技术体系知识库管理规范.docx
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技术体系知识库管理规范
文档编号
F0008-GF
版本号
Versionv1.00
密级
秘密
技术体系知识库管理规范
吉林省山水瑞通网络科技有限责任公司
（版权所有，翻版必究）
文档记录
文档信息
文档名称
技术体系知识库管理规范
密级
秘密
起草时间
2011-2-25
发布版本
Ver1.00
当前版本
Ver1.00
生效时间
编制人
姓名
部门
电话
电子邮件
孙晶
总工办
ssrtsj@
杨泉生
总工办
ssrtyqs@
审阅人
文档修订记录
序号
修订时间
修订人
主要修订
审核人
批准人
存档版本
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1.目的
通过对技术体系知识库的建立与管理，确保信息管理工作规范化，保证技术体系信息的准确性、完整性和可利用性，确保信息交流、信息沟通渠道畅通，规范信息组织及信息管理，以建立高速、可靠的数字信息网络，为技术体系管理、员工对应有知识的学习提供可靠的渠道。
2.适用范围
适用于所有技术类电子文档。
存档材料包括：
申报材料、审批材料、技术合同、学习文档、技术类项目管理过程中各个环节所形成的管理文档、技术方案及其它形式的文档材料等。
3.工作权责
角色
工作范围和权责
备注
技术体系
普通员工
1．撰写技术性方案和收集学习资料文档。
2．按管理规范文档及技术规范文档要求整理书写的文档内容。
3．提交本部门领导进行审核，审核后的文档上传到知识库当中，并与知识库管理员确认上传无误。
4．如没有通过审核则继续修改，至通过审核为止。
5．根据访问不同权限，普通员工对知识库相应文件具有只读权限。
技术体系
部门经理
（或指定人员）
1．对部门内员工上传的文件进行审核，并与知识库管理员核定上传内容。
2．.撰写方案并上传到知识库当中。
3．将对外发布的相关文档传送到知识库发布目录，并通知需求部门文档已发布，待需求部门下载使用。
4．具有浏览知识库所有文档权限。
5．具有与知识库管理员商定删除、修改本部门知识文档权限。
6．对文档版本具有解释权，维护版本发行说明。
知识库
管理员
1．维护知识库资料。
2．与技术体系部门经理沟通完成知识库建立与维护过程。
3．整理审核知识库资料格式，规范。
4．在规定时间内及时整理，维护对外发布文件夹。
5．对技术体系部门经理提出删除、修改本部门知识文档做好相关记录。
知识库
系统管理员
1．维护知识库硬件服务器。
2．分配知识库使用者权限。
3．建立各部门上传目录。
4．定期备份知识库内容。
知识需求部门
具有浏览、下载指定相关文件目录的内容，不具备任何修改、删除权限。
注：
相关内容保留2个工作日，节假日顺延。
4.访问权限
角色
工作范围和权责
备注
技术体系
普通员工
1．对本部门目录下所有子目录都具有访问、上传权限。
2．对本部门所有目录都具有可上传权限。
3．对其他部门目录下学习资料子目录具有访问权限。
4．不具备创建目录、删、覆盖、修改文件权限
技术体系
部门经理
1．.对所有部门目录下内容都具有访问权限。
2．对本部门所有目录都具有可访问、上传权限。
3．对对外发布文件夹具有写入权限。
4．不具备创建目录、删、覆盖、修改文件权限。
知识库
管理员
1．维护知识库资料。
2．与技术体系部门经理沟通完成知识库建立与维护过程。
3．整理审核知识库资料格式，规范。
4．在规定时间内及时整理，维护对外发布文件夹。
5．对技术体系部门经理提出删除、修改本部门知识文档做好相关记录。
6．对所有部门目录下内容都具有访问权限。
知识库
系统管理员
1．维护知识库硬件服务器。
2．分配知识库使用者权限。
3．建立各部门上传目录。
4．定期备份知识库内容。
5．对所有部门目录下内容都具有访问权限。
项目管理部
具有浏览、下载指定相关文件目录的内容，不具备任何修改、删除权限。
注：
相关内容保留2个工作日，节假日顺延。
5.技术体系知识库分级目录
部门名称
一级目录
二级目录
三级目录
备注
总工办
管理规范
2010年
三级目录根据规范分类形成，随机增加目录。
2011年
技术规范
2010年
三级目录根据规范分类形成，随机增加目录。
2011年
技术评审
2010年
项目名称
三级目录根据项目名称形成，随机增加目录。
2011年
技术合同
研发类
项目名称
三级目录根据
工程类
项目名称
销售类
项目名称
技术交流
项目名称
总工办
根据项目拟定目录名称
技术工程部
增值开发部
综合管理
公司下发文件
根据实际工作
确定三级目录
卷柜管理
CP
GC
GF
QT
财务管理
报销制表
信息登记
预算
采购
日报、周报
日报
项目周报
周总结计划
会议纪要
其它
答题系统题库
总工办
技术工程部
增值开发部
运维管理
项目名称
根据项目名称确定相关三级目录内容
集成项目
项目名称
根据项目实际情况确定相关目录
软件项目
项目名称
可行性分析
根据项目实际情况确定相应级别目录名称；
软件项目按项目名称划分；
技术资料随机添加目录；
管理文档按年度划分。
需求
设计
测试
软件配置
项目管理
技术资料
按技术资料内容随机添加目录
……
技术工程部
工程建设
项目名称
售前技术方案
售中建设过程文档
售后移交维护资料
学习资料
光网络
SDH产品资料
MSTP产品资料
DWDM产品资料
考试资料
培训资料
数据通信
产品资料
考试资料
培训资料
其它
增值开发部
电视银行
技术文档
（按具体文档小类建立目录,不做硬性规定）例如技术类有技术方案、测试指引等，产品类有产品手册、需求确认文档、PPT产品宣讲、美工UI等，市场类有运营方案等，管理文档有规范、制度等。
一级目录按项目分类
产品文档
市场文档
管理文档
电视彩信
技术文档
产品文档
市场文档
管理文档
电视股票
技术文档
产品文档
市场文档
管理文档
电视商城
技术文档
产品文档
市场文档
管理文档
新产品探索
技术文档
产品文档
市场文档
管理文档
管理规范
6.工作流程
资料内部存档
Yes
技术工程部
增值开发部
技术评审委员会
总工办
需求部门
①提交文档
②部门经理（指定人员）对提交文档及相关版本审核
审核
No
⑥提取资料
开始
结束
如需对外发布
Yes
Yes
⑤存档
④技术评审委员会评审
No
No
评审
③管理员格式审核
审核
7.流程说明
1）技术体系各部门员工提交资料。
2）部门经理或指定人员对本部门人员提交的技术资料进行技术、版本审核。
（1）当审核通过，进入知识库管理员审核流程；
（2）当审核不合格时，提交资料人员重新修改、核对资料，再次审核。
3）知识库管理员根据技术文档管理规范对提交的相关资料进行格式审核。
（1）当审核通过时：
（a）需对外发布给需求部门的资料：
根据资料原著的部门经理确认是否需要技术评审，如无
需技术评审，知识库管理员可直接将资料存储到对外发布目录；如需技术评审，则进入技术评审
委员会评审流程。
（b）无需对外发布的资料，知识库管理员按规定存档。
（2）当审核不合格时：
提交资料人员重新修改、核对资料格式，可直接提交给知识库管理员再次审核资料格式。
4）需技术评审委员会做评审的技术资料可按技术评审流程提交技术资料。
（1）评审通过，知识库管理员存档，并将需对外发布的资料上传至指定对外发布目录，供需求部
门及时提取。
（2）评审不合格，则返回到技术体系各部门资料提交处，并重新进入技术体系知识库管理流程。
5）知识库管理员将审核通过的资料进行存档。
6）需求部门提取资料。
知识库管理员将对外发布的资料上传至指定对外发布目录，资料保留期为2个工作日，节假日顺延。
超时，系统自动删除发布资料。
需求部门需及时提取相关资料。
7）知识库管理员每月与项目管理部进行资料核实，以保证资料的有效利用。
8.保存年限
1）程序文档保存3年；
2）技术类质量记录文档保存3年；
3）管理类质量记录文档保存5年。
9.引用文档
1）《技术管理文档编号规定》（F0003-GF）
2）《工程技术部技术文档评审流程》
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