招标采购操作手册定标阶段操作分册.docx
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招标采购操作手册定标阶段操作分册
直属单位招标采购操作手册
定标阶段操作分册
第一节概述
1.1定标阶段，招投标领导小组召开会议，由招投标管理部门、法律部门分别汇报招标组织、过程监督、评标委员会推荐中标候选人、法律保障等情况，形成定标会议纪要。
1.2定标阶段工作主要由招投标管理部门牵头，招投标领导小组、法律部门、招标代理机构等相关方共同参与完成。
1.3定标阶段工作要重点把握以下几个方面：
一是要按评标委员会提交的评标报告确定中标候选人。
二是要建立和完善公正、有效的投诉和处理机制，有效防范和规避法律风险。
第二节工作内容
2.1定标
2.1.1评标委员会向招投标管理部门提交书面评标报告，招投标管理部门组织初步审核，并对本批次流标项目，提出纳入下一批招标、单独批次招标、变更采购方式实施采购、变更采购实施主体等后续处理意见。
审核通过后，招投标管理部门提请召开招投标工作领导小组会议。
2.1.2招投标工作领导小组会议由组长或副组长主持，领导小组成员出席，参加、出席会议人员保持固定。
2.1.3领导小组成员部门中的相关部门（单位）汇报采购需求计划及采购规则的制定情况，招投标管理部门、法律部门分别汇报招标组织、过程监督、评标委员会推荐的中标候选人、法律保障等情况。
2.1.4领导小组成员听取汇报，针对项目及相关重要事项进行讨论发表意见并形成会议纪要。
会议主持人进行会议总结，领导小组成员部门对会议决策事项进行签字确认。
2.2中标候选人公示及异议受理
2.2.1招投标管理部门应在招投标工作领导小组书面确认收到评标报告之日起3日内公示中标候选人，公示期不得少于3日。
2.2.2招标代理机构根据定标结果，编制中标候选人公示文件（公示文件中应明确招标代理机构接受评标结果异议的联系方式），并在“玉湖公司电子商务平台”、“中国招标投标公共服务平台”上发布公示文件。
2.2.3投标人或者其他利害关系人对评标结果有异议的，且在中标候选人公示期间提出的，招投标管理部门应当自收到异议之日起3日内组织作出答复；作出答复前，应当暂停招标投标活动。
招标代理机构出具投标人异议质疑情况核实记录单。
2.3中标公告及中标通知书发放
2.3.1公示期结束，无异议或者异议未成立，招标代理机构在“玉湖公司电子商务平台”、“中国招标投标公共服务平台”上发布中标公告。
异议成立且影响中标结果的标包，如能采取补救措施予以纠正的，本着提高工作效率，节省采购成本的原则采取复议、复审等方式进行纠正；如不能纠正，进行流标处理。
2.3.2招标代理机构在规定时间内做好中标通知书发放工作，中标通知书应加盖招投标管理部门和招标代理机构印章。
○2.3.3招标代理机构在ECP系统中维护中标结果，并提交招投标管理部门审核。
招投标管理部门审核中标结果后，招标代理机构在ECP系统中生成中标通知书，经招投标管理部门和招标代理机构电子签名后，下发中标人。
2.4投标保证金退回
招标代理机构最迟应当在书面合同签订5日内向中标人和未中标的投标人退还投标保证金及银行同期存款利息。
2.5合同签订
2.5.1需求单位在中标通知书发出三十日内，组织中标人完成合同的签订工作。
2.5.2需求单位应当依照招标投标法及实施条例的规定分别与相应中标人签订书面合同，合同的标的、价款、质量、履行地点、履行期限、违约责任等主要条款应当与招标文件和中标人投标文件的内容一致。
不得在合同签订时与中标人另行展开合同谈判，不得与中标人再行订立背离合同实质性内容的其他协议。
2.5.3排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照招标文件要求提交履约保证金，或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合中标条件的，可以按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人，也可以重新招标，按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人，应重新履行中标公示、公告流程。
2.5.4排名第一的中标候选人放弃中标、不按照招标文件要求提交履约保证金，或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合中标条件的要承担相应责任，同时须按《玉湖公司供应商不良行为处理管理细则》进行处理。
2.5.5因需求单位原因未能在法律规定期限内与中标人签订合同的，需求单位要尽快签订合同。
2.6资料归档
招投标管理部门和招标代理机构应及时按照玉湖有限公司采购活动文件材料归档管理要求，完成招标文件材料的归档整理移交。
2.7后续工作
招标采购活动结束后，招标代理机构要总结分析招标采购每个环节的工作，形成总结分析报告。
总结分析报告可结合各招标项目，包括但不限于基本情况、资质业绩设定、潜在合格供应（服务）商规模、累计投标中标数据分析等内容。
第三节风险防控提示及措施
3.1防范招标结果确定程序不规范风险。
严格执行《招投标工作领导小组议事规范》，对评标委员会推荐意见进行审议并定标，同时加强归档文件整理审核。
3.2防范投标保证金退还不规范风险，加强对投标保证金退还机制的建设，确保在法定时间内及时、足额退还投标人。
3.3防范采购资料归档不及时、缺失等风险。
严格落实《玉湖公司采购活动文件材料归档整理移交管理细则》要求，在采购工作结束后一个月内完成采购资料归档工作，不发生超范围归档，不出现资料遗漏情况。
第四节具体操作流程
序号
工作内容
操作方法
形成文件
注意事项
参与角色
2.1
定标
1.评标委员会向招投标管理部门提交书面评标报告，招投标管理部门提请召开招投标工作领导小组会议。
2.招投标工作领导小组会议由组长或副组长主持，领导小组成员部门负责人出席，参加、出席会议人员保持固定。
3.会议中领导小组成员部门中的相关部门（单位）汇报采购需求计划及采购规则的制定情况，招投标管理部门、法律部门分别汇报招标组织、过程监督、评标委员会推荐的中标候选人、法律保障等情况。
4.领导小组成员听取汇报，针对项目及相关重要事项进行讨论发表意见并形成会议纪要。
定标审批单、定标会议纪要，详见附件6-1。
材料应严格保密
招投标工作领导小组、招投标管理部门、法律部门
2.2
中标候选人公示及异议受理
1.招投标管理部门应在招投标工作领导小组书面确认收到评标报告之日起3日内公示中标候选人，公示期不得少于3日。
2.招标代理机构根据定标结果，编制中标候选人公示文件（公示文件中应明确招标代理机构接受评标结果异议的联系方式），并在“玉湖公司电子商务平台”、“中国招标投标公共服务平台”上发布公示文件。
3.投标人或者其他利害关系人对评标结果有异议的，且在中标候选人公示期间提出的，招投标管理部门应当自收到异议之日起3日内组织作出答复；作出答复前，应当暂停招标投标活动。
招标代理机构出具投标人异议质疑情况核实记录单。
1.中标候选人公示，详见附件6-2。
2.投标人异议质疑情况核实记录单，见附件6-3。
严格按照公示时间要求和异议处理流程操作。
招投标管理部门、招标代理机构
2.3
中标公告及中标通知书发放
1.公示期结束，无异议或者异议未成立，招标代理机构在“玉湖公司电子商务平台”、“中国招标投标公共服务平台”上发布中标公告。
2.招标代理机构在规定时间内做好中标通知书发放工作。
1.中标公告，见附件6-4。
2.中标通知书，见附件6-5。
中标公告的中标人必须和定标会议纪要一致。
招投标管理部门、招标代理机构
2.4
投标保证金退回
招标代理机构最迟应当在书面合同签订5日内向中标人和未中标的投标人退还投标保证金及银行同期存款利息。
/
/
招标代理机构
2.5
合同签订
需求单位在中标通知书发出三十日内，组织中标人完成合同的签订工作，所订立的合同不得对中标结果作实质性修改。
/
/
需求单位、中标人
2.6
资料归档
按照公司采购活动文件材料归档整理移交要求执行。
/
禁止超范围归档
招投标管理部门、招标代理机构
2.7
后续工作
招标采购活动结束后，招标代理机构要总结分析招标采购每个环节的工作，形成总结分析报告。
总结分析报告可结合各招标项目，包括但不限于基本情况、资质业绩设定、潜在合格供应（服务）商规模、累计投标中标数据分析等内容。
总结分析报告
/
招标代理机构
第五节附件
附件6-1定标审批单、定标会议纪要
XX公司招投标工作领导小组20XX年第XX次专题会议
定标审批单
会议时间
年月日
会议地点
招投标工作领导小组审批意见:
同意以下个项目的评标结果和推荐的中标人名单。
序号
项目名称
1
XX项目
2
3
招投标工作领导小组
组长（副组长）
签字：
年月日
领导小组
成员签字
XX部
XX部
XX部
XX部
XX部
XX部
XX部
XX部
XX部
XX部
XX部
XX部
附件：
评标报告
XX项目定标会议纪要
xx公司招投标管理部门年月日
XX年XX月XX日，公司XX同志在XX会议室主持召开公司20XX年第XX次招投标工作领导小组专题会议，领导小组成员部门负责人参加了会议。
会议分别听取了XX部门（单位）、…关于本次招标采购评审规则设定情况汇报，招投标管理部门关于本次招标评标工作情况汇报、监督工作情况汇报，法律部关于招标采购活动法律保障工作情况汇报。
会议审议并同意评标委员会向本次专题会议汇报并推荐的以下XX项招标采购活动中标结果：
1．XX招标采购项目；
2.…
主持：
XX
出席：
XXXXXXXX
列席：
XXXXXXXX
记录：
XX
分送：
班子成员、XX部、XX部、XX部、XX部、XX部、XX部、XX部存档。
共印X份
附件6-2推荐的中标候选人公示
xx公司xx年第x批项目推荐的中标候选人公示
（招标编号：
）
各相关投标人：
xx公司xx年第x批项目评标工作已经结束，现将评标委员会推荐的中标候选人予以公示，公示期不少于3日。
投标人或者其他利害关系人若对评标结果有异议的，请在中标候选人公示期间以书面形式（传真）提出。
分标号
包号
推荐的中标候选人
联系电话：
联系传真：
招标代理机构:
年月日
附件6-3投标人异议质疑情况核实记录单
投标人异议质疑受理单
日期：
××年××月××日
来函单位名称
是否投标人
来函时间
问题单位名称
是否中标候选人或中标人
来函属性
□异议□质疑
□投诉□举报
对应采购批次编号及名称
来函时间范围
□评标结束
□中标公示
□中标公告
分标名称
标包号
问题简要描述：
受理部门意见：
年月日
受理过程简要描述：
办理人：
年月日
意见回复情况：
办理人：
年月日
附：
受理过程的相关佐证材料
注：
此表与相关附件在物资部督查处备案。
投标人异议质疑情况核实记录单
受理日期：
××年××月××日
被核实单位
核实内容
核实方式
□投标文件
□原件
□影像资料
□复印件
□现场
核实人员
签字
核实结论
办理人：
年月日
附件6-4中标人公告
xx公司xx年第x批项目招标中标人公告
（招标编号：
）
xx公司xx年第x批项目的中标候选人公示活动已经结束。
现将中标人名单公告如下：
分标号
包号
中标人
中标金额（万元）
招标代理机构：
年月日
附件6-5中标通知书
中标通知书
招标编号：
××：
根据评标委员会评审结果，经招标领导组批准，贵公司在××招标采购（招标编号：
××）中被确认为分标编号：
××包：
××项目名称：
××的中标人，中标总金额为××元（大写金额：
××）（中标明细详见附表），投标期间所作的一切投标文件及书面承诺均为有效文件。
请贵公司在收到本中标通知书之日起30天内，携带所有签订合同所需的资料（包括但不限于法定代表人授权书、技术规范、技术图纸等），到××公司按照招标文件和中标人的投标文件签订采购合同。
特此通知！
招标人：
招标代理机构：
年月日
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