公文写作基础知识.docx

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公文写作基础知识公文写作基础知识公文写作基础知识一、公文的定义和分类

（一）定义。

公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关、企事业单位实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用，贯穿管理工作的始终。

（二）分类。

1按照制文机关的种类划分：

党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。

2按照行文方向划分：

上行公文、平行公文、下行公文。

草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。

3按照保密程度划分：

绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。

我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。

4、按照紧急程度划分：

特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。

5按照使用范围划分：

通用公文和专用公文。

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。

6按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：

规范性公文和非规范性公文。

规范性公文有13种：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

非规范性公文：

除规范性公文以外的公文。

常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

（三）机关公文要素。

公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

（四）公文处理包括哪些工作。

公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

*二、公文写作的共性要求公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。

（一）确定文种。

这是写作公文首先要明确的。

我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。

根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。

一般说来：

1我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发通知。

2向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。

3向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用请示。

4、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，比如公司与政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用函。

5、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用会议纪要。

以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。

（二）规范写作。

公文写作要努力做到“八个规范”：

1主题规范。

主题是文章所要表达的中心思想。

任何文章都要有主题，公文也不例外。

公文主题的提炼标准，就是集中单一、鲜明显露。

要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。

主张什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。

2使用材料规范。

公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力。

所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律的真实。

我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为编造的，也不是偶然现象和个别现象。

所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征。

新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问题，、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。

你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下，如果总是一成不变、不思进取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），都做不到“有的放矢”即对准目标放剑，一剑中的。

公文的选材标准与文学作品不同，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。

3文章格式规范。

公文普遍的结构格式是：

公文标题主送机关正文结尾成文时间。

标题公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。

例：

关于开展中层管理人员培训的通知。

主送机关的写法一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；二是只能写一个主送机关，不能直接报集团下属部门。

例如：

中国黄金集团公司，其他需要送达的受文机关采取抄送方式（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别确定，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）；三是用统称或者规范的简称，不能随意写，如集团公司，但不能写成集团；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文（如部门不能直接向集团或地方党政机关行文），某些经费请示属特殊情况。

正文的写法正文是主送机关以下、结束语之前的部分。

正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。

一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。

正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

结尾正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。

请示要说“妥否，请批示；意见要说“以上意见若无不妥，请批转执行；通知和报告可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度的。

4.文字表述规范公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。

一般以概述为主，据事说理，言之有物。

不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。

在公文写作中，有许多字、词长期被混用，造成不统一、不规范的问题，要加强甄别和规范。

如截止（到现在告一段落）和截至（事情还在继续发展）的使用；在表述“其它”、“通讯”时，应为“其他”、“通信”；制定与制订的准确使用，制订突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程，制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等，注重的是结果；做出与作出，前为口语，强调具体的事，后者多为书面语；急待和亟待，前者指时间上的紧迫性，后者表示意义上的紧迫性，表明问题已经严重到了极点。

5.行文层次序数的写法及排版规范目前有些乱。

一个正式的文件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用小二号宋体，正文是3号仿宋体。

第一个层次，是大标题，写成一、二、三；第二个层次是小标题，用

（一）、

（二）、（三）来表示，三号楷体；第三个层次用阿拉百数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；第四个层次用

（1）

（2）（3）表示。

6.标点符号使用规范该用逗号用逗号，该用句号用句号。

需要慢慢积累琢磨。

要注意：

转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）7.数字、计量单位使用、数值范围规范一般使用阿拉伯数字。

前后要统一，不能一时用大写，一时用小写。

百分数与分数应用阿拉伯数字表述。

如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。

数值范围表述：

数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。

如表述“3%-8%”，不能写成“38%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。

表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。

8.印制规范包括印制格式、排版、用纸规格，紧急程度、发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标识。

印制格式（印制方式）：

两种，红头文件和白头文件。

红头就是单位的文件头、简报、信息等，一般适用于正式形成的请示、报告、意见、通知、函等文件。

白头就是不冠特定的文件用纸，直接排版印制，一般会议印发的讲话稿、汇报材料等用白头印制。

签发：

公文的制作签发程序很严谨，不能谁写谁签都行。

重要文件要一把手或单位主持工作的领导签发，一般文件由一把手、分管领导或主要领导委托的领导签发。

印鉴：

即盖章，首先是不能盖倒了；其次是要盖在成文时间上，做到齐年压月。

成文时间：

领导签发的时间，而不是拟稿的时间和印制时间，印制时间在版记部分专门有一栏，哪天印的就写哪天。

三、几种常用公文的写作

（一）常用规范性公文。

1请示：

如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题，比如资金、政策等，需要上级帮助解决，就得写成请示。

写请示要注意几个问题：

一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项，要资金就只写要资金的请示，需要某个政策性决定的，就写成单一的请示。

二是一请一报，一个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。

三是一般不越级请示，但特殊情况除外，在实践中本着解决问题的原则，不僵化、不教条。

四是要简短精炼，简洁明了。

2报告：

报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。

报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。

所以，在选择这个文种的时候，要选择那些只需要上级知道的工作或事件，或者向就某项工作提意见建议，但不一定需要批复。

分类一是工作报告，是按照上级机关要求做作的报告，如政府工作报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；三是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于审计意见整改情况的报告）；四是备案报告（规范性文件备案）。

写法一是要有导语，说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是总体结构一般是：

第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。

这是常规格式，具体中有变化。

三是结尾。

“特此报告，请阅”。

切忌报告中夹带请示事项。

3通知：

通知的应用范围很广泛。

传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。

通知以红头文件和白头文件印发都行。

属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。

例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。

通知可以不写结束语。

4工作计划类：

是对今后一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。

工作计划要有操作性（缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病）。

计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。

计划类公文必须具备目标、措施（组织领导、任务分解、技术保障、安全保障等）、步骤（时间安排）三要素。

5工作总结类：

分类：

综合性总结（单位工作总结）、专题性总结（专项工作总结）、个人总结（学习、思想、工作）写作关键和重点：

其特点是实践性、经验性、自述性、理论性（不仅陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。

一般包括本年度（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划（个人总结写努力方向）。

个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，不是记流水帐。

当前各部门上报的工作总结类材料，缺乏亮点的提炼和总结，都是按部就班写来，看不出我们与别的县相比有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，政策上发生了哪些重大变化。

（二）常用非规范性公文。

常用非规范性公文有讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、简报信息等，下面分别作简单介绍。

1讲话稿:

主要有工作报告、会议讲话（报告）、汇报材料、传达提纲、述职报告等。

标题的写法：

工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式（主标题、副标题构成，主标题是报告内容的精炼、概括，副标题写报告人、报告时间，比如坚定信心乘胜前进为全面完成2011年生产经营目标努力奋斗，是主标题，副标题是在西藏华泰龙公司员工大会上的讲话）；还有一种常用的标题，就是讲话人会议名称+文种构成，如XXX在XXX会议上的讲话，简洁明了。

主体内容和基本要求：

上年（上一阶段）工作回顾、存在问题和困难、下年工作任务、措施。

要分析形势，统一思想，安排工作。

总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。

工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不举例子，但工作做的怎么样，要用详实的数据说话。

会议讲话就相反，用语要力求生动，可以较多的使用口语化语言，体现个人风格，需要生动、富于感情。

要具备的基本条件：

一是全面、深入了解工作情况，包括困难问题、经验教训，才能做到落笔真实、全面、客观；二是要了解有关政策，特别是新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，拟订措施才能够有针对性，体现时代性；三是高度要站够，（高度不够是现在部门起草报告最突出的毛病），站在领导的角高和高度来组织材料。

、汇报材料和传达提纲：

都要简明扼要，条理清晰，实事求是。

汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据，事例要有说服力。

一般根据工作情况来安排框架，但上级有明确要求内容的，一般按上级要求逐一汇报。

传达提纲的写作要点：

一是不能原原本本的照搬领导讲话或讨论发言，要抽取、综合主要的、有代表性的体现会议精神的东西；二是要有侧重，要将本部门急待落实的方面作为传达重点；三是贯彻落实措施也要紧密结合本部门实际。

礼仪讲话：

开幕词、闭幕词、欢迎词、答谢词、祝酒词、纪念性讲话等。

其特点：

一是简短精炼；二是富有感情，欢迎词、祝酒词要热情洋溢；三是力求文采斐然。

讲起来流畅悦耳，听起来文采飞扬。

（三）信息写作。

（略）