工程项目文件材料收集整理归档实施细则.docx

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工程项目文件材料收集整理归档实施细则

武汉天河机场第二公路通道项目

文件材料收集、整理、归档实施细则

第一章总则

第一条为武汉天河机场第二公路通道项目（以下简称本项目）文件材料收集、整理、立卷、归档工作，保证档案质量，更好地为项目建成后的管理、养护和改（扩）建服务，特根据国家和行业相关法规，制定《武汉天河机场第二公路通道项目文件材料收集、整理、归档管理工作细则》（以下简称《细则》）。

第二条本《细则》的依据：

一、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822—2008）；

二、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）

三、《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80／1-2004）

四、《公路建设监督管理办法》（交通部令2006年第6号）；

五、《公路工程竣（交）工验收办法》（2004年第3号令）

六、《关于贯彻执行公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发[2010]65号）

七、《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发[2010]382号）

八、《湖北省交通建设项目文件材料立卷管理办法》（鄂交办[2005]450号文）

九、《武汉天河机场第二公路通道项目监理大纲》

第三条本《细则》所称“文件材料”或“竣工文件”是指本项目立项审批至工程竣工验收全过程形成的，反映项目质量、进度、资金和安全管理基本情况，对建成后的管理、养护和改（扩）建具有保存、查考、利用价值的各种形式和不同载体的有效的公路工程建设项目文件材料。

第四条本项目所有参建单位均应贯彻执行本《细则》，在日常施工管理活动中，必须同步收集相关文件资料，并由专职资料员整理、预立卷、妥善保管，以便在项目交（竣）工验收时提交完整、齐全、真实、有效、规范的项目建设档案文件。

第五条建设项目文件材料立卷归档是执行国家和行业有关法规的工作，任何参建单位和个人不得无故拖延或拒绝提交工程文件材料，不得弄虚作假、敷衍了事，否则将依法追究其责任。

第二章管理与职责

第六条本项目文件材料立卷归档工作，根据项目法人负责制和统—领导、分级负责的原则，武汉天河机场路投资发展有限责任公司（以下简称项目公司）协同总监办为组织单位，实施统一领导并负责完成。

各驻地办除做好各自形成的文件材料收集、归档工作外，并负责对施工单位（以下简称项目部）各项文件材料形成、收集和组卷归档工作进行监督、检查，并在交工验收前向项目公司提交所辖项目部的档案质量审查意见。

各项目部负责对日常旄工管理与生产活动中形成的文件资料及时收集、整理、组卷归档，并在分部（或单位）工程交工前提交驻地办审查。

第七条为加强本项卧档案工作的领导和组卷归档力量，项目公司成立档案工作领导小组，并在原有档案管理人员的基础上充实力量，组成档案工作专班。

各驻地办和项目部的档案管理也应加强力量，驻地办主任和项目经理要亲自抓：

技术负责人要保证本单位提交档案的质量和时间；各驻地办应配档案人员卜2名，各项目部应配档案人员不少于3名，配备的档案工作人员应相对专职、稳定，并具有相应工程专业和熟悉档案专业知识，能满足项目文件材料组卷归档工作的需要。

第八条本项目竣工文件组织管理职责分工

一、项目公司档案工作领导小组职责：

（一）组织、领导各参建单位文件归档工作，执行国家和相关行业挡案管理法规，督促各参建单位按照本《细则》要求及时做好各自形成文件的收集、整理和预立卷工作，确保项目文件档案的质量。

（二）解决档案工作遇到的疑难问题，建立档案工作奖惩机制，有效推进本项目档案工作顺利完成。

（三）组织竣工文件立卷归档专业培训，督促、指导各参建单位竣工文件编制工作。

（四）主持完成本项目档案省级专项验收的筹备工作，确保档案专项验收一次通过。

二、项目公司档案工作专班职责：

（一）在档案工作领导小组领导下，根据《细则》要求，具体负责本项目文件材料立卷汇编归档工作，按时向档案验收委员会提交符合法规要求的、优质的建设项目档案文件。

（二）负责检查、指导项目部、驻地办、设代处及项目公司各职能部门形成的文件材料收集、整理、预立卷工作，保证本项目档案质量符合规范要求。

（三）负责落实档案工作奖惩制度，奖励先进、处罚落后。

（四）会同外委单位按“纸质文件数字化技术规范’’要求，对纸质文件需要数字化的生成电子文件；检查电子文件与纸质文件内容符合性及形成的一致性，有无莩正常改动；建立“电子文件盘存储、归档与档案管理系统”，以及电子文件的每个存储载体中，同时存有相应符合规范要求的机读目录。

（五）完成上级档案部门交办的工作。

三、项目公司各职能部门档案工作职责：

（一）执行档案工作领导小组指令，按《细则》要求随时收集整理本部门的文件材料、并预归档；协助档案工作专班搞好本项目的档案汇编工作。

（二）各部门负责人在执行部门职能工作时，应同时检查督促项目部、驻地办的文件资料收集整理工作按要求完成。

（三）负责按要求提交本部的所有文件材料。

四、驻地办档案工作职责：

（一）认真履行监理职责，贯彻执行本《细则》，落实档案工作领导小组的指令、接受档案工作专班指导。

负责督导项目部竣工文件收集立卷工作按计划保质保量完成。

（二）明确驻地办一名领导分管档案工作，落实卜2名工程技术人员专职负责本驻地办的档案管理和所辖项目部提交的档案审查工作，做到专人收集整理、专盒专柜保管。

（三）在日常监理工作中，严把分项工程（工序）检验关，督促各项试验、检测资料及时形成、收集、整理立卷等工作。

（四）严把档案质量关，认真审核竣工图i质量控制文件，纠正填写笔误等问题。

完成对项目部竣工图、竣工文件的验收签字盖章工作。

（五）按要求如期向项目公司提交所辖项目部档案质量审查意见，移交本驻地办监理竣工文件。

五、项目部档案工作职责：

（一）认真执行本《细则》规定，落实档案工作领导小组指令，在项目公司档案工作专班和驻地办的指导下，切实做好施工文件材料立卷归档工作。

（二）明确一名副经理分管档案工作，在项目总工具体指导下，专职档案人员负责每天向各工区（工班）和项目部各部门收集施工和来往文件资料，并按本《细则》要求进行分类预归档，专盒专柜保存。

（三）本着工程施工与相关文件资料同步形成原爿，结合单位工程（或分部工程）完工先后，分批、分期地将先完工程文件资料报驻地办审查、签认，以利于保证档案质量，加快立卷归档工作进度。

（四）在所承担的主体工程接近尾声时，应立即安捧技术人员若干名，组成专班，负责竣工图纸绘制、编排工作，确保项目竣工文件齐全完整、准确、真实、符合法规、并具有可追溯性。

（五）按合同要求如期完成、竣工文件（含竣工图）编制、移交工作。

六、本项目所有档案工作人员职责：

（一）贯彻执行国家和行业关于档案工作法规，落实本‘细则>各项要求。

（二）认真搞好本单位（部门）的竣工文件的收集、整理、预立卷、归档、移交工作。

（三）确保收集的竣工文件材料齐全、完整、真实，档案逻辑性强，便于查考。

（四）忠于职守，遵守纪律，保守秘密。

七、项目公司档案室职责：

（一）在档案工作领导小组领导下做好档案室工作。

（二）配合档案工作专班按本《细则》要求，完成本项目竣工文件材料的组卷归档工作；制定档案管理办法和检索、调阅和利用等服务措施。

（三）督导档案整理中介完成本项目档案统一分类编号工作。

（四）确保本项目档案安全，切实做好档案库房防鼠、防虫、防盗、防潮、防光、防火、防有害气体的七防工作。

第三章收集与预立卷

第九条本项目文件材料具体收集范围与收集、归档责任分工详见附件3，电子文件须与纸质文件同步收集归档，并使两者建立互联；如果前期工作阶段未形成电子文件的，可采用图像扫描或微缩方式予以补齐。

第十条平时积累

各参建单位应建立健全各自文件材料收集、整理和预立卷制度，配各档案人员按照附件3中相关范围和责任，结合项目建设程序的不同阶段（或工序）文件材料产生的自然过程，分别及时做好收集、整理与预立卷工作。

第十一条项目文件质量要求

一、收集、归档的项目文件材料必须是完整的原始件。

其中项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件仅为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。

二、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。

字迹要清晰、端正、图面要整洁。

不能用热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久的字迹材料书写；凡为易褪色材料形成的并需要永久和长期保存的文件（如原材料出厂证明等），应附一份复印件，同时将原件裱糊在复印件的背面（空白面），摆放时，原件正面朝上。

三、计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。

表格式样应铅印或用计算机激光打印。

四、签名栏应由本人亲自手签，并签全名，不能采用打印或图章。

特殊情况需要代签，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上代签人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。

五、开工申请批复单、变更申请批复单、单位（分部、分项）工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（项目部）和监理单位（驻地办）共同盖章。

需要单位盖章的资料应盖红色印泥图章。

六、写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不允许用涂改液修改或用刀刮改，并盖上修改人的私章。

七、竣工文件中形成的纸质材料及科技档案分类目录、卷内目录、备考表均应使用激光打印机打印，所使用的纸张统一为A4（297X210）号纸或A3（297X420）号纸，小于A4纸规格的文件应粘贴在A4纸上，除竣工图表外要统一按A4（297X210）号纸的规格折叠，竣工图、表要统一缩成A3格式后组卷（除房建竣工图外）。

八、归档文字材料对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。

第十二条收集归档的文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。

勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录；如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容应规范，产生及使用部位应标注清楚，相关签署手续应完备，且相关责任人应亲笔签名。

第十三条承包人和监理以及项目公司各部门等全体参建单位应建立电子文档，各种文字载体的竣工文件资料都应有电子档案。

各参建单位每月应将当月形成的各种文字载体的文件资料进行整理，同时将电子文档台账递交项目公司与监理相关部门各1份。

第十四条项目公司委托的档案整理单位应按合同要求将需扫描的纸质文件档案，按纸质档案数字化技术规范（DA／T31—2005）要求，进行扫描，写入不可擦除型光盘．纸质档案数字化各个环节均应进行检查验收、登记，并及时整理、汇总，装订成册，在完成数字化的同时建立完整、规范的记录。

第十五条工程声像材料的收集

一、照片资料

作为档案保存的数码照片，原则上不要对照片本身进行处理，照片上的原数据，不仅是拍摄时间与光线条件的记录，还可以起到原始凭证作用。

照片资料按统一的照相册归档并附底片（数码照片应先冲印出成6英寸照片用专门的影集归档，再刻录成光盘，装入档案盒，影集与光盘中的照片要保持一致；必须交叉放置时，数码照片附所存储光盘的编号及序号）和说明，说明必须打印，应写明照片所反映的工程所在位置、部位与内容，要求文字简洁，一般不超过200字；声像档案的说明必须打印，必要时应附解说词；

二、收集

工程建设过程中的录音、录像资料都应收集，归档时，要标明每盘音像责任者、囊嗣时间、地点、内容、顺序号、保管期限、摄制人等。

建立声像资料卡片，声像羹料卡片上文字要打印（可用EXCEL．软件编制固定大小的单元格，根据文字多少选择字型号的大小，一般为小四号宋体）。

三、整理

照片档案的整理、编排既应符合《照片档案管理规范》（GBTll821一2002）的要求，又要与其所反映的工