文件管理程序1 2.docx
《文件管理程序1 2.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件管理程序1 2.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
文件管理程序12
程序文件名称：
文件管理程序
版本：
A/0
受控状态：
实施日期：
2013年9月10日
页码：
11 目的
对文件的编制、批准、发放、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。
防止误用失效或作废的文件。
12 范围
适用于与本公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的所有文件，包括管理文件、技术文件和行政性文件的控制。
13 职责
3.1总经办负责公司所有管理类文件、技术文件和行政性文件的控制。
3.2各部门负责本职范围内相关文件的控制。
14 过程及要求
4.1文件的分类
4.1.1管理类文件
质量、环境和职业健康安全管理体系文件、管理制度、适用的法律法规、管理办法、管理规定等。
4.1.2技术文件
1）油品标准、国家/行业标准等；
2）工艺标准、工艺流程图、作业规程等；
3）检验标准、检验规程等；
4）物资采购技术要求；
5）设备文件如设备图纸、安装说明书、使用操作说明书等
4.1.3行政性文件
通知、公告、任命书等。
4.2各部门应指定人员对部门内的文件进行管理，公司总经办建立和保持文件管理档案。
15 文件控制
5.1文件的编制、审核和批准
5.1.1质量/环境/职业健康安全手册由公司总经办组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。
5.1.2程序文件由主管部门组织编写，部门负责人审核，管理者代表批准。
5.1.3管理制度、规定、办法等文件由相关部门编制，部门负责人审核，分管领导批准。
5.1.4行政文件由公司总经办组织编写，主任审核，分管领导批准。
5.1.5文件管理流程见下图：
5.1.6技术文件设计（编制）、审核、会签和批准规定见下表：
类型
编制
审核
批准
工艺流程、工艺标准、作业规程等
技术人员
生产部经理
分管领导
设备管理文件
技术人员
生产部经理
分管领导
检验标准、检验规程等
技术人员
生产部副经理
分管领导
5.2文件的标识
文件的标识以编号形式进行。
注：
总经办部门代号—ZJ、经营部部门代号—JY、生产处代号—SC、安环处代号—AH、技术质量处代号—JZ、财务部部门代号—CW
注：
1）记录使用编号可单列，通常使用NO；
2）国家、行业、主管部门等规定的记录可不编号。
5.3文件的分发
5.3.1总经办负责建立公司所有受控文件的“受控文件清单”，以有效管理公司的受控文件。
5.3.2总经办根据对体系有效运行的需要确定分发范围。
5.3.3文件发放时应由收件人在“文件发放记录”中签字并注明签收时间,收文部门文件管理员（专/兼职）应将文件登记到部门“收文记录”中。
5.3.4企业范围内发放的“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号（见下表）。
部门/岗位
分发号
部门/岗位
分发号
部门/岗位
分发号
总经理
01
生产部
07
总工程师
02
经营部
08
行政副总经理
03
生产处
09
生产副总经理
04
安环处
10
公司总经办
05
技术质量处
11
财务部
06
5.3.5因工作或业务需要对外提供文件时，经相关部门负责人同意后方可提供，此类文件不受控。
5.3.6当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由发放部门收回。
5.3.7若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。
补发的文件仍沿用原文件分发号，并在备注中注明丢失原因。
5.3.8提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。
5.4文件的复制
文件的复制必须由部门文件管理人员执行并予以登记。
5.5文件的使用和维护
5.5.1总经办文件管理员负责受控文件的签收登记、发放、借阅以及回收失效文件等工作。
5.5.2文件使用者应爱惜和妥善保管好文件和资料，不得私自复印及在文件上乱写乱画。
当文件破损、缺页影响使用时，使用部门应将破损、缺页文件交相关部门进行文件的更换。
5.5.3各部门应认真遵守文件规定，依据实际情况，不断提出完善文件的建议。
公司办可将部门文件的执行和完善情况作为考核的重要依据。
5.6文件的评审
公司文件编制、修订后应组织文件有效性、适用性、协调性评审，评审后经批准下发，填写“文件评审批准单”。
5.7文件的更改、换版或作废
文件更改流程见下面流程。
5.7.1管理文件的更改由原文件编制部门（或指定部门）填写“文件更改通知单”，“文件更改通知单”经审批后方能实施。
5.7.2技术文件的更改必须由相关部门负责，按技术文件核准程序审批。
修改后的文件按原文件的发放范围和份数发放。
技术文件的更改应填写“文件更改通知单“并下发有关部门。
个别处更改或临时性更改，可以在技术文件上直接更改。
5.7.3文件更改换版的实施由总经办进行。
换版时收回旧版文件，换发新版文件，旧版文件应予以销毁。
因法律原因或知识积累等目的需保存的旧版文件（技术文件等），应保留一份，同时加盖“作废保留”印章。
5.7.4文件的版本和修改状态标识
5.7.4.1文件版本和修改状态以"X/Y"方法标识，其中"X"用大写英文字母A-Z书写，表示文件的版本；"Y"用阿拉伯数字0、1、2……书写。
表示文件的修改状态。
5.7.4.2文件内容发生更改、修订时，要在修改码上反映，每修订一次，后一码加1，如A/0变更为A/1，A/1至A/2……。
5.7.4.3文件内容有重大变更时，要更换文件版本，文件版本码上A→B。
5.8文件的档案化管理
各部门对本部门的文件进行价值鉴定，凡有价值的文件应予以收集，并进行档案化管理。
归档到公司总经办的文件由档案管理员在接到文件后应对文件进行分类、编目管理，以便于保存、查找和利用。
文件档案管理流程：
5.9外来文件的管理
5.9.1总经办接收外来文件后进行收文登记，填写“收文记录”，经分管领导确定传阅部门后，交传阅部门传阅或处理。
5.9.2传阅部门传阅后在传阅单上签字交总经办。
5.9.3对需要归档的外来文件原件由总经办归档管理，技术性外来文件生产部需要时可复印。
16 记录
文件评审批准单
文件编号
文件名称
文件附录
起草人
发单部门
年月日
校对人
年月日
评审部门
评审意见
评审人
评审日期
审
批
意
见
批准人：
年月日
备注：
各部门评审时，如果评审意见栏不够时，可以另外附页，也可以用电子邮件及其他方式直接与文件起草人（起草部门）沟通。
受控文件清单
序号
文件名称
文件编号
实施日期
分发范围
持有部门
文件发放记录
发文部门
文件编号
文件名称
收文部门
份数
签收
日期
备注
收文记录
收文时间
发文机关（部门）
秘密等级
文件编号
文件名称
收文份数
登记人
文件更改通知单
日期：
年月日
更改文类
更改文件名称
更改文件编号
更改章节号
更改
原因
更改方法
更改标记
通知更改部门
更
改
内
容
原为
现更改为
更改提出人
审核人
部门会签人员
批准人：
外来文件审阅单
来文
机关
收文时间
份数
文号
等级
文
件
题
要
拟
办
意
见
总经办
领
导
批
示
年月日
阅
后
签
收
姓名
阅文时间
姓名
阅文时间
升级会员 