13项目经理培训材料之十三项目经理如何抓好变更索赔.docx
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13项目经理培训材料之十三项目经理如何抓好变更索赔
项目经理如何抓好变更索赔
由于水利水电工程规模大、工期长、条件复杂、牵涉面广，在工程实施过程中，合同条件发生变化是不可避免的。
这些条件变化，有些属于变更，有些引起索赔；有些对承包商有利，有些对承包商不利。
对项目经理而言，如何抓好变更索赔工作，通过变更索赔合理地规避风险，最大限度地维护本单位的经济利益，这是项目管理中一项至关重要的工作，必须给与足够的重视。
下面笔者结合自身经历谈几点体会，供各位参考。
一、合同范本中关于变更和索赔的论述
（一）关于变更的论述
我对变更的理解是：
合同工程中某些施工项目或其中的任何部分发生了形式、质量或数量的变化，不适宜按原设计施工或按原设计施工不能满足要求，需要进行修正或替换的活动。
在《水利水电土建工程施工合同条件》中，对变更的范围和内容、变更的处理原则以及变更的报价等有着详尽的论述和规定，为了便于讨论，现原文转述如下：
39.1变更的范围和内容
（1）在履行合同过程中，监理单位可根据工程的需要指示承包方进行以下各种类型的变更。
没有监理单位的指示，承包方不得擅自变更。
①增加或减少合同中任何一项工作内容；
②增加或减少合同中任何项目的工程量超过专用合同条款规定的百分比；
③取消合同中任何一项工作（但被取消的工作不能转由发包方或其他承包人实施）；
④改变合同中任何一项工作的标准或性质；
⑤改变工程建筑物的形式、基线、标高、位置或尺寸；
⑥改变合同中任何一项工程的完工日期或改变已批准的施工顺序；
⑦追加为完成工程所需的任何额外工作。
（2）第39.1款
（1）项范围内的变更项目未引起工程施工组织和进度计划发生实质性变动和不影响其原定的价格时，不予调整该项目的单价和合价，也不发变更指示。
39.2变更的处理原则
（1）变更需要延长工期时，应按第17.2和第20.2款的规定办理，若变更使合同工作量减少，监理单位认为应予提前变更项目的工期时，由监理单位和承包方协商确定。
（2）变更需要调整合同价格时，按以下原则确定其单价或合价：
①工程量清单中有适用于变更工作的项目时，应采用该项目的单价或合价。
②工程量清单中无适用于变更工作的项目时，则可在合理的范围内参考类似项目的单价或合价作为变更估价的基础，由监理单位与承包方协商确定变更后的单价或合价。
③工程量清单中无类似项目的单价或合价可供参考，则应由监理单位与发包方和承包方协商确定新的单价或合价。
39.3变更指示
（1）监理单位应在发包方授权范围内按第39.1款的规定及时向承包方发出变更指示。
变更指示的内容应包括变更项目的详细变更内容、变更工程量和有关文件图纸以及监理单位按第39.2款规定指明的变更处理原则。
（2）监理单位在向承包方发出任何图纸和文件前，应仔细检查其中是否存在第39.1款所述的变更。
若存在变更，监理单位应按本款
（1）项的规定发出变更指示，并抄送发包方。
（3）承包方收到监理单位发出的图纸和文件后，经检查后认为其中存在第39.1款所述的变更而监理单位未按本款
（1）项规定发出变更指示，则应在收到上述图纸和文件后14天内或在开始执行前（以日期早者为准）通知监理单位，并提供必要的依据。
监理单位应在收到承包方通知后14天内答复承包方：
若同意作为变更，应按本款
（1）项规定补发变更指示；若不同意作为变更，亦应在上述时限内答复承包方。
若监理单位未在14天内答复承包方，则视为监理单位已同意承包方提出的作为变更的要求。
39.4变更的报价
（1）承包方收到监理单位发出的变更指示后28天内向监理单位提交一份变更报价书，并抄送发包方。
变更报价书的内容应包括承包方确认的变更处理原则和变更工程量及其变更项目的报价单。
监理单位认为必要时，可要求承包方提交重大变更项目的施工措施、进度计划和单价分析等。
（2）承包方对监理单位提出的变更处理原则持有异议时，可在收到变更指示后7天内通知监理单位，监理单位应在收到通知后7天内答复承包方。
39.5变更决定
（1）监理单位应在收到承包方变更报价书后28天内对变更报价书进行审核后作出变更决定，并通知承包方，抄送发包方。
（2）发包方和承包方未能就监理单位的决定取得一致意见，则监理单位可暂定他认为合适的价格和需要调整的工期，并应将其暂定的变更处理意见通知承包方，抄送发包方，此时承包方应遵照执行。
对已实施的变更，监理单位可将其暂定的变更费用列入第33.2款的规定月进度付款中。
但发包方和承包方均有权在收到监理单位变更决定后的28天内要求按第44.1款的规定提请争议评审组评审，若在此时限内双方均未提出上述要求，则监理单位的变更决定即为最终决定。
39.6变更影响本项目和其它项目的单价或合价
按第39.1款进行的任何一项变更引起本合同工程或部分工程的施工组织和进度计划发生实质性变动，以致影响本项目和其它项目的单价或合价时，发包方和承包方均有权要求调整本项目和其它项目的单价或合价，监理单位应与发包方和承包方协商确定。
39.7合同价格增减超过15%
完工结算时，若出现由于第39条规定进行的全部变更工作引起合同价格增减的金额以及实际工程量与工程量清单中估算工程量的差值引起合同价格增减的金额（不包括备用金和第37、38条规定的价格调整）的总和超过合同价格（不包括备用金）的15%时，在除了按第39.6款确定的变更工作的增减金额外，若还需对合同价格进行调整时，其调整金额由监理单位与发包方和承包方协商确定。
若协商后未达成一致意见，则应由监理单位在进一步调查工程实际情况后予以确定，并将确定结果通知承包方，同时抄送发包方。
上述调整金额仅考虑变更和实际工程与工程量清单中估算工程量的差值引起的增减总金额超过合同价格（不包括备用金）的15%的部分。
39.8承包方原因引起的变更
（1）若承包方根据工程施工的需要，要求监理单位对合同的任一项和任一项工作作出变更，则应由承包方提交一份详细的变更申请报告报送监理单位审批。
未经监理单位批准，承包方不得擅自变更。
承包方要求的变更属合理化建议的性质时，应按第59条的规定办理，否则由于变更增加的费用和工期延误责任由承包方承担。
（2）由于承包方违约而必须作出的变更，除按第41条的有关规定办理外，由于变更增加的费用和工期延误责任由承包方承担。
39.9计日工
（1）监理单位认为有必要时，可以通知承包方以计日工的方式进行任何一项变更工作。
其金额应按承包方在投标书中提出，并经发包方确认后列入合同文件的计日工项目及其单价进行计算。
（2）采用计日工的任何一项变更工作应列入备用金中支付，承包方应在该项变更实施过程中每天提交以下报表和有关凭证报送监理单位审批：
①项目名称、工作内容和工作数量；
②投入该项目的所有人员姓名、工种、级别和耗用工时；
③投入该项目的材料数量和种类；
④投入该项目的设备型号、台数和耗用工时；
⑤监理单位要求提交的其它资料和凭证。
（3）计日工项目由承包方按月汇总后按第33.1款的规定列入月进度付款申请单中，由监理单位复核签证后按月支付给承包方，直至该项目全部完工为止。
……
（二）关于索赔的论述
索赔是在合同实施过程中，合同当事人一方因对方违约，或其他过错，或无法防止的外因而受到损失时，要求对方给与赔偿或补偿的活动。
从承包商的角度而言，可将“索赔”的定义大致归纳为：
“承包商要求或申请他认为应有的、但尚未达成协议的权利或付款”。
在《水利水电土建工程施工合同条件》中，对索赔的提出、索赔的处理和索赔期限都有明确的规定，为了便于讨论，现原文转述如下：
43.1索赔的提出
承包方有权根据本合同条件的任何条款及其它有关规定向发包方索取追加付款，但应在索赔事件发生后28天内将索赔意向书提交监理单位，并抄送发包方。
在上述意向书发出后的28天内，再向监理单位提交索赔申请报告，详细说明索赔理由和索赔费用的计算依据，并应附必要的当时记录和证明材料。
如果索赔事件继续产生影响，承包方应按监理单位要求的合理时间间隔列出索赔累计金额和提出中期索赔申请报告，并在索赔事件影响结束后的28天内向监理单位提交包括最终索赔金额、延续记录、证明材料在内的最终索赔申请报告，并抄送发包方。
43.2索赔的处理
（1）监理单位收到承包方提交的索赔意向书，应核查承包方的当时记录，并可指示承包方继续作好延续记录以备核查，监理单位可要求承包方提交全部记录的副本。
（2）监理单位收到承包方提交的索赔申请报告和最终索赔申请报告后，应立即依据当时记录进行审核，并在承包方提交上述报告后的42天内与发包方和承包方充分协商后作出决定，在上述时限内将索赔处理决定通知承包方，并抄送发包方。
（3）发包方和承包方应在收到监理单位的索赔处理决定后14天内，将其是否同意索赔处理决定的意见通知监理单位。
若双方均接受监理单位的决定，则监理单位应在收到上述通知后的14天内将确定的索赔金额列入第33、35或36条规定的付款证书中支付；若双方或其中任何一方不接受监理单位的决定，则对方均可按第44.1款的规定提请争议评审组评审。
（4）若承包方未遵守本条各项索赔规定，则应得到的付款不能超过监理单位依据当时记录核实后决定的或争议评审组按第44.3款规定提出的或由仲裁机构裁定的金额。
43.3提出索赔的期限
（1）承包方按第35.1款的规定提交了完工付款申请单后，应认为已无权再提出在本合同工程移交证书颁发前所发生的任何索赔。
（2）承包方按第36.1款规定提交的最终付款申请单中，只限于提出本合同工程移交证书颁发后发生的新的索赔。
提交最终付款申请单的时间是终止提出索赔的期限。
二、项目经理如何抓好变更索赔
（一）项目领导班子必须相对稳定，合同管理机构必须健全
一个合同项目经营的成败，关键要看能否通过项目的实施，获取应有的经济效益。
项目领导班子是否坚强有力且相对稳定是至关重要的。
因此，企业在配备项目领导班子时，应尽可能选拔管理经验丰富、协调能力强，有责任心的同志来担任项目经理。
项目部职能机构应做到人员精干、职能健全，尤其是合同管理人员应配强、配足。
特别需要提醒的是：
项目经理的人选一旦确定，应尽可能对项目负责到底，中途不宜频繁更换。
如果因项目经理工作岗位调动或不称职而不得不更换，则继任者的选择必须慎之又慎。
项目部合同管理部门的人员也应相对稳定。
因频繁更换项目经理和合同管理人员而给项目经营造成重大损失的例子很多，如我们中标承建的某大型水利水电枢纽混凝土面板堆石坝工程，中标价格基本合理，投入的资源充足，经评估应该有所赢利。
工程施工初期，进度、质量和效益等均处于受控状态，后来因为多次更换项目经理，而每个项目经理的管理风格和工作思路又各不相同，管理层的人员也有较大变动，导致项目部各项管理逐步陷入混乱，施工进度滞后，工程质量下降，工程资料缺失，施工过程中发生的许多变更索赔项目未能得到及时合理解决，有的一直拖到施工后期才来处理，资料收集和补充签证的难度极大，收效甚微，整个合同项目的亏损成为定局。
（二）必须认真研究分析合同，及早发现合同缺陷和隐含的风险，为变更索赔提供依据
合同是承发包双方为明确相互权利义务关系而订立的协议，一旦签订即具有法律效力，双方都应严格履行。
水利水电工程由于工程规模大、建设工期长、技术条件复杂、涉及面广，订立合同时应力求全面、完整、严密。
但是，再严密的合同也会有疏漏、差错，也会有模糊不清的地方，项目经理和合同管理人员必须认真研究分析合同，及时发现合同中的疏漏、差错或模糊不清之处，进而研究制订出相应的应对方案，有效地防范风险。
某大型混凝土面板堆石坝工程，所用坝体填筑材料大部分为石灰岩，按照国家矿产资源税法，开采利用石灰岩必须依法纳税，我们在研究分析合同文件时，发现招标文件和合同条款以及补遗文件内都没有提及这个问题，属于合同疏漏，决定当事件发生时再与业主交涉。
不出所料，坝体填筑开始不久，工程所在地税务部门找上门来，要求我部缴纳矿产资源税，我们立即就此函告业主，说明招标文件中没有提及矿产资源税，因此在编制投标报价时未予考虑，要求业主承担。
起初业主不同意，认为已经包括在税费内，是承包商的风险。
由于我方早有准备，再次致函业主，详细提供了我方报价中的税费清单，指出招标文件中漏列矿产资源税不是承包商的责任，我方不能接受。
事后查明，此项税费在概算中未列，最后由业主自行缴纳。
项目经理要依据合同维护自身利益，除了全面熟悉所有合同文件外，关注的重点应放在以下关键性条款上，即：
工程进度、计量与支付、价格调整、变更、违约与索赔、风险和保险等。
特别要注意专用条款对通用条款的修正，因为业主在专用条款中往往修正了通用条款中对自己不利的部分，而对承包商提出了更为苛刻的要求。
只有透彻地理解和掌握合同条款，才能在工程实施过程中以合同为依据进行索赔，更好地维护自身利益。
（三）必须充分重视索赔资料的收集整理工作
详实的资料，充分的依据是索赔成功的基础。
要想使索赔获得成功，就必须有充分的依据和真实、详细、完整的支持性资料。
招标文件、合同文本以及补充条款、备忘录、会议纪要、设计图纸和修改通知、监理工程师的现场指示单、业主、监理工程师与承包商之间的往来文函都可作为索赔的依据，而工程量签证单，基层施工单位的施工日志、工程照片和现场录像、业主供应材料的出入库单据、承包商自购材料和仪器的发票等都是重要的索赔资料。
对于这些依据和资料，项目经理应要求合同管理部门和工程技术部门尽量广泛的收集和妥善保存，必要时召开专题会议进行布置和检查，建议最好按月度或季度定期召开变更索赔分析会。
依据不充分，索赔事件就难以成立。
资料不完整，不详实，要想使索赔获得成功也只能是一厢情愿。
变更和索赔资料的收集和整理是一项艰苦细致的工作，它贯穿整个合同项目实施的全过程，千万不可忽视。
许多索赔未获成功的案例，事后分析其原因，大多是立项依据不充分或资料不足所导致。
而索赔成功的案例，无一例外都是在论据充分，资料完整的情况下取得的。
下面举例说明平时收集和积累资料的重要性。
由我部中标承建的山东泰安抽水蓄能电站上水库工程，地处被列入世界自然遗产和文化遗产的风景名胜区。
合同开工日期为2001年9月1日。
我方按合同要求于2001年8月底前陆续组织人员和设备进场，准备投入施工。
孰料征地移民问题尚未妥善解决，业主在库区林木砍伐和迁坟方面未与风景区管委会和当地村民达成一致意见，我们的进场道路被封堵，迟迟不能投入施工，导致人员窝工、设备闲置。
事件发生后，我们一方面积极协助业主做村民的疏导工作，一方面致函监理工程师，要求对进场设备和人员的窝工情况逐日统计并签证。
为了尽可能减少对风景区林木的破坏,风景区管委会要求修改库区边坡开挖开口线,问题未解决前不能施工。
为了减少损失，业主要求我们改变原来的施工组织设计，把“沿开口线自上而下开挖”变更为“先开挖413.8高程以下，再开挖413.8高程以上”。
这就给我们正常施工带来了很大困难，就此我们及时向业主发出了索赔意向，要求给予合理补偿。
我方针对因林木砍伐不能如期全面展开而影响环库公路修建，413.8高程以下需要重新布置开挖道路等问题，提出了新的库区道路布置方案提交监理工程师审批。
当事件结束后，我方依据有关签证资料和批复文件，向业主方提出了一份完整的索赔报告。
由于我方具有充分的依据和详实的资料，经多次协商，终于达成补偿意见。
对项目管理而言，资料的积累和收集是细节，但“细节决定成败”，因此，项目经理和有关业务人员必须给予足够的重视。
（四）编写索赔报告要有理有据并简明扼要
索赔事件发生后，项目经理应要求合同部门在28天内向监理工程师和业主发出书面索赔意向，然后根据事件的发展变化情况及时收集整理相关资料，当该项事件结束后，及时编写出一份完整的论据充分的索赔报告。
索赔报告的主要内容应包括以下方面：
索赔的合同依据或法律依据。
索赔事件过程的详细描述。
索赔费用的计算依据和索赔费用计算书。
索赔费用的计算依据包括取费标准、材料预算价、人工费、机械台时费、单价分析表、增加的工程量或运距等一切与费用计算有关的因素。
附件。
指一切与本次索赔有关的佐证，如施工日志、现场照片、录像资料等。
索赔报告必须简明扼要，着重说明事实，切忌使用刺激或不尊重对方的语言。
尽管承包商认为业主或第三方可能对造成违约负有责任，但不宜指责对方，只须用简练清晰、富有逻辑性的语言表明索赔要求的合理性即可。
（五）要把握最有利的索赔时机
项目经理要选择对自己最有利的时机进行索赔谈判。
通常合同中明确的节点目标即将实现之前，往往是最佳的索赔时机。
如大江截流之前、度汛目标实现之前、水库蓄水发电之前、土建移交安装之前，或施工进展顺利业主比较满意之时，这时进行索赔谈判，一般能达到理想的效果。
天生桥一级水电站溢洪道闸门安装工程，按合同工期应该从1997年9月20日开始施工，到1998年5月20日全部安装调试完毕，汛前下闸蓄水，汛期水库蓄水达到正常蓄水位，以确保年底发电目标的实现。
但是由于1997年汛期溢洪道过流时间延长，直到11月12日溢洪道才停止过水，使闸门开始安装的时间拖后了52天，要想在1998年汛前完成闸门安装已经非常困难。
如果汛前无法完成闸门安装调试，因汛期溢洪道泄流，闸门安装就要拖到来年汛后才能进行，发电工期将被迫推迟一年。
我方在认真分析形势之后，认为增加焊工和焊机的投入，充分利用本单位具有大吨位起吊设备的优势，能够加快支臂和门叶的组装焊接进度，可以把损失的时间抢回来。
这样一来，就会加大安装成本，自己承担了风险，受益者却是业主，这显然不合算，但是如果顺延工期，安装设备和人员也会窝工。
我方明知业主不会顺延工期，但是为了争取主动，仍向其提出书面请求，要求根据汛期推后的天数，顺延闸门安装工期。
业主为了实现首台机组1998年发电的目标，坚决不同意顺延闸门安装工期，但表示只要能够抢回工期，可以对我方增加的成本支出给予一定补偿。
为了顾全大局，争取双赢，我们抓住有利时机，一方面迅速采取一切可能的措施加快安装进度，一方面积极收集整理资料，适时向业主提出了赔偿工期延误损失和补偿赶工措施费用的索赔要求。
经过多次磋商，业主最终同意增加一笔赶工措施费，并设立了闸门安装进度目标奖。
经过努力，我们如期实现了闸门安装调试目标，不但获得了赶工补偿，还获得了一笔可观的奖金。
（六）必须全力以赴干好工程
施工质量低劣，安全事故频繁，节点工期滞后，现场管理混乱是发包方最不愿意看到的现象，也是我们索赔成功的主要障碍。
要提高变更索赔的成功率，项目经理必须下大力气抓好进度控制、质量控制和安全文明施工，确保工程进度满足合同节点工期要求，杜绝发生重大质量事故和安全事故，保持施工现场管理井然有序。
做到了以上几点，在业主和监理心目中树立起良好的信誉和形象，得到他们支持和信赖，就会大大提高变更索赔成功的概率。
一句话，要尽其所能干好工程。
（七）结语
水利水电工程施工合同是最复杂的合同类型之一，合同管理的难度很大。
一个合同项目的盈与亏，很大程度上取决于合同管理的水平和效果。
作为施工企业，必须牢固树立索赔意识，从项目经理到经营管理人员都要重视索赔，敢于索赔，善于索赔，在索赔实践中不断积累教训和经验，利用索赔这个手段更好地维护企业利益。
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