中国石油人事档案管理办法.docx
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中国石油人事档案管理办法
内部资料，注意保管
中国石油人力资源管理系统
用户操作手册
人事档案管理（人事岗专用）
人力资源管理系统项目经理部
二〇〇九年三月
人事管理岗在人事档案管理中的职责
一、档案转递信息
1．档案转入管理
（1）功能概述
“档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。
（2）操作流程
档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。
如图：
（3）具体操作
①操作路径：
SAP菜单→人事档案管理
②事物代码：
ZPA30_HR13-管理人事档案信息
③人事管理岗负责：
维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。
状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。
如图：
说明：
移交单位：
指人事管理处室、科室；移交人：
指人事管理岗人员。
举例：
大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。
④人事管理岗负责：
档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。
（4）批处理工具的使用
《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息
当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：
其一：
操作路径：
SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序
其二：
事务代码：
ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序
具体操作：
第一步：
下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：
选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员
★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。
如图：
点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理岗人员维护。
★如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息”
维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode文本”格式：
保存后，返回数据导入界面。
第二步：
上传数据。
点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E显示错误”，然后，点击执行。
导入完成后，会出现如下两种情况：
如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。
（2）如果没有错误，则如下为空。
这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。
《二》直接维护“档案转递信息”
当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：
其一：
操作路径：
SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---档案转递信息批量导入
其二：
事务代码：
ZHRBI205---档案转递信息批量导入
第一步：
下载“档案转递信息批量导入程序”模板：
如图所示：
如果是对以前导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改”。
选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态”
点击执行后，对“档案转递信息”中相关字段进行维护，对于有下拉选荐的请按选项去填写。
同时将文本另存为“Unicode”的形式。
保存后，返回数据导入界面。
第二步：
上传数据。
点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E显示错误”，然后，点击执行。
导入完成后，会出现如下两种情况：
如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。
2．档案转出管理
（1）功能概述
“档案转出”是记录档案材料转出情况的信息。
（2）操作流程
（3）具体操作
①操作路径：
SAP菜单→人事档案管理
②事物代码：
ZPA30_HR13-管理人事档案信息
③当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。
人事管理岗负责：
维护“待转递人事档案信息---档案转出”，并将状态栏调整为处理中，如下图：
“通知人”上面加一个“审核人”栏!
④人事管理岗负责：
审核通过后，人事管理岗将“待转递人事档案信息”的状态栏调整成“提交”，即通知档案管理人员该员工档案需要转出:
（4）批处理工具的使用
操作同“‘档案转入管理’的批处理工具的使用”
二、待移交档案材料管理
1.功能概述
“待移交档案材料信息”是记录新增归档材料的移交过程。
2.操作流程图
3.具体操作
（1）操作路径：
SAP菜单→人事档案管理
（2）事物代码：
ZPA30_HR13-管理人事档案信息
（3）人事管理岗负责：
当有新增材料归档时，需要维护“待移交档案材料信息”。
在维护人力资源主数据的界面，选择“待移交档案材料信息”，点击创建，进入到“待移交档案材料信息”子类型的选择界面，如图：
根据新增材料的类别选择相应的子类型后，进入到“待移交档案材料信息”的界面。
如图：
人事管理岗维护
单位负责人、部门负责人和档案管理人员可以从系统中直接选择
单位负责人、部门负责人和档案管理人员可以从系统中直接选择
单位负责人、部门负责人和档案管理人员可以从系统中直接选择
单位负责人、部门负责人和档案管理人员可以从系统中直接选择
维护完毕后，将“状态栏”调整为“提交”。
4.批处理工具的使用
当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：
其一：
操作路径：
SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI129---待移交档案材料信息批量导入
其二：
事务代码：
ZHRBI129---待移交档案材料信息批量导入
具体操作:
第一步：
下载“待移交档案材料信息批量导入程序”模板：
如图所示：
选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员
★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。
如图：
点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出。
★①其中“档案材料名称”和“档案材料类别”为必填字段
②对于有下拉选项的请严格按照选项中的填写！
③如果在“状态”一栏中选择“档案员确认”会自动生成一条相应的“档案目录信息”
维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode文本”格式：
保存后，返回数据导入界面。
第二步：
上传数据。
点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E显示错误”，然后，点击执行。
如果是上传“修改”的信息请选中“修改”同时选重相应的“状态材料状态”即可。
导入完成后，会出现如下两种情况：
（1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。
（2）如果没有错误，则如下为空。
这样批量的待移交档案材料管理信息的数据就导入完毕。
三、档案查（借）阅情况信息
1．档案查阅情况信息
（1）功能概述
“档案查阅情况信息”是记录人事管理岗在实际业务查阅档案过程的信息。
（2）操作流程
如果是非人事部门用户查阅员工档案，则由查阅人员直接填写查阅审批单，人事主管部门签字同意后，由档案管理岗填写“档案查（借）阅情况信息—查阅信息”，并完成查阅过程。
（3）具体操作
①操作路径：
SAP菜单→人事档案管理
②事物代码：
ZPA30_HR13-管理人事档案信息
③人事管理岗负责：
填写“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提交”，回车后系统自动档案存放位置，然后点击保存。
如图：
④人事管理岗负责：
打印“查阅人事档案审批单”。
操作路径为：
SAP菜单→人事档案管理→表单→档案查借阅
事物代码：
ZHRISPAFM102-查阅人事档案审批单（人事岗用）
打印出查阅审批单：
经过本部门领导签字后，拿着审批单去档案室查阅档案。
（4）批处理工具的使用
说明：
当一次性维护多个员工的档案查阅情况信息时，可以使用批处理工具，有两种方法进入：
其一：
路径为：
SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI019-档案目录信息批量导入
其二：
事物代码为：
ZHRBI019-档案目录信息批量导入
该批处理工具的操作分两步：
第一步：
下载模板，如图所示，选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员：
如果对系统中已有的信息进行修改，请选择“修改”同时对修改情况下的状态进行选择。
如图：
点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工档案查阅相关信息即可：
字段“状态”中，人事管理岗人员维护“处理中”“提交”；档案管理岗维护“档案员确认”
信息维护完毕后，保存成“Unicode文本”格式：
保存后，返回数据导入界面。
第二步：
上传数据。
点击“上传数据”，在导入文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事物，运行方式选择“E显示错误”，然后，点击执行。
导入完成后，会出现如下两种情况：
如果导入数据有错误，会在此显示员工号、员工姓名、档案材料类别及错误信息等。
如果没有错误，则如下为空。
2．档案借阅情况信息
（1）功能概述
“档案借阅情况信息”是记录人事管理岗实际业务中借阅档案过程的信息。
（2）操作流程
如果是非人事部门用户借阅员工档案，则由借阅人员直接填写借阅审批单，人事主管部门签字同意后，拿到档案管理部门，由档案管理岗填写“档案查（借）阅情况信息--借阅信息”，并完成借阅过程。
（3）具体操作
①操作路径：
SAP菜单→人事档案管理
②事物代码：
ZPA30_HR13-管理人事档案信息
③人事管理岗负责：
维护“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提交”，回车后系统自动档案存放位置，然后点击保存。
如图：
④人事管理岗负责：
打印“借阅人事档案审批单”。
路径：
SAP菜单→人事档案管理→表单→档案查借阅
事物代码：
ZHRISPAFM041-借阅人事档案审批单（人事岗用）
打印出借阅审批单：
经过本部门领导签字后，拿着审批单去档案室借阅档案。
（4）批处理工具的使用
操作同“档案借阅情况信息”
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