采购员培训手册.docx

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采购员培训手册

第一章采购员任职要求

第一节采购员的职责与实施流程

一、采购员职责

采购员的任务是确保生产施工所需的物品及材料〔以下简称物料〕，在必要的时候，按照要求的数量，以适当的质量、合理的价格进场，从而保证正常的生产施工进度，使资源充分利用，不会因为采购不力造成人力物力资源的浪费，影响生产施工进度等事件的发生。

要到达以上任务，采购员必须明了自己的职责，主要有以下几个部分：

采购需求与方式确实定、供应商选择与管理、采购价格控制、采购合同与订单管理、采购质量控制、交货期管理等。

二、采购业务实施流程

采购活动是采购员的主要工作内容，但往往有许多新上任的采购员由于对采购流程不熟悉，因而对采购工作无从下手，或进行采购活动时错漏百出，甚至给公司造成无法挽回的损失。

因此，采购员在进行采购活动之前，对采购流程进行熟悉和了解是十分必要的。

以苗木采购为例，大致的采购流程如下：

〔一〕收集信息

1.充分了解需求苗木的名称、规格、属性、品质等方面的资料。

2.调查市场行情。

3.收集有关供应商的资料。

4.收集有关替代品的资料。

〔二〕询价

1.选择询价供应商。

2.询问价格、质量、装车、税点等信息。

3.整理报价资料。

〔三〕考察、谈价

1.考虑影响苗木价格的因素，估算运费、税点等；经成本分析后，设定议价目标。

2.前往考察，关注供应商基地或苗圃位置及规模，数量、质量，供应商资质、专业水平等；了解附近市场价格。

3.决定采购条件〔向供应商详细说明我司发展状况，需求苗木品名、规格、质量要求、数量、验收标准、项目地址、进场时间、付款方式等〕。

4.再次明确我司验收标准、付款条件，与供应商谈定合作意向，确定报价。

〔四〕供应商评估

1.同规格苗木应有几家供应商同时进行询价、谈价。

2.是否为实力较强的供应商。

3.是否为信誉良好的供应商。

4.供应商能否按要求及时供货，并确保质量。

〔五〕报价、开标及中标

1.采购员对苗木计划分单中的苗木在规定时间内提交报价。

2.报价完成后，采购负责人组织开标，以性价比最高为原则确认中标人员。

3.中标采购员确认装车及配送情况；提交定标表及采购合同。

〔六〕进场验收

1.苗木到达进场条件时，由现场工程人员提前通知采购员安排进场。

2.采购员及时通知供应商起苗配送；如有问题，及时与供应商及现场沟通。

3.提交苗木验收单，作为现场工程人员验收依据；如发生打折退货情形，明确责任，与供应商及工程人员沟通解决。

〔七〕对账与付款

1.以月为单位，与供应商核对上月进场苗木信息。

2.核对各种手续是否完备。

3.通知并跟踪供应商开发票情况。

4.付款进度跟踪。

第二节采购员应具备的各种能力

随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈，采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能、一门专业，一种可为企业节省成本、增加利润、获取服务的资源。

采购也不是一件轻松的工作，需要较高的专业技能和谈判技巧。

采购需要关注的不仅包括价格问题，更多的是品质水平、品质保证能力、产品的售后服务、综合实力等。

有些东西看起来买得很廉价，但需要经常维修、经常不能正常使用；有些苗木看起来很廉价，但有病虫害，树形较差，如果用到现场，效果及成活率大打折扣，导致苗木死亡甚至更换，那反倒大幅增加了公司成本。

因此，作为一名采购员，应具备以下基本能力：

一、成本意识与价值分析能力

采购支出是构成公司成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，会精打细算，锱铢必较，不可大手大脚；另外采购员必须具有“成本效益”的观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买品质不好或者不堪使用的材料，并能随时进行性价比分析。

二、预测能力

在动态的经济环境下，物料〔如苗木〕的采购价格与供应数量经常会调整变动，采购员应能及时关注到市场行情的波动，推断出采购成本将受到的影响程度。

总之，采购员必须扩充见闻，具备“察言观色”的能力，才能预测未来的供应趋势。

三、表达能力

采购员无论是用语言、文字还是图片与供应商沟通，必须能正确、清晰地表达所想采购材料的各种条件，例如苗木的品种、规格、质量、场地条件、交货期限、付款方式等，防止语义含混，滋生误解。

尤其是采购任务较重时，采购员必须长话短说，言简意赅，以免浪费时间。

而以“晓之以理、动之以情”来获取优惠的采购条件，更加是采购员必须锻炼的表达技巧。

四、沟通协调能力

采购业务牵涉范围广，相关部门多，为使采购业务顺利进行，获得良好的工作业绩，除了采购员的努力外，还需要公司内部各有关部门的密切配合。

因此，采购员必须具备良好的人际关系与协调能力，以期获得有关部门的合作，圆满完成任务。

五、信息能力

很多公司常常因为对市场情况了解不够，导致采购业务处理不好，导致各职能部门之间出现以下相互责难的现象：

1.为什么不能在价低的时候采购？

2.所买的物料为何品质比别人差，但价格却比别人贵？

3.供应商的产品品质差，信誉度不好，为什么还选择他们？

以上种种对采购部门的指责，实际上是缺乏市场信息、缺乏部门间沟通所致。

为有效获取采购方面的信息，采购信息人员应符合以下基本要求:

1.对于材料价格的取得，要懂得利用价值分析、成本分析与统计分析等技术。

2.对于供应商信息的取得，要懂得咨询的调查方法和技巧。

3.对于主要物料信息的取得，要懂得生产技术和生产流程。

4.对于市场行情的取得，要懂得运输、保险、包装等知识。

六、团结协作能力

外表上看，采购工作似乎是单独作业，实际上，采购过程是一个与人协作的过程。

一方面，采购员要与企业内部各部门打交道，如与财务部门打交道来解决采购资金、报销等问题；与验收部门沟通来解决采购交货期及采购质量问题等。

另一方面，采购员要与供应商打交道，如询价、谈判等。

采购员必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购工作才可无往不利。

身为采购员，凡事以企业大局为重，待人处事，尤须注重团队的合作，并以企业的利益为前提。

七、自控能力

采购员所处理的订单与钞票并无太大差异，因此难免“唯利是图”的供应商所包围。

所以采购员一定要有自控能力，正确处理好与供应商之间的关系。

1.当与供应商进行谈判时，必须将所有的价格、条款、条件和协议建立在恰当的业务谈判之上。

2.在采购过程中，不能对任何人表现出喜好和偏好。

3.不能给任何人施以恩惠，也不能接受任何恩惠。

4.不管从道德主义上还是从法律意义上来说，接受回扣都是一种犯罪，这是在企业中自毁前程的最快方式。

5.采购中接受个人的礼物、免费服务和折扣都是错误的，不管是给你还是给你家庭中的任何人。

旅游、娱乐或者任何形式的特殊考虑都是如此，不管你是否请求了这些恩惠。

6.必须拒绝恩惠，并返还礼物。

要做到愉快而且圆滑，但是态度一定要坚决。

第三节采购员应具备的知识

一、产品知识

无论采购哪一种物料，都必须对其有基本的认识。

一个学材料并从事多年材料采购的人员因工作需要而转向园林绿化采购，尽管他从事采购多年，但他仍会感到力不从心，如果他想尽快适应新角色，就必须及时补充有关园林绿化方面的知识。

补充的途径很多，如自学，参加相关专业培训班，向公司的工程人员、苗木基地的人员学习等。

二、专业知识

采购员对其经办的产品〔如苗木〕，假设能了解苗木生长习性、产地信息、质量标准、价格波动规律、装车信息等，将有助于供应商的沟通，并防止吃亏上当。

有了专业知识，采购员就更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。

除此之外，采购员需要了解购买的物品，了解产品的原理、质量要求，了解市场行情、价格走势，了解供应商的实力、供应商报价的合理性，并实地考察供应保证能力；同时，采购员需要具备极强的谈判能力与计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和品质标准。

总的来说，专业的采购员需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购方面的专业知识。

同时，他需要有能力及时了解周边甚至远方市场的变化和供应商的表现。

因此采购员的语言表达能力和沟通能力、电脑网络知识也很重要。

三、财务知识

〔一〕单价的构成

采购员对于采购物料单价的构成应有所了解。

单价的构成一般包括原材料成本、人工、固定资产折旧、模具费用的分摊、票据所纳税点数、合理的利润等。

而对苗木而言，单价的构成一般包括裸树价、挖工、吊卸转运费用、遮阳保护材料费用、检疫证、运费费用及风险、利润等。

〔二〕成本分析

成本分析就是对供应商所提供的成本，逐项进行审查与评估，以求证成本的合理性与适当性。

〔三〕常见的几种税

1.增值税〔属于流转税，归国家税务局管理〕

增值税是对销售、进口、委托加工商品的单位和个人就其增值部分征收的一种税，其计算方法是采用销项税额与进项税额相抵的方式。

计算公式为：

增值税的税率有17%、13%、6%、4%几种。

（1）进项抵扣的税率。

主要有：

117%的税率适用于大多数商品的销售。

213%的税率适用于以下商品：

粮食、水、气、食用植物油、图书、杂志、饲肥和农业产品等。

另外有几种情况一定要注意：

1农产品初级收购可凭收购凭证抵扣10%。

2运费凭正规运输发票可以抵扣7%。

3水费可抵扣6%。

4电费可抵扣17%。

5办公用品可抵扣17%。

6空调油耗、汽油等可抵扣17%。

7其他耗材，如广告耗材、低值易耗品等可抵扣17%。

所以，一定要注意，对上述发生业务尽量收增值税专用发票，以节约费用。

（2）不能抵扣的进项税额：

以下业务的进项税额是不能抵扣的：

1购入固定资产。

2购入商品用于直接消费的，即便开的增值税发票，也不能抵扣。

2.营业税〔属于流转税，归地方税务局管理〕

中国人民共和国境内提供规定的劳务、转让无形资产或者销售不动产的单位和个人等按照规定须上缴营业税。

营业税税率一般为5%和7%。

应缴纳额为营业额乘上税率。

3.附加税〔包括城市维护建设税和教育费附加〕

主要是企业为了支援地区城市建设和教育而开立的，纳税金额是在增值税和营业税等主税基础上按比例提取的。

附加税归地方税务局管理。

四、采购所碰到的票据

采购所碰到的票据有收据、普通国税发票、4%增值税专用发票、6%增值税专用发票、17%增值税专用发票〔4%增值税专用发票与6%增值税专用发票都是代开的，只有具有一般纳税人资格的企业才能开出17%增值税专用发票，这对可以抵扣进项税的企业来讲意味着纯利〕。

所以，采购方要求对方开具票据时一定要考虑到这一点。

〔一〕财务付款方式

财务支付应付货款时，通常采用的方式有：

现金、转账支票、电汇、商业承兑汇票、信用证等。

付款方式不同，对采购价格也有影响，所以，采购员对于这些方式的运用要求及注意事项都应有所了解。

〔二〕报销单填写

采购员常常需要填写报销单，一定要学会正确填写。

应当按照报销单上面的要求认真填写以下内容：

票据张数、大小写金额、经办人；负责人的签字；特殊情况的情况说明。

填好的报销单如果金额有错，不可以涂改，应重新填写。

采购员的报销单必须具备以下条件：

1.填写报销单日期；

2.填写报销部门/个人；

3.经办人员的签名；

4.经济业务内容、数量、单价和金额；

5.从外单位取得的发票，必须是税务局监制的正规发票，必须盖有外单位的公章；

6.发票的购货人或客户应写明本单位名字〔不带任何后缀〕；

7.发票应按类别按序粘贴。

第四节采购职工作中应注意的细节

一、与供应商来往应公正与老实

采购工作成功与否，主要取决于供应商的选择是否正确。

采购员必须以公平、公开、公正的方式来评选供应商，不可心存偏见，厚此薄彼。

处理采购业务时应对事不对人；在可能的范围内协助供应商，从而获得供应商的配合与信任〔助人助己〕；不接受供应商的热情招待及礼物；设法取得供应商的敬重。

与供应商的来往，也务必以实事求是的态度相待，不可有期满的行为，造成不道德的采购。

二、临财不苟得

采购员所处理的采购单在性质上与钞票并无太大差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围，无论是威逼还是利诱，采购员都必须维持平常心、不动心，否则牺牲公司利益，图利他人或自己，终将误人误己。

所以重利忘义之徒实难胜任采购职责。

三、虚心与耐心

采购员虽较占上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，不可趾高气扬，傲慢无礼。

与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购员需要具备忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。

居于劣势时，要能忍让求全，不愠不火，恪尽职守。

四、保守企业秘密

遵守企业有关保密规定，不能违背劳动合同，对企业的商业秘密和技术秘密负有保密的义务。

无论什么时候都不得将企业的技术秘密、财务信息、研究开发进度、生产工艺、制作方法等转让或泄露给第三方。

无论什么时候都不得将企业的商业秘密、重大经营决策、规划、整体战略部署、管理诀窍、客户名单、货源情报及产销政策等内容转让或泄露给第三方。

第二章如何确定采购方式

一般而言，企业在制订计划或相关采购政策时会对采购方式作出明确规定。

作为采购员，必须对企业规定的采购方式了然于胸，以便在实际操作中灵活运用。

一、采购方式1：

集中采购

集中采购是指企业的采购部门统一采购。

〔一〕集中采购的适用范围

1、大宗或批量物品，价值高或总金额多的物料。

2、关键零部件、原料或其他战略资源，且保密程度高、产权约束多的物料。

3、易出问题的物料。

4、需定期采购的物料。

〔二〕集中采购的作业程序

1.收集采购市场信息，并进行整理分析。

2.分析企业所处的经济、社会环境及竞争状况，制定合适的企业采购战略。

3.根据企业产品销售状况、市场开发情况、生产能力，确定采购计划。

4.根据市场反馈信息，同时结合生产特点，定期地根据大宗物料采购要求作出集中采购决策。

5.决策后，由采购部门进行信息分析、市场调查及询价，并根据库存情况作出采购安排。

6.由采购部门根据资源供应情况、自身采购规模和采购进度安排，结合最有利的采购方式实施采购，并办理送货验收手续，及时保障生产需要。

7.对于符合适时、适量、适质、适价、适地原则〔5R原则〕的物料，经检验合格后及时办理付款手续。

〔三〕集中采购的注意事项

1.集中采购的数量一般较大，因而有可能会造成超量供应，使不需要的物料过多的囤积。

2.集中采购的过程较长，手续多，会延迟物料的到位时间，造成同时请购的物料出现时间差，使物料到位不配套。

所以急需的少量或小件物料不适合集中采购。

3.大量采购会使供应商生产时按照他们的作业工序和最优排程方法进行生产，采购员应保持沟通，确保材料按照我们的计划交货。

二、采购方式2：

分散采购〔零星采购〕

分散采购是由企业下属各单位，如各分公司、分厂、车间或分店实施的满足自身生产需要的采购。

〔一〕分散采购的适用条件

1.小批量、单件、价值低、总支出在产品经营费用中占比较小的物料。

2.在费用、时间、效率、质量等方面优于集中采购的物料。

3.市场资源有保证，容易送达，而且物流费用较少。

4.各基层部门具有这方面的采购与检验能力。

〔二〕分散采购的优点

1.分散采购灵活机动，有利于物料的配套供应。

2.分散采购有利于按需供应，可有效杜绝物料囤积的现象。

3.时间比较短，可及时对采购计划进行调整；当营销计划、生产计划发生改变时，可以随时进行改进。

三、采购方式3：

〔远期〕合同采购

〔远期〕合同采购是供需双方为稳定供需关系，通过合同约定，实现物料的供应和资金的结算，并通过法律和供需双方的信誉与能力来保证约定交割的实现。

合同采购属于实物采购，供需双方以合同为依据实现交割，合同不能转让。

〔一〕合同采购的特点

1.时效长。

2.价格稳定。

3.交易成本及物流成本相对较低。

4.交易过程透明有序，易于把握。

〔二〕合同采购的条件

1.具有法律保障且经济秩序良好的社会环境。

2.适用大宗或批量采购。

3.供需双方认可的质量标准、验收方法和其他认同的履约条件。

〔三〕合同采购的适用范围

企业生产和经营长期需要的主要材料和关键零件。

〔四〕合同采购应注意的问题

1.要掌握供应商资信情况和能力，以免上当，造成损失。

2.注意价格风险和供应商履约能力。

3.期限一般在1年以内，隔年交割以签约为准。

4.合同有效期限要超过下游产品保修期1年以上。

5.遵循“适时、适量、适质、适价、适地”的签约原则。

6.合约条款要清楚、准确，双方无歧义。

7.技术标准要尽量采购国际标准、国家标准，便于验收，减少分歧。

8.签约人员应具备一定的专业和法律知识。

四、采购方式4：

直接采购

直接采购是指采购方直接向制造厂家采购的方式。

一般是指采购方从物料源头实施采购，满足生产所需。

对于我司苗木采购而言，具备一手优质苗木资源的苗圃或者苗贩子，应当大力开发，直接采购可掌握市场底价，降低采购成本。

〔一〕直接采购的优点

直接采购的优点是：

环节少，时间短，手续简便，意图表达准确，信息反馈快，易于供需双方交流及售后服务的跟进。

〔二〕直接采购的适用条件

1.需方的采购量足够大，供应商能够接受。

2.有相应的采购、储运、渠道、机构与设施等。

对我司苗木采购而言，可能需要掌握当地的物流信息、挖苗队伍等信息。

3.费用低于间接采购费用。

〔三〕直接采购的注意事项

1.做好准备工作

了解资源渠道、竞争状况、市场行情，分析企业自身的供、销、存动态信息，做好信息分析，选择有能力和信誉且能够提供最正确的性价比及售后服务良好的供应商。

2.采购计划

采购单位从内容上和过程上要解决订购什么物品、订购多少、总量与批量、向谁订购、什么时间订购等问题。

也就是说，采购过程要适时、适质、适量、适价、适地。

3.正确签约掌握主动权

应与供应商达成质量保证协议，以明确规定供应商的质量责任；并与供应商就检验项目及方法达成协议，明确争议的解决方法和渠道。

4.认真验收

要做好品种、规格、质量的验收，发现问题及时处理。

五、采购方式5：

间接采购

间接采购是指通过中间商实施采购行为的采购方式。

〔一〕间接采购的优点

1.减少流动资金，增加资金周转等。

2.分散采购风险，减少物料非正常损失。

3.减少交易费用和时间，从而降低采购成本。

〔二〕间接采购的条件

1.当地或较近区域有能够担当采购任务的流通企业或中介组织。

2.直接采购的费用和时间大于间接采购的费用和时间。

〔三〕间接采购的适用范围

1.适合于核心业务规模大，盈利水平高的企业。

2.规模过小，缺乏能力、资格和渠道进行直接采购的企业。

3.没有适合采购需要的机构、人员、仓储设施的企业。

六、采购方式6：

招标采购

招标采购是一种特殊的交易方式，有广义、狭义之分。

广义的招标采购是指招标人发出招标公告或通知，邀请潜在的招标商进行投标，最后让招标人通过对各投标人提出的规格、质量、交货期限及该投标企业的技术水平、财务状况等因素进行综合比较，确定其中最正确的投标人为中标人，并与之签订合同的过程。

狭义的招标是指招标人根据自己的需要提出一定的标准或条件，向指定投标商发出投标邀请的行为。

〔一〕招标采购的条件

1.有完善的招标法律保障及道德和信誉保证，并已形成有效的监督机制。

2.有良好的经济环境秩序及基础，有足够的供应渠道和能力。

3.有社会认同的技术标准和标准做依据，并有检测、度量方法。

4.有良好的专业技术及业务能力招标、投标、评标机构队伍以及评标专家库。

5.有足够的媒体传播。

〔二〕招标采购的作业流程

〔三〕招标采购对物料供应的影响

1.周期较长，对于急需供应的物料不宜采用。

2.签约后对供应商产生约束力，能确保材料按时到位，确保配套供应。

3.出现品质问题时易于解决。

4.因为供应数量已确定，对于意外损失不易补件，易造成物料缺失。

七、采购方式7：

网上采购

网上采购是指以互联网为基础，以电子商务软件为依据进行的一种采购活动。

〔一〕网上采购的作业程序

〔二〕网上采购的优点

1.提高了通信速度。

2.加强了信息交流。

网上信息更新快、内容全面丰富，可使企业、客户掌握他们需要的最新信息，任何企业都可以将其信息放到网上供客户查询，从而克服查询信息不全面、不直观、不灵活的缺点。

3.降低了成本。

网上采购可以降低通信费用，管理费用和人员开销。

4.方便及时。

提供全年365天，每天24小时服务。

〔三〕网上采购对物料供应的影响

1.网上采购信息量大，供应面广，容易采购到可以及时供应的材料，减少了不配套的隐患。

2.对于供应商的信誉和质量不能确保，有可能出意外，影响物料正常供应。

3.对于常规物料的采购比较及时，可以满足企业的紧急需要。

第三章供应商管理

第一节供应商管理管什么

本章，我们以我司所处的苗木行业为例，简单阐述供应商管理的相关内容。

一、供应商分类

我司的苗木供应商众多，分类的方法也众多。

1.按生产经营品种，可分为：

乔木供应商、灌木供应商、地被供应商、草坪供应商、时花供应商。

2.按实力大小与合作能力高低，可分为

战略合作供应商、一般性供应商和临时供应商。

二、我司供应商管理的几种模式

〔1〕战略合作供应商

全国各区域内苗木质量优良、价格合理、数量满足需求、垫资能力较强且合作较好的供应商，可成为我司的战略合作供应商。

可在一定区域内使用价格优势的战略供应商，保证苗木质量与工程进度，同时便于公司总部直接管理。

〔2〕代培育供应商

集中区域需求，与实力较强、合作较好、价格合理的供应商按照我司要求进行订单式生产，签订代培育合同。

可以在合适的区域使用代培育供应商，保证苗木质量与工程进度，同时较大程度地降低公司成本。

〔3〕集散地供应商

利用集散地苗木资源相对集中优势，可通过集散地供应商掌握一线苗木资源，实时了解市场价格，确保采购价最低；对外销售过程中也可以保证苗木价格的竞争性。

三、熟悉供应商行业特质

作为一名采购员，在选择或管理供应商时，应对供应商相应的行业特质有所熟悉，否则无法全面了解供应商的能力及品质，无法满足适质、适价、适时、适地的采购要求。

四、供应商的结构布局要求

企业为了长远发展或在供应商链上更有保障，往往会对供应商的地理位置布局、各行业供应商数量、各供应商在其行业中的大小、供应商性质等内容做一份详细的规划，便于采购员的工作更有方向和目标。

具体规划内容为：

（一）供应商地理位置布局

指企业与供应商在地理位置上的分布状态。

一般来说供应商的生产基地最好在企业的附近。

（二）各行业供应商数量

对于某种需求的材料，能提供此种材料的供应商的数量。

为了形成良性竞争机制，企业一般要选择三家以上供应商。

规划时要对本企业的需求按ABC分析法先分级，对每一类材料在一定时期内选定几个主要的供应商，其他供应商也要下一些订单，以用来维持关系，同时还可以备急用。

五、供应商管理步骤

〔一〕苗木分类

1、将苗木按采购金额比重由高到低分为A、B、C三类；

2、将苗木按类型分为乔木、花灌木、地被、时花、草坪。

〔二〕收集厂商资料

根据苗木的分类，收集各类供应商资料，每类最好有5~10家供应商可供选择。

〔三〕供应商调查

对供应商进行实地考察，对其拥有苗圃数量、大小及苗木品种，规格、数量进行了解。

〔四〕调查评估

对考察到的供