WPS表格文字编辑方法技巧.docx

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WPS表格文字编辑方法技巧

WPS表格文字编辑方法技巧

WPS2012表格文字编辑方法技巧

文字录入

在WPS表格中的文字录入操作很简单，在WPS表格中有两种方法录入文字。

第1种方法：

首先点击要录入文字的单元格，然后直接用输入文字即可

第2种方法：

选中要录入文字的单元格，然后将光标移至编辑栏中，在编辑栏中输入要录入的文字

这两种方法都可以实现文字的录入，但第1种方法还直观，第2种方法适合录入较多的内容。

另外，录入公式时也常在编辑栏中录入。

通过以上，我们可以在表格中录入任意的内容

一点注意事项：

我们输入下列内容，如身份证号码、1/4、001等，对于这样的内容，wps表格会智能优化，身份证号码由于数据过大，它会以科学计数法的形式显示，1/4会显示为1月4日，001会显示为1。

对于这种情况有时很方便，但有时我们想输入什么就显示什么，此时可以先输入单引号“'”，然后接着输入即可，此时wps表格2007将不会再自作聪明。

复制与粘贴

对于复制与粘贴，相信很多人都会，就是选中要复制的内容后，点击菜单编辑--->复制，然后将光标移动目标区后，再点击菜单编辑--->粘贴，即可以完成复制操作。

此处对复制不做过多的介绍，主要介绍一下复制前的选择。

1.选择单元格

点击要复制的单元格，那么该单元格即处于被选中状态。

然后进行复制与粘贴操作即可。

2.选择多个单元格

如果要选择A3到D3，即A3：

D3，那么将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：

D3将被选中

选择A3：

D4，将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：

D4将被选中

选择A2，B2，B3，C4这4个单元格，这4个单元格不连续，用上述方法是选择不了的。

此时需选按下CTRL键不松手，然后用鼠标逐个点击这4个单元格，那么这4个单元格将被选中

3.选择整行

点击要选择的行号，那么该行整行将被选中。

4.选择多行

如要选择第1到第3行，我们可以点击行号1，然后将鼠标向下拖到，拖到第3行，那么第1至第3行将都被选中

5.选择整列

点击要选择的列标题，如B，那么B列将被选中

6.全选

也就是选择整个表格，点击A列左端，1行上端的全选按钮，点击此按钮，即可全选。

7.复制与粘贴

选中后，即可对选中的内容进行复制与粘贴了，粘贴时，注意被粘贴区域，被粘贴区域要与选择区域相同，如果不愿意再选择被粘贴区域，可以点击目标区的任一单元格，然后按粘贴按钮即可。

对于整行或整列这种情况，一定要点击第1个单元格，否则不能粘贴，具体过程略。

一个进行了复制与粘贴操作的例子。

黄色区域中的内容是完全相同的，此处进行了复制与粘贴操作。

另外，B列与E列也是相同，此处进行了列复制。

另外，我们还可以进行整个表的复制。

表格行高列宽的调整

在WPS表格中，行高与列宽是可以调整的，当我们输入的内容过多时，我们常需调整表格的列宽，有时为了美化表格，也常常要调整表格的行高与列宽。

1.调整列宽

A1单元格中的“河北省武邑县宏达双语小学”这几个字在A1格中是容纳不下的，它已经挤到C1格中去了，此时我们需要调整一下A列的列宽。

方法1：

将鼠标移动到列标“A”与“B”中间的竖线处，光标变成左右箭头状，此时按下鼠标左键，左右移动鼠标即可调整A列的宽度。

方法2：

选中A列，点击菜单格式--->列--->列宽，弹出列宽窗口，在列宽窗口中输入需要数值。

如果输入的值不合适，多试几次即可。

2.调整多列的列宽

选中多列，调整方法同上。

这样调整后，被选中的各列列宽宽度相同。

3.调整行高

方法同调整列宽。

略。

4.最适合列宽

如果选择了最适合的列宽，那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳

可见A与B列的宽度正好适合A、B两列的内容，即不多余空间也能容纳的下。

5.列的隐藏

如果我们不想要C、D两列，我们可以选中此两列，然后点击菜单格式―>列―>隐藏，那么CD两列将被隐藏，打印时也将不打印。

6.取消隐藏

选中B、E两列，实际选中了B、C、D、E四列，然后点击菜单格式―>列―>取消隐藏，那么C、D两列将取消隐藏。

wps表格文件的保存

当我们打开wps表格后，默认的新建了一个wps表格文件，该文件的名称叫做“book1.et”,如果我们再建立一个，那么第2个的名称默认为“book2.et”,我们可以根据自己的需要给新建的wps表格文件起个名字，如“0801考试名单”等自己容易记住的名称。

另起文件名的方法很简单，点击菜单文件―>另存为就行了。

具体过程略。

wps表格多文档间的切换

Wps表格能打开多个wps表格文档，打开后，这些wps表格文档名称都显示在表格上面部

当我们需要操作“0801考试名单.et”时，我们点击上图中第1个标签，当我们需要编辑“餐厅固定资产表.xls”时，我们点击第2个标签。

如果大家不习惯这种切换方式的话，还可以采用任务栏式的切换方法。

操作方法：

点击菜单视图―>文档切换方式―>任务栏，那么打开的各个文档都显示在任务栏上

如果想换回文档标签的切换方式，点击菜单视图―>文档切换方式―>文档标签即可换回。

注：

采用文档标签方式的切换方式，是wpsoffice2007的一大特色，我们可以通过它方便的进行文档间的.切换。

工作表的编辑

1.添加工作表

在前面，我们提到过，一个wps表格文件相当于一个账本，这个账本有64页，wps表格文件创建时默认的是有3页，在实际应用中，如果觉得3页不够，我们还可以再根据需要添加，点击菜单插入―>工作表，打开插入工作表对话框

输入要插入的数目，然后点击确定即可。

我们新插入了1个工作表。

通过以上方法，我们可以插入很多个工作表，最多是64个。

2.修改工作表的名称

工作表的默认名称是sheet1,sheet2,sheet3....。

如果觉得这个名称不好，我们可以给它另起一个。

右击要重命名的工作表的标签（如sheet1这几个字母处），从弹出菜单中选择“重命名”

当我们点击“重命名”后，sheet1这几个字母变为可修改的，我们输入自己喜欢的名称即可，如“成绩表”，此处的重命名与windows中文件的重命名相似。

3.移动工作表的位置

与移动纸牌游戏中的纸牌一样，点击要移动位置的工作表的标签，点击后按下鼠标左键别松手，左右移动即可，该页随着鼠标的移动而移动。

4.删除工作表

右击要删除的工作表，从弹出菜单中选择“删除”即可。

5.工作表颜色

从右击弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项，我们可以很方便的设置工作表标签的颜色。

具体过程略。

查找与替换

查找替换是一个很常用的功能。

在表格中的数据特别多时，我们需要查找某条内容，如果用肉眼一行挨一行的看是很费力气的，此时我们可以用查找功能来实现。

假如我们要查找“鲍瑞”，点击菜单编辑―>查找，打开查找对话框

在查找内容栏中输入“鲍瑞”，然后点击按钮查找下一个，即可查找到鲍瑞的内容，如果表格中有多个鲍瑞，那么我们再次点击查找下一个即可。

替换的功能是不但要找到查找的内容，而且还要将其替换为其它内容。

例如上例中，我们不但要找到鲍瑞，而且要将鲍瑞更改为“牛璐璐”，我们可以进行以下操作。

点击菜单编辑―>替换，打开查找与替换对话框，在查找内容中输入中“鲍瑞”，在替换为中输入“牛璐璐”，然后点击查找下一个按钮，那么表格中的光标将移动到“鲍瑞”所在的单元格中，点击替换按钮，那么“鲍瑞”将被“牛璐璐”替换掉。

如果表格文件中有多个“鲍瑞”，并且想将他们全部用“牛璐璐”替换掉，那就干脆点击全部替换按钮，一下子就全部替换完成。

另外，查找和替换对话框中都有个选项按钮，这里面可以进行更复杂的设置，读者可以试一下。

数据的填充

1.相同数据的填充

在录入数据时，往往有很多数据是相同的

对于相同的内容，在wps表格中有一个简单的快速的录入方法。

具体方法：

先在A3中输入“六年级”这3个字，输入完后

请读者仔细看一下，图中单元格的右下角，有一个小黑色方框，已用红圈标出。

这个小黑框叫什么填充柄，

当鼠标移到填充柄上时，鼠标变成黑色的“+”型，表示可以填充数据了。

此时，按下鼠标的左键，别松下，向下移动鼠标，我们可以看到，鼠标向下经过的单元格中，都自动填充了“六年级”这3个字。

除了能向下填充外，还可以向上，向左，向右填充，填充方法与向下类似。

另外，除了填充1个单元格外，还可以将多个单元格中的数据进行填充。

通过以上方法，我们可以快速地录入大量的相同内容。

2.等差序列的填充

（1）在wps表格中，内置了大量序列（如“1、2……”、“1日、2日……”等），我们只需输入序列的前1，2个数据，其它内容可以通过填充柄来快速的填充

（2）其实，我们不仅可以实现序列的递增式填充，还可以实现递减式填充。

递减式填充的方法也很简单，填充时，鼠标向左或向上移动，即可实现递减填充。

通过上例，我们可以知道，只要原始内容中包括数字，那么我们就可以实现序列的递增或递减式填充。

（3）差值不为1的序列的输入方法

图中黄色区域为原始数据，选中原始数据后，通过填充柄向下拉，自动生成蓝色区域中的数据。

这里面的规律请读者自已总结。

（4）自定义序列

通过前面的例子，有的读者可能看到除了带有数字的序列外，还有“星期一、星期二・・・・・・”那么还有没有其它的序列，这些序列我如何全部知道，我如何自定义我自己的序列?

答案是肯定的，wps表格中当然还有其它的序列，点击菜单工具―>选项，从弹出的选项对话框中选择自定义序列页

从图中，我们可以看到wps表格中有好多个序列，如“一月、二月・・・・・・”等。

知道这些序列后，以后我们便可以填充它们了。

下面，我们自己添加一个新的序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王・・・・・・”。

第一步：

点击新序列项。

点击后，右侧的输入序列变为可用。

第二步：

输入序列内容。

注意不要输入到一行内。

第三步：

点击添加按钮。

通过以上步骤，我们已经添加了一个新的序列。

添加好后，我们便可以试一下了。

实例与技巧：

用wps表格进行新生分班

假如有200新生，分成4个教学班，分别是一班、二班、三班、四班。

分班要求是先将学生按总成绩排队，然后分成4平班，即第1、2、3、4名同学依次分到一班、二班、三班、四班，第5、6、7、8名同学依次分到四班、三班、二班、一班，第9、10、11、12名同学再次分到一班、二班、三班、四班，依此类推。

对于此项工作，我们用wps表格可以轻松地完成。

第一步：

先将学生按考试成绩从高分到低分排队。

（假设这项操作读者已会，具体如何排队，我们以后还要再介绍。

）

第二步：

输入班，在班中依次输入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”

第三步：

选中C2：

C9，即选中“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”。

然后向下拖动鼠标。

那么“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”将向下填充。

第四步：

将表格内容按班排序。

（假设此项功能大家已会，我们将在以后介绍。

）然后打印输出。

至此学生分班已完成。

说明：

1.分班的关键在于分成4平班，此过程中已分成4平分。

2.如果要求各班男女比例相等。

那么可以将男同学与女同学分成2个表，然后分别分班即可。

对于更复杂的条件请读者自己想办法。

3.单元格内容的删除

选中要删除的单元格，然后点击菜单编辑―>删除，那么弹出删除对话框

删除对话框中有4个选项，其中的前两项用的较多，具体选择哪一个还请读者自已根据实际情况决定。

4.单元格的清除操作

我们平时删除单元格中的内容，往往爱按下“Del”键，按下此键是可以删除单元格中的内容，但我们再往此单元格中输入内容时，新输入的内容仍采用以前所设置的格式，如字体、字号、颜色等。

如下表所示。

原格式用“Del”删除了B2单元格新内容，仍采用原格式

那么如何能连同格式也删除掉呢?

方法很简单。

选中要删除内容的单元格，然后点击菜单编辑―>清除，清除菜单有4个子菜单，分别是全部、格式、内容、批注。

内容子菜单，那么删除的仅是单元格的内容，其格式仍然保存。

Del键的功能与此相同。

格式子菜单，仅清除格式，清除后，文字内容仍然保存，但字体、字号、颜色等将采用默认值。

批注子菜单，删除批注。

全部子菜单，包括以上3个功能。

5.单元格的格式单元格格式的内容很多，也很重要，它不仅影响到版面是否美观，有时还会影响到文字的录入。

前面我们已经介绍了一部分功能，下面我们再介绍一下其它常用的功能。

点击菜单格式―>单元格，打开单元格格式对话框，该对话框中有6页，我们先看其中的第1页--数字。

（1）数字页

此页可以设置单元格中数字的格式。

常规：

即单元格格式不包括任何特定的数字格式。

我们录入的内容，如果不加特殊指定，即是这种格式。

数值：

用于数字的表示。

[技巧：

图中红圈中内容，选中B3后，B3的内容将作为示例。

在数值项中，我们可以设置小数位数，可以决定是否使用千分位分隔符，可以设置负数的显示方式。

货币：

用于表示一般的货币数值，除了具体数值格式的属性外，还可以在数值前面加上货币符号。

会计专用：

类似于货币，但少了负数的显示格式。

日期：

可以将日期与时间类的数据显示为日期值。

例如：

2008年1月24日，可以显示为2008-01-24，还可以显示为24-01-2008等，具体显示为哪一种，我们可以在日期类型中进行设置。

时间：

类似于日期。

百分比：

设置此格式后，数值将变为百分比格式，如0.8变为80%，1.5变为150%。

另外，我们还可以设置小数位数。

A1与B1的值是相同的，但A1是常规格式，B1为百分比格式。

分数：

将数值以分数形式显示出来。

科学记数：

数据将以科学记数法的形式显示出来。

特殊：

也就是特殊的格式了，这也是wps表格所特有的，适合中国人办公的地方。

6.单元格中文字的换行与字体填充在单元格格式对话框的对齐页，有自动换行与缩小字体填充两个选项。

选中这两项可以实现特殊效果。

选中自动换行后，可以在一个单元格中实现多行显示。

选中缩小字体填充后，可以将文字字体缩小，使其正好填充在单元格中。

带斜线的表头，在实际制表中经常出现，在wps文字2007中是可以轻松的制作出来的，其实在wps表格2007中也是可以很容易的制作出来的。

第1步：

输入内容。

第2步：

在前面加入适当的空格。

第3步：

将该单元格设置为自动换行。

第4步：

调整单元格的宽度，使用其出现图4-9-4中第4步的效果。

第5步：

加入斜线。

点击菜单格式―>单元格，选中边框页，加入斜线。

7.设置单元格中文字的方向在wps表格中，文字除了可以横排外，还可以竖排显示，甚至可以倾斜任意角度。

它的实现方法很简单，在单元格格式对话框的对齐页，有文字方向选项。

设置很简单，读者一试便知。

具体过程略。

8.单元格的底纹图案单元格中除了可以设置颜色外，还可以设置图案，在单元格格式对话框中，选择图案页即可以设置图案