采购合同管理流程.docx

采购合同管理流程.docx

《采购合同管理流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购合同管理流程.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

采购合同管理流程

采购合同管理流程

　　篇一：

采购合同管理程序

　　1.主题

　　采购合同（包括物流代理合同、仓库租赁合同、装卸服务协议，以及临时性运输协议、协议补充条款等）签订及管理程序。

　　2.目的

　　规范采购合同的签订和管理程序，提高合同签订的时效性，确保公司业务的正常运作及各部门按照规范的程序管理和使用合同。

　　3.适用范围

　　此程序适用于公司总部及各分支机构签订的所有采购合同（包括物流代理合同、仓库租赁合同、装卸服务协议，以及临时性运输协议、协议补充条款等）。

　　4.职责

　　公司各分支机构负责人（或授权人员）负责寻找物流供应商（包括运输代理商、仓储资源提供及专业装卸服务提供商），并商谈价格和合同条款；总部运营管理部代表公司审核供应商资格、价格及合同条款等内容；总部财务部代表公司审核合同中费用结算等内容；运营管理部负责人负责签订临时性协议；总经理负责签订正式协议。

　　5.参考

　　6.程序

　　采购合同签订及管理流程

　　物流采购合同签订及管理流程以《TPS运营部采购合同签订与管理流程图》的形式体现（见附件A）。

　　采购合同的签订规定

　　采购合同签订分为新采购合同的签订、合同续签、临时性（一次性）协议签订、补充协议签订几种类型，新采购合同的签订主要包括新物流代理合同的签订与新仓库租赁合同的签订（装卸服务一般伴随仓储服务而存在，因此装卸服务协议一般亦体现在仓库租赁协议之中）。

　　新物流代理合同的签订

　　新物流代理合同的签订可分为运力分析与测算、运输资源需求申请、合同商谈和审核、试用代理协议的签订、正式物流代理合同的签订几个阶段。

　　运力分析与测算：

分支机构负责人（或指定运输负责人）经过对本分支机构的运输业

　　务量、运力结构及运输市场进行分析和预测后，结合公司项目需求提出需要增加运

　　力的承运线路、物流代理数量和所需的运输方式等。

　　运输资源需求申请：

分支机构需要新增运力时，分支机构负责人（或指定运输负责

　　人）应首先填写《运输资源需求申请表》（见附件B），由分支机构负责人签订意

　　见后，将申请表转交总部运营管理部，运营管理部负责人批准回复后，分支机构开

　　始与目标代理商洽商合同。

　　合同商谈和资信审核：

分支机构在确定目标物流代理商后，应尽快商谈、确定双方

　　合作的内容。

具体内容如下：

　　A.合作方式；

　　B.运作内容；

　　C.运输价格；

　　D.责任划分；

　　E.货损货差赔偿办法；

　　F.保险和索赔；

　　G.业务指标；

　　H.费用结算；

　　I.其它内容。

　　分支机构在商谈物流代理合同的同时，应要求物流代理商证明其经营的合法性并具备成为TPS物流代理商的资格。

具体需要代理商提供以下证明材料：

　　A.企业法人营业执照；

　　B.税务登记证；

　　C.组织机构代码证；

　　D.道路运输经营许可证（或其它行业资质证明文件）；

　　E.发票样本；

　　F.企业法人证明材料等。

　　试用代理协议的签订：

（是否有必要）

　　a.在确定与新物流代理商合作后，新物流代理商必须经过三个月的试用期。

即试用

　　运输协议为期三个月。

　　b.试用期双方签订临时运输协议。

临时运输协议必须遵循双方事先商定的条款和价

　　格。

　　c.新物流代理商试运作前，如有必要，应先交纳一定数量的运作风险保证金。

保证

　　金在物流代理商试用期满（若正式合作，则到正式合同期满）之后，应退还给物

　　流代理商。

　　d.各分支机构直接将试用运输协议送到总部运营管理部审核。

　　e.试用物流代理合同由总部运营管理部负责人签订。

　　正式物流代理合同的签订：

　　a.正式物流代理合同是建立在对物流代理商试用期考核的基础之上。

签订的条件是：

　　物流代理商试用期内连续三个月综合考核均达到TPS的运作要求且资质合格。

　　b.正式物流代理合同为期一年。

协议条款或价格至少每半年审核一次。

审核后需要

　　修改内容做为合同补充条款执行。

　　c.正式物流代理合同原则上执行临时运输协议内除协议期限以外的其它条款和价

　　格。

特殊情况下，可以修改临时运输协议，以形成正式物流代理合同，但修改必

　　须经过运营管理部负责人的同意。

　　d.各分支机构直接将正式物流代理合同送到总部运营管理部审核。

　　e.正式物流代理合同由公司总经理签订。

　　新仓库租赁合同的签订

　　新仓库租赁合同的签订可分为仓储能力分析与测算、仓储资源需求申请、合同商谈和审核、仓库租赁合同的签订几个阶段。

　　仓储能力分析与测算：

分支机构负责人（或指定仓储负责人）经过对本分支机构的仓

　　储业务量、仓储能力结构及仓储资源供应市场进行分析和预测后，结合项目需求提

　　出需要增加仓储资源的地区、仓储面积，以及仓储条件要求等。

　　仓储资源需求申请：

分支机构需要新仓储资源时，分支机构负责人（或指定仓储负

　　责人）应首先填写《仓储资源需求申请表》（见附件C），由分支机构负责人签订

　　意见后，将申请表转交总部运营管理部，分别由总部运营管理部、市场部及总经理

　　批准回复后，分支机构开始与目标仓储资源供应商洽商合同。

　　合同商谈和资信审核：

分支机构在确定目标仓储资源供应商后，应尽快商谈、确定

　　双方合作的内容。

具体内容如下：

　　A.合作方式；

　　B.仓储价格；

　　C.责任划分；

　　D.费用结算；

　　E.其它内容。

　　分支机构在商谈仓库租赁合同的同时，应要求仓储资源供应商证明其经营的合法性并具备成为TPS仓储资源提供商的资格。

具体需要其提供以下证明材料：

　　A.营业执照；

　　B.税务登记证；

　　C.组织机构代码证；

　　D.仓库经营许可证；

　　E.发票样本；

　　F.其它证明材料（如消防合格证、土地使用证、房屋产权证、仓库照片和其他资料）。

　　仓库租赁合同的签订：

　　a.仓库租赁合同签订的条件是：

经过综合考评，确定所选择的仓储资源满足TPS的

　　《仓库选择资质标准》。

　　b.仓库租赁合同的期限一般根据公司的项目需求而定。

　　c.各分支机构直接将仓库租赁合同送到总部运营管理部审核。

　　d.仓库租赁合同由公司总经理签订。

　　新采购合同签订的其它内容

　　新物流代理合同与新仓库租赁合同的签订需要在总部的指导、支持下进行。

　　总部运营管理部提供标准合同版本。

各分支机构可根据实际情况酌情修改。

合同的

　　商谈由分支机构负责人（或指定人）负责，必要时，运营管理部负责人可以指派人

　　员参与。

　　分支机构必要时需要实地考察物流供应商的经营场所和设施、设备等软硬件资源的

　　实际情况，并将考察情况（如代理的自有车辆情况、仓库实景照片等）会同商谈内

　　容汇报给总部运营管理部。

　　总部运营管理部负责对商谈内容和考察情况进行审核，并有权要求分支机构对合同

　　条款或价格做出解释或要求分支机构与资源供应商重新商讨。

必要时，运营管理部

　　负责人可指派人员对物流供应商进行现场考察。

　　采购合同续签

　　TPS分支负责人（或指定人）在合同到期一个月前，负责确定物流供应商评审的时间

　　表，并报告给运营管理部。

　　运营管理部负责人（或指定采购人员）会同TPS分支机构及总部相关部门人员一起

　　对即将到期的物流供应商的服务质量、合同价格、合作内容及条款进行综合评审。

　　并制定出相应的商谈目标。

　　TPS分支机构负责人根据制定的商谈目标与物流供应商就续约的相关情况进行商谈。

　　必要时，运营管理部负责人可指派人员直接参与。

　　仓库租赁合同续签仍需要分支机构负责人（或指定仓储负责人）提交填并得到总部

　　市场部、运营管理部及总经理批准回复的仓储资源需求申请。

　　物流代理续约合同的签订参照的d和e，仓库租赁续约合同的签订参照

　　的c和d。

　　续约合同的期限为一年（仓库租赁续约合同的期限根据项目需求而定）。

　　临时性运输协议的签订

　　临时性运输协议的使用条件：

　　A.分支机构运输负责人员和物流代理商对现有合同中未涉及的运点、车型的价格或

　　条款的临时性协议；

　　B.在紧急情况下，分支机构为保证客户的要求，和物流代理商对现有合同中运力紧

　　张的运输路线或车型达成的临时性协议；

　　C.为降低分支机构的运输成本，同到达地物流代理商签订的使用回程车的临时性协

　　议；

　　D.其它需要签订临时性或一次性运输服务协议的情况。

　　分支机构负责人（或指定运输负责人）在运用本规定时，必须填写《临时性运输协

　　议表》（见附件D），交物流代理商签字确认后返回分支机构。

　　临时性运输协议经过分支机构负责人书面同意并得到总部运营管理部负责人批示后

　　即可执行。

临时性运输协议需提交总部运营管理部备案并作为临时运输费用结算的

　　依据。

　　若临时协议涉及现有合作供应商，可将临时性协议转为协议补充条款。

协议补充条

　　款的签订遵循本程序第条。

　　协议补充条款的签订

　　协议补充条款是指对现有物流供应商合同中未涉及的或双方任何一方提出修改的，经过双方一致同意的合同部分。

协议补充条款一旦经双方签订，应被视为正式合同等同使用。

　　协议补充条款要求如果由物流供应商提出，则

　　a.物流供应商必须以书面形式向分支机构负责人提出；

　　b.分支机构负责人接到书面要求后，提出意见并转交运营管理部；

　　c.运营管理部负责人批复意见后，交分支机构负责人执行；

　　d.临时协议的补充条款由运营管理部负责人签订；

　　e.正式物流采购合同的补充条款由总经理签订。

　　协议补充条款要求如果由TPS部门或分支机构提出，则

　　a.提出要求的单位必须向运营管理部提出书面说明；

　　b.运营管理部负责人签订意见后，交分支机构负责人执行；

　　c.补充条款的签订同的d和e。

　　采购合同的评审规定

　　TPS分支机构就物流业务与物流供应商洽谈后制作合同文本。

　　篇二：

　　企业是大家的，报酬是顾客给的，工作是为自己而做！

　　篇三：

采购合同管理作业流程

　　采购合同管理规范

　　一、总述

　　1、目的

　　规范合同签订过程操作程序，确保合同有理有据，保证后期的采购工作及时

　　准确，确保公司的利益不受损害，以及后期索赔工作有依据。

　　2、要求

　　要求按流程操作，确保合同签订工作顺利流畅。

　　3、职责

　　严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵守审

　　批手续，加强供应商合同的管理。

　　二、适用范围

　　采购部

　　三、采购采购合同管理规范

　　1、合同的制定

　　采购合同文本由营运部负责编写，采用制式《商品采购供应书》、《超

　　市专柜合同书》|《超市补充协议》|《临时促销服务协议》、《业务授权委

　　托书》标准文本，根据《中华人民共和国经济合同法》和相关法规制定合

　　同的具体细节。

　　采用合同文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加

　　补充条款。

　　除采用标准文本外，非标准类合同由经办人负责起草，报主任，主管

　　副总审核。

　　2、采购合同签订的原则

　　签订合同的供应商必须具备法人资格。

　　采购合同必须合法。

　　签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则

　　签订合同必须坚持等价、有偿的原则

　　采购合同应当采用书面形式

　　采购合同应该双方合同公章方才有效

　　3、采购合同的内容

　　合同的标的：

设备、商品的品名

　　商品的条形码、品种、数量、规格，此项数据一般附在报价单上，采

　　购合同上必须注明报价单为合同附件。

　　要求供应商的商品带有条形码（部分生鲜食品除外），如不能提供须由供商至门店收货处购买，并按我方要求自行粘贴妥当。

　　商品的品种应具体，避免使用综合品名

　　商品的规格应规定具体颜色、式样、尺码和牌号等

　　商品的单位为超市最小实际销售的最小单位

　　商品的质量和包装：

合同上必须注明商品的包装方式，合同上应有具体的质量保证条款。

　　合同上有明确的包换、包修、包退的条款

　　4、商品的价格和结算方式

　　不论以何种方式报价，价格表上必须注明确切的商品进价（含税）

　　价格如发现变动，供商应于供货5日前通知（书面）采购员

　　合同上必须规定明确的商品结算方式

　　交货期限、地点和送货方式：

合同上必须明确注明交货的时间、地点

　　商品验收方法：

合同上必须注明验收的标准、.验收的方法、期限和地点

　　违约责任：

注明违约行为，违约行为的解决方法，通常以下三种行为为违约行为：

　　不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品

　　不按合同中规定的商品质量标准交货

　　逾期发送商品

　　合同的签署

　　合同的签订审批程序，按《新供商引进作业流程及规范》中规定执

　　行

　　合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。

　　合同一般在双方签字盖章后生效执行，外阜供商双方互传传真件。

　　传真件等同原件，具有同等法律效力。

　　经办采购员在合同签署后及时将合同归档登记。

　　合同的履行：

　　合同签订后，经办采购员负责对合同的履行进行追踪。

　　在合同履行过程中发生争议，经办采购员应及时向主管主任报告，不能与对方协商解决的，应请示主管副总是否依法采取措施。

　　合同的保管和销毁：

　　合同一式3份，采购、财务、合同管理部门各一份。

　　合同应隔年销毁。

　　5.合同异动

　　具体异动程序

　　采购员提出异动申请，填写合同异动申请书，填写完后由处主任、

　　采购经理、分管副总签字批准。

　　与供商签订新合同。

　　将签完字的异动申请表一式合同交营运部，营运部审核新合

　　同条款加盖合同，一联送总部机房，一联自存。

　　厂商更名需与新名称厂商签订合同，同时由旧供商法人出具债权转移证明书，按规定交纳更名费后由采购员填制供商更名表，一式二联，经采购处主任、采购部经理、分管副总签字后，持合同、债权转移证明书及新厂商有关证件与更名表交至营运部，营运部审核原合同与新合同条款无误后签字留存一联供商更名表、新合同书一份，一联由采购员交总部机房录入、同时将债权转移证明书交财务信息部入档