采购管理手册.docx

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采购管理手册

第一章采购中心组织结构

采购中心总经理

采购中心副总经理

高级采购经理

MST经理采购经理商品后勤部经理

MST职员采购助理职员

第二章仓储超市采购的定义

仓储超市采购的英文表达是“MECHANDISE"。

它有别于制造业为满足生产需求而进行的原材料购买行为，是仓储超市为完成商品稳定增值和销售而进行的有组织、有计划的购买行为和配套销售行为。

它是在一定采购决策思想指导下进行的一个包含市场调研，采购方案的制定，供应商调研，商务谈判，商品的购买及商品在店面的布局摆放展示的全过程。

第三章对采购人员的基本要求

（一）工作态度的要求

1．具有很强的敬业精神。

2．诚恳、认真、严谨、积极进取。

3．有礼有节，谦顺平和地对待他人，营造和谐高效的工作氛围。

4．不断学习掌握专业知识和产品知识。

5．以平衡的心态对待工作中的问题和困难，寻求积极的解决方法，提高团体协作精神。

（二）素质要求

1．受过良好的高等教育。

2．具有较高的EQ，良好的沟通能力和协调能力。

3．良好的综合素质，如判断力、决策力，高超的谈判技巧，组织管理能力，分析解决问题的能力，文件管理能力及文字处理能力等。

4．熟练运用计算机及商品管理系统。

5．熟练掌握英语。

（三）工作纪律

1．任何人不能以任何方式损坏公司利益和形象为结果，而谋取个人所不应得到的利益，违者将严惩。

2．上班：

除特殊需要外，采购中心人员上正常班（8：

30AM~5：

30PM），每天工作时间8小时，每周计40小时。

3．市内外出：

SM或M离开公司到市内办事必须通知其AM及MST离开及预计返回时间，收到公司呼唤时应立即回复。

4．外地出差：

采购中心人员出差必须在二天前将出访计划交中心副总以上批准（见出访计划表），回到公司24小时内要将出访总结交中心总经理或副总经理。

在外地其间，出差人员应每天给MST通话一次。

如无特殊原因，出差人员应及时返回，否则应经中心副总经理以上批准。

一般情况下，SM、M及AM不能同时出差，应留AM在公司处理一切事务。

5．办公室及会议室：

来访人员禁止进入采购办公室，应充分利用会议室进行洽谈。

中心各人员必须保持办公桌及办公室的清洁。

6．样品：

样品一经采用，应交店内销售，未被采用者在二个月内有可销售价值的也交由店内出售。

样品未经许可不可自用或送人，样品管理必须有序（样品保管预交给店里销售要有手续）。

7．工作计划原则：

一．根据采购工作的八个基本内容，每四周制定例表计划。

（2）任何对所制定计划作出的较大修改，须向上一级经理请求许可。

8．例会：

每周一次例会，由中心副总经理，高级采购经理，采购经理（出差缺席时由其助理代表）及MST经理参加，会议主要内容包括：

（1）一周工作总结：

与会人员简要发言，总结一周工作。

（2）新产品介绍：

新厂家、新产品应在会议做介绍，听取大家意见，是否接受其进入东方。

最后由中心总经理汇同商店作最后决定。

（3）四周工作计划：

SM及M把下四周的工作计划表交由例会讨论，听取大家意见。

（4）由中心总经理安排下一步工作。

（5）会议内容由MST负责整理纪录，并存档备查。

（1）店内工作：

采购中心所有人员一律进店，与对应商品部门紧密配合，做好商品进店、摆放、展示、陈列、补货、退货等工作。

要了解顾客对产品种类、价格、质量的反映,店员对产品销售情况的反映,因此在店内服务是最好的方式。

二．店内主要管理人员与采购部门视具体情况安排定期的沟通会议。

10．保密：

各级人员必须严守公司商业机密,如：

供货商名单、供货价格、合同条款等。

泄密者将予严惩，视情节轻重,直至开除出采购队伍。

第四章采购工作的基本概念和原则

一.商品的构成：

商品是由品种和档位构成的,分为部类、大类、子类、SKU四个层次。

品种的齐全指：

a.大的部类都要有设置b.大类的齐备c.子类，即系列的配套d.SKU，即款式、花色、规格、型号的相对丰富。

而且部类系列之间要讲究整体的配套。

档次的齐全指价格的齐全。

仓储超市的高、中、低档率的配比一般为2：

5：

3。

部门的各档次率的计算公式是

部门的各档次SKU数

部门的所有SKU数

价格：

（一）进价：

指进入系统的成本价，须含括运费、关税、增值税等附加成本。

1．国内商品

（1）FOB条款的情况下，我方承担运费，必须要有运输发票。

（2）CIF条款包含保险费和运费，它趋近或等于到店价。

（3）增值税是我们这种正规商店在采购过程必须考虑的成本之一，在供应商不能提供增值税发票，但产品的质量和价位都可以接受的情况下，可要求供货商让利承担增值税，标准是：

报价0.8547。

2．国外商品

进价成本=CIF价或（FOB价+运费）×（1+DUTY）×1.17

（二）零售价：

1．东方家园零售价的概念：

价格是某产品能够被市场接受的价值，东方家园的产品价格必须低于同一产品在当地的市面成交价格，也就是说，我们所遵从的是市场定价而不是成本定价——天天平价。

天天平价是仓储型商店的根本。

作为采购人员，我们决定着顾客对东方的“感觉”，顾客是否感到东方的价格为最低将决定顾客是否到东方来。

我们在定价时一定要明了这一点，自觉地以最低成交价来衡量店内每一样商品的价格，一旦有人反映某些商品的价定高了，我们必须在24小时做出修改。

2．市场定价：

市场定价考虑两个问题，一是市场价格相抵的产品如何定价，二是独家经营的产品如何定价，什么是市场能够接受的价格。

（1）价格透明度高，敏感型产品在定价时，须接近或低于市场批发价，比零售价低8~10%。

（2）主导产品在定价时要比实际市场成交价低3~5%。

（3）独家经营的在定价时要根据市场接受能力提高毛利率。

3．定价尾数规则：

（1）单价100元以上的产品，标价不得有“角、分”，必须是整元。

（2）标价的尾数必须是“6”、“8”或“9”，不应出现其他尾数，例如“142元”应改为“146元”或“148元”（毛利和市场竞争价特例对待）。

（3）“角和分”的标价应为“49”、“79”、或“99”。

4．产品滞销的原因：

产品卖不出去，有下面几方面的原因，各采购人员要进行分析，哪些是你能控制的因素，哪些是不能控制的，再从可控制因素入手，不能坐等。

——季节

——价格或档次

——产品质量

——配套产品不全

——展示不充分

三.滚动平均成本：

公式：

滚动平均成本=当前库存数量×当前成本+新进数量×新进成本

当前库存数量+新进数量

四.毛利率、滚动毛利率：

公式：

毛利率=（零售价-总成本）/零售价

=（2-1.33）/2

=0.335=33.5%

销售额是首先要追求的目标，然后才是毛利率。

公式：

滚动毛利率=（零售价-滚动平均成本）×100%

零售价

五.周转率：

周转率=销售额/平均库存（零售价计）

美国HOMEDEPOT平均周转率是5。

我们可以此来推算销售额或应有的平均库存。

例如：

（1）如果平均库存量是30，000，000元（零售价计）

则：

年销售额=平均库存×周转率

30，000，000×5=150，000，000元（一亿五千万）

（2）如果我们想把年销售额提高到250，000，000（二亿五千万），则平均库存要增加到

=年销售额/5=250，000，000/5

=50，000，000（五千万元）

（3）周转率是5，也就是说每12个月/5=2.4个月所有库存周转一次，那么最大的

库存量不应超过三个月的销售额。

采购中心的基本程序

这里我们用下图简单描绘采购工作的基本程序，然后逐一展开叙说。

（1）采购决策：

1、采购决策是一个无限发展的过程，它与市场调研、供应商的调查是同步进行的，同时指导着采购工作的全过程。

2、采购决策的内容：

a.本店的市场定位和顾客群定位。

b.品牌和供应商的选择及其所占的货架数，还有对应的首批订单的数量。

c.谈判的最理想条款和最低条款，主要考虑的是价格条款、运输条款、服务条款。

d.采购时间表包括什么时候与供货商签定合同、下订单，货物什么时候进店、上货架、摆货、开业等细节。

（2）市场调研

a.市场调研的目的是解决商店的市场定位问题，包括商品的构成、价格和顾客群定位。

b.市场调研的四要素

（1）品牌：

要了解市场流行、畅销的品牌是什么，及其占市场销售的份额；还要了解不畅销的品牌是什么。

（2）价格：

要了解品牌在市场上以什么样的价格销售，批零差价是多少，还有批零差价的稳定性。

批零差价的稳定性在某种程度上也反映了品牌在市场上的竞争力。

（3）顾客群：

要了解市场消费有哪些顾客群，占多大比率，最关心的是什么。

（4）网络：

要了解供货来源，分销网络和付款方式。

3、调研的层次与方法：

（1）宏观市场的调研

1．研究分析目标行业的成功企业典范，如企业的发展，经营理念与模式及优势。

2．研究分析目标市场的容量、增长点、消费水平及生产力水平。

（2）微观市场的调研

a.外部市场调研

又称角色调研，指采购员通过不同角色的扮演，从各种渠道了解商品在市场上的来拢去脉，举例如下：

个人消费者的角色可了解到品牌、品质和零售价位。

装修队的角色可了解到货物的批发价、毛利率、货源及竞争对手。

发展商的角色可了解到货源并推算出成本。

供应商的角色可了解到进货和销售网络。

b.内部市场调研

又称市场评价，主要通过下面4个方面来反映,内部市场是否良性发展并且在市场上具有竞争力。

（1）顾客群的分析

分析了解顾客群的类别,所占比率及其消费能力。

（2）客流量

主要反映在每天的成交单数和平均每单成交额。

（3）销售

（4）卖点

指特别吸引顾客光临的经营特征。

一个商店是否有卖点是其在竞争中得以生存的必要因素之一。

（3）供应商

仓储超市的供应商（Vendor或Supplier）是制造商（Manufacturer）或代理商（Distributor）。

通过商店，供应商和顾客达成了商品和资金的交换。

通过合作，商店对供应商的品牌和服务达成认知，供应商对商店的理念和管理达成认知；通过对商品的购买，商店了解顾客的要求，顾客对品牌和服务达成认知，顾客对商店的理念、商品结构、价格、服务和管理达成认知。

商店根据市场和顾客群选择正确的供应商，并取得正确的配套价格和服务，再以正确的配套价格和服务卖出，使所有的消费者成为永远的回头客。

（一）供应商的调查

a．调查的目的是为了了解合作伙伴

（1）供应商的优势和强项及劣势和弱项，以便扬长避短。

（2）平衡、协调、利用竞争性的供应商间的矛盾，有利我方。

（3）适应、改造、驾驭供应商。

2．调查方式

a.正面调查：

指直接从供应商处获得的信息材料，以及通过行业查询，参观、谈判方式获得的信息。

b.侧面调查：

指通过与其竞争对手和企业的下属人员的交谈了解供应商的弱点和问题。

c.延伸调查：

指通过对制造商的销售公司，经销商和代理商的调查，了解供应商的状态和能力。

c.调查要素

a.资信调查

a.企业的性质包括工商注册和税务登记。

b.投资资金状况包括注册资金、固定资产、流动资金、设备技术来源及商标。

c.信贷水平包括负责状况及资产比率。

d.高层管理指企业决策人的学历、社会关系及资金等背景。

e.企业文化的了解。

b.市场调查

a.市场发育程度及各级消费评价。

b.市场占有率及年销售额和供求状态。

c.市场战略包括网络建立、管道、定价原则、广告、培训、售后服务和地域差异。

d.经常评论的竞争对手的论点论据。

c.生产调查的目的是了解供货商的供货能力和水平

1．原材料供求关系及渠道。

2．技术设备与生产容量。

3．人员素质和质量检测。

4．生产更新和市场转向能力。

5．仓储运输能力和条件。

d.调查的注意事项

a.调查与反调查的公平性。

b.在对我方不重要，但对对方重要的方面要敢于让步，以获得更大的利益。

c.礼为上。

d.据理力争。

e.善于捕捉时机。

（二）供应商的评估

对供应商的评估是为了了解什么样的供应商是我们需要的，及供应商的状况。

a.基本条件

a.有市场（或潜在市场）、有竞争力、有畅销率、有毛利率。

b.有供货实力，既有丰富的品种、有安全的库存、有严格的供货时间。

c.能满足商品的整体档次要求及我方规定的最低条件和要求。

d.直接的供货条件。

b.评估

（1）体系评估

1、供货商的数量，管理原则是尽量控制供应商的数量。

2、供货商的区域是由消费文化及运输费用与价值比决定的。

3、市场和企业的发展水平。

（2）成本核算指产品在哪里生产成本最低。

这有时也影响了产品、区域设定。

（3）档次评估是为了解决不同档次在商品构成所占的比率。

（4）销售评估是为了解决供应商主次关系问题，要抓住重点厂家和SKU，保证及时供货。

a、保证及时供货原则：

对于畅销产品，如果由于付款原因（东方不能按时付款或厂家要求更改合同等）而已造成或将造成缺货，各采购经理可以改变原合同规定的付款条件，以便厂家能够及时发货，保证畅销产品随时有足够库存或者至少要把缺货的时间减至最少。

b、重点厂家原则：

各采购经理可以根据每个厂家的销售额将部门内厂家分成四类：

级别占SKU总数的%占销售额的%

*A10%60%

*B10%20%

C50%15%

D30%5%

（*提醒：

A、B级别一定不能缺货，搞好关系。

A、B两类为重点出访对象，订货时如需调整数量，应加大A、B类厂家的订货量）。

c、重点SKU原则：

每个厂家内部都有好销和不好销的SKU，不好销的SKU中有些是必要的，有些是可有可无的（卖掉现有库存，不再进货），要区别对待。

整个商店内所有的SKU也可以分成四类：

级别占部门厂家总数的%占销售额的%

*A10%60%

*B10%20%

C50%15%

D30%5%

（*提醒：

A、B级别一定不能缺货，可大量进货。

对于SALE=0个SKU，应尽最大努力与厂家换货，直至退货）。

（5）供货商的企业性质关系到供货商体系的质量，理想合作企业是外商独资或中外合资企业。

这类型的企业有先进的管理，敏感的市场触觉，雄厚的资金，易于配合。

（6）结算方式的评估关系到资金的安排。

（7）质量的评估是为了解决产品结构的调整，达成品种、配套条款、销售的最佳状态。

内容包括供货内容、销售额与毛利率，投资回报率和合作条件。

四、商务谈判

商务谈判谈的是供货条款、价格条款和服务承诺。

（1）商务谈判十大要素

言谈举止

商务谈判时，采购员代表的是企业的形象，要注意穿着适合场合，举止有礼有节，言谈有教养。

（2）充分的准备

包括名片和尽可能齐全的公司资料。

（3）接触之前充分了解对方

（4）侃价决窍

a、逼到墙角法，把价格侃到最低点，使自己处于主动控制谈判的地位。

b、东拉西扯法，与对方谈我公司的实力、合作前景，及其它长期合作机会，使对方感到让利的必要性。

遇到谈不下去的情况，只能暂时停止谈判，想其它的办法，试图与对方交流感情，让对方进一步了解项目。

发生纠纷时，要保持冷静，抓住对方弱点，据理力争，争取主动，不能首先承认合作中由我方造成的某些失误。

就谈判内容做专业知识方面的准备。

设定目标，反复争取，坚持不懈。

熟悉合同条款，与供应商的合同一律采用我方合同，采购员必须把合同条款倒背如流。

严格遵守与供应商的各方面约定，例如谈判时间。

（2）谈判附带条款

（14）要求产品的质量认证和各种许可

（15）明确供货时间和交货地点。

供货时间是指从订单得到供应商确认后到货到交货地点的时间。

（16）明确运输责任、费用和方式。

（17）要求提供培训、展示和广告。

广告有两种形式。

（一）对主要供应商可要求1%的sale的广告费用。

（二）临时促销性质的广告要求。

（18）规定最小订单的货值。

（19）验收标准

（20）退货条件

（21）损坏补偿

（22）大批量优惠

（23）特殊定单，了解供应商是否接受特殊定单及最小定单和条件

（24）托盘和垫格是否需收回

（25）新店政策：

在新店开业时，可要求供应商提供以下优惠

a.额外付款期dating，通常比正常付款期延长60天。

b.折扣discount

c.免费样品freesample

（13）付款条件和结算条件

（二）款到发货（prepay）

（三）货到付款（downpayment）

（四）承兑汇票（draft）,是银行信誉担保的汇票，时间通常为15天至180

（五）天，价值不超过1千万元。

（六）批结，指再次定货时，供应商要求结清上批货款，方予以发货。

（七）经销（T/T）又称电汇，付款时间通常为30天、40天、60天、75天和

（八）90天。

这是最理想的结算方式。

付款时间可参考公式：

天数=365/周转

（九）率，根据实际情况与供应商商定。

（一十）代销（consignment）,结算根据实际销售数量，优势是可利用供应商的货物和资金，缺点是成本提高。

（一）信誉额度，指正常付款期内可拖欠的最多货款。

在争取最大信誉额度时可参照公式：

旺季期内的定单总值*1.5（安全系数）。

（二）违约和其它，违约条款包括有效期和仲裁地点的规定。

（3）定货合同

谈判达成协议之后应立即签定合同。

东方家园供货合作协议书如下：

供货合作协议书

本协议书是为建立东方家园有限公司供货商体系，由东方家园有限公司与供货厂商以中华人民共和国《经济合同法》为基本准则，经过友好协商共同确立。

本协议书各条款所确定之双方的责任、权力、义务与利益，将覆盖东方家园有限公司与供货厂商今后签定的每一份商品交易订单，无论是原件、复印件或传真件，均应遵守本协议的各项条款的规定。

当事人双方

甲方：

东方家园有限公司（以下简称甲方）

法定地址：

北京市丰台区西三环南路55号

电话：

传真：

电子信箱：

　　开户银行：

帐号：

税号：

乙方：

（以下简称乙方）

法定地址：

电话：

传真：

电子信箱：

开户银行：

帐号：

税号：

上列甲、乙双方之法定地址及通讯号码即为协议双方法定通讯地址，双方发生之一切有关业务联系，均以发到上列指定处为准：

如上列内容发生变更，发生一方应在变更生效前48小时通知对方。

如一方未按上列指定联络地址、号码向对方发送信息，由此产生的延误所造成的后果均由以生错误一方承担。

（二）资信证明

协议双方应向对方提供营业执照、税务登记证、注册商标登记证、法人委托书、专利使用许可证明及特殊商品和国家有环保要求等，衽生产许可证制度的生产许可证。

上述各项资信证明双方均应提示正本文件给对方验证，并充许对方影印存档备查，如有提供不实资料，一切法律后果和经济损失由制伪者承担。

如发生伪冒、侵权行为所引起的法律责任和经济损失均由伪冒者承担。

（三）商品名称、规格、价格、包装率与最小批量：

由于甲方要求的是建立长期、稳定的供货体系，而能够稳定、大量地销售产品也能够给乙方带来最大利益，经协商乙方将以优惠价格向甲方提供以下产品。

商品名称型号

规格

单位

单价

包装

及包装率

最小订货量

最低发运量

交货周期

此价格为出厂价/到甲方仓库价

（四）价格优惠政策

乙方同意如果在商品装运前，供方已将价格下调到低开协议书价格规定时，则协议书规定价将随之下降至此时的价格。

乙方如拟提高协议书规定商品价格，必须提前60天以书面形式通知甲方；若提价被接受，甲方将签发一份注明生效日期的书面确认书给乙方。

否则，对于商品实际价格超过订单价格的部分，甲方将不予支付。

乙方为鼓励甲方促销其产品，同意在甲方的年购买总量（总额），达到（万元）时，按年购买总价值的%返还利益给甲方，这项返还从甲方应支付乙方的货款中抵付。

当甲方为营销需要而组织特殊促销活动时，乙方将给予某些商品一次性价格折扣，以示对甲方的支持。

具体品种和折扣率另议。

乙方为支持甲方多开新店，当甲方每一新店开业的第一批商品给予一次性优惠，品种和折扣率另议。

（五）订货确认书

甲方将依据销售的需要，定期向乙方下达订货确认书，以确定每一批次向乙方实际购买商品的数量。

订货确认书见（第22页）。

此确认书为本协议的延伸和实施，并受本协议的制约。

乙方收到确认书后，如不能有关按有关内容执行，需在48小时内通知甲方（遇周六、周日、节假日顺延）如在此时间内未提出异议，则视为同意。

（六）质量证书及检验标准

乙方应向甲方提供其产品所执行的产品质量检验标准，其中包括国家标准、部颁标准及企业标准；并出具有效的省、市级质检机构的检验报告。

所有产品应具有出厂检验合格证。

甲方有权对产品质量进行复检，如复检不合格甲方有权退肥货并追索连带经济损失。

（七）包装

产品应以适宜销售的数量和规格尺寸进行内包装，内包装外侧应用中文标出产品名称、规格、型号、等级、花色、必要的使用说明、警告标识以及生产厂名称、地址、电话等。

产品应具有相应强度的材料和适宜搬运的规格尺寸进行外包装，外包装上应标明码放层数等注意事项，并标明产品名称、规格、型号、等级、花色以及生产厂名称。

产品应尽可能使用托盘或格垫进行集运包装（托盘需回收的请注明）。

乙方应积极申请成为中国商品条码系统成员，并在商品包装上印刷或粘贴商品条码。

甲方将要求乙方在产品上粘贴甲方专用条形码，条形码由甲方提供，由乙方按甲方要求的部位正确粘贴。

（八）损耗与补偿

由于产品在正常运输、搬动中亦会造成破损消耗，经双方协商财同意：

按订单量的%作为正常损耗的补偿，由乙方按订单的10%发货，或由乙方按实际发生数量，在不超过订货量10%的限额内给予补偿（或冲抵应付款）。

（九）促销宣传与售前、售后服务

为充分利用甲方的销售场地宣传乙方的产品，甲方将提供给乙方一指定位置供乙方展示产品性能、使用说明、维护保养常识等。

展板的设计、制作、安装及相应的费用由供货商承担。

乙方如备有发放给消费者的印刷品，需在供货时一并提供给甲方，由甲方及时散发。

如宣传品有不实之词或与法律相冲突，乙方应承担全部责任。

甲方将利用促销广告、导购资料等进行宣传，乙方若拟利用这些媒体制作广告可向甲方提出，并提出艺术构思、规格说明及乙方形象标记等资料，任何广告制作需经双方认可。

为了有效地向顾客提供优质服务，乙方有义务对甲方人员进行品知识的

培训，包括：

产品特性、使用、安装、维护知识及产品质量保证、包修、

包换条件等。

3）乙方为顾客提供如下售后服务：

（十）运输与保险

乙方保证按订单所确定的到货日期将产品运达订单指定的地点，提前或延后不得超过二天。

如需分批交运时，应在运输单据上注明。

运输方式为：

公路运输、铁路运输、公铁联运、公路海运联运、空运。

本协议确定之运输方式，非经双方同意不得变更。

乙方应对所付运的产品按订单价格的全值投保并支付保险费。

在结算货款时将运、保费单据附于同批商品发票后面。

凡乙方投保《产品质量险》或《产品责任险》的，乙方同意递交本协议书的副本给保险公司，并由保