月结作业程序检查表.docx

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月结作业程序检查表

AIMBusinessFlowAccelerators

月結帳作業程序檢查表

XXXX股份有限公司

PERIODENDCLOSINGCHECKLIST

Author:

XXX

作者:

E-BusinessIntegrationSolutionsTeam

文件製作日期:

DD-MMM-YYYY

最後更新日期:

DD-MMM-YYYY

參考文件:

1.0

版次:

1.0

文件簽核Approvals:

<審核員>

<專案經理>

ORACLEERP月結架構（PeriodEnd）

目標:

三日內完成會計結帳作業

結帳第N天（N=1~3）

結帳單位

結帳項目

Oracle

結帳模組

第一天

人力資源單位

完成薪資及獎金的結算

HRMS

製造單位

完成工單及工單交易的結算

WIP

倉管單位

完成存貨交易的結算

PO,OM,INV

會計單位

完成應付帳款及費用結算

p.s前端請款單據作業流程應於月底前配合完成

AP

第二天

會計單位

完成固定資產的入帳/折舊計算及結算

FA

完成成本結算

COST

完成應收帳款及收入之結算

AR

財務單位

完成銀行帳務的結算

NM

會計單位

完成所有暫估,分攤,調整等相關分錄

GL

第三天

會計單位

完成財務報表的製作

GL

完成合併財務報表製作

GL

各模組月結帳作業程序檢查表日期:

//

採購管理系統PO支援顧問:

步驟

順序

作業項目

執行動作

部門/負責人

執行狀況

01.

OptionallyReviewtheOutstandingandOverduePurchaseOrders

❒執行PurchaseOrderDetailReport

❒執行OpenPurchaseOrders（byBuyer）Report

❒執行OpenPurchaseOrders（byCostCenter）Report

✓以上報表可用於檢視所有PO的採購與收料數量.

✓確認是否要催貨,或已收到貨但未輸入系統,同時確認相關單據是否已到齊.

02.

FollowUpReceipts-CheckWithSuppliers

❒根據PurchaseOrderDetailReport由相關部門與SuppliersCheck未收料之採購單.若有已收料但未輸入之資料則需補輸入

✓注意:

若有費用性質收料於期末作應付暫估（AccrueReceiptatPeriodEnd）,則需於執行ReceiptAccrual-PeriodEnd前確認所有收料皆已輸入.

03.

IdentifyandReviewUninvoicedReceipts

❒執行UninvoicedReceiptsReport

✓Review已收料之數量但應付帳款未立帳之資料（可含ReceiptAccrual與Period-EndAccrual）,以協助應付暫估作業.此報表可byAccount或byItemReview.

04.

FollowUpInvoices

❒相關部門根據UninvoicedReceiptsReport與SupplierCheck已收料但未收到發票（應付帳款未立帳）之收料資料

✓若有未輸入之發票,需補輸入,MatchPO並Approve

05.

CompletetheOraclePayablesPeriod-EndProcess-Steps1to9

❒執行AP之PeriodEnd步驟1-9,將AP期間關閉

✓關閉AP期間,以避免任何之Invoices與Payments之輸入

06.

（Optional）RuntheReceiptAccruals-PeriodEndProcess

有ReceiptAccrualonPeriodEnd才需執行此步驟

❒前置作業:

✓輸入收料.

✓輸入Invoices並MatchPO.

✓CloseAPPeriod.

✓執行UninvoicedReceiptsReport分析PeriodEnd之AccrualEntries.

❒執行ReceiptAccruals-PeriodEnd（RunReports中）

✓系統自動於GL產生未過帳之JournalBatch（Source-Purchasing,Category-Accrual）,目的為對費用性採購已收料但應付帳款未立帳之金額作應付暫估.

✓若有啟動預算控制,會另產生EncumbranceJournalBatch

❒後續作業:

✓執行GL之相關PeriodClose作業,並列印期末報表.

✓RunAccrualReconciliationReport,分析AccrualBalance,於GL中ReversePeriod-EndAccruals之ReceiptAccrual與EncumbranceReversalBatches至下一期.

✓ClosePOPeriod.

✓OpenNextGLPeriod,並將上期之Period-EndReceiptAccrual之ReverseBatch過帳.

07.

CompletetheOraclePayablesPeriodCloseSteps10to13

重新執行AccountsPayableTrialBalanceReport,OptionallyruntheKeyIndicatorsReport

08.

OptionallyPerformYearEndEncumbranceProcessing

有啟動資本性預算控制才需執行此步驟

09.

ClosetheOraclePurchasingPeriod

❒關閉採購系統之期間

❒系統自動Unmark所有Period-End收料應付暫估之資料,若下一期仍未收到發票（應付帳款未立帳）,則可於下一期期末再進行應付暫估作業

10.

OpentheNextOraclePurchasingPeriod

❒開啟採購系統之下一期間.

11.

ClosetheAccountingPeriodintheGL

❒執行GL之關帳步驟,並列印期末報表.

❒於GL中ReversePeriod-EndAccruals之JournalBatches;若有啟動預算控制,則需ReverseEncumbranceJournalBatches.

12.

OptionallyRuntheFollowingReports

a.SuppliersQualityandPerformanceAnalysis

❒SuppliersReport

✓檢核供應商資料,並檢視是否有重覆之供應商.

❒SupplierAuditReport

✓列印可能為重覆之供應商地址資料,可以VendorMerge作業合併重覆之供應商地址.

❒VendorQualityPerformanceAnalysisReport

✓供應商之送貨品質分析-Accepted,Rejected,Returned之比率.

❒VendorServicePerformanceAnalysisReport

✓供應商之送貨早交與晚交分析,含早交Shipments,晚交Shipments,RejectedShipments,送錯Locations之Shipments.

❒VendorVolumeAnalysisReport

✓可檢視供應商之採購金額.並列出Item之AutoSourceRules.可以此報表對實際之採購比率與AutoSource所定之比率作比較.

b.AnalyzeCustomerOrdersandRequisitions

❒RequisitionActivityRegister

✓可檢視請購作業與請購金額.

c.ReviewQuotation,RFQandPurchaseOrderStatuses

❒BlanketandPlannedPOStatusReport

✓可檢視契約式（Blanket）與計劃式（Planned）採購單之交易

d.SavingAnalysisReport

❒SavingAnalysisReport（byCategory）

✓可依ItemCategory檢視Buyer之績效.可以此報表比較MarketPrice,QuotePrice,ListPrice與ActualPrice.

❒SavingAnalysisReport（byBuyer）

✓可依PO檢視Buyer之績效.可以此報表比較MarketPrice,QuotePrice,ListPrice與ActualPrice.

有啟動預算控制才需執行此步驟

e.EncumbranceAccountingReports

❒EncumbranceDetailReport

✓可檢視依會計科目範圍之PR與PO之Encumbrances.

❒CancelledPurchaseOrders/RequisitionsReports

✓可檢視所有Cancelled之PR與PO.

附錄:

InventoryAPAccrualAccount餘額發生之錯誤情況

❒收料與發票數量之差異

✓如:

APDistributionMatch之POLine未收料

❒Invoice之Distribution入錯至INVAPAccrualAccount

✓如:

APDistribution未MatchPO,應入至ExpenseAccount,但入至INVAPAccrualAccount.

❒InvoiceMatch至錯誤之PO或POLine

✓如:

Match之POLine未收料,但其他POLine未Match但有收料.

❒收料收錯PO或POLine

✓如:

造成InvoiceMatch之PO未收料,但其他PO或POLine有錯誤之收料.

❒雜項交易入錯至INVAPAccrualAccount

✓如:

Inventory之AccountIssue,AccountReceipt,MiscIssue,MiscReceipt...等入錯至INVAPAccrualAccount.

✓如:

WIP之AssemblyScrap入錯至INVAPAccrualAccount

各模組月結帳作業程序檢查表日期:

//

應付帳款系統AP支援顧問:

步驟

順序

作業項目

執行動作

部門/負責人

執行狀況

01.

CompleteAllTransactionsforthePeriodBeingClosed

❒CompleteAllTransactions

✓StandardInvoices請款作業SOP

✓DebitMemos參考CreditMemoMatchingReport,檢核是否有未沖之CreditMemo

✓Prepayments參考PrepaymentStatusReport,檢核是否有未沖之Prepayment

✓（Optional）TransactionfromExternalSystem:

薪資系統資料

✓（Optional）Payment:

付款作業執行

✓（Optional）AR/APNetting作業是否已處理列印Supplier/CustomerNettingReport

AP/ARNetting作業（Optional）

❒必須確認AP/AR交易已處理完成

❒列印Supplier/CustomerNettingReport

（根據SupplierName/CustomerName）

❒根據NettingBalance對APBalance/ARBalance作假付款/假收款（虛銀行）

02.

OptionalRunthePayablesInvoiceValidationProcessforAllInvoicesBatches

❒批次Validate當期未簽核之Invoices,以確定所有之應付立帳可付款並可過帳至GL.（不建議使用,執行時易將未Review過之交易一併Validate）

❒ReviewtheInvoiceonHoldReport

✓此報表列出有被Hold之Invoices（無法付款與入GL）.依此報表解決InvoicesHolds問題後,可再執行PayablesValidateProcess

03.

Optionally（Followupstep2）Submitthe[PayablesAccountingProcess]整批產生帳務&[UnaccountedTransactionsReport]將未過帳之資料作修正

❒Optionally執行PayablesAccountingProcess

整批產生帳務

✓因為若還有未CreateAccounting之Transactions,則無法關閉AP期間,故可選擇性的執行此作業

❒Optionally執行UnaccountedTransactionReport

✓因為若還有Transactions未Accounted或Posted,則無法關閉AP期間,根據此報表對未CreateAccounting之資料作修正並重新執行CreateAccounting.

04.

FinalReviewandResolveAmountstoPosttoGL

a.ReviewtheInvoiceonHoldReport

✓此報表列出有被Hold之Invoices（無法付款與入GL）.依此報表解決InvoicesHolds問題後,可再執行PayablesValidateProcess.

b.ReviewthePayablesAccountingEntriesReport

✓此報表列出應付明細帳的會計分錄,若發現科目有所錯誤時,可利用UpdateAccountingEntries修改不合法的資料.

c.ReviewtheUnaccountedTransactionsReport

✓此報表列出未產生會計分錄的Invoices及Payments,查看解決問題後,即可再執行PayablesAccountingProcess.

d.OptionallyRunaMonthEndPaymentBatch

✓選擇性執行付款作業,將月底到期應付的帳款支付掉.

e.ConfirmallPaymentBatches

✓Confirm所有PaymentBatches,並可OptionallyRunFinalPaymentRegister列印付款明細.

✓注意:

若有PaymentBatches未Confirm,則無法關閉AP期間.

f.OptionallyRunthePaymentRegisters

✓可檢核此期間各銀行別之付款資料.

05.

TransferAllValidatedInvoicesandPaymentstoGL

a.執行PayablesTransfertoGeneralLedger

✓拋轉APAccounting至GLInterface.

b.執行GL之JournalImport

✓由GLInterface產生UnpostedGL傳票.

06.

ReviewtheAPtoGLPostingprocessAfterCompletion

a.Reviewthe“PayableAccountEntriesReport“

✓解決無法過帳之問題後,並重新執行PayablesTransfertoGeneralLedger.

b.OptionallyRunPostedInvoicesRegister

✓可檢核Invoices拋轉至GL之立帳金額是否正確.此報表依APAccount列出立帳之金額.

c.OptionallyRunPostedPaymentsRegister

✓可檢核Payments拋轉至GL之付款金額是否正確,並可檢核此期間各銀行別之付款金額.

07.

應付票據兌現處理–作業在NM處理,帳務在AP處理

❒於NM模組處理兌現作業

❒兌現分錄於AP產生CreateAccounting拋轉至GL.

08.

TransferAllMaturedAccountingtoGL兌現帳務之產生及過帳

a.[PayableAccountingProcess]產生兌現之帳務

✓拋轉APAccounting至GLInterface.

b.執行PayablesTransfertoGeneralLedger

✓拋轉APAccounting至GLInterface.

c.執行GL之JournalImport

✓由GLInterface產生UnpostedGL傳票.

09.

ClosetheCurrentAPPeriod

❒利用ControlPayablesPeriods功能來關閉應付帳款期間

A:

若預計兌現之作業未執行（UpdateMatureStatusProgram）,會出現警訊

B:

若Period無法Close,Sweep之Button會自動變為白色,可將未過帳資料移轉至下期

10.

AccrualUninvoicedReceipts（至POModule）

❒對當期費用性質採購已收料,但應付帳款未立帳之收料金額作期末暫估.

✓請參考POPeriodEndProcesses.

11.

ReconcileAPActivityforthePeriod

❒執行AccountsPayablesTrialBalanceReport

✓此報表為當期之應付帳款明細帳,依APAccount列出供應商別之未付或部份付款之Invoices餘額.

❒試算當期應付帳款餘額

✓本期AccountsPayablesTrialBalance=

上期期末之AccountsPayablesTrialBalance

（期初餘額）+PostedInvoicesRegister（本期新增）

-PostedPaymentRegister（本期付款）

✓注意:

PostedInvoicesRegister與PostedPaymentRegister需於執行PayablesTransfertoGeneralLedger後列印.

❒可於GL執行FSGReport,AccountAnalysisReport,AccountInquiry核對應付帳款餘額

✓注意:

需確認GL中之AP相關JournalBatches均已過帳.

12.

RunMassAdditionsTransfertoFA

將CapitalInvoice的DistributionLines資料轉入FA系統中

13.

OpentheNextAccountingPeriod

❒開啟應付帳款之下一期間

14.

OptionallyRuntheKeyIndicatorsReport

統計資料之分析:

❒TheKeyIndicatorsCurrentActivityReport

✓此報表列印Suppliers,Invoices,Payments當期與前期的行為比較,例如筆數與金額.

❒TheKeyIndicatorsStateoftheSystemReport

✓此報表列印Suppliers,Invoices,Payments,MatchingHolds之Total筆數與平均數（AverageSitesperSupplier,AveragePaymentperInvoice,AverageInvoiceperPayment,AverageMatchingHoldsperInvoiceonMatchinghold）.

各模組月結帳作業程序檢查表日期:

//

固定資產系統FA支援顧問:

步驟

順序

作業項目

執行動作

部門/負責人

執行狀況

01.

MakeSuretopostallinvoicesdistributionwhichmarkedas“Trackasasset”（AP）

❒SubmitMassAdditionsCreateProgram

✓針對所有已立帳並結轉總帳之固定資產或列管資產採購交易轉入固定資產系統

02.

Makesuretopostall“UN-POST”assets

❒RunUnpostedMassAdditionsReport

✓列印所有Unpost之MassAdditions

Checkun-postedreason,fixitandpostassociatedinvoiceintoOracleFixedAssets

❒SubmitPostMassAdditions

✓Systemwillautomaticallygenerate

MassAdditionsPostingreport.

☐ReconcileUnpostedMassAdditionsReportwithMassAdditionsPostingReport

03.

Makeadjustmentforexceptionalconditions

❒CostAdjustmentin