党群类档案归档范围和保管期限表.docx

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党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11综合

归档单位：

党委办公室、院长办公室

序号

类目名称

保管期限

上级党组织有关党的建设的文件材料（若文件是针对本校的，则永久保存）

校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；代表人选登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证；列席证及选票式样

校党委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、党委中心组织会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

校党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）

校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

以校党委名义召开的工作会议材料

上级党委和校党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

党委工作简报

党委大事记、编写的年鉴

党群系统启用印章的文件和印模

党委工作总结、工作要点、年度表彰奖励及上级奖励

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结报告、请示及批复

党委安全、保密、秘书工作的有关文件

重要的群众来信来访及处理材料

重要电话记录

党委成立的临时机构所形成的文件材料

全校临时政治活动中形成的有关材料

校党委与有关机关联系、协商工作来往文件

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

短期

永久

长期

DQ12纪检

归档单位：

纪委

序号

类目名称

保管期限

上级有关纪检工作的文件

纪委工作计划、报告、总结、规章制度、调查材料及重要统计

校纪委重要会议记录

纪检工作大事记

党员干部处分、复查材料

群众来信来访及处理意见

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

短期

DQ13组织

归档单位：

组织部

序号

类目名称

保管期限

上级有关组织工作的文件材料

学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、规章制度、条例等

学校组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知

落实政策的有关材料

以校党委名义组织召开的工作会议材料

干部选拨任用文件，副处级以上干部任免的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）

副处级以上干部名册

总支、支部改选报告、审批材料

各总支、支部委员名册

全校党员名册

党员、党组织、党费统计年报表

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

发展新党员、预备党员转正的名册

组织工作大事记

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

永久

长期

注：

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《山东艺术学院档案保密制度》，涉密的组织工作文件材料，由学校组织部门保存。

DQ14宣传教育

归档单位：

宣传部、学生部

序号

类目名称

保管期限

上级有关宣传工作的文件

学校宣传工作计划、决定、报告、总结、通知及规章制度

教职工政治思想工作动态及调查材料

理论学习的决定、通知、计划、总结

反映学校重大活动的剪报及图表

学校宣传工作简报、会议记录

宣传工作大事记

上级有关学生思想政治工作的文件

学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

学生思想政治工作典型调查材料和统计

学生政治思想动态及政治思想主题教育活动材料

关于学生政治工作队伍的选拔、任用、管理、培训等相关文件

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

永久

长期

DQ15统战

归档单位：

统战部

序号

类目名称

保管期限

上级有关统战工作的文件

学校统战工作计划、决定、报告、通知、总结及规章制度

统战工作重要会议材料、会议记录

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

学校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料

台、港、澳和侨务工作材料

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

DQ16工会

归档单位：

工会

序号

类目名称

保管期限

上级有关工会工作的文件

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结及规章制度

工会工作的请示、报告及上级批复

表彰“三育人”先进集体、个人的材料、名单

处分会员的有关材料

工会委员会会议记录、纪要

工会经费预、决算报表及使用情况的有关材料

基层工会干部名册

上级颁发的妇联工作的规定、办法、指示

学校妇联工作计划、总结及重要会议记录

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

DQ17团委

归档单位：

团委

序号

类目名称

保管期限

上级关于团的工作的文件

学校团代会文件（通知、人员名单、工作报告、决议选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

学校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）

团委工作计划、报告、总结及规章制度

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

团员、团组织统计年报

团员名册

团干部名单

批准入团、离团材料及名单

团委会议记录

团委工作大事记

学生会、研究生会工作计划、总结

校学生组织参与各种学会、社团的相关材料

学生社会实践活动材料

团委组织进行的重大活动的相关材料

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

行政类档案

归档范围和保管期限表

XZ11综合

归档单位：

党委办公室、院长办公室

序号

类目名称

保管期限

上级有关高校行政管理的综合性文件

上级组织、机关领导来我校视察、检查工作的讲话记录及有关材料

全校行政管理规章制度、规定、办法、条例、通知、通报、布告等

院长办公会、院长书记碰头会会议记录、纪要、简报

院务委员会委员名单、会议记录、纪要

全校性的工作会议、座谈会文件材料

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

学校教育事业规划、计划及上级批复

教职工代表大会的文件材料（通知、名单、报告、决议、选票结果、领导讲话、大会发言等）

学校向上级的请示及批复

学校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）

有关全校性工作的调查材料和经验总结

学校统计工作的规章制度、学年报表及综合统计

启用印章的文件及印模

学校历史沿革、情况介绍

教育年鉴编纂工作方面的材料

学校大事记、简报

校史、校庆工作材料

普选工作材料

校内各单位工作计划、总结、报告

电话通讯管理资料

车辆管理的有关材料

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

永久/长期

长期

永久

长期

XZ12人事

归档单位：

人事处、老干部处

序号

类目名称

保管期限

上级有关人事工作的文件

学校人事工作计划、报告、总结、调查材料、规章制度

人事工作会议记录、纪要等

关于人事编制规划、计划报告及上级批复

人事处权限内的干部任免文件及名册

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

人事统计报表

教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

教职工转正定级材料

教职工校内变动材料

教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政工资关系介绍信存根）

教职工援外和支援边远地区材料

教职工荣誉证书授予工作的材料

教职工退职、离职及有关材料

教职工（包括离退休人员）福利工作

教职工商调函件

教职工评残、工伤、死亡抚恤等文件

教职工参加进修班、培训班及成人教育的名单、通知

使用临时工的有关材料

人民来信、来访材料

上级有关离退休工作的文件材料

离退休工作的计划、报告、总结

组织离退休人员参加各种有意义的活动的材料

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

短期

长期

XZ13监察、审计

归档单位：

监察处、审计处

序号

类目名称

保管期限

上级有关监察、审计工作的文件

监察、审计工作计划、总结、调查报告、规章制度

监察、审计工作统计年报及重要报表

学校重大审计项目及内部审计、审计结论、干部离任审计材料等

招、投标有关审计材料

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

XZ14武装、保卫

归档单位：

武装部、保卫处

序号

类目名称

保管期限

上级有关公安、保卫、武装、军训工作的文件

学校公安、保卫、武装、军训工作计划、总结、报告、规章制度

学校师生员工案件的侦察、调查、处分、结论材料及上级的批复、判决书

学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

学校要害部门的治安、保卫、消防工作

公安、保卫工作简报

学校公安、保卫工作统计年报表

学校综合治理委员会的机构设置、人员名单及学校综合治理工作的文件材料

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）

军训工作材料（与军方签订的军训协议、合同、军训科目教程、参训人数、军训表彰奖励等材料）

学生户籍管理、户籍迁出、迁入名单及相关备查凭证材料

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

XZ15后勤管理

归档单位：

总务处

序号

类目名称

保管期限

上级有关后勤管理工作的文件

学校后勤管理工作计划、报告、规章制度、调查材料

关于房屋分配条例、方案及房屋管理、调配使用、转移材料

关于房屋维修、加固、翻造、拆迁等问题的请示与批复

学校后勤服务工作的文件材料

关于学校房地产的文件材料

学校伙食工作的文件材料

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

爱国卫生、红十字会、校园绿化工作的有关材料

师生员工健康状况调查材料及统计表

上级关于计划生育工作的指示、规定、办法等

其他需要归档的文件材料

长期

短期

长期

短期

长期

XZ16档案

归档单位：

党委办公室院长办公室

序号

类目名称

保管期限

上级有关档案工作的文件

上级召开的与学校档案工作有关的会议文件材料

学校召开的档案工作会议文件材料

学校档案工作计划、总结、规章制度

学校档案工作重要报告和上级批复

档案工作统计报表

档案工作大事记

档案工作与校外交流的有关材料

档案编研材料、科研成果

档案工作评估、定级材料及证书

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

XZ17图书

归档单位：

图书馆

序号

类目名称

保管期限

上级有关图书工作的文件

学校图书工作计划、总结、规章制度

学校图书工作的重要报告与上级批复

本馆发展规划、藏品目录及统计年报

本馆与校外交流的来往函件及协议书等有关材料

图书馆工作大事记

图书编研材料、科研成果等

图书工作评估、定级材料及证书

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

XZ18信息网络

归档单位：

现代技术教育部

序号

类目名称

保管期限

上级关于网络、信息建设的文件

网络、信息管理年度工作计划、简报、总结、规章制度

学校网络概况、发展规划及统计年报

网络系统安全和信息维护的相关材料

网络安全教育和培训的相关材料

购买网络设备签订的协议等材料（复印件）

其他需要归档的文件材料

长期

教学类档案

归档范围和保管期限表

JX11综合

归档单位：

教务处

序号

类目名称

保管期限

上级有关教学工作的文件

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的材料

学校教学规划、教学实施计划、调研报告、简报、总结

其他需要归档的文件材料

长期

永久

JX11—01教学管理

归档单位：

教务处

序号

类目名称

保管期限

教学会议的有关材料

学科专业的设置、调整及建设

教学制度的制定、实施、监督材料

教师教学工作量核定材料

教学管理奖励办法、评定机制的相关材料

教学检查、评估材料

教学场所的管理材料

学生运动会材料

永久

长期

JX11—02学生管理

归档单位：

学生处

序号

类目名称

保管期限

学生管理规章制度手册

上级有关学生资助的文件

学校资助工作机构设置及制度建设材料

助学贷款、勤工助学、学费减免、绿色通道、临时补助等资助工作的相关材料和数据统计

家庭经济困难学生认定与管理的相关材料

迎新生、毕业生离校工作材料

开学典礼、毕业典礼材料

上级有关公寓管理工作的文件

公寓安全、卫生的管理及评比材料

大学生宿舍文化节材料

学生自律委员会名单、活动计划、总结、奖励等材料

学生早操活动材料

长期

JX12学科与实验室建设

归档单位：

教务处、研究生处

序号

类目名称

保管期限

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

重点学科、专业、实验室建设材料

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

学科、专业、实验室建设统计表

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

JX13招生

归档单位：

教务处、保卫处

序号

类目名称

保管期限

上级有关招生工作的文件

招生政策、生源计划、招生简章与招生工作总结

招生宣传工作材料

新生录取材料及新生名单

委培、代培、自费生计划、合同及名单

其他需要归档的文件材料

长期

短期

长期

JX14—01学籍管理

归档单位:

教务处

序号

类目名称

保管期限

在校生名册（含电子版）

新生入学登记表

学生学籍卡片

学生成绩总册

永久

JX14—02学籍变更

归档单位:

教务处

序号

类目名称

保管期限

学生升级材料

学生留级材料

学生休学材料

学生复学材料

学生转学材料

学生退学材料

学生借读材料

学生出国材料

永久

JX14—03学生奖励

归档单位:

学生处、教务处

序号

类目名称

保管期限

国家、社会及学校各类奖学金、助学金材料及发放名单

省级、校级优秀学生、优秀学生干部材料及名单

省级、校级先进班级材料及名单

长期

JX14—04学生处分

归档单位:

教务处、学生处

序号

类目名称

保管期限

学生处分材料

撤销处分材料

长期

JX15课堂教学、教学实践和教材

归档单位:

教务处、现代技术教育部

序号

类目名称

保管期限

各专业教学计划、教学大纲

课程建设要求及安排

各教学单位专业课程试题库

典型教案、重要备课记录

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

自编、主编教材

各教学单位专业使用教材目录

各学期课表

开展各项学术活动的资料

其他需要归档的文件材料

永久

长期

永久

长期

JX16学位

归档单位:

教务处、研究生处

序号

类目名称

保管期限

上级有关学位工作的文件

学校学位评定条例、办法、计划、总结

学位委员会会议记录、决定

学位委员会授予各层次学位清册

本科生学士学位论文（含纸质、电子版、光盘一式三套）

本科生优秀学士学位论文（含纸质、电子版、光盘一式三套）

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

JX17毕业生（本科、专科、中专）

归档单位:

学生处

序号

类目名称

保管期限

上级有关毕业生工作的文件

毕业生工作年度计划、总结

毕业生就业方案

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

年度毕业生就业情况及相关统计数据

年度毕业生分专业、分层次一览表

毕业生教育活动相关材料

省级优秀毕业生名单

其他需要归档的文件材料

长期

JX18研究生

归档单位:

研究生处

序号

类目名称

保管期限

上级有关研究生工作的文件

研究生招生政策、生源计划、招生简章、专业介绍及招生工作总结

研究生入学试题及考试材料

研究生录取名单和录取情况统计表

学校有关研究生培养管理的文件材料

各专业教学计划、大纲

研究生课表、课程简介

优秀教学质量评奖材料

研究生导师遴选文件材料

获学位证书名单

研究生学籍变更情况（升级、留级、休学、复学、转学、退学等）

研究生学位论文及评审材料

优秀研究生学位论文评选结果材料

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

JX19艺术实践

归档单位:

艺术实践中心

序号

类目名称

保管期限

上级有关艺术实践工作的文件

学校召开的关于艺术实践工作的会议材料

学校关于艺术实践的工作计划、总结、规章制度、统计数据等

校内外组织的各类艺术实践活动及获奖情况材料

艺术实践与创作的征集、评奖材料

学生艺术创作成果的有关资料

学生参与各类艺术实践活动获省级及以上奖励的材料

艺术实践工作简报

“艺苑金秋”艺术节相关材料

专题艺术实践活动相关材料（“高雅艺术进校园”等）

各类演展活动的宣传海报、请柬、节目单等相关材料

其他需要归档的文件材料

长期

科学研究类档案

归档范围和保管期限表

KY11综合

归档单位：

科研处、艺术研究所、音乐研究所

序号

类目名称

保管期限

上级有关科研工作的文件

学校成立科研机构的报告与上级批复

科研工作政策、规划、计划、制度、总结

科研工作会议、学术委员会会议、学会常务理事会议等重要会议记录、会议纪要等相关文件

本校主办或参与重大学术活动中形成的重要文件材料

学校学术委员会名单、各种学会常务理事名单

科研项目申报与批复

科研项目实施计划表

科研成果鉴定会的报告、批复

科研成果统计及目录汇编

科研成果奖励办法、项目、名册

科研经费管理相关材料

科学基金的申报与批复

学会工作、学术活动材料

其他需要归档的文件材料

长期

永久

长期

永久

长期

永久

长期

KY12—01科研准备阶段

归档单位：

科研处、艺术研究所、音乐研究所

序号

类目名称

保管期限

开题报告与课题调研论证材料

任务书、合同、协议书

课题研究计划、设计

计划执行情况、计划调整或撤销报告

课题投资和预决算材料

长期

永久

长期

短期

KY12—02研究实验阶段

归档单位：

科研处、艺术研究所、音乐研究所

序号

类目名称

保管期限

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录

数据处理材料、包括计算机处理材料

设计的文字说明和图纸

研究工作阶段小结、年度报告

配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝（归入声像类）

永久

长期

永久

KY12—03总结鉴定阶段

归档单位：

科研处、艺术研究所、音乐研究所

序号

类目名称

保管期限

研究报告、研制报告

论文专著

工艺技术报告

技术决窍报告

专家评审意见

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）

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