固定资产和办公用品采购管理办法.docx

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固定资产和办公用品采购管理办法

为加强固定资产和办公用品采购的计划管理，规范采购工作，降低办公成本，提高资产使用效率，保障公司经营活动所需物料的正常供应，特制定本办法。

固定资产及办公用品的采购应本着“性能价格比最优”的原则进行。

一、办公用品供应商的确定

办公用品按大类分为日常办公用品（包括耗材）、复印纸、计算机配件、绿植租摆、饮用水5类。

每年【】月底之前，应通过招标程序，每大类确定2家供应商，作为当年度指定供应商。

参加投标的供应商每大类应不少于三家，招标工作由行政部牵头，组成由部门总监和总经理组成的评议小组，经评议确定中标供应商，并由部门总监和总经理签字确认。

中标供应商名称、地址、联系人、电话、银行开户行和账号信息财务部备案，作为财务部支付款项的依据。

每次确定的供货商有效期原则上为一年。

期满后由评议小组就供货商的供货和服务情况做出评议，评议合格的继续留用；不合格的，则按照上述确定的招标程序重新确定。

非经评议程序，不得随意更换供货商。

二、办公用品的采购

行政部负责日常办公用品的采购，并应从当年度确定的供应商处进行。

采购人员应对纸张、耗品等产品的价格进行长期跟踪，每次采购应从报价最优的供应商处进行。

每次采购应有办公用品数量和价格清单，采购到货后，应由库管人员在入库单上签字确认，且采购人员和库管人员应由不同的人员担任。

库管人员应建立办公用品领用登记表，登记办公用品的入库、领用和结存情况。

三、固定资产的采购

固定资产的采购应做到分次询价，且每次询价应针对同一型号的产品取得二至三家供货商的报价单。

采购人员在采购时应将供货商的资料，包括供货商的名称、地址、电话、产品规格型号、报价、保修条件等信息连同采购负责人的意见报给部门总监和总经理，由部门总监和总经理签字确认。

仓管员核对并开具《入库单》；如仓管员核对发现不合格，由申购人通知采购员，要求供应商退换货或补货

入库：

申购人和采购员共同当面验货，包括检验产品外包装，产品外观，性能，产品说明书等证件是否齐全，发票是否符合我司财务报销要求

采购部采购

正式采购

1、要求至少取得二家供应商的报价；

2、由部门总监和总经理签字，确认供应商及价格

需求人进行询价，并填写《询价记录表》

由部门总监、总经理先后顺序审批签字

审批通过

需求人提交《采购申请表》

审批通过

四、办公用品和固定资产的保管

办公用品由行政部管理，由指定的库管人员建立办公用品明细台账，详细记录办公用品的入库、领用、结存情况，领用办公用品由领用人签字，耐用办公用品，如打孔器、计算器等除新入所人员外，限于以旧换新。

每季度、年度应部门对办公用品领用情况进行汇总，对超常规领用情况，要报告行政主管及相关部门主管。

IT设备由IT部门登记造册，设立IT设备台账，详细记录IT设备的型号、规格、购置日期、数量、单价、使用人、存放地点等信息。

每年度由IT部门和财务部门共同对IT设备进行清查盘点，并制作盘点表，如和财务记录核对，如有差异，需做出说明。

固定资产，如办公家具等，由行政部负责实物管理，建立办公家具和办公设备台账，详细记录办公家具和办公设备的规格、购置日期、数量、单价、使用人、存放地点等信息。

会计年度结束，由财务部和行政部对办公家具及办公设备进行清查、盘点，并制作盘点表。

盘点表应和财务记录及台账核对，如有差异，应做出说明并及时处理。

附表：

《采购申请表》

《询价记录表》

《入库单》

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