WPS表格文字编辑方法技巧.docx

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WPS表格文字编辑方法技巧

WPS表格文字编辑方法技巧

WPS2012表格文字编辑方法技巧

文字录入

在WPS表格中的文字录入操作很简单,在WPS表格中有两种方法录入文字。

第1种方法:

首先点击要录入文字的单元格,然后直接用输入文字即可

第2种方法:

选中要录入文字的单元格,然后将光标移至编辑栏中,在编辑栏中输入要录入的文字

这两种方法都可以实现文字的录入,但第1种方法还直观,第2种方法适合录入较多的内容。

另外,录入公式时也常在编辑栏中录入。

通过以上,我们可以在表格中录入任意的内容

一点注意事项:

我们输入下列内容,如身份证号码、1/4、001等,对于这样的内容,wps表格会智能优化,身份证号码由于数据过大,它会以科学计数法的形式显示,1/4会显示为1月4日,001会显示为1。

对于这种情况有时很方便,但有时我们想输入什么就显示什么,此时可以先输入单引号“'”,然后接着输入即可,此时wps表格2007将不会再自作聪明。

复制与粘贴

对于复制与粘贴,相信很多人都会,就是选中要复制的内容后,点击菜单编辑--->复制,然后将光标移动目标区后,再点击菜单编辑--->粘贴,即可以完成复制操作。

此处对复制不做过多的介绍,主要介绍一下复制前的选择。

1.选择单元格

点击要复制的单元格,那么该单元格即处于被选中状态。

然后进行复制与粘贴操作即可。

2.选择多个单元格

如果要选择A3到D3,即A3:

D3,那么将鼠标在A3格中点击一下,然后按下鼠标左键,向D3格中移动,那么A3:

D3将被选中

选择A3:

D4,将鼠标在A3格中点击一下,然后按下鼠标左键,向D3格中移动,那么A3:

D4将被选中

选择A2,B2,B3,C4这4个单元格,这4个单元格不连续,用上述方法是选择不了的。

此时需选按下CTRL键不松手,然后用鼠标逐个点击这4个单元格,那么这4个单元格将被选中

3.选择整行

点击要选择的行号,那么该行整行将被选中。

4.选择多行

如要选择第1到第3行,我们可以点击行号1,然后将鼠标向下拖到,拖到第3行,那么第1至第3行将都被选中

5.选择整列

点击要选择的列标题,如B,那么B列将被选中

6.全选

也就是选择整个表格,点击A列左端,1行上端的全选按钮,点击此按钮,即可全选。

7.复制与粘贴

选中后,即可对选中的内容进行复制与粘贴了,粘贴时,注意被粘贴区域,被粘贴区域要与选择区域相同,如果不愿意再选择被粘贴区域,可以点击目标区的任一单元格,然后按粘贴按钮即可。

对于整行或整列这种情况,一定要点击第1个单元格,否则不能粘贴,具体过程略。

一个进行了复制与粘贴操作的例子。

黄色区域中的内容是完全相同的,此处进行了复制与粘贴操作。

另外,B列与E列也是相同,此处进行了列复制。

另外,我们还可以进行整个表的复制。

表格行高列宽的调整

在WPS表格中,行高与列宽是可以调整的,当我们输入的内容过多时,我们常需调整表格的列宽,有时为了美化表格,也常常要调整表格的行高与列宽。

1.调整列宽

A1单元格中的“河北省武邑县宏达双语小学”这几个字在A1格中是容纳不下的,它已经挤到C1格中去了,此时我们需要调整一下A列的列宽。

方法1:

将鼠标移动到列标“A”与“B”中间的竖线处,光标变成左右箭头状,此时按下鼠标左键,左右移动鼠标即可调整A列的宽度。

方法2:

选中A列,点击菜单格式--->列--->列宽,弹出列宽窗口,在列宽窗口中输入需要数值。

如果输入的值不合适,多试几次即可。

2.调整多列的列宽

选中多列,调整方法同上。

这样调整后,被选中的各列列宽宽度相同。

3.调整行高

方法同调整列宽。

略。

4.最适合列宽

如果选择了最适合的列宽,那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳

可见A与B列的宽度正好适合A、B两列的内容,即不多余空间也能容纳的下。

5.列的隐藏

如果我们不想要C、D两列,我们可以选中此两列,然后点击菜单格式―>列―>隐藏,那么CD两列将被隐藏,打印时也将不打印。

6.取消隐藏

选中B、E两列,实际选中了B、C、D、E四列,然后点击菜单格式―>列―>取消隐藏,那么C、D两列将取消隐藏。

wps表格文件的保存

当我们打开wps表格后,默认的新建了一个wps表格文件,该文件的名称叫做“book1.et”,如果我们再建立一个,那么第2个的名称默认为“book2.et”,我们可以根据自己的需要给新建的wps表格文件起个名字,如“0801考试名单”等自己容易记住的名称。

另起文件名的方法很简单,点击菜单文件―>另存为就行了。

具体过程略。

wps表格多文档间的切换

Wps表格能打开多个wps表格文档,打开后,这些wps表格文档名称都显示在表格上面部

当我们需要操作“0801考试名单.et”时,我们点击上图中第1个标签,当我们需要编辑“餐厅固定资产表.xls”时,我们点击第2个标签。

如果大家不习惯这种切换方式的话,还可以采用任务栏式的切换方法。

操作方法:

点击菜单视图―>文档切换方式―>任务栏,那么打开的各个文档都显示在任务栏上

如果想换回文档标签的切换方式,点击菜单视图―>文档切换方式―>文档标签即可换回。

注:

采用文档标签方式的切换方式,是wpsoffice2007的一大特色,我们可以通过它方便的进行文档间的.切换。

工作表的编辑

1.添加工作表

在前面,我们提到过,一个wps表格文件相当于一个账本,这个账本有64页,wps表格文件创建时默认的是有3页,在实际应用中,如果觉得3页不够,我们还可以再根据需要添加,点击菜单插入―>工作表,打开插入工作表对话框

输入要插入的数目,然后点击确定即可。

我们新插入了1个工作表。

通过以上方法,我们可以插入很多个工作表,最多是64个。

2.修改工作表的名称

工作表的默认名称是sheet1,sheet2,sheet3....。

如果觉得这个名称不好,我们可以给它另起一个。

右击要重命名的工作表的标签(如sheet1这几个字母处),从弹出菜单中选择“重命名”

当我们点击“重命名”后,sheet1这几个字母变为可修改的,我们输入自己喜欢的名称即可,如“成绩表”,此处的重命名与windows中文件的重命名相似。

3.移动工作表的位置

与移动纸牌游戏中的纸牌一样,点击要移动位置的工作表的标签,点击后按下鼠标左键别松手,左右移动即可,该页随着鼠标的移动而移动。

4.删除工作表

右击要删除的工作表,从弹出菜单中选择“删除”即可。

5.工作表颜色

从右击弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项,我们可以很方便的设置工作表标签的颜色。

具体过程略。

查找与替换

查找替换是一个很常用的功能。

在表格中的数据特别多时,我们需要查找某条内容,如果用肉眼一行挨一行的看是很费力气的,此时我们可以用查找功能来实现。

假如我们要查找“鲍瑞”,点击菜单编辑―>查找,打开查找对话框

在查找内容栏中输入“鲍瑞”,然后点击按钮查找下一个,即可查找到鲍瑞的内容,如果表格中有多个鲍瑞,那么我们再次点击查找下一个即可。

替换的功能是不但要找到查找的内容,而且还要将其替换为其它内容。

例如上例中,我们不但要找到鲍瑞,而且要将鲍瑞更改为“牛璐璐”,我们可以进行以下操作。

点击菜单编辑―>替换,打开查找与替换对话框,在查找内容中输入中“鲍瑞”,在替换为中输入“牛璐璐”,然后点击查找下一个按钮,那么表格中的光标将移动到“鲍瑞”所在的单元格中,点击替换按钮,那么“鲍瑞”将被“牛璐璐”替换掉。

如果表格文件中有多个“鲍瑞”,并且想将他们全部用“牛璐璐”替换掉,那就干脆点击全部替换按钮,一下子就全部替换完成。

另外,查找和替换对话框中都有个选项按钮,这里面可以进行更复杂的设置,读者可以试一下。

数据的填充

1.相同数据的填充

在录入数据时,往往有很多数据是相同的

对于相同的内容,在wps表格中有一个简单的快速的录入方法。

具体方法:

先在A3中输入“六年级”这3个字,输入完后

请读者仔细看一下,图中单元格的右下角,有一个小黑色方框,已用红圈标出。

这个小黑框叫什么填充柄,

当鼠标移到填充柄上时,鼠标变成黑色的“+”型,表示可以填充数据了。

此时,按下鼠标的左键,别松下,向下移动鼠标,我们可以看到,鼠标向下经过的单元格中,都自动填充了“六年级”这3个字。

除了能向下填充外,还可以向上,向左,向右填充,填充方法与向下类似。

另外,除了填充1个单元格外,还可以将多个单元格中的数据进行填充。

通过以上方法,我们可以快速地录入大量的相同内容。

2.等差序列的填充

(1)在wps表格中,内置了大量序列(如“1、2……”、“1日、2日……”等),我们只需输入序列的前1,2个数据,其它内容可以通过填充柄来快速的填充

(2)其实,我们不仅可以实现序列的递增式填充,还可以实现递减式填充。

递减式填充的方法也很简单,填充时,鼠标向左或向上移动,即可实现递减填充。

通过上例,我们可以知道,只要原始内容中包括数字,那么我们就可以实现序列的递增或递减式填充。

(3)差值不为1的序列的输入方法

图中黄色区域为原始数据,选中原始数据后,通过填充柄向下拉,自动生成蓝色区域中的数据。

这里面的规律请读者自已总结。

(4)自定义序列

通过前面的例子,有的读者可能看到除了带有数字的序列外,还有“星期一、星期二・・・・・・”那么还有没有其它的序列,这些序列我如何全部知道,我如何自定义我自己的序列?

答案是肯定的,wps表格中当然还有其它的序列,点击菜单工具―>选项,从弹出的选项对话框中选择自定义序列页

从图中,我们可以看到wps表格中有好多个序列,如“一月、二月・・・・・・”等。

知道这些序列后,以后我们便可以填充它们了。

下面,我们自己添加一个新的序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王・・・・・・”。

第一步:

点击新序列项。

点击后,右侧的输入序列变为可用。

第二步:

输入序列内容。

注意不要输入到一行内。

第三步:

点击添加按钮。

通过以上步骤,我们已经添加了一个新的序列。

添加好后,我们便可以试一下了。

实例与技巧:

用wps表格进行新生分班

假如有200新生,分成4个教学班,分别是一班、二班、三班、四班。

分班要求是先将学生按总成绩排队,然后分成4平班,即第1、2、3、4名同学依次分到一班、二班、三班、四班,第5、6、7、8名同学依次分到四班、三班、二班、一班,第9、10、11、12名同学再次分到一班、二班、三班、四班,依此类推。

对于此项工作,我们用wps表格可以轻松地完成。

第一步:

先将学生按考试成绩从高分到低分排队。

(假设这项操作读者已会,具体如何排队,我们以后还要再介绍。

第二步:

输入班,在班中依次输入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”

第三步:

选中C2:

C9,即选中“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”。

然后向下拖动鼠标。

那么“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”将向下填充。

第四步:

将表格内容按班排序。

(假设此项功能大家已会,我们将在以后介绍。

)然后打印输出。

至此学生分班已完成。

说明:

1.分班的关键在于分成4平班,此过程中已分成4平分。

2.如果要求各班男女比例相等。

那么可以将男同学与女同学分成2个表,然后分别分班即可。

对于更复杂的条件请读者自己想办法。

3.单元格内容的删除

选中要删除的单元格,然后点击菜单编辑―>删除,那么弹出删除对话框

删除对话框中有4个选项,其中的前两项用的较多,具体选择哪一个还请读者自已根据实际情况决定。

4.单元格的清除操作

我们平时删除单元格中的内容,往往爱按下“Del”键,按下此键是可以删除单元格中的内容,但我们再往此单元格中输入内容时,新输入的内容仍采用以前所设置的格式,如字体、字号、颜色等。

如下表所示。

原格式用“Del”删除了B2单元格新内容,仍采用原格式

那么如何能连同格式也删除掉呢?

方法很简单。

选中要删除内容的单元格,然后点击菜单编辑―>清除,清除菜单有4个子菜单,分别是全部、格式、内容、批注。

内容子菜单,那么删除的仅是单元格的内容,其格式仍然保存。

Del键的功能与此相同。

格式子菜单,仅清除格式,清除后,文字内容仍然保存,但字体、字号、颜色等将采用默认值。

批注子菜单,删除批注。

全部子菜单,包括以上3个功能。

5.单元格的格式单元格格式的内容很多,也很重要,它不仅影响到版面是否美观,有时还会影响到文字的录入。

前面我们已经介绍了一部分功能,下面我们再介绍一下其它常用的功能。

点击菜单格式―>单元格,打开单元格格式对话框,该对话框中有6页,我们先看其中的第1页--数字。

(1)数字页

此页可以设置单元格中数字的格式。

常规:

即单元格格式不包括任何特定的数字格式。

我们录入的内容,如果不加特殊指定,即是这种格式。

数值:

用于数字的表示。

[技巧:

图中红圈中内容,选中B3后,B3的内容将作为示例。

在数值项中,我们可以设置小数位数,可以决定是否使用千分位分隔符,可以设置负数的显示方式。

货币:

用于表示一般的货币数值,除了具体数值格式的属性外,还可以在数值前面加上货币符号。

会计专用:

类似于货币,但少了负数的显示格式。

日期:

可以将日期与时间类的数据显示为日期值。

例如:

2008年1月24日,可以显示为2008-01-24,还可以显示为24-01-2008等,具体显示为哪一种,我们可以在日期类型中进行设置。

时间:

类似于日期。

百分比:

设置此格式后,数值将变为百分比格式,如0.8变为80%,1.5变为150%。

另外,我们还可以设置小数位数。

A1与B1的值是相同的,但A1是常规格式,B1为百分比格式。

分数:

将数值以分数形式显示出来。

科学记数:

数据将以科学记数法的形式显示出来。

特殊:

也就是特殊的格式了,这也是wps表格所特有的,适合中国人办公的地方。

6.单元格中文字的换行与字体填充在单元格格式对话框的对齐页,有自动换行与缩小字体填充两个选项。

选中这两项可以实现特殊效果。

选中自动换行后,可以在一个单元格中实现多行显示。

选中缩小字体填充后,可以将文字字体缩小,使其正好填充在单元格中。

带斜线的表头,在实际制表中经常出现,在wps文字2007中是可以轻松的制作出来的,其实在wps表格2007中也是可以很容易的制作出来的。

第1步:

输入内容。

第2步:

在前面加入适当的空格。

第3步:

将该单元格设置为自动换行。

第4步:

调整单元格的宽度,使用其出现图4-9-4中第4步的效果。

第5步:

加入斜线。

点击菜单格式―>单元格,选中边框页,加入斜线。

7.设置单元格中文字的方向在wps表格中,文字除了可以横排外,还可以竖排显示,甚至可以倾斜任意角度。

它的实现方法很简单,在单元格格式对话框的对齐页,有文字方向选项。

设置很简单,读者一试便知。

具体过程略。

8.单元格的底纹图案单元格中除了可以设置颜色外,还可以设置图案,在单元格格式对话框中,选择图案页即可以设置图案

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