤如下：
在幻灯片中单击“插入”/“插图”/“图表”按钮，弹出“插入图表”对话框，选择要插入的图表，单击“确定”按钮，即可在幻灯片中插入选择的图表，并打开Excel数据表，在Excel数据表中修改相应的数据，在PowerPoint幻灯片中也将自动创建对应的图表数据，如图6-所示。
图6-44修改数据后的图表
6.3.9设置图表格式
可以根据需要设置图表中显示的元素，还可以设置图表的外观样式，设置图表格式的操作步骤如下：
（1）双击创建的图表，将打开“图表工具设计”选项卡，如图6-所示。
在该选项卡中可进行如下设置：
&在“类型”选项组中可以更改图表类型，或将图表保存为模板，以便日后重复套用。
&在“数据”选项组中可以互换图表中行数据与列数据的位置，还可以重新选择用于创建图表的数据范围。
&在“图表布局”选项组中可以更改图表的布局为PowerPoint提供的默认布局类型。
&在“图表样式”选项组中可以套用PowerPoint默认提供的图表样式。
图6-45“图表工具设计”选项卡
（2）单击“图表工具布局”选项卡，如图6-所示，在该选项卡中可进行如下设置：
&在“当前所选内容”选项组中可以快捷地选择图表中的不同元素，并且可以设置所选内容的格式。
&在“插入”选项组中可以向图表中插入图片、绘制图形和文本框。
&在“标签”选项组中可以向图表中添加所需的元素，如添加
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