时间管理的基本内容.docx
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时间管理的基本内容
时间管理的基本内容
时间：
三个小时
范围：
主任领班
目标：
通过学习时间管理的基本原则，明确时间管理的五个步骤、了解时间管
理中，“价值”和“目标”的含义、确认和区分不同类型的任务、制订有效的日程表等内容，学以致用。
了解怎样才能更有效地安排时间，减轻工作和学习压力。
最大限度利用时间。
增强自觉支配时间的自由感。
培训大纲：
一、自己合理安排时间日程表
二、有效的时间管理系统五步骤：
●明确你的价值观
●确定你的目标
●对你的目标按优先级排序
●明确你的任务
●对任务按优先级排序
三、任务的类型：
第二象限时间管理原则
四、安排时间的基本原则
五、时间规化的注意事项
六、时间管理的基本常识
七、总结：
不让时间流逝
导语
什么是绝对平均、不用花费、被每个人无偿使用的稀缺资源？
是时间！
世界上没有比时间更公正和公平的了。
同样的时间，为什么有人出成绩，有人却碌碌无为呢？
人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。
无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。
因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。
每个星期有168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时则由你来决定做什么——每天13个小时。
如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。
它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。
必须记住
●时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的
●我们大都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事
●我们只有175个小时来完成每个月的目标，只有212个小时来完成每年的目标
●只要时间一流逝，我们就一无所获
●让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱
●你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来
●时间是最有价值的资源，而且是最困难能做有利的运用，经不起浪费的
我们将分七步，学习时间时间管理的基本原则，了解怎样才能更有效地安
排时间，减轻工作和学习压力。
时间管理能帮助你制订出有效的时间表，减轻
压力和忧虑，最大限度利用时间。
不用担心，时间表不会让你变成机器人，相
反，它能使你享受自觉支配时间的自由感。
完成课程以后，你将能：
●明确时间管理的五个步骤
●了解时间管理中，“价值”和“目标”的含义
●确认和区分不同类型的任务
●制订有效的日程表
在开始学习之前，请对以下几点多加注意：
●勤做练习。
时间管理的实践性很强，课程中的每一项练习都对提高我们的时间管理水平有很大帮助，如果不认真地完成它们，学习效果将大打折扣。
●学以致用。
时间管理的个性化很强，每个人都有自己的时间管理特色，以便和自己的生活方式及环境相适应。
课程中介绍的原则和技巧只有运用到实际中才有效用，光记住它们，对改进我们的时间管理是没有意义的。
我们最好一边学，一边运用起来，以便印证它们是否真的有效。
祝你学习愉快，学有所成！
第一步
课程的第一步，我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。
请先完成下面这个小练习，在后面我们将以它作为讲解实例。
练习：
编好时间表以后，请考虑：
●哪些事情被放弃不做？
为什么？
●哪件事情有最高的优先级？
为什么？
●你会高兴地执行这个计划吗？
请把你的回答写在下面：
●哪些事情被放弃不做？
为什么？
●哪件事情有最高的优先级？
为什么？
●你会高兴地地这个计划吗？
为什么？
问题解答：
时间管理的障碍
障碍一：
“我的时间安排的挺好，我是一个有序的人”
障碍二：
“时间管理有什么用，计划赶不上变化”
障碍三：
“时间掌握在别人手中”
障碍四：
“时间管理太麻烦”
障碍五：
“时间管理各人有各人的习惯，我的习惯就这样，不好改”
第二步
我们已经动笔写了一份为期一周的时间表，对时间管理有了亲身体会。
现在，我们来学习有关的知识，以便于工作能做得更好。
任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：
●明确你的价值观
●确定你的目标
●对你的目标按优先级排序
●明确你的任务
●对任务按优先级排序
价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。
我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性珠基础，也是我们进行时间管理的基础。
大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。
什么对你而言是最重要的？
家庭？
工作？
金钱？
你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。
如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。
上一节练习中的事件可以分为几个类别：
健康——
家庭——
友谊——
爱情——
工作——
金钱——
兴趣——
重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。
这就是你的价值观。
一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。
下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合你的修饰语：
是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？
总是经常很少
1、我觉得我可以工作得更努力□□□
2、我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时□□□
3、我常常把事情留到最后一分钟才做□□□
4、对我来说，开始一项工作很难□□□
5、我对下一步要做什么不很确定□□□
6、我要开始做某件事之前，要拖延很长时间□□□
7、我不知道我做的是否足够多□□□
8、我在不同的任务之间频繁地换来换去□□□
9、我在某些地方的工作效率比在其他地方的高□□□
10、我在某些时间的工作效率比在其他时间的高□□□
11、我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间
后又置之不理□□□
12、我不可能完成我想做的全部事情□□□
13、我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情□□□
14、到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底□□□
15、我工作时没有任何计划□□□
请把你的答案和后面的解释互相对照
1、我觉得我可以工作得更努力
你总是觉得你可以做得更好一些吗？
如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用，这说明你的时间管理技巧有问题，你要学会善用时间。
2、我可以告诉你上人星期我工作了多少个小时
很多人对自己的工作时间只有个大致的印象：
我好象一直的工作。
这样是不行的。
人们的感觉往往和实际并不相符。
研究人员用录像机摄下实验者的工作情况，把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照，发现两者之间的差距相当大。
如果你对自己的工作时间没有明确的认识，最好花一天至一星期的时间，逐小时记录自己的工作时间，结果说不定会使你大吃一惊。
3、我常常把事情留到最后一分钟才做
如果总是出现这种情况，有两种可能原因：
一是你忽视时间管理，不使用时间表，二是在制订时间表时，没有依照合理的顺序。
4、以我来说，开始一项工作很难
哪怕订好了计划，要开始做这件工作，仍是件头疼的事——如果常常出现这种情况，那么，症结不在制订计划的环节，而在于“行动”这一环。
你要有意识地增强自己的行动意识，并学会一些克服拖延的技巧。
5、我对下一步要做什么不很确定
如果总是对下一步要做什么不很确定，则是缺乏整体计划的表现。
6、我要开始做某件事之前，要拖延很长时间
请参见对第4项的解释
7、我不知道我做的是否足够多
请参见对第1项的解释
8、我在不同的任务之间频繁地换来换去
怎样确定分配给不同任务的时间段长度，是一项重要的技巧，过长或过短都会降低你的效率，你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。
9、我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
没有人能完成排除外界影响，不同的地点对人的工作效率有不同的影响，只不过人们往往没有留意这一点，如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高，说明你对自己很了解。
这有助于你进行时间管理。
10、我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
请参见对第9项的解释
11、我工作起来没有规律，往往在某伯事上花费很多时间后又置之不理
这也是缺乏整体计划的表现。
12、我不可能完成我想做的所有事情
人不可能完成所有想做的事情，在制订时间表时必须有所取舍。
但如果连时间表上的事情也总是不能完成，那么不是时间表不切实际，就是执行的过程出现问题。
13、我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
先明确价值观，再确定目标，就能容易地为各种事情确定优先级，优先处理重要的事情。
如果总是对此感到迷惘，则说明对自己的价值观不很明确，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。
14、到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底
如果因为缺乏计划和执行能力，常常不能完成想做的事情，就会对自己失去信心，做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。
15、我工作时没有任何计划
这是你对自己的计划性的评价，请对照上面各项解释，看你对自己的评价是否适当。
第三步
经过两步的学习，你是不是感到自己对时间管理有了更深的了解，管理起时间来更轻松了呢？
时间管理的精髓远不止此，今天，我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响，还将学习更多内容：
任务的类型。
请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。
拿出一张白纸，画出一棵树，在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图。
进行时间管理时，这幅图是重要的参考。
面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要，从而对它们进行选择和排序呢？
按不同的标准任务可以分为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务在此基础上，你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务哪些是次要任务了。
紧急任务指：
如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。
重要任务指：
如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。
带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。
紧急任务和重要任务有四种不同的组合：
1、
2、
3、
4、
你真的需要做这些事情吗？
发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。
发展任务指：
如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。
例如，你搬进一套更好的住房。
维持任务指：
完成这些任务可维持你现在的情况。
例如，你每个月缴纳房租和水电费。
发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点：
●通常由你的目标衍生出来
●可以作为一项挑战
●需要多加考虑
下面是第一步的例子，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程度排序。
对比现在的排序和在第一天的排序，两者有什么区别吗？
相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手。
第四步
大家可能会希望有一种通用的时间管理方法，学会以后，无论何人何时何地，都能畅通无阻地运用。
不过，可惜的是，并没有通用的时间管理方法，就像买衣服一样，我们得根据自己的特点选择合适的样式和尺码，有时还得量身定做，不同的人需要采用不同的时间管理方法，有时甚至得自己创造出新方法来。
时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。
不管你偏好使用哪种风格管理你的时间，下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。
1、
2、
3、
4、
误解：
许多人讨厌日程表，认为它们夺走了自己的自由。
按日程表行事的确会降低一定的灵活性，但如果认为日程表把人变成奴隶。
消极的自由：
“自由就是想做什么就做什么”。
积极的自由：
“完成自己设定的人生目标的能力”。
要写一份日程表，没有固定的方式，只需遵循一些基本原则。
合适的工具
现实一点
灵活地执行日程表
每隔一段时间评估一次日程表
进行必要的调整和修改。
观察自己使用时间的情况时，一定要找出并记住以下几点：
1、你通常用哪些方式浪费时间
2、你在什么情况下效率最高
3、你效率最佳的时间是什么时候要完成某个目标，我们往往反复地计划、实施、修订，形成这样的循环圈：
我们可以从圈中的任何一点进入循环。
下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如上班前10分钟）填写，这份表格提示自己。
运用“计划的循环”，坚持一个星期，提高管理时间的能力。
今天要做的事
日期：
必须做的事情
1、
2、
3、
4、
5、
应该做的事情
1、
2、
3、
4、
5、
能够做的事情
1、
2、
3、
4、
5、
第五步
在这一节中，我们将进行具体的时间管理规划，为自己（而不是练习题中的人物）制订一份完整的时间表。
正如前一节所说的，不同的人适合不同的时间管理类型，因此，本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序，你可以选择适合自己的细化程度。
找出第三节中绘制的树图，以它为参考，开始规划。
你也许会说，我只是想订一个如何应付下个月考试的计划，并不想做出关于整整一生的宏伟计划。
整体计划就像一座大厦，各段时间的计划则像大厦中的一间间房子，如果你对整体目标不明确，大厦的框架没有搭好，房间的位置也无法确定。
不愿思考整体计划有两个原因：
一是一切都由别人代为设计妥当；二是从来没有考虑过这个问题。
一旦你开始考虑，就会发现有必要从大框架开始。
例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段：
20—30岁
30—40岁
40—50岁学习婚姻事业
50—60岁
60岁以后
然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。
进行时间管理也应如此。
只不过划分阶段的标准是你的人生目标，而不用按着上面的样子机械地划分。
尽可能详细地描述你当前所处的阶段，写下来，以便于工作随时提醒自己。
●这个阶段的目标是什么？
●你需要完成哪几件主要的事情？
●它们有期限吗？
期限分别是什么时候？
●你现在的感受如何？
等等。
明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。
进行规划并不意味着把未来的365天的日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案：
●我希望在这一个过去以后得到什么？
●除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？
●我必须做哪些事情？
●这些事情必须在什么时候完成？
●这一年中有哪几个关键的任务？
●我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？
●预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？
（如搬家、生小孩。
）
●今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最不小？
我准备怎样充分利用这段时间？
●今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？
你准备怎样应对？
●对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。
下一步，我们就该为这一年写时间规划了。
写的时候，请注意下面几点：
1、首先安排固定项目
2、根据你的生物钟安排时间
3、把较大的任务分割成易于控制的小块
4、充分利用零碎时间
5、为每件事情设定明确的起止时间
6、留出充分的休息和娱乐时间
7、留出机动时间，不要把所有的时间都填满
为突发事件预留时间。
一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的，
稍有意外，整个计划都会“破碎”，无法执行。
订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：
1、事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？
2、每天应有用于自省和修订计划的固定时间。
3、对于有截止期的任务是否有足够的时间在时限内完成？
、
4、把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。
下面总结了二十人节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：
1、对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2、从优先级最高的事物着手。
3、和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
4、把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5、为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。
6、找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
7、当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。
8、学会委派别人做事。
9、归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
10、减少例行事务：
它们不值得花费过多时间。
缩短低价值的事件。
抛开没有价值的信件和文书工作。
委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11、避免完善主义。
记住80/20定律。
12、避免作出过多许诺。
对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13、不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。
14、设置时间限制。
例如，做某些决定时，不应超过3分钟。
15、聚精会神地做手头的事情。
16、处理重要事情时，使用大块的时间。
17、迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
18、文书工作争取只处理一次。
19、在行动以前，彻底地思索整件工作。
20、第一次就做好。
进行时间管理，就好像抛鸡蛋，你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只，还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。
要做好抛鸡蛋的动作，需要耐心、毅力、练习和计划。
进行良好的时间管理，同样需要这些品质。
当鸡蛋越来越多，情况越来越糟的时候，你要有能力控制局面，把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。
工作时，要持之以恒地进行时间管理。
你要参加业务会谈，要赶在截止期前完成工作。
时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作上的目标，它能使你最大程度不同地发挥自己的作用，并在工作和个人生活之间保持平衡。
第六步
时间管理的主要内容我们已学得差不多了。
现在，我们将分小标题学习几项有用的知识。
如果说，前面的工作是搭好了房子的框架，那么我们现在所做的就是为它装上漂亮的门、窗和地板，使房间变得更加宜人。
使用时间的模式
你是否了解自己？
练习：
记录你的模式准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。
如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。
记录中要包括以下几点：
活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：
是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。
下面是一份记录的空白样表：
年月日星期
项目地点效率自评计划中断说明
6：
30
7：
00
7：
30
8：
00
22：
30
23：
00
23：
30
填定说明：
项目：
这段时间所做事情的说明；
地点：
进行活动的地点；
效率自评：
对完成效率的自我评价，可以用ABC或123为标记，如果效率有较大波动，则标出来，如A—B（由高效率变为中等效率），或1—2—3（由高效率变为低效率再变为中等效率）。
计划：
再百分数表示计划的完成比例，100%表示完成这段时间应做的事情，50%表示只做完了一半，N/A表示这件事是计划以外的事情。
中断说明：
注明中途中断的次数、原因、持续时间。
你的时间的主人是谁？
是家人？
上司？
电视？
手表？
你的胃？
或者你的意志？
在你没有仔细规划自己的时间以前，你的时间是“公共资源”，任何人、任何事都可以随意占用，而你甚至没有感觉。
不管是否得到合理使用，时间都在无可挽留地流入记忆之中。
请仔细地观察自己的时间使用模式，找出你的时间的控制者。
我们总在学习克服拖延习惯的技巧，以便更好的时间。
不过，在合适的时候，主动地进行拖延，也会对我们有益。
主动地拖延
1、当我们疲倦、沮丧或愤怒的时候，如果工作需要敏锐反应和清晰思考，中断工作比免费自己继续进行的效果要好得多。
2、如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作，最好成绩把它暂时搁置起来，以等待条件成熟。
3、当我们有更重要的事情要处理时，应该暂缓手头的工作，按轻重缓急的次序安排任务。
4、如果您好准备采取某个行动以应付危机，却感觉很糟，那么最好也暂停下来，给自己更多的时间以进一步搜集信息，从多方面加以考虑说不定会柳暗花明，发现一条新路。
不过，不要以“我正在进行主动地拖延”为借口，交逃避真正需要马上执行的事情。
谋杀时间的凶手
1、没有日程计划。
2、生活失去平衡。
3、桌面杂乱。
4、睡眠不足。
5、不吃午饭。
时间的四个象限
我们每天所做的事情，可以分类归入四个象限：
1、重要并且紧急：
它们是危机任务
2、重要但不紧急：
它们是新的机遇
3、紧急但不重要：
它们是日常事务
4、既不紧急又不重要：
它们是杂乱琐事
你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多？
你可以把要做的事情列出来，分门别类地划入四个象限，然后决定为它们花费多少时间。
像对待钱一样认真地计划、总时间的使用情况，合理地消费掉一部分，坚持储存一部分，减少浪费的时间，你会慢慢地变“富裕”，拥有丰富的人生。
这些时间表属于消费部分：
吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天……
这些时间属于储存部分：
思考、学习、记忆、计划……
这些时间属于浪费部分：
无谓的等待、做不需要做的事、无聊的旅途……
计算你的时间成本你的每个小时价值多少？
第一次早起可能会不习惯，不过，随着次数的增多，早起会越来越容易。
你的身体会逐渐适应新的节律。
第七步
经过面前六步的学习，我们已经掌握了时间管理了时间表管理的基本内容。
现在，我们做些什么呢？
让我们来阅读一些资料，轻松地结束学习。
我们有太多的事情要做。
每件事看起来都不得能带来很多好处，但就算每天的时间延长一倍，我们也无法把所有的事情完成。
虽然我们不能完成每一件事情，但我们肯定有足够的时间来做好重要的事情——如果我们控制着局面。
如何控制局面，使自己能够完成重要的事情，是良好时间管理的秘诀。
它使我们挣脱“该做的事”的包围，去进行“想做的事”，从而主支掌握时间。
你每时每该都在进行战斗，对手是你要完成的各种事情，如果你失去主动权，就会被它们牵着鼻子走，进行一场不会胜利的消耗战，因为你的时间是有限的，而琐事地无穷无尽的。
你是否意味到这样一场战争的存在？
你每天花费多少精力用来制订计划、指挥你的时间大军？
你有否想过怎样在这场战争中取胜？
你的下一个目标是什么？
每个人就像在时间银行开设的一个帐户，将所有的时间提取完毕后会自动锁户。
时间是我们在世间唯一的资本，健康、事业、爱情、亲情、友谊、金钱……这些宝贵的东西都需要我们通过精心经营时间表来获得。
可是，我们是否给予了时间足够的关心？
我们应做这样几件事情：
1、计算我们的时间表，像一个吝啬的守财奴一样，清点自己的财富；
2、了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；
3、保护我们的时间表，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门外；
4、投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。
完成这几件事情以后，我们会对自己的时间有更多了解。
在开始计算时间之前，我们先了解一些有趣的数据，虽然这些数据来自美国，但对我们还是有参考价值的：
工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少2分钟。
工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。
80%的人不想在星期一早上上班。
只有60%的人不想在星期五上班。
人们一般采用13种不同的方法管理他们的时间。
人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。
平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。
80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。
平均每天，全国有170000，000个会议。
每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。
3-5年就可以成为专家。
95%的书籍是由5%的人购买的。
所有的出版物中间95%没有派过一次用场。
如
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