企业档案管理规定.docx

企业档案管理规定.docx

《企业档案管理规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业档案管理规定.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

企业档案管理规定

受控编号：

Q/XCMG01399-2006

企业档案管理规定

（试行）

编制梁传芳

审核吴其友

批准罗东海

2006-5-18发布2006-5-20实施

徐州工程机械科技股份有限公司

文件说明

本文件由技术发展部负责建立并保持。

本文件会审人员：

张启生陈国衬朱友玲杨洪君赵俊三方暾暾

企业档案管理规定

1目的和范围

本规定规定了档案管理的职责、基本要求、机构及任务，文件材料的形成及归档、档案分类保护、复制与更改、鉴定和销毁、保密规定、库房管理、质量要求、统计和信息开发利用、岗位责任制、借阅规定、奖罚规定。

本规定适用于徐工科技股份公司档案管理。

2职责

2.1技术发展部档案部门负责档案的管理工作，负责本公司及所属各单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。

2.2技术发展部专职档案员负责企业档案材料的收集、整理、归档、立卷工作。

2.3公司各部门兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理，并按要求向技术发展部档案部门移交。

3基本要求

3.1企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。

包括党群工作类、行政管理

类、经营管理类、生产技术类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备类、会计档案类、干部职工类共十大类。

3.2档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和

历史真实面貌的一项重要工作。

搞好档案工作是档案人员的首要任务，应列入档案工作的职责范围，并有相应的经济责任制作保证。

3.3企业档案工作坚持实行集中统一管理的原则。

档案部门负责档案资料的收集、整理、鉴定、保管和统计利用等工作。

4档案管理机构及任务

4.1技术发展部负责安排和协调档案部门工作，配备与任务相适应的专职档案人员。

4.2各有关部门、分厂设相应的兼职档案员，业务受档案部门指导，按时完成档案部门所交办的有关档案工作。

4．3技术发展部档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，必须严格执行国家有关档案工作的法规、法令和政策，维护档案的完整与安全，负责本企业档案的管理工作。

4.3.1负责收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用档案，为企业经营、生产和科学

研究等各项工作服务。

4.3.2督促和协调各部门及时准确地收集、整理应归档的文件，按国家法规、法令和企业的规定确定密级和保管期限。

4.3.3按《工业企业档案分类试行规则》对档案进行分类、编号、登记、上架及编制各种检索工具和必要的加工整理，撰写汇编等。

办理档案的移交工作，负责档案的借阅，保密、及时做好档案案卷的修复工作。

4.3.4对档案进行定期检查、清理并做好统计工作，确保档案完整、齐全。

4.3.5坚持“三参加”,参加工程项目的竣工验收，各种鉴定会议以及设备开箱等工作；经常深入分厂、部门、做好档案信息跟踪。

4.3.6按有关规定要求，负责鉴定，销毁已过期无保存价值的档案及资料工作。

4.3.7确保档案安全，库房内要保持整洁、通风，积极做好“八防”工作.防火、防盗、防尘、防光、防高温、防潮、防有害生物和防污染等。

下班前要切断电源，关好门窗。

4.3.8不断提高档案人员的素质，积极开展业务培训。

5文件材料的形成及归档

5.1文件材料的形成

5.1.1本企业内部形成的文件材料；

5.1.2本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

5.1.3本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

5.1.4本企业执行、办理的外来文件材料。

5.1.5归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载

体形式。

5.2归档

5.2.1归档时间

5.2.1.1文书档案、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

5.2.1.2科研、革新、技改的文件材料，按项目（或课题）完成总结鉴定之后一个月内归

档。

5.2.1.3新产品鉴定合格即归档，平时零星设计、工艺变更后随时归档；

5.2.1.4外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收时，档案员参加验收，当场清

点。

登记接收随机文件材料，待安装调试完毕后归档（安装需要随时可以借用）；

5.2.1.5设备大修验收移交后，文件资料在设备移交后一月内归档。

5.2.1.6基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的

可分阶段、单项归档。

5.2.1.7会计类档案按会计档案的归档范围进行归档，财务部门负责整理，立卷装订成册，

在年度终了后，由财务部保管一年后，再编造清册，移交技术发展部（档案室）。

5.2.1.8电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

5.2.1.9磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

5.2.2归档手续和要求

5.2.2.1材料收集工作由各部门兼职档案员负责。

凡属应归档的各类文件材料，材料必

须完整、正确、统一。

5.2.2.2归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，字迹端正，线条清晰；归档时

应由档案员填写档案材料归档交接单，移交双方签字。

5.2.2.3整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标

准、规范要求。

5.2.2.4归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

文件

材料归档后不得更改。

5.2.2.5非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有

汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

5.2.2.6技术发展部接收保管的会计类档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要重

新装订时，应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

5.2.2.7各类科技档案归档时与底图一起归档，图样（底图应符合复制要求）；

6档案的分类及保护

6.1档案分类按《工业企业档案分类试行规则》分为：

a）党群工作类；

b）行政管理类；

c）经营管理类；

d）生产技术管理类；

e）产品类；

f）科学技术研究类；

g）基本建设类；

h）设备类；

i）会计类；

j）干部职工类。

6.2归档后的档案应及时分类登记建帐，按分类大纲编制档案目录，同时进行必要的技

术加工。

组成保管单位，确定保管期限，档案的存放和排列必须做到科学化、规范化，尽量固定存放位置，以方便利用。

7档案的复制及更改

7.1复制兰图及各种文件材料，应由申请部门填写申请单，经有关部门负责人审核、方能复制，需出档案库房复制的文件应由责任档案管理员负责监督复制。

7.1.1新产品试制、批量生产（包括外扩）用图纸、技术文件的晒印发放，按Q/XCMG01340-2006《技术文件管理规定》，由档案部门具体办理。

7.2为了保证档案的正确性，档案员有责任对已归档的档案修改的正确性进行监督。

7.2.1设计、工艺文件及底图的修改，应根据更改规定执行，持签署其全、内容清晰的更改通知单，到档案部门修改，其他分发在外的图纸资料也应依据管理权限由责任单位作相应的修改。

7.2.2动力设备的图纸，文件材料及底图补充修改，由安全设备处负责人签字同意的书面申请（内容应包括更改的原因，更改前后的技术状态），方可安排有关技术人员到档案部门修改，并签字。

7.2.3基建图纸、文件资料及底图的补充修改，由技改部门负责人签字同意的书面申请

（内容应包括更改的原因，更改前后的技术状态），重大的更改应经过会审，方可安排有关技术人员到档案室修改，并签字。

8档案的鉴定和销毁

8.1根据国家有关部门的规定，科技档案保存期限，分为永久保存为20年以上，长期保

存10～20年，短期保存5～10年三种。

8.2文书档案保管期限，根据国家档案局颁发“关于文书保管期限的规定”为永久、长期和短期三种，长期保存16～50年，短期保存15年以下。

8.3各种会计档案的保存期限，分为永久和定期保管，定期保管分为3年、5年、10年、

15年、25年五种，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

8.4确定保管期限的基本原则

8.4.1对企业有长远利用价值的档案应永久保存。

8.4.2对企业在一定时期内有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。

8.4.3凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律长期保存。

8.5档案销毁

8.5.1对保管期限已满，并确定无保存价值的档案，经过鉴定小组鉴定写出鉴定报告，由公司负责人批准后，即可剔出销毁。

8.5.2确定销毁的档案，要编制销毁清单（应包括卷号、名称、主要内容、归档时间、数量、存储介质、鉴定时间等），在档案目录上注销并报送档案部门备案。

8.5.3销毁工作由技术发展部档案管理人员执行，销毁时应与公司党政工作部保卫主管联系，并指定专人（二人以上）销毁和监督，以防发生意外。

会计档案的销毁按《会计档案管理办法》执行.

9保密规定

9.1严格遵守国家的保密法、保密规定和公司的保密管理规定等。

9.2加强档案资料的保管，不乱堆乱放，不擅自处理，不遗失，不泄密。

9.3借阅文件、档案、严格履行手续。

9.4严格执行档案的鉴定和销毁规定。

9.5底图和技术文件除修改，送晒外，不得外借。

对修改后底图和技术文件入库，应认

真检查其修改，补充情况。

9.6非档案管理人员不得进入档案库房，如有上级检查工作和外单位人员参观学习时，应由档案管理人员带领。

9.7档案库要有“八防”措施，保证无隐患，安全可靠。

9.8图纸、技术文件的发放部门和数量，应严格按规定办理。

处理回收的旧图纸资料，要采取监督措施，不得失密。

9.9每逢节假日，档案室应有保密和安全措施，确保档案安全。

10档案库房管理

10.1档案库房应符合本标准4.3.7的规定，应经常检查，做好记录，发现问题随时采取措施。

10.2应定期进行库藏档案的清理、复核工作，每半年进行一次检查，做到帐、物相符

并做好记录。

10.3保持库房清洁卫生，柜箱摆放整齐，档案排列有序。

10.4严格执行库房纪律

10.4.1应严格执行本标准9.6的规定，非档案管理人员不得进入库房。

10.4.2不准在库房内开会、讲课、娱乐和休息等。

10.4.3不得带照相机进入库房。

10.4.4不准在库房内吸烟和使用明火。

10.4.5不准阻塞库房通道。

10.4.6不准在库房内存放杂物和易燃易爆等物品。

10.4.7不准在库房内存放已作废的档案资料。

10.4.8不准在库房内存放食品或种养花卉等。

10.4.9其他不利于库房管理的事项。

11档案质量要求

11.1根据制订的文件材料归档范围。

将应归档的文件材料收集齐全，及时立卷归档。

11.2归档的文件材料签字手续必须完备、铅笔、圆珠笔、复写纸书写的不允许归档，对

签发手续不完备的要予以弥补。

11.3按照文件之间的有机联系，合理组卷。

11.3.1科技文件材料要做到系统化，根据其形成的自然规律，按时间前后的次序，有机联系进行排列。

11.3.2文书档案文件按年度分开，党政文件分开，保持文件之间的密切联系（如请示与批复不能分开）。

11.3.3卷内排列有序，文件底稿和打印稿排在一起，打印稿在前、底稿在后，请示和批复排在一起，批复在前，请示在后，卷内目录要逐项填写清楚、正确。

11.3.4卷内的文件材料要完整、准确和系统；用纸、书写、编号尽可能符合要求。

11.3.5保管期限划分准确，根据本企业制订的档案保管期规定，正确划分，不同保管期

限的文件分别组卷。

11.3.6卷内目录，备考表填写完整。

11.3.7永久、长期保存的重要档案内不得有金属物，案卷装订结实、美观。

11.3.8一个保管单位，一般最多不超过200页，工程图纸或其他纸张的文件材料，其

厚度不超过40mm（包括卷皮在内）。

11.3.9案卷标题简明确切，标题文字要通顺，正确反映卷内文件内容，书写美观工整，脊背标签粘贴整齐、牢固。

110.3.10编制案卷目录，永久、长期和短期案卷目录要填写清楚。

12档案统计和信息开发利用

12.1做好档案的统计工作，主要包括档案管理基本统计，档案数量统计、档案提供利用及效果统计等，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、及时上报各种统计报表。

12.2积极做好档案信息的开发利用，为改善企业管理，提高产品质量、降低消耗和增加经济效益服务。

12.3对档案进行加工整理，编写编研材料，积极应用现代化科学管理手段，储存、开发

信息，为企业各项经济活动服务。

13各级档案人员岗位责任制

13.1分管档案工作的企业负责人职责

13.1.1贯彻、执行国家和上级部门颁发关于档案工作的法律和条例；

13.1.1.1建立健全企业档案管理机构，配备与生产和管理相适应的档案人员；

13.1.1.2督促、检查档案管理各项规定的执行情况；

13.1.1.3经常了解档案工作情况，听取档案工作汇报，审批档案工作发展计划；

13.1.1.4邀请档案人员参与公司发展规划、科研项目、新产品试制等问题的研讨会，听取他们对档案工作的意见。

13.2档案主管职责

13.2.1宣传贯彻执行“档案法”，制定和修改档案管理各项规定；

13.2.2组织编制档案工作计划，做好档案的保密工作；

13.2.3下达工作计划、布置、检查各类人员的工作，写好工作总结；

13.2.4领导全室人员确保完成各项任务，及时汇报档案工作存在的问题；

13.2.5对档案管理各项规定的执行负责；

13.2.6抓好档案人员的业务培训工作，努力提高档案人员的素质；

13.2.7加强自身的业务学习，不断提高档案管理水平。

13.2.8做好档案信息的开发工作，为公司的发展提供编研资料。

13.2.9积极探索档案管理的新途径、新方法，使档案管理迅速适应企业信息化发展的需要。

13.3专职档案员职责：

13.3.1积极学习“档案法”和本职业务，认真执行本公司档案管理各项规定，不断提高科技档案的管理水平；

13.3.2积极搞好档案资料的收集、整理、分类编号、登记和保管工作；

13.3.3熟悉本室业务和所分管的档案资料；

13.3.4编制检索工具，编写资料目录和汇编等，积极做好档案信息的开发利用工作；

13.3.5经常检查所分管的档案资料，发现破损和字迹不清的，应及时修复或复制；

13.3.6采取有效措施，保证档案安全，精心保管，使档案资料的质量处于良好状态。

13.4兼职档案员职责：

13.4.1积极学习“档案法”和归档业务，认真执行本厂档案管理各项规定，做好归档工作；

13.4.2负责收集、整理、保管本部门应归档的材料，按时向档案部门办理归档、移交档案资料；检查督促各专题组及时积累技术资料和做好预立卷工作；

13.4.3在部门负责人的领导下，做好档案材料的收集、整理工作，并进行预立卷，确保归档材料准确、系统、及时；

13.4.4业务上受档案部门指导，积极完成档案部门交办的有关工作。

13.5各部门负责人档案工作职责：

13.5.1积极组织本部门人员学习“档案法”和上级关于档案工作的文件，不断增强档案的社会意识和法制观念；

13.5.2认真执行本公司档案管理标准和有关规定；

13.5.3积极组织、督促本部门有关人员，按归档要求，确保立卷归档材料的完整、准确和系统。

14档案借阅规定

14.1因工作需要借阅文件、档案资料时，应办理借阅手续。

并限期归还。

14.2文件、档案资料原则只准在档案阅览室内查阅，若确因工作需要借出时，借阅时

间一般不得超过七天。

如延期则应办理续借手续。

14.3借阅者不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制；不得在档案文件上涂改、加注圈点等，不可污损档案资料。

14.4借阅者应严守国家机密，不转借，不丢失摘抄资料，不得擅自将文件和档案资料带出公司。

14.5外单位要借阅本公司，档案资料政审时，应持单位介绍信，经人事部门同意后，方

可在阅览室内查阅。

14.6借阅者因公出差、请假时，应将所借的文件、档案资料归还。

不得自己保管，各部门领导监督执行。

14.7凡属机密档案，一律不外借，特殊情况应经公司领导批准。

14.8档案人员对归还的文件、档案资料要认真清点，检查后注明归还日期。

对于有污损档案现象的读者。

要酌情给予批评；对于丢失档案造成失密，损害工厂利益的，应及时报告公司按有关规定处理。

15奖罚规定

15.1凡模范遵守国家“档案法“和档案管理标准，在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面，成绩显著的部门或个人，给予奖励。

15.2对违反“档案法“和档案管理标准，工作玩忽职守，造成损失的，应视其情节轻重，追究当事人的经济以至法律责任。

15.3对材料的形成、积累、整理和归档没有达到要求的单位和个人给予通报批评及处罚。

16相关记录

1．查（借）阅档案资料审批表（表01399-1）

2．档案材料归档交接单（表01399-2）

表01399-1查（借）阅档案资料审批表

年月日

查（借）阅档人

部门

姓名

查（借）阅资料名称

查（借）阅理由

申请单位负责人意见

档案室意见

备注：

1、必须如实填写，单位负责人签字。

2、档案资料原则上只提供查阅，确因工作需要，需借阅应办理手续，借出档案

必须7天归还，如不能按期归还，需办理续借手续。

3、逾期不还，又不办续借手续者，网上通报催还，同时纳入本部门月度考核。

表01399-2档案材料归档交接单

编号：

项目名称

载体形式

归档日期

项目

负责人

归档单位

单位

负责人

序号

名称

单位

数量

密级

保管

期限

编制者

备注

移交人签字验收人签字档案室盖章

注：

1.一式二份,移交单位,档案室各一份。

2.备注中填写尚须补充说明的情况。