时间管理的基本内容.docx
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时间管理的基本内容
时间管理的基本内容
时间:
三个小时
范围:
主任领班
目标:
通过学习时间管理的基本原则,明确时间管理的五个步骤、了解时间管
理中,“价值”和“目标”的含义、确认和区分不同类型的任务、制订有效的日程表等内容,学以致用。
了解怎样才能更有效地安排时间,减轻工作和学习压力。
最大限度利用时间。
增强自觉支配时间的自由感。
培训大纲:
一、自己合理安排时间日程表
二、有效的时间管理系统五步骤:
●明确你的价值观
●确定你的目标
●对你的目标按优先级排序
●明确你的任务
●对任务按优先级排序
三、任务的类型:
第二象限时间管理原则
四、安排时间的基本原则
五、时间规化的注意事项
六、时间管理的基本常识
七、总结:
不让时间流逝
导语
什么是绝对平均、不用花费、被每个人无偿使用的稀缺资源?
是时间!
世界上没有比时间更公正和公平的了。
同样的时间,为什么有人出成绩,有人却碌碌无为呢?
人生最宝贵的两项资产,一项是头脑,一项是时间。
无论你做什么事情,即使不用脑子,也要花费时间。
因此,管理时间的水平高低,会决定你事业和生活的成败。
每个星期有168个小时,其中56个小时在睡眠中度过,21个小时在吃饭和休息中度过,剩下的91个小时则由你来决定做什么——每天13个小时。
如何根据你的价值观和目标管理时间,是一项重要的技巧。
它使你能控制生活,善用时间,朝自己的方向前进,而不致在忙乱中迷失方向。
必须记住
●时间稍纵即逝,失去的时间是永远无法追回的
●我们大都有相同的时间,真正的价值在于我们利用它做什么事
●我们只有175个小时来完成每个月的目标,只有212个小时来完成每年的目标
●只要时间一流逝,我们就一无所获
●让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱
●你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来
●时间是最有价值的资源,而且是最困难能做有利的运用,经不起浪费的
我们将分七步,学习时间时间管理的基本原则,了解怎样才能更有效地安
排时间,减轻工作和学习压力。
时间管理能帮助你制订出有效的时间表,减轻
压力和忧虑,最大限度利用时间。
不用担心,时间表不会让你变成机器人,相
反,它能使你享受自觉支配时间的自由感。
完成课程以后,你将能:
●明确时间管理的五个步骤
●了解时间管理中,“价值”和“目标”的含义
●确认和区分不同类型的任务
●制订有效的日程表
在开始学习之前,请对以下几点多加注意:
●勤做练习。
时间管理的实践性很强,课程中的每一项练习都对提高我们的时间管理水平有很大帮助,如果不认真地完成它们,学习效果将大打折扣。
●学以致用。
时间管理的个性化很强,每个人都有自己的时间管理特色,以便和自己的生活方式及环境相适应。
课程中介绍的原则和技巧只有运用到实际中才有效用,光记住它们,对改进我们的时间管理是没有意义的。
我们最好一边学,一边运用起来,以便印证它们是否真的有效。
祝你学习愉快,学有所成!
第一步
课程的第一步,我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。
请先完成下面这个小练习,在后面我们将以它作为讲解实例。
练习:
编好时间表以后,请考虑:
●哪些事情被放弃不做?
为什么?
●哪件事情有最高的优先级?
为什么?
●你会高兴地执行这个计划吗?
请把你的回答写在下面:
●哪些事情被放弃不做?
为什么?
●哪件事情有最高的优先级?
为什么?
●你会高兴地地这个计划吗?
为什么?
问题解答:
时间管理的障碍
障碍一:
“我的时间安排的挺好,我是一个有序的人”
障碍二:
“时间管理有什么用,计划赶不上变化”
障碍三:
“时间掌握在别人手中”
障碍四:
“时间管理太麻烦”
障碍五:
“时间管理各人有各人的习惯,我的习惯就这样,不好改”
第二步
我们已经动笔写了一份为期一周的时间表,对时间管理有了亲身体会。
现在,我们来学习有关的知识,以便于工作能做得更好。
任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤:
●明确你的价值观
●确定你的目标
●对你的目标按优先级排序
●明确你的任务
●对任务按优先级排序
价值观是我们想和做的基本原则,它是进行时间安排的最基本的因素。
我们有不同的价值标准,它们形成我们个人特性珠基础,也是我们进行时间管理的基础。
大多数时候,我们根据自己的价值观采取行动,虽然往往没有意识到这一点。
什么对你而言是最重要的?
家庭?
工作?
金钱?
你首先要明确自己需要的是什么,然后才能朝那个方向走。
如果你不知道自己的目的地,你很可能会到达别的地方。
上一节练习中的事件可以分为几个类别:
健康——
家庭——
友谊——
爱情——
工作——
金钱——
兴趣——
重看一遍你对这些事件的排序,可以清楚地看出你把哪一项放在首位,把哪些放在无关紧要的地方。
这就是你的价值观。
一旦明确了自己的价值观和目标,接下来制订日程表的过程就很简单了。
下面是一套时间管理能力的自测题,请为每一项选择最适合你的修饰语:
是“总是”,还是“经常”,或是“很少”?
总是经常很少
1、我觉得我可以工作得更努力□□□
2、我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时□□□
3、我常常把事情留到最后一分钟才做□□□
4、对我来说,开始一项工作很难□□□
5、我对下一步要做什么不很确定□□□
6、我要开始做某件事之前,要拖延很长时间□□□
7、我不知道我做的是否足够多□□□
8、我在不同的任务之间频繁地换来换去□□□
9、我在某些地方的工作效率比在其他地方的高□□□
10、我在某些时间的工作效率比在其他时间的高□□□
11、我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间
后又置之不理□□□
12、我不可能完成我想做的全部事情□□□
13、我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情□□□
14、到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底□□□
15、我工作时没有任何计划□□□
请把你的答案和后面的解释互相对照
1、我觉得我可以工作得更努力
你总是觉得你可以做得更好一些吗?
如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用,这说明你的时间管理技巧有问题,你要学会善用时间。
2、我可以告诉你上人星期我工作了多少个小时
很多人对自己的工作时间只有个大致的印象:
我好象一直的工作。
这样是不行的。
人们的感觉往往和实际并不相符。
研究人员用录像机摄下实验者的工作情况,把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照,发现两者之间的差距相当大。
如果你对自己的工作时间没有明确的认识,最好花一天至一星期的时间,逐小时记录自己的工作时间,结果说不定会使你大吃一惊。
3、我常常把事情留到最后一分钟才做
如果总是出现这种情况,有两种可能原因:
一是你忽视时间管理,不使用时间表,二是在制订时间表时,没有依照合理的顺序。
4、以我来说,开始一项工作很难
哪怕订好了计划,要开始做这件工作,仍是件头疼的事——如果常常出现这种情况,那么,症结不在制订计划的环节,而在于“行动”这一环。
你要有意识地增强自己的行动意识,并学会一些克服拖延的技巧。
5、我对下一步要做什么不很确定
如果总是对下一步要做什么不很确定,则是缺乏整体计划的表现。
6、我要开始做某件事之前,要拖延很长时间
请参见对第4项的解释
7、我不知道我做的是否足够多
请参见对第1项的解释
8、我在不同的任务之间频繁地换来换去
怎样确定分配给不同任务的时间段长度,是一项重要的技巧,过长或过短都会降低你的效率,你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。
9、我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
没有人能完成排除外界影响,不同的地点对人的工作效率有不同的影响,只不过人们往往没有留意这一点,如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高,说明你对自己很了解。
这有助于你进行时间管理。
10、我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
请参见对第9项的解释
11、我工作起来没有规律,往往在某伯事上花费很多时间后又置之不理
这也是缺乏整体计划的表现。
12、我不可能完成我想做的所有事情
人不可能完成所有想做的事情,在制订时间表时必须有所取舍。
但如果连时间表上的事情也总是不能完成,那么不是时间表不切实际,就是执行的过程出现问题。
13、我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
先明确价值观,再确定目标,就能容易地为各种事情确定优先级,优先处理重要的事情。
如果总是对此感到迷惘,则说明对自己的价值观不很明确,不能清楚地表述自己真正需要的是什么。
14、到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底
如果因为缺乏计划和执行能力,常常不能完成想做的事情,就会对自己失去信心,做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。
15、我工作时没有任何计划
这是你对自己的计划性的评价,请对照上面各项解释,看你对自己的评价是否适当。
第三步
经过两步的学习,你是不是感到自己对时间管理有了更深的了解,管理起时间来更轻松了呢?
时间管理的精髓远不止此,今天,我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响,还将学习更多内容:
任务的类型。
请在脑海中想象一棵大树,树根是你的价值观,树干是你的目标,树的主枝是你的主要任务,树的细枝和叶子是你的次要任务。
拿出一张白纸,画出一棵树,在树根处写上你认为最重要的价值,在树干处写上你的目标,在几主枝中写上你的主要任务,在叶子和细枝旁写上各种次要任务,完成这幅图。
进行时间管理时,这幅图是重要的参考。
面对纷繁复杂的任务,如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要,从而对它们进行选择和排序呢?
按不同的标准任务可以分为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务在此基础上,你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务哪些是次要任务了。
紧急任务指:
如果不能按期完成,它对你或别人的价值会减少甚至消失。
重要任务指:
如果它成功地完成,你或别人将取得很大的收益。
带来的收益越高,这项任务的重要程度越高。
紧急任务和重要任务有四种不同的组合:
1、
2、
3、
4、
你真的需要做这些事情吗?
发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。
发展任务指:
如果成功完成此项任务,你现在的情况会得到改善。
例如,你搬进一套更好的住房。
维持任务指:
完成这些任务可维持你现在的情况。
例如,你每个月缴纳房租和水电费。
发展任务和维持任务有很大区别,发展任务具有如下特点:
●通常由你的目标衍生出来
●可以作为一项挑战
●需要多加考虑
下面是第一步的例子,请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类,再按发展任务和维持任务分类,然后把它们按重要程度排序。
对比现在的排序和在第一天的排序,两者有什么区别吗?
相信你在了解任务的分类以后,对划分任务的重要程度会更得心应手。
第四步
大家可能会希望有一种通用的时间管理方法,学会以后,无论何人何时何地,都能畅通无阻地运用。
不过,可惜的是,并没有通用的时间管理方法,就像买衣服一样,我们得根据自己的特点选择合适的样式和尺码,有时还得量身定做,不同的人需要采用不同的时间管理方法,有时甚至得自己创造出新方法来。
时间管理是在帮助你组织时间,而不是加重你的负担。
不管你偏好使用哪种风格管理你的时间,下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。
1、
2、
3、
4、
误解:
许多人讨厌日程表,认为它们夺走了自己的自由。
按日程表行事的确会降低一定的灵活性,但如果认为日程表把人变成奴隶。
消极的自由:
“自由就是想做什么就做什么”。
积极的自由:
“完成自己设定的人生目标的能力”。
要写一份日程表,没有固定的方式,只需遵循一些基本原则。
合适的工具
现实一点
灵活地执行日程表
每隔一段时间评估一次日程表
进行必要的调整和修改。
观察自己使用时间的情况时,一定要找出并记住以下几点:
1、你通常用哪些方式浪费时间
2、你在什么情况下效率最高
3、你效率最佳的时间是什么时候要完成某个目标,我们往往反复地计划、实施、修订,形成这样的循环圈:
我们可以从圈中的任何一点进入循环。
下面是一份用于每日计划的表格,每天在固定的时段(如上班前10分钟)填写,这份表格提示自己。
运用“计划的循环”,坚持一个星期,提高管理时间的能力。
今天要做的事
日期:
必须做的事情
1、
2、
3、
4、
5、
应该做的事情
1、
2、
3、
4、
5、
能够做的事情
1、
2、
3、
4、
5、
第五步
在这一节中,我们将进行具体的时间管理规划,为自己(而不是练习题中的人物)制订一份完整的时间表。
正如前一节所说的,不同的人适合不同的时间管理类型,因此,本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序,你可以选择适合自己的细化程度。
找出第三节中绘制的树图,以它为参考,开始规划。
你也许会说,我只是想订一个如何应付下个月考试的计划,并不想做出关于整整一生的宏伟计划。
整体计划就像一座大厦,各段时间的计划则像大厦中的一间间房子,如果你对整体目标不明确,大厦的框架没有搭好,房间的位置也无法确定。
不愿思考整体计划有两个原因:
一是一切都由别人代为设计妥当;二是从来没有考虑过这个问题。
一旦你开始考虑,就会发现有必要从大框架开始。
例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段:
20—30岁
30—40岁
40—50岁学习婚姻事业
50—60岁
60岁以后
然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。
进行时间管理也应如此。
只不过划分阶段的标准是你的人生目标,而不用按着上面的样子机械地划分。
尽可能详细地描述你当前所处的阶段,写下来,以便于工作随时提醒自己。
●这个阶段的目标是什么?
●你需要完成哪几件主要的事情?
●它们有期限吗?
期限分别是什么时候?
●你现在的感受如何?
等等。
明确阶段目标后,进一步将其细化,对未来的一年进行规划。
进行规划并不意味着把未来的365天的日程安排得满满当当,而是明确以下问题的答案:
●我希望在这一个过去以后得到什么?
●除此以外,这一年中还有哪些事情需要我花费时间?
●我必须做哪些事情?
●这些事情必须在什么时候完成?
●这一年中有哪几个关键的任务?
●我将怎样根据这些关键任务分配安排时间?
●预计有哪些事情会干扰今年计划的执行?
(如搬家、生小孩。
)
●今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最不小?
我准备怎样充分利用这段时间?
●今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大?
你准备怎样应对?
●对这些问题心中有数以后,你就能自如地安排这一年的时间。
下一步,我们就该为这一年写时间规划了。
写的时候,请注意下面几点:
1、首先安排固定项目
2、根据你的生物钟安排时间
3、把较大的任务分割成易于控制的小块
4、充分利用零碎时间
5、为每件事情设定明确的起止时间
6、留出充分的休息和娱乐时间
7、留出机动时间,不要把所有的时间都填满
为突发事件预留时间。
一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的,
稍有意外,整个计划都会“破碎”,无法执行。
订完计划后,按下面的标准逐条检查,修改计划:
1、事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗?
2、每天应有用于自省和修订计划的固定时间。
3、对于有截止期的任务是否有足够的时间在时限内完成?
、
4、把用于生活不同方面的时间分别加总,各部分之间应保持平衡。
下面总结了二十人节省时间的方法,请根据你的需要选用它们:
1、对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2、从优先级最高的事物着手。
3、和拖延做斗争,如果事情重要,从现在开始做。
4、把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5、为自己创造一小时的宁静,哪怕这需要很强的意志力,或者有时不起作用。
6、找到一个隐蔽的地方,如图书馆或空闲的办公室。
7、当你有重要的事情要处理时,学会对别人说“不”。
8、学会委派别人做事。
9、归纳相似的事情,把它们放在一起处理。
10、减少例行事务:
它们不值得花费过多时间。
缩短低价值的事件。
抛开没有价值的信件和文书工作。
委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11、避免完善主义。
记住80/20定律。
12、避免作出过多许诺。
对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13、不要把时间表排得满满的,为自己留下一定机动时间应付突发事件。
14、设置时间限制。
例如,做某些决定时,不应超过3分钟。
15、聚精会神地做手头的事情。
16、处理重要事情时,使用大块的时间。
17、迅速处理困难的事情,等待和拖延不会使它们变容易。
18、文书工作争取只处理一次。
19、在行动以前,彻底地思索整件工作。
20、第一次就做好。
进行时间管理,就好像抛鸡蛋,你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只,还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。
要做好抛鸡蛋的动作,需要耐心、毅力、练习和计划。
进行良好的时间管理,同样需要这些品质。
当鸡蛋越来越多,情况越来越糟的时候,你要有能力控制局面,把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。
工作时,要持之以恒地进行时间管理。
你要参加业务会谈,要赶在截止期前完成工作。
时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作上的目标,它能使你最大程度不同地发挥自己的作用,并在工作和个人生活之间保持平衡。
第六步
时间管理的主要内容我们已学得差不多了。
现在,我们将分小标题学习几项有用的知识。
如果说,前面的工作是搭好了房子的框架,那么我们现在所做的就是为它装上漂亮的门、窗和地板,使房间变得更加宜人。
使用时间的模式
你是否了解自己?
练习:
记录你的模式准备合适的工具,如笔、空白时间表(最好以一刻钟或半小时为一刻)、计时器,详细记录自己的活动情况,坚持一周。
如果全天记录有困难,可以分段记录,比如今天记录整个上午的情况,明天记录下午和晚上的情况,后天记录上午和中午的情况,等等,然后把它们综合起来。
记录中要包括以下几点:
活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成(或者:
是否是计划安排的事情)、中途中断的次数、原因和长短。
下面是一份记录的空白样表:
年月日星期
项目地点效率自评计划中断说明
6:
30
7:
00
7:
30
8:
00
22:
30
23:
00
23:
30
填定说明:
项目:
这段时间所做事情的说明;
地点:
进行活动的地点;
效率自评:
对完成效率的自我评价,可以用ABC或123为标记,如果效率有较大波动,则标出来,如A—B(由高效率变为中等效率),或1—2—3(由高效率变为低效率再变为中等效率)。
计划:
再百分数表示计划的完成比例,100%表示完成这段时间应做的事情,50%表示只做完了一半,N/A表示这件事是计划以外的事情。
中断说明:
注明中途中断的次数、原因、持续时间。
你的时间的主人是谁?
是家人?
上司?
电视?
手表?
你的胃?
或者你的意志?
在你没有仔细规划自己的时间以前,你的时间是“公共资源”,任何人、任何事都可以随意占用,而你甚至没有感觉。
不管是否得到合理使用,时间都在无可挽留地流入记忆之中。
请仔细地观察自己的时间使用模式,找出你的时间的控制者。
我们总在学习克服拖延习惯的技巧,以便更好的时间。
不过,在合适的时候,主动地进行拖延,也会对我们有益。
主动地拖延
1、当我们疲倦、沮丧或愤怒的时候,如果工作需要敏锐反应和清晰思考,中断工作比免费自己继续进行的效果要好得多。
2、如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作,最好成绩把它暂时搁置起来,以等待条件成熟。
3、当我们有更重要的事情要处理时,应该暂缓手头的工作,按轻重缓急的次序安排任务。
4、如果您好准备采取某个行动以应付危机,却感觉很糟,那么最好也暂停下来,给自己更多的时间以进一步搜集信息,从多方面加以考虑说不定会柳暗花明,发现一条新路。
不过,不要以“我正在进行主动地拖延”为借口,交逃避真正需要马上执行的事情。
谋杀时间的凶手
1、没有日程计划。
2、生活失去平衡。
3、桌面杂乱。
4、睡眠不足。
5、不吃午饭。
时间的四个象限
我们每天所做的事情,可以分类归入四个象限:
1、重要并且紧急:
它们是危机任务
2、重要但不紧急:
它们是新的机遇
3、紧急但不重要:
它们是日常事务
4、既不紧急又不重要:
它们是杂乱琐事
你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多?
你可以把要做的事情列出来,分门别类地划入四个象限,然后决定为它们花费多少时间。
像对待钱一样认真地计划、总时间的使用情况,合理地消费掉一部分,坚持储存一部分,减少浪费的时间,你会慢慢地变“富裕”,拥有丰富的人生。
这些时间表属于消费部分:
吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天……
这些时间属于储存部分:
思考、学习、记忆、计划……
这些时间属于浪费部分:
无谓的等待、做不需要做的事、无聊的旅途……
计算你的时间成本你的每个小时价值多少?
第一次早起可能会不习惯,不过,随着次数的增多,早起会越来越容易。
你的身体会逐渐适应新的节律。
第七步
经过面前六步的学习,我们已经掌握了时间管理了时间表管理的基本内容。
现在,我们做些什么呢?
让我们来阅读一些资料,轻松地结束学习。
我们有太多的事情要做。
每件事看起来都不得能带来很多好处,但就算每天的时间延长一倍,我们也无法把所有的事情完成。
虽然我们不能完成每一件事情,但我们肯定有足够的时间来做好重要的事情——如果我们控制着局面。
如何控制局面,使自己能够完成重要的事情,是良好时间管理的秘诀。
它使我们挣脱“该做的事”的包围,去进行“想做的事”,从而主支掌握时间。
你每时每该都在进行战斗,对手是你要完成的各种事情,如果你失去主动权,就会被它们牵着鼻子走,进行一场不会胜利的消耗战,因为你的时间是有限的,而琐事地无穷无尽的。
你是否意味到这样一场战争的存在?
你每天花费多少精力用来制订计划、指挥你的时间大军?
你有否想过怎样在这场战争中取胜?
你的下一个目标是什么?
每个人就像在时间银行开设的一个帐户,将所有的时间提取完毕后会自动锁户。
时间是我们在世间唯一的资本,健康、事业、爱情、亲情、友谊、金钱……这些宝贵的东西都需要我们通过精心经营时间表来获得。
可是,我们是否给予了时间足够的关心?
我们应做这样几件事情:
1、计算我们的时间表,像一个吝啬的守财奴一样,清点自己的财富;
2、了解自己的模式,用流水帐记录每一笔时间支出;
3、保护我们的时间表,找出生活中的时间小偷,把它们拒之门外;
4、投资我们的时间,找出可以令时间增值的机会。
完成这几件事情以后,我们会对自己的时间有更多了解。
在开始计算时间之前,我们先了解一些有趣的数据,虽然这些数据来自美国,但对我们还是有参考价值的:
工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少2分钟。
工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。
80%的人不想在星期一早上上班。
只有60%的人不想在星期五上班。
人们一般采用13种不同的方法管理他们的时间。
人们一般每8分钟会收到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50-60次。
平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%。
80%(约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。
平均每天,全国有170000,000个会议。
每天自学1小时,7小时一周,365小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习。
3-5年就可以成为专家。
95%的书籍是由5%的人购买的。
所有的出版物中间95%没有派过一次用场。
如