工程项目会议管理规定.docx
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工程项目会议管理规定
工程项目会议管理规定
工程项目会议管理规定
1目的
为了规范工程项目管理过程的有关会议工作,使工程项目建设过程中的有关会议制度化、程序化。
2范围
本规定适用于公司对外承接的工程总承包工程项目、专业工程承包项目以及公司内的固定资产投资项目(以下统称工程项目)。
3定义
无。
4职责
a)公司分管副总经理负责主持召开工程项目协调会、重大问题专题会议等。
b)项目经理负责组织召开项目有关会议。
如项目启动会、设计联络会、工程项目整套系统启动前检查会、项目总结会等。
c)项目经理部设计/采购/施工/调试经理负责组织召开有关会议:
设计方案优化讨论会、工地例会、工程项目“三查四定”会、设计图纸会审及交底会、有关专题会等。
d)工程部负责督促检查项目经理部按规定及时召开有关会议,解决处理问题。
5程序
5.1会议范围
a)工程项目实施阶段,会议范围一般包括项目启动会、设计方案优化讨论会、设计联络会、设计图纸会审及交底会、工程项目协调会及工地例会、工程项目“三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会、有关专题会、项目总结会等。
b)项目合同签定后,召开项目启动会议,明确项目目标、落实人员、组织机构及相关职责。
根据工程项目建设进展情况,适时召开设计方案优化讨论会、设计联络会、设计审查及设计交底会、工程项目协调会和工地例会、相关专题协调会、工程项目“三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会,项目运行结束,工程交付业主或投资方,召开项目总结会。
5.2项目启动会
a)会议目的:
项目启动会议宣告工程项目进入实施阶段。
通过会议使项目经理部所有人员了解项目总体目标、明确各自的职责,以便更加高效地协同工作。
b)会议时间:
工程项目合同生效,项目经理部人员落实后立即组织召开。
c)会议准备:
项目经理编制项目初步实施方案,会前通知市场营销部准备介绍合同情况,设计经理准备介绍技术协议情况。
d)参加单位及人员:
公司分管副总经理、市场营销部、工程部、相关部、财务计划部、物资采购部、项目经理部全体人员。
由项目经理部提前1天书面通知相关部门、人员和领导。
e)会议主持人:
项目经理
f)会议要求:
(1)市场营销部商务经理、设计经理分别全面介绍技术协议、合同谈判背景、双方讨论的主要问题、最后达成协议、合同的主要条款以及技术协议、合同执行中需注意的问题。
(2)项目经理介绍项目组织结构及人员,阐述项目的任务、目标、原则、总体实施计划以及近期工作安排。
(3)相关部门及参会人员可就工作配合发表意见,讨论和确定其它有关事项。
(4)公司分管副总经理对项目实施运作提出意见和要求。
g)会议组织和记录:
项目经理安排专人做会议记录并整理会议纪要,会后第2个工作日内整理出会议纪要,经项目经理审核后,按公司文件管理规定分发,填写发文记录。
h)会议纪要格式见附表一。
5.3设计方案优化讨论会
a)会议目的:
优化设计方案,提高设计质量、降低工程造价。
b)会议时间:
项目启动会召开后2周内,若需调研可在调研后。
c)会议准备:
启动会后,设计经理牵头组织相关专业设计人员,充分阅读技术协议,各专业设计负责人,书面提出本专业的设计方案和思路,设计经理收到各专业的书面材料后,发送会议通知至参加会议的单位和人员。
d)参加单位及人员:
项目经理部所有人员、工程项目所有设计人员、各专业主任工程师、外聘专家、公司分管技术副总工程师、公司总工程师。
e)会议主持人:
公司总工程师。
f)会议要求:
设计经理汇报工程设计的总体方案,各专业设计负责人汇报本专业的设计方案和思路,与会代表充分发表意见,最终明确工程项目的设计方案。
g)会议组织和记录:
设计经理安排专人做会议记录并编制会议纪要,会后一周内整理出会议纪要发送至与会单位和人员。
h)会议纪要的格式(见附表二)。
5.4设计联络会
a)会议目的:
设计联络会一般在工程项目技术协议中都给予了明确,是为了解决工程项目设计过程中的相互配合、互提条件的问题,以便加快工程项目设计进度、提高设计质量,为工程项目施工打下良好的基础。
b)会议时间:
按照工程项目技术协议中明确的时间召开。
c)会议准备:
设计联络会由工程项目的设计经理负责,要求技术协议谈完后,设计经理要根据技术协议中的要求,立即组织开展第一次设计联络会的准备工作,对第一次设计联络会的每一个问题,都要有书面意见,并准备好相关资料,以后历次设计联络会按此执行。
d)参加单位及人员:
项目经理、设计经理、相关部的专业工程师、公司技术副总、以及项目经理部有关人员。
e)会议主持人:
在业主方,由业主方设计院相关人员主持,或由设计经理或项目经理主持。
f)会议要求:
落实技术协议中约定的事项,也可增加有关内容,但要提前一周告诉双方(业主方设计院、项目经理部)。
g)会议纪要的要求和分发:
联络会后立即整理出会议纪要,由主持会议方起草,设计经理代表公司在纪要上签字,纪要带回公司后,按公司文件管理规定分发,填写发文记录。
h)会议纪要格式(可采用一般格式或见附表三)。
5.5设计图纸会审及设计交底会
a)会议目的:
为了尽最大可能减少图纸中的错、缺、碰、漏,提高设计图纸质量,方便工程施工和运行、检修维护,加快工程进度,降低工程造价。
b)会议时间:
图纸会审一般分两次,必要时可安排三次。
第一次在初步设计(或基础设计)出版后,第二次在施工图出版后,必要时,在项目建设工程中。
设计交底安排在施工图出版后,工程开工前,可以分专业进行,也可所有专业参加,按整个项目进行。
图纸会审分内审和外审,内审是指仅在公司内部范围进行,外审是指有业主方代表参加的审查。
要做到内外有别,外审在内审后进行。
c)会议准备:
项目经理部一般在图纸审查/设计交底的前一周出书面通知,通知有关各方:
设计、施工、调试、物资采购、项目经理部等人员要充分阅读图纸及有关资料,提出阅图记录,交项目经理部。
d)会议参加人员:
图纸审查会,一般项目经理部所有人员、公司分管技术总工程师或其委托人、所在项目的所有设计人员必须参加、必要时邀请有经验的专家(如有过同类项目设计或建设经验的人员),施工单位技术人员、业主单位技术人员参加(外审时);设计交底会,一般项目经理部所有人员、相关物资采购人员、施工单位技术人员、监理单位技术人员、业主单位技术人员必须参加。
e)会议主持:
图纸审查会由项目经理主持,设计交底会由项目经理或设计经理主持。
f)会议要求:
i.会前要有阅图记录并发至设计人员手中,设计人员要对阅图记录给予答复和解释,专业设计人员要介绍设计意图,并提出物资采购、工程施工时应注意的事项。
ii.设计、施工、物资采购、项目经理部必须自带图纸参加会议。
iii.对图纸审查/设计交底会上提出的问题,设计人员要及时逐条答复,并在会后给出设计变更单。
g)会议组织和记录:
图纸审查/设计交底会由项目经理负责组织,项目经理安排专人做好记录、编制会议纪要,并督办会议纪要的落实情况。
会议纪要一般于当天整理完,并发至有关人员。
5.6项目协调例会
a)会议目的:
该会议是贯彻公司以项目管理为中心的精神,对每个正在运行项目的安全、进度、质量、成本费用进行检查,尤其是要检查部门之间有无重大不协调的问题,以便迅速明确解决问题的办法和措施,推动工程项目有序、快捷、优质地开展。
b)会议时间:
项目协调例会每周召开一次,定于每周一下午2:
00点整。
c)会议准备:
每次会议召开前,各职能部门要检查上次会议中自身问题的落实情况,并对本次会上要提出的问题列出提纲;工程部代表公司检查上次会议纪要落实情况(包括督办结果);项目经理部准备工程进展情况、存在问题以及上次会议中本项目问题落实情况。
如项目经理部人员在项目现场无法回公司参加会议,项目经理必须于每周一将上周项目进展周报书面传真至公司工程部,由工程部安排专人进行汇报。
d)会议参加单位及人员:
工程部、采购部、技术部、设计部、财务部、各项目经理部。
必要时也可邀请某些专业人员(如财务分析、合同管理等)参加。
e)会议主持:
公司分管副总经理。
f)会议要求:
i.首先,依次由各项目经理扼要汇报项目安全、进度、质量、成本费用、物资采购、合同执行等进展情况,以及当前项目进展中存在的问题和需要完成的重大任务。
对存在的问题,项目经理部要提出初步的解决办法和措施,对需要解释的问题说明原因,但汇报时间不超过5分钟,特别重大问题提出召开专题会讨论。
ii.各职能部门汇报上次会议中各自问题落实情况,并对项目经理部提出的问题给予回答,提出本部门的意见、解决办法和措施。
iii.会议重点必须明确,强调日常相互协调和沟通。
对于通过部门间协调可以解决的问题,要求项目经理、各部门负责人应在日常协调和沟通中解决,无需在会上提出。
iv.各职能部门还可就项目情况或组织、管理方面等事宜发表意见。
v.项目经理部、各职能部门发言后,项目管理部代表公司通报上次会议的督办结果。
vi.公司主管副总经理听取各部门汇报及督办结果后,就会上提出的紧急、重大或重要问题进行决策,传达公司对工程项目的管理精神,并对下阶段工程项目运营提出要求。
g)会议组织与记录:
项目管理部负责组织会议并安排专人编写会议纪要,会议纪要应写明会上讨论的问题、决议和行动计划。
会议纪要应最迟在会后第二天及时发放到与会单位和公司领导。
h)会议纪要格式见附表四。
i)每个月的最后一周(第4周)的项目协调会,可邀请公司总经理层所有成员、公司董事会成员(董事会认为需要时)参加,其他参加部门和人员不变。
5.7工地例会
a)会议目的:
工程项目开工后,应在工地每周召开一次工地例会,协调解决工程进展过程中质量、进度、成本费用、安全、合同执行等问题,以便工程有序、快捷地进行。
b)会议时间:
由项目经理部结合工地现场实际情况自定。
c)会议准备:
项目经理部相关人员(设计、施工、物资供应、调试等)会前要检查工程进展情况,上次会议落实情况,并对发现的问题提出解决办法。
d)会议参加人员:
项目经理部所有在现场人员、设计工代、业主代表、设备厂家代表、物资采购人员(如在现场)、监理、分包方等。
e)会议主持:
施工经理。
f)会议要求:
检查工程项目的安全、质量、进度、成本费用、合同执行等情况,检查上次会议纪要落实情况,对下阶段工程项目进展做出安排。
g)会议组织与记录:
施工经理安排专人编写会议纪要,会议纪要应写明会上讨论的问题、决议和行动计划,会议纪要应最迟在会后第二天及时发放到与会单位和人员。
需要公司后方给与资源支持的,形成纪要后需及时电传或通过E-mail发送至公司有关部门和领导,并追踪公司的回应。
5.8有关专题会
a)会议目的:
工程项目运行过程中,为了及时协调项目有关重大/紧急问题(包括事故及处理方案等),可随时召开专题协调会,以便工程项目顺利开展。
b)会议时间:
由召开专题会的部门或项目经理部根据议题情况自定。
c)会议准备:
一般由会议发起的部门事先发书面通知(紧急情况可电话通知),通知要说明召开的时间、地点、主持人、参加人员、讨论的议题等。
d)会议参加人员:
会议发起的部门根据讨论议题内容自定。
e)会议主持:
会议发起的部门安排人主持。
f)会议要求:
专题会要求一事一议,议必议决。
g)会议组织和记录:
由会议发起的部门安排专人记录并编制会议纪要,会议纪要在会议当天发至参加会议人员。
5.9工程项目“三查四定”会
a)会议目的:
检查工程施工过程中存在的施工质量隐患、未完工程、设计漏项(三查),对检查出的问题定任务、定人员、定措施、定整改时间(四定),消除质量隐患、加快工程进度,确保试车一次成功。
b)会议时间:
项目经理部根据现场情况确定,一般应在工程实体按设计内容安装结束,施工单位自检合格后一周内进行。
c)会议准备:
施工经理组织有关单位(含分包单位、物资供应部门等)准备工程过程资料、分项、分部、单位工程质量评定资料,项目管理资料、设计图纸及资料、设备随机资料,“三查四定”表格,会议通知等。
d)参加会议人员:
项目经理部所有人员、分包单位现场技术负责人、业主单位代表、监理单位代表、有关专家等。
e)会议主持:
项目经理或其委托人
f)会议要求:
与会人员先检查工程实体、工程资料,将所发现的问题记录在“三查四定”表中。
然后集中讨论问题的处理办法,即定任务、定人员、定措施,定完成时间。
g)会议纪要的要求和分发:
项目经理安排专人记录并编制会议纪要,在会议召开的一周内发至所有参加会议人员和单位。
需要公司后方给与资源支持的,形成纪要后需及时电传或通过E-mail发公司有关部门和领导,并追踪公司的回应。
h)会议纪要的格式可采用一般格式,“三查四定”表见附表五。
5.10工程项目系统调试前检查会
a)会议目的:
为了消除影响试车的重要质量隐患、设计问题、不安全因素,检查落实试车条件,确保试车一次成功。
b)会议时间:
工程项目安装结束具备单机试车条件,单机试车前,由项目经理部根据现场具体情况确定。
c)会议准备:
i.成立试车小组;
ii.单机试车、联动试车方案已经批准;
iii.单机试车时所需要增加的临时设施(如管线、阀门、盲板、过滤网等),按试车方案已实施;
iv.单机试车过程所需要的电力、蒸汽、工业水、循环水、脱盐水、仪表风、工业风、氮气、燃料气、润滑油(脂)物料等由业主单位提供,已经满足试车要求;
v.单机试车过程所需检测工具、记录仪器施工单位已经准备好;
vi.单机试车过程所需记录表格已经准备好。
d)会议参加人员:
项目经理部所有人员、设计人员、施工单位人员、业主单位人员、监理单位人员、设备厂家人员、外方专家,试车小组成员等。
e)会议主持:
项目经理。
f)会议要求:
i.与会人员首先检查工程实体,检查“三查四定”的问题是否整改完,检查有无影响试车的不安全因素;
ii.查试车系统的完整性;
iii.检查是否工完、料净、场地清;
iv.检查试车所需临时设施、物料、力能等是否落实;
v.会上检查试车组织机构落实情况、准备情况;
vi.明确试车计划、时间安排;
vii.事故预案;
viii.决定是否具备试车条件,并签字确认;
ix.决定试车开始时间。
g)会议的组织和记录:
项目经理安排专人做好会议记录,并编制会议纪要,在会议召开后两个工作日内发至参加会议的单位和个人。
需要公司后方给与资源支持的,形成纪要后需及时电传或通过E-mail发公司有关部门和领导,并追踪公司的回应。
h)工程项目整套系统启动条件确认表见表六。
5.11项目总结会
a)会议目的:
总结工程项目建设中的经验、教训,提高项目管理水平,给新的工程项目建设提供学习资料。
b)会议时间:
工程项目移交业主后的二周内。
c)会议准备:
参加项目建设的所有人员写出工程项目管理小结,并列出发言提纲。
会议召开前一周,项目经理部发书面通知,通知参加会议的每一个人,通知中说明会议的议题。
d)会议参加人员:
项目经理部所有人员,参加项目启动会的各部门有关人员,必要时也可邀请其他项目经理部人员列席。
e)会议主持:
项目经理。
f)会议要求:
要求参加项目建设的所有人员都要发言,总结项目建设过程中的经验和教训,以及在以后的工程建设过程中应注意的问题。
有图象或图片尽可以展示。
g)会议组织和记录:
项目经理安排专人做记录,并编制会议纪要,作为工程总结的资料。
会议纪要两天后发至参加会议的所有人员。
5.12会议纪律
a)参加会议人员必须提前5分钟到会,在签到簿上签字。
本人不能参加会议,必须向主持人请假,并委托一名代表参加。
对三次以上参加会议迟到人员提出警告。
对多次迟到人员通报批评。
b)为了提高会议的效率,参加会议人员不得中途退场,通讯工具打到振动。
6记录
a)启动会会议纪要格式
b)设计方案优化讨论会会议纪要
c)设计联络会会议纪要
d)项目联络会议纪要
e)项目协调会议纪要
f)三查四定表
g)工程项目整套启动条件确认表
附表一
启动会会议纪要格式
主题:
———————项目启动会
时间:
地点:
主持人:
参加部门/人员:
会议主要内容:
一、
二、
三、
领导指示(对项目的要求):
一、
二、
三、
附表二
设计方案优化讨论会会议纪要
主题:
———————项目设计方案优化讨论会
时间:
地点:
主持人:
参加部门/人员:
会议主要内容:
一、
二、
三、
领导指示(对项目的要求):
一、
二、
三、
附表三
XXX设计联络会会议纪要
主题:
项目第次设计联络会
时间:
地点:
主持人:
参加部门/人员:
会议主要内容:
一、
二、
三、
附表四
工程项目协调会议纪要
(第号)
主题:
项目管理周例会
时间:
年月日时时
地点:
会议室
主持人:
(公司副总)
参加部门/人员:
会议主要内容
上周各工程情况:
领导指示:
附表五
三查四定表
ZY-XM-11A-01
序号
检查出的问题
检查出问题的类型(设计、施工质量、施工尾项)
责任单位
责任人
整改措施
完成时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
附表六
工程项目整套系统启动条件确认表
ZY-XM-11A-02
序号
试车条件
责任单位
责任人
责任人确认签字
备注
1
试车组织机构成立
2
试车方案的批准
3
试车系统的完整性
4
试车临时设施及材料的落实
5
试车检查工具的准备
6
试车记录表格的准备
7
设备随机资料
8
试车力能及物料的准备
试车领导小组成员
组长
副组长
技术负责人
组员
相关责任单位负责人
业主单位
监理单位
施工单位
设备厂家
总承包单位