Office公文编辑指南.docx
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Office公文编辑指南
Office公文编辑指南
前言
公文是国家行政机关、政府机构、事业单位、各企业依法进行行政管理、生产管理不可或缺的重要文种。
随着计算机技术的发展，公文从创建到流转、存档越来越依赖计算机和通信网络。
公文标准化、规范化，有利于公文在不同的单位、部门间传递和保管，也有利于将来依靠计算机对公文进行分析处理和检索。
因此，编写该文档，旨在指导文字秘书职员进一步高规格使用当前流行的文字处理软件创建和打印规范的公文文本。
MicrosoftOffice办公软件提供了强大的功能，能够制作出很多精美的文档，通常情况下，我们可以仅通过调整字体和字号等设置来达到调整字的目的，但调整字体和字号并不能满足高层次的要求，并且通常情况下也容易导致不易发现的格式方面的错误。
OfficeWord提供了“样式”的概念，使用样式来统一管理文档中的各种字体格式，并且将样式和文档的内容意义之间关联了起来，因此，除了统一规范文档格式以外，它还方便计算机对文档的内容、文字的意义进行识别和处理。
规范化公文制作意义深远，本文从创建模板文档、制发公文、电子印章制作等多方面进行了详细阐述，其中的许多知识都是笔者结合各种教材和自身心得体会总结出来的。
时间仓促，难免有错误，欢迎读者批评指正。
修订记录
书写本文前，文档的部分模板已经成型，但考虑如果不加以说明，可能使用模板会产生诸多不便。
这个修订记录用于记录文档自创建以来所做的修改和调整。
我们在参阅国家标准和进行模板制作的过程中，遇到诸多难以制作，与标准由悖的问题，通过一次次加以修订，尽可能使文档在任何细节上规范化，并作为历史供参考。
修订记录是按照日期倒序排列的。
200901160号基准件中第一级列表的样式没有在标准中规定，根据参阅资料和文字秘书反馈，决定第一级列表加粗，其他格式不变。
20081222新增发文稿纸模板，docx和doc版本。
20081018上行文0号基准件中上行文留白更正为不对齐网格，段前空4.6行。
经测显示红头底边距天头79mm，实测距上页边距为12.3cm，已知天头距上页边距为37mm，存在打印误差。
在不同的打印机上使用需调整。
20081015其它模板按0号基准件执行。
200810150号基准件公文标题行间距修改为单倍行距，不对齐行网格。
200810120号基准件版记样式反线宽度要求与抄送多行右缩留空存在样式设置矛盾，提出质疑。
200810120号基准件输出测量，由于“仿宋GB2312”字体存在留白空间，以留白空间计算存在允差+2mm（页边距离标准值），但，成品套印文头与页边距离计算存在允差-3mm，两者均未符合要求。
提出质疑。
200810120号基准件多页选项为“双面套印”，页码套正。
经HP5550dn实测套正结果误差在允许范围内。
200810120号基准件修订讨论。
存在兼容性质疑，见烟草行业公文写作实用指南243页4.2，版心尺寸宽度与“仿宋GB2312”字体3号字行容纳量质疑，标准容纳量为26一级简体汉字，通过网格调整为28字。
第一章使用Office
第一节使用MicrosoftOfficeWord2003
1.MicrosoftOfficeWord2003界面
图1MicrosoftOfficeWord2003界面
MicrosoftOfficeWord2003是微软2003年推出的Office办公软件的一个组件。
微软自Office97开始，提供功能强大、易用的办公软件，在延续用户操作习惯的基础上，每一次都有新的改进。
2.操作MicrosoftOfficeWord2003
在Word中，我们可以从“常规”工具栏中找到字体等各种编辑在内的快捷方式。
常规工具栏依次排列为“样式编辑器按钮”、“快速样式选择器”、“自体选择框”、“字号选择框”、粗体按钮等等。
图2常规工具栏
通过“样式编辑器”按钮
，可以将样式编辑器调出，通常它会位于整个Word的右侧：
图3样式和格式编辑工具箱
一个新打开的文档，默认将应用“正文”样式，这个样式规定了使用宋体5号字，两边对齐排布，单倍行距，段前段后无空行。
除此之外，如果为一段文字选择了“全部清除”，那它将被设置为“正文”样式。
实际上，在Word中随意调整字体、字号等格式时，Word会为你自动创建一个新的样式。
实际上，如果你不太关心使用样式的话，这种自动创建样式基本上没有什么用处，而且毫无意义。
图4随意编辑字体字号时，会自动创建样式。
这不算是一个比较好的功能
Word自动创建样式的特性为使用样式增添了灵活性，但也牺牲了易用性，而且不容易维护。
这在Office2007中得到了一些改进。
图5虽然外表光鲜的一篇文档，样式却很乱。
足以看出编辑的功底
第二节基于样式的规范化排版
1.什么是样式
样式是将段落、字体格式、文档大纲等一系列针对格式的操作作为整体的集合。
一个样式包含了针对格式、段落、大纲的所有设置，样式还是继承的，因此还包含他的父样式对格式、段落、大纲所做的设置。
样式除了对段落、字体、大纲等内容作设置，他还将文档中不同部分的具体意义相关联，提供附加信息。
例如，指定一个称作“标题”的样式，那么Word就可以发现、收集和整理一系列应用了“标题”样式的段落，并且据此自动生成和维护目录，如果单纯设置字体、段落，则达不到这种效果。
样式还可以起到统一排版的作用，如果一篇文档中大批段落都使用样式来设置，当样式修改时，就可以大批量修改，且不会发生易忽略的版面错误。
另外，使用样式，就可以让其他访问Word的文档的程序知悉文档中各个段落和文字的意义，便于进行处理。
这也是将来为使用计算机全程控制发文的重要保障之一。
2.样式的分类
在MicrosoftOfficeWord2003中，样式分为“段落”样式、“字符”样式和“链接段落和字符”样式。
“段落”样式针对一个自然段进行设置，包括字体、字号、段落对齐、缩进、大纲级别等内容；“字符”样式仅针对字符进行设置，仅设置该制定字符的字体、字号等内容。
3.样式的特点
样式可以使用如下这样不算规范的图表来解释:
图表1样式的结构和内容
（1）样式的使用是广泛的。
在MicrosoftOfficeWord2003中，即便使用者不去关注和刻意使用样式，但Word默认会使用一个称之为“正文”的样式，这个样式由一个最基本的模板得来，它位于“C:
\Documentsandsettings\（您的用户名）\ApplicationData\Microsoft\Templates\Normal.dot”，通常情况下，这个样式规定了使用5号宋体、单倍行距、段前段后空0行、无缩进、正文文本等一系列设置。
即便您不关注和使用样式，一篇文档最初仍然是从一个正文样式开始，经过逐步调整才成为精美的文档。
（2）样式是继承关系的。
一个样式总是以另一个样式为基准，再通过设置而得来的。
除了“正文”样式以外，其他样式都有“父”样式。
除了你对它的设置以外，样式从它的父亲那里继承其他各种设置。
样式的继承特性可以很方便进行一些复杂的定义。
如，我们可以从“正文”样式为基准定义“页脚”样式，指定页脚的字体为宋体4号，但考虑奇数页和偶数页页码的位置分别在右侧和左侧，我们可以以“页脚”样式为基准分别定义“奇数页页脚”和“偶数页页脚”，分别设置他们的文本对其方式为右对齐或左对齐。
这样，页脚会保持宋体4号字大小，但文本却有不同对其方式，针对不同的页脚应用不同的样式，从而达到效果。
（3）样式和文本内容含义关联。
在Word中，尽管我们通过对字号，可以设置一篇文章标题可以大一些，正文文字小一些，但是对于计算机来说，它仅仅把文章的标题和正文看作是一个字符串而已，计算机不会认知标题的重要性。
使用样式，可以为一段文字赋予一个含义。
特别是在大纲视图中尤其有用，一篇文章不再是仅由正文组成，而是由不同级别的标题、正文和一个文章标题组成。
这样，计算机能够识别使用样式的这段文字是表示文章的什么部分，例如生成自动维护的目录，计算机就需要知道什么地方是标题，它才能据此生成目录并自动维护目录的正确性。
（图，在大纲视图中，文章不再是通篇一体，）
4.使用样式
通常情况下，使用样式遵循下面的基本步骤，下面给出这几个基本步骤，并且可以作为例子供读者参考：
（1）新建样式。
（2）设定样式中的设置。
（3）将样式应用到段落或文字。
（4）修改样式。
5.使用样式排版的一些建议
第三节关于使用MicrosoftOfficeWord2007
1.MicrosoftOfficeWord2007界面介绍
图6MicrosoftOfficeWord2007界面
MicrosoftOffice2007界面和以往的Office版本有很大不同。
微软在其界面上颇下功夫，但对于使用习惯了Office以前版本的用户来说，要熟悉该界面需要一定时间，不过熟悉了这个界面以后，使用起来会更加方便。
MicrosoftOfficeWord2007的主要操作都包括在左上角的Office按钮，以及称之为“Ribbon”的菜单工具栏合一的菜单功能区中。
Ribbon菜单按照使用方式将主要功能区分为几个大类，分别是“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”。
“开始”大类主要用于粘贴、查找文本，调整文本字体、段落格式以及使用样式等功能。
“插入”大类主要用于插入各类符号、表格、图表、对象、交叉引用，设计艺术字体，以及对页眉、页脚和页码的编辑。
“页面布局”主要用于控制文档的主题风格、页边距、稿纸设置等和页面布局有关系的功能。
“引用”大类用于添加在文档中自动生成目录、引文、摘要等能够由Word自行引用自动生成操作的功能。
“邮件”大类用于执行发邮件、制作动态页面合并等操作。
“审阅”大类用于检查语法、控制文档的修改特性、进行多人协作和保护文档等功能。
“视图”大类用于控制Word的编辑时外观，它不影响打印，但可以通过使用多种视图来更加轻松方便地对文档进行编辑。
和以前版本一样，你可以在Ribbon菜单区域找到任何你想要的功能。
2.MicrosoftOfficeWord2007中的样式
Word2007中，使用样式的功能和Word2003中基本相同。
但微软综合了各方面用户的反馈意见，对样式背后的程序功能作了些许调整。
对于普通用户而言，使用方式是一致的，但其行为已经进行了诸多改进。
特别是在细节方面，解决了一些细节上无法理解的操作结果。
如何管理和使用样式在Word2003样式介绍一节进行了详细说明，此处不再赘述。
下面仅列出一些使用Word2007时可能存在的兼容方面的问题：
（1）在Word2007中保存为Word2000-2003格式，页眉将使用默认“页眉”样式，而该样式在Word2000-2003中将会划出一条横线，因此保存之后，应立即打开文档并修改页眉样式为您所需样式。
3.MicrosoftOffice2007保存文件格式
细心的您应该会发现，MicrosoftOffice2007中，Word的默认保存文件名后缀为docx，而非传统的doc。
很显然，从doc到docx的变化，意味着新的文件不能在老的系统中打开（除非安装了插件）。
这些新后缀的文件格式和以往有巨大不同。
他们称之为OfficeOpenXML（OOXML），单个docx文件是一个经过压缩的容器，包含若干“部件”，这些部件内以OOXML格式存储Word文档中的所有信息。
如果您将docx文件的后缀修改为zip，就可以用解压软件打开它，并看到其中的内容。
简单的说，doc文件是Word生成的特有以二进制形式存储的文件，而docx则是一个字符形式压缩存储的文件，压缩算法遵循国际标准，而OOXML语言由XML扩展标记语言发展而来，兼容RTF格式，因此即便手头没有Word应用程序，我们仍然能够借助其他软件工具或者直接手动创建和修改Word文档。
目前，微软OOXML正在申请国际标准。
OOXML以人们能够理解含义的标记语言来存储文档，这样做可以减少由于软件升级带来的兼容问题，且易于传递，易于开发和使用这种格式。
本文侧重于以Office2007为主说明，以利于将来更好地开发其它软件技术来使用这些模板。
第二章构建公文模板
第一节准备材料及标准
公文是一种国家机关、企事业单位依法执行管理的重要手段之一，因此相当正式和规范。
国家早在1988年就颁布过公文管理办法及标准，对公文的制发、流转、执行、存档等系列流程，公文的用纸、格式、印刷等进行了规范，随着社会发展的需要，国家又先后修改完善了公文标准。
要制作符合当前执行标准的公文模板，对国家行政机关公文格式标准的了解是很有必要的。
此次外，各政府、事业、企业单位还针对国家标准制定了相应的本企业实施细则。
如果制作一种公文模板针对某特定企业，则需要参考该企业颁布的公文实施细则。
本文的附件中收录了国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式标准，供参考。
1.制作前规划
制作公文模板前，需要收集和公文相关的各种标准和规范文本。
此外，您需要对制作公文所需的操作系统、软件平台等有所了解。
目前办公文字处理软件比较多，微软的MicrosoftOffice套件是最常用的一种，除此之外，国产WPS等软件也有使用。
在进行制作之前，我们需要针对企业采用的软件有针对地制作。
本文中均以MicrosoftOfficeWord2007为准进行阐述。
关于MicrosoftOfficeWord2007，前面已经有概述，采用此版本的目的在于其新的文件格式，有助于在后面的软件开发过程中使用。
（1）硬件设备
在制作模板前，您需要一台计算机，一台打印机用于对模板进行实际打印测试，一把尺子用于实际测量模板内各要素的位置，便于对模板进行修改。
这里要特别说明的是打印机。
当前办公室制发公文基本不再使用针式打印机，大多数使用彩色喷墨打印机、单色激光打印机，条件较好的单位可能配备彩色激光打印机，打印机的打印误差决定了实地测量调整的质量。
打印机误差主要是：
进纸、走纸机构对纸张移动的误差；纸张位置探测器、打印头（硒鼓）之间的位移误差。
喷墨打印机通常走纸机构误差较大，在走纸过程中可能发生偏移，纸头打印区边界和纸尾打印区边界偏移在±2mm之间均属正常。
单色激光打印机由于打印速度快，走纸速度快，走纸和显影系统的配合误差较大，表现在打印区边界的位移误差较大，通常在±2mm，多时可达±3mm。
彩色激光打印机因为要进行多色套印，因此对走纸机构、转印配合方面精度要求非常高，基本上误差都控制在±0.5mm范围内，彩色激光打印机是理想的实际测试打印用机。
选用打印机除了上述注意以外，通常应当在生产用打印机上进行实地测试，如果印发公文需要双面，则打印机应当具备自动双面打印功能。
第二节制作基准件和衍生文档模板
在这一节，将详细介绍如何制作维护基准件及衍生文档的模板，除了使用样式以外，还有许多其它的设置选项需要关注。
希望读者能认真阅读本节内容。
1.创建新文件。
我们总希望创建的新文件使用默认模板，如果不能确定默认模板是否被修改过，请将“C:
\DocumentsandSettings\您的用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates”下的Normal.dotx删除，然后再启动MicrosoftOfficeWord2007，这时，将创建一个基于标准模板的新文件。
2.调整页面设置。
我们以制作双面印刷的公文为例。
先调整“页码范围”中“多页”列表框中，选择“对称页边距”，使得偶数页和奇数页的左、右侧页边距设置对称，方便套正和装订。
将页边距调整为：
上37mm，下35mm，内侧28mm，外侧26mm。
在“版式”选项卡下，为“页眉和页脚”选项选择“奇偶页不同”。
根据公文格式标准，每行容纳28个文字，每页应当拥有22行，因此在“文档网格”选项卡中，设置网格为28字，22行。
3.调整样式
对文章中使用最多的正文样式进行调整。
修改其为“仿宋”，大小三号。
首行缩进2字符，行距为0.88倍行距。
在红色文头上方，常会标注紧急程度、密级、编号等内容，其格式相似，创建一个“眉首属性”样式，从“正文”样式继承。
修改其字体为“黑体”，首行缩进0行，设定一个右对齐制表符在版心最右侧。
从“正文”样式创建“发文机关标识”（也就是俗称红头）,使用“方正小标宋简体”，字号应根据字数等内容自行调整决定，通常应不大于国务院公文所用红头字号大小，段落居中分散对齐，使用RBG颜色系中的纯红色。
从“正文”样式创建“发文字号”，调整为居中、不首行缩进，边框为下方2.25榜红色。
调整段落上方空2行。
从“正文”样式创建“公文标题”样式，调整为居中、不首行缩进，方正小标宋简体，二号，段前空2行。
需要注意的是，公文标题在一行内排布不下时，多数需要调整公文标题折行的位置，应当使用“手动换行符”（Shift-Enter）来调整，不要使用Enter直接断行。
这将在后面作出说明。
从“正文”样式创建“主送机关”样式，调整为不首行缩进，段前空1行。
公文中的附件标引，由于单个附件和多个附件存在样式上区别，将其分为“单个附件”样式和“附件列表”样式。
公文的版记是调整样式中的一个重点，也是难点。
版记中的反线不是样式的一部分，通常是在完成版记以后，使用自动套用格式功能来制作，稍后会在套入模板中详细说明。
由于使用双面打印，奇数页页码靠右，因此在奇数页和偶数页上，页码的对齐位置刚好相反，因此从“页脚”样式分别创建“奇数页页脚”和“偶数页页脚”。
调整“页脚”样式使用小四号仿宋，首行不缩进。
分别调整奇数页和偶数页页脚的对齐方式为右对齐或作对齐。
创建一个“列表”类样式，为公文模板创建一个四级列表，使其组织形式如下：
一、章标题。
大纲第一级别，加粗。
（一）节标题。
大纲第二级别。
1．条标题。
大纲第三级别。
（1）款标题。
大纲第四级别。
每个列表都级别的标题与正文的段落样式一样，均首行缩进2个字符。
4.修改正文样式
对公文样式的修改，应当建立在遵循标准的原则上。
5.
第三节管理修订记录
MicrosoftOfficeWord是一个复杂、功能强大的文字编辑排版软件。
当前公文国家标准中对公文的格式作出了非常详细的规定，要使用MicrosoftOfficeWord来编辑符合国家标准的公文模板，需要花费大量时间研究和调试。
在公文模板制作出来后，可能还需要进行许多调整和维护。
为了确保公文模板的正确性，利于文档模板多人维护和使用，有必要建立对公文模板修改的记录，简称为修订记录。
修订记录记载了自公文模板创建完成后进行的所有修改，以及因为软件功能不完善导致的格式设置争议。
第三章创建公文
第一节文章套入
第二节文档中表格处理
第三节文档中横向页处理
第四节附件处理
第五节电子印章
1.创建电子印章前准备
2.创建镂空电子印章
3.使用镂空电子印章
第四章打印和套印要求
第一节使用打印机打印公文
打印正式红头文件应当采用彩色打印机，通常应该是喷墨打印机或激光打印机。
将打印机设置为自动双面打印，通常不需要做其他设置即可开始打印。
如果文档在另外一台机器上制作，带到此计算机打印前，需要重新打开文档以确认格式是否正确。
有时候，格式可能会不正确，此时应当检查可能是默认模板被修改导致的，请按照本文前述的方法，删除默认模板，使其自动恢复。
公文一旦制作成型，请勿复制粘贴到其它非公文模板的新文件中，尽管可以保留原格式，但原文档中的页面设置信息都会丢失，从而导致差异，甚至与标准不符。
第二节使用复印机（打印机）制作套头公文
1.生成套印模板
套印模板可以从基准模板中生成，只需要将红色文头中字符删除，将发文字号中的红色反线去掉，即可得到基本符合规范的套印模板。
但由于套印所用的红头纸张制作过程中产生误差，因此套印模板用来直接生成公文可能套印不正确。
需要实际测量和调整。
2.套印模板的调整
使用模板创建一个公文，实际套印
第五章基于公文模板的开发项目
第一节关于MicrosoftOffice2007Systems和文件格式
1.MicrosoftOfficeOpenXML文件格式
MicrosoftOfficeOpenXML（OOXML）是Microsoft为Office办公套件新开发的格式标准。
微软为这套文件格式使用了新的后缀，在以往文件后缀中加入x字符，如Word文档的文件后缀为docx，Excel文档后缀为xlsx等等。
格式的内容也和以前的格式有很大不同。
OOXML格式可以描述为放在单独文件中的若干“部件”，每个部件之间都通过一定属性关联起来。
每个部件中使用XML标记语言记录文件的内容和全部的排版属性，OOXML采用ZIP压缩算法将内容压缩在一个单独的文件中。
第二节开发计划和架构
第三节电子公文
电子公文是公文电子化的一种信息载体。
和利用计算机处理的普通公文文档不同，电子公文是利用计算机和数学原理来实现现实中公文所应具备的用途和特性。
电子公文可能与传统意义上的纸质公文没有必然的联系，不具有纸质公文那样的外观。
但本质上，电子公文完全具备纸质公文所必须的各种特性，此外，电子公文相比纸质公文更具备传递、处理的方便性以及更高的安全性。
第四节电子公文的签发、流转、存储及安全性
第五节信息系统往来和对接
第六章附件
第一节国家行政机关公文处理办法
第二节国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）
第三节QTCM发文流程及标准
第四节发文检查单
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