新合同管理办法.docx

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新合同管理办法

广州市地下铁道总公司

合同管理办法

（试行）

目录

1、总则3

1．1重要性3

1．2适用范围3

1．3适用法律法规与管理原则3

1．4合同管理办法的完善3

2、纳入管理范围的合同主要类别3

2．1建设工程类合同3

2．2运营管理类合同4

2．3资源开发类合同4

2．4总公司人事及行政事务管理类合同4

2．5综合类合同4

3、合同的分级管理5

3．1合同的分级5

3．2对进行招标项目的规定5

3．3对不进行招标的项目的规定5

3．4对大型或重大合同的结构及其主要原则进行审查的规定5

3．5对中型合同的一般规定6

3．6对小型合同的一般规定6

3．7合同会签制度的一般规定6

3．8合同的签署的规定6

3．9三大事业总部紧急情况下授权的规定7

3．10廉洁责任书的规定7

3．11使用总公司合同印章和法人授权函的规定7

3．12合同付款的规定7

3．13对设备采购价格的规定7

4、合同的分类管理8

4．1建设事业总部的合同管理8

4．2资源开发事业总部的合同10

4．3运营事业总部的合同11

4．4总公司人事及行政事务管理类合同11

4．5综合类合同12

5、合同的编码规则13

6、合同台帐的管理与合同文件申报制度14

6．1合同台帐的编制要求14

6．2合同台帐和正在执行的合同文件的申报要求14

6．3对本合同管理办法颁布以前已执行完毕合同进行备案的要求14

6．4新签合同文件的备案要求14

6．5正在会签合同的周报14

7、合同执行的财务监督14

8、合同管理的总结与培训15

8．1总结的时间要求15

8．2总结的内容要求15

8．3合同管理培训安排15

9、奖惩15

9．1罚则15

9．2评比与奖励16

10、附则16

11、本合同管理办法的附件17

广州市地下铁道总公司

合同管理办法

（试行）

1、总则

1．1重要性

合同管理是迈向市场经济的企业必须认真面对的问题。

面对复杂多变的市场状况，合同管理成为企业管理中十分重要的一环。

广州地铁总公司企管总部合同部代表总公司进行合同全面管理，按照职责有权代表总公司对总公司所有合同进行参与、审查、监督和纠偏等管理工作,合同部承担总公司各类合同的归口管理，通过审查合同订立及合同变更确保合同的科学性、合理性及合同执行的严肃性。

为此，特制定本合同管理办法。

1．2适用范围

本合同管理办法的适用范围是总公司各职能部门、建设事业总部、资源开发事业总部、运营事业总部、及地铁总公司的其他控股子公司，以上部门、事业总部和公司必须严格执行本合同管理办法。

2000年实业公司改组前纳入资源开发事业总部范畴管理，运营公司改组前纳入运营事业总部范畴管理。

1．3适用法律法规与管理原则

本合同管理办法在《合同法》、《招投标法》和广东省、广州市有关管理规定的基础上编制。

广州地铁总公司采用分类和分级结合的原则进行合同管理。

1．4合同管理办法的完善

在本管理办法颁布后，总公司企管总部合同部将组织三大事业总部、各控股子公司按本管理办法规定，并结合实际情况制定各部门与单位的合同管理细则，在得到企管总部合同部书面审查批准后，纳入本合同管理办法。

2、纳入管理范围的合同主要类别

纳入管理范围的业务类合同按合同主体和性质将主要类别分为以下几种：

2．1建设工程类合同

（1）广州地铁建设工程设计合同

（2）广州地铁建设工程承包合同

（3）广州地铁建设工程设计、施工监理、各种代理合同

（4）广州地铁建设工程各种技术咨询合同和各种专题研究合同

（5）广州地铁建设工程的各种材料设备采购供应合同

（6）广州地铁建设工程其他有关合同（勘察、征地、拆迁、借地等）

2．2运营管理类合同

（1）广州地铁运营设施维护或委外修理合同

（2）广州地铁运营设施改造或国产化合同

（3）广州地铁系统设备和零部件、备品备件采购合同

（4）广州地铁运营市场营销有关合同

（5）广州地铁运营管理其他有关合同

2．3资源开发类合同

（1）广州地铁资源开发各种对外投资合同

（2）广州地铁资源开发各种合资、合作合同

（3）广州地铁资源开发各种资源、场地批租合同

（4）广州地铁资源开发各种广告对外发包与承包合同

（5）广州地铁资源开发各种房地产开发合同

（6）广州地铁资源开发建设工程合同

（7）广州地铁资源开发其他管理合同

2．4总公司人事及行政事务管理类合同

（1）总公司各种人事、劳动合同

（2）总公司办公用品采购合同

（3）总公司计算机及软件采购合同

（4）总公司汽车采购、维修合同

（5）总公司其他各种行政事务管理合同

2．5综合类合同

（1）总公司各种保险合同

（2）控股子公司的各种重大合同

（3）总公司和控股子公司的各种对外投资合同和资产重组合同

（4）总公司和控股子公司各种借贷合同

（5）总公司和控股子公司各种担保和反担保合同

（6）总公司和控股子公司各种债券承销协议

（7）总公司其他各类综合合同

其中涉及到控股子公司的各类合同，仅把各控股子公司董事会指定由总公司合同部管理的部分纳入本管理办法。

3、合同的分级管理

3．1合同的分级

地铁公司的合同分级按合同标的金额（折元人民币）分为以下几种：

1.重大合同（合同标的为1000万以上，含1000万）

2.大型合同（合同标的为200万到1000万，含200万，不含1000万）

3.中型合同（合同标的为50万到200万，含50万，不含200万）

4.小型合同（合同标的为50万以下）

3．2对进行招标项目的规定

大型和重大合同应进行招标，招标的组织管理工作应按国家的招投标法和省市条例有关规定执行。

项目招标可以委托招标或自行组织招标。

若项目主办部门建议委托招标，该部门必须与企管总部合同部协商一致后，提出委托招标要约文件，组织完成委托招标工作，其中委托招标代理合同由企管总部合同部主谈。

委托招标单位选定后，由项目主办单位和受委托的招标代理单位组织招投标工作，招标的管理流程和招标文件必须送企管总部合同部审查，报总公司领导批准后才能实施。

若主办部门建议自行组织招标，报请总公司领导批准后，主办部门要组织专业人员对进行招投标项目进行调研，组织熟悉项目的专业人员组成招标工作小组，编写招标文件，同时必须把招标的管理流程、招标工作小组成员、招标文件和评标细则送企管总部合同部审查同意，再进行招投标工作。

3．3对不进行招标的项目的规定

不进行招标的项目，其有关合同谈判工作、合同商签工作，必须坚持2人或2人以上的工作小组形式进行，其中，50万以上项目合同谈判工作组成员的组成，必须得到合同部的书面同意后才可以开展合同谈判，合同部将视情况需要派人参加谈判。

若某项目没有以正式工作小组形式进行的合同谈判和商签，对该项目的合同会签有关部门将有权不予会签。

3．4对大型或重大合同的结构及其主要原则进行审查的规定

企管总部将代表总公司统一对所有大型或重大合同的结构及其主要原则进行审查确认，对以上合同，各项目主办单位必须及时提出项目实施策划，策划中要预留10个工作日让企管总部制定合同结构及主要原则，之后，项目主办单位在企管总部制定的框架基础上完善合同条款和其他招标文件，经过企管总部合同部进一步审核后报批，经总公司领导批准后，才能够公开发售招标文件。

在本管理办法颁布前已开始前期工作的这一级别的项目，只要合同尚未商签，其合同框架及合同主要原则必须立即送企管总部审查，若企管总部有修改意见，项目主办单位应该修改，否则项目主办单位不能继续进行项目具体实施工作。

3．5对中型合同的一般规定

对中型合同，企管总部与项目主办单位协商合同结构和合同主要原则的同时可以先进行项目的前期工作，在取得企管总部合同部的书面同意后，进行项目合同招标或谈判工作，谈判形成的合同文件按规定流程完成合同会签后，才进行合同商签工作。

3．6对小型合同的一般规定

建设事业总部和运营事业总部的小型合同实行主办单位在有监督的情况下的自主管理，该类合同在授信额度内由项目主办单位负责项目策划和合同商签及合同实施的全部工作，合同是否要进行会签由项目主办单位参照本管理办法的有关规定决定，在授信额度外，按中型合同管理模式进行。

（其他总部和单位的该类合同另作规定，后述）。

3．7合同会签制度的一般规定

各合同主办部门要严格执行合同会签制度（合同审查会签表见附件），重大合同、大型合同、中型合同签定前必须送总公司企管总部和财务总部会签（广告发布合同和商铺批租合同按后述规定办理除外），合同会签时各合同主办部门必须提供有关合同的技术经济论证支持材料，必要时附公司法律顾问的专业意见，经过招标的项目必须附上评标报告和中标单位投标书、有关澄清的资料和中标通知书。

各个合同会签部门必须在合同会签意见栏内表示明确意见（同意、不同意、或其它具体意见），只签名不表示意见的视作为同意（并承担相应责任）。

原则上大型以上级别合同，应当交由法律部进行法律事务判断，并视情况提出法律顾问意见；对其他级别的合同，如果企管总部合同部认为必要，应当交由法律部进行法律事务判断，并加上法律顾问意见；在总公司企管总部合同部或总公司领导没有重要保留意见或表示不同意签署合同的情况下，各合同主办部门才可以按以下规定签署合同。

3．8合同的签署的规定

3．8．1对控股公司的规定

物资公司等其他地铁公司控股公司的所有合同由各公司法人代表或其授权代表签署。

3．8．2对总公司各总部、部、室的规定

总公司所有重大合同和大型合同由总公司总经理（总裁）或其授权副总经理（副总裁）签署。

中型合同和小型合同由各事业部和职能部正副总经理征询法律顾问的意见后在授信额度和授权范围内签署，若没有授信额度，该类合同仍由总公司总经理（总裁）或授权副总经理（副总裁）签署。

总公司对各事业部和职能部总经理签署的中型合同年度累计授信的额度总额每年颁布一次，2000年总公司领导对各事业部和职能部授信额度列表如下：

部门

中型合同

小型合同

建设事业总部

2000万

800万

运营事业总部

2000万

800万

资源开发事业总部

2000万

800万

其他总部、部、室

0

200万

每年的12月份，由总公司企管总部合同部建议总公司领导核发并颁布各部门领导下一年度签署中小型合同的年度授信额度。

在一年当中若年度累计授信的额度将要用完，需要核发新的授信额度时，由合同主办部门提前30天提出申请，总公司企管总部对该部门该类已签合同的执行情况进行审查，然后建议公司领导是否核发新的授信额度。

3．9三大事业总部紧急情况下授权的规定

总公司领导可以根据实际情况，授权三大事业总部总经理在本管理办法的原则下，全权在紧急情况下处理应急方案的有关合同事宜，并同时知会总公司领导和企管总部合同部，各事业总部事后5个工作日内补办一般情况下应办理的手续。

3．10廉洁责任书的规定

所有建设工程类合同，只要签约单位是国内企业，必须按广州市的有关规定，签定《广州市建设工程承发包廉洁协议》（由总公司监察室提供的范本）。

3．11使用总公司合同印章和法人授权函的规定

签署符合以上规定的合同时，需要办理法人授权函和使用公司合同专用章的，由合同主办部门主办人员带齐有关合同资料，统一到总公司企管总部合同部合同专用章管理员处办理。

3．12合同付款的规定

纳入本管理办法的合同，其执行过程中的付款，不论合同的级别如何，主办部门都必须按本管理办法要求的格式填写付款审核表，按规定的流程办理付款手续，所有付款必须送到财务总部或其授权机构进行审核，经过总公司领导或其授权代理人的书面批准，才可以进行。

严禁合同主办部门私自处理合同各种应收应付款项或以各种形式以收抵支的行为。

3．13对设备采购价格的规定

总公司内部各种办公设备（含各种备品备件和设备的另部件）采购，若不进行招标，且年度采购金额超过1万元的，应纳入在总公司设备采购指导价格管理范围，具体指导价格由企管总部合同部根据实际情况牵头组织总公司财务总部等有关部门共同制定，总公司领导审查批准。

各单位采购价格必须在批准后的设备（含各种备品备件和设备的另部件）采购指导价格以内，否则不能进行采购。

4、合同的分类管理

在合同分级管理的框架内，为进一步明确合同管理的流程，确定合同管理的主办部门、审查部门和管理机制，对合同进行分类管理。

4．1建设事业总部的合同管理

4．1．1对建设事业总部职责的规定

建设事业总部主要任务是从初步设计开始对地铁设计、设备监造、设备采购、土建与安装工程施工、到工程验收等全过程，负责进行全面的业主管理。

同时，负责工程建设项目在国家验收前的工程整改和收尾工作。

负责按照投资合理、质量满意、符合进度要求等管理要求进行建设管理。

4．1．2对建设项目招标的规定

广州地铁新线建设过程中，各种工程建设勘察合同、设计合同、土建工程施工合同、各系统机电设备制造采购合同、各车站建筑装修与机电安装工程合同，这些合同的成立原则上要经过招投标程序（见大型建设合同招标管理流程及批准权限示意图），其招标文件的编制由建设事业总部负责组织实施。

企管总部、财务总部和其他有关部门按项目招投标管理细则（分项目由主办部门制定，企管总部审定）参加评标。

实施委托招标的项目，其委托流程由主办部门制定，企管总部代表总公司进行审定，总公司领导批准。

项目招投标流程由受委托的单位与项目主办部门和企管总部合同部协商一致后制定，总公司有关专业人员按流程参与其中工作。

4．1．3对招标文件格式的规定

所有进行招标的工程主体施工合同和大型设备采购合同，应参考采用世界银行贷款项目标准招标文件相应项目格式编制。

4．1．4对招标文件商务部分编制的规定

所有进行招标的工程建设项目，若有招标代理，其招标文件的商务部分由招标代理编写，没有招标代理的项目，其中重大合同、大型合同、中型合同的商务合同条款由企管总部指导其派驻到建设事业总部的预算合同部合同管理人员编写，小型合同由建设事业总部领导指定项目具体实施项目部人员直接编写，预算合同部合同管理人员负责进行合同审查。

按照分级管理的原则，企管总部合同部负责进行合同审查和纠偏工作，无论有无招标代理，所有招标文件的商务部分都必须得到企管总部合同部的认可。

4．1．5对招标项目标底编制的规定

进行招标的工程项目，其标底由财务总部工程预结算部人员制定，其他项目的标底，如工程设计、施工监理合同、设备采购、工程建设有关合同（勘察、设计、征地、拆迁、借地等），由企管总部牵头，组织主办部门和财务总部共同制定。

4．1．6对建设项目计量支付和合同变更的管理

建设项目合同的实施应按照承包合同的原则进行，其计量支付管理和合同变更管理均应按新的《计量支付与合同变更管理办法》（具体见总公司文件:

穗铁企[2000]第106号）进行管理。

合同各方提出的工程变更都应在承包合同的基础上进行，在原承包合同原则的基础上进行完善和调整。

所有建设事业总部各部和总公司各相关管理部门、全线各项目设计单位、土建工程承包商、系统机电安装工程承包商、所有车站建筑装修与机电安装工程承包商（包括联营体内各方）、其他供应商或承包商、各驻地监理单位均应按其规定办事。

合同变更的批准，必须按变更处理分级管理模式处理，各级的批准权限必须严格按合同变更管理流程及各级授信额度的规定执行。

对合同支付条件的变更，对合同里程碑工期的变更，对影响合同标的重大技术规格、技术标准、施工方案、物料材质的变更，对合同约定的边界条件的重大变更，对合同质保期期限和承包商责任的重要变更都视同对合同原则进行变更，对合同原则进行变更都必须得到企管总部合同部的批准。

一、二类变更由公司领导签认。

三类变更由公司领导授权建设事业总部总经理按相关管理流程在年度授信额度内签认，其变更总额年度授信的额度为2000万。

四类变更由建设事业总部总经理授权项目部经理按相关管理流程在年度授信额度内签认，其年度授信的额度为400万。

年度授信额度用完后由企管总部根据具体实施情况提请公司领导对建设事业总部总经理或建设事业总部总经理对项目部经理审发新的额度。

紧急情况下的重大变更事项由公司领导决定审批或授权的具体操作方式。

建设事业总部工程承包项目及相关项目的付款审核表统一由预算合同部人员填报，同时须附上按《计量支付及合同变更管理办法》规定填报的材料和表格。

4．1．7对建设项目请款的管理

建设事业总部所有项目的付款审核表统一由各项目负责人按本管理办法规定的统一格式填报，对土建工程项目和机电安装、车站装修项目要求同时应附上按《计量支付及合同变更管理办法》规定填报的材料和表格。

建设项目的请款在建设事业总部内部审核会签完毕后，递交总公司财务总部办理。

4．1．8对建设项目合同台帐的管理

建设事业总部各类合同的台帐由预算合同部按本管理办法规定的统一格式填报，并在建设事业总部内部网实现内部电子文件共享，各项目负责人在签定合同后存一合同文件副本在预算合同部。

4．2资源开发事业总部的合同

4．2．1房地产开发、对外投资、合资合作和股权重组合同

各类资源开发性质的房地产开发合同、对外投资合同、合资合作合同和股权重组合同，其项目的合同构思和方案由项目主办单位和企管总部合同部共同审定，其合同结构及主要合同原则由企管总部合同部负责制定，资源开发事业总部在此基础上编写招标文件，经过合同部审查同意后报批，报总公司领导批准后，资源开发事业总部协助企管总部合同部负责组织实施，其合同谈判工作由合同部主持，资源开发事业总部及总公司其他相关部门参加，项目的报批统一由资源开发事业总部提交完整的报批文件，经过合同部审查同意后，提交总公司领导审批。

对房地产开发、对外投资（或增资）、合资合作和股权重组项目，资源开发事业总部必须编制可行性研究报告，并提交企管总部组织总公司有关部门会审，审查批准后，才可以进行合同要约。

可行性研究报告要求按本合同管理办法附件的要求编制。

4．2．2广告发布合同、商铺批租合同

广告发布合同和商铺批租合同，其标准合同格式由资源开发事业总部在企管总部合同部的协助下完成，报总公司财务总部、企管总部会签，总公司领导审批，以后需要修改标准合同格式条款的（价格条款除外），其合同文件仍需要经过以上审批流程。

经过审批的标准格式合同符合以下关于价格规定的，不需要会签，资源开发事业总部在授信额度和授权范围内直接签署合同，在授信额度外或授权范围外则直接提交总公司领导签署合同。

该类合同的单价，每半年审查一次，每年的3月和8月分别由资源开发事业总部会同企管总部市场部有关人员进行市场调查，由资源开发事业总部会同财务总部和企管总部合同部、市场部制定初步“指导价格及其操作办法”，报公司领导审批，审批批复前，使用上一次的“指导价格及其操作办法”。

在以上工作的基础上，只要合同价格按照“指导价格及其操作办法”，标准格式合同条款不作改变，资源开发事业总部可以自主与客户签定广告发布合同和商铺批租合同。

在市场特殊情况下，合同价格由企管总部市场部和合同部审查同意，并必须得到企管总部领导的初步批准、总公司领导的最终审批后，资源开发事业总部才可以与客户签定广告发布合同和商铺批租合同。

4．2．3其他合同

资源开发事业总部在上述合同类别外的其他合同实行一事一议的原则，由资源开发事业总部与企管总部合同部协商一致解决，并作为以后处理该类合同的案例参照执行。

4．2．4资源开发利用类合同纠纷的处理

资源开发事业总部遇到重大的合同变更及合同纠纷必须及时处理，遇到难以解决的复杂问题应征求企管总部法律部、合同部和公司律师的专业意见。

4．2．5资源开发利用类合同的监管

企管总部合同部负责对资源开发事业总部的所有合同执行情况进行跟踪、检查、监督和纠偏，资源开发事业总部必须及时提供资料、提供方便和给予配合。

4．2．6资源事业总部的建设项目合同

该类合同的管理参照建设工程合同管理有关规定执行。

4．3运营事业总部的合同

4．3．1对运营事业总部合同的一般规定

各种工程或设备系统改造合同、各种工程或设备系统委外维护和修理合同、各种运营设施零部件和备品备件的采购合同及其国产化合同、运营其他各类合同，这些合同的技术管理工作由运营事业总部负责，若运营事业总部提出要求，总公司各部门应给予指导与支持；这些合同的商务管理按合同分级管理的原则进行。

4．3．2对运营事业总部合同监管的规定

企管总部合同部负责对运营事业总部的所有合同执行情况进行跟踪、检查、监督和纠偏，运营事业总部必须及时提供资料、提供方便和给予配合。

4．4总公司人事及行政事务管理类合同

总公司人事及行政事务管理类合同作为特殊类合同管理，具体由各主管部门负责管理，定期与企管总部合同部沟通合同执行情况，合同台帐由各主管部门参照本管理办法制定，报企管总部合同部备案，供总公司领导查阅。

对总公司各种行政办公用品采购项目、计算机（包括各种软件）及其外围设备采购项目、汽车采购项目的合同。

该类合同由各主办部门分项目制定管理流程，送企管总部合同部和财务总部审核，总公司领导批准。

该类合同标的年度总价在10万元人民币以上的，其标的的选择和采购指导价格由主办单位组织总公司企管总部、财务总部和监察室有关人员共同制定，提交总公司领导批准后才能实施，该类合同由财务总部、监察室和企管总部合同部会签。

4．5综合类合同

4．5．1总公司和各控股子公司的金融合同

对总公司和各控股子公司的各种借贷合同、担保和反担保合同、债券承销协议等类型的合同。

该类合同由总公司财务总部或各控股子公司财务部门在本合同管理办法的框架下制定相关的管理流程，送企管总部合同部审核，总公司领导或该单位董事会、股东会批准。

该类合同由企管总部合同部审查并咨询律师的专业意见，最后由公司领导批准。

4．5．2总公司和各控股子公司各种对外投资合同和资产重组合同

该类合同不论金额大小，必须事前将拟议的项目方案，交由总公司财务总部、企管总部合同部和法律事务部联席会议，提出审查意见，在总公司领导批准后，由总公司派出董事按照控股公司有关规定处理。

4．5．3各控股子公司纳入本管理办法的重大合同

该类合同必须事前将拟议的合同方案，交由总公司财务总部、企管总部合同部和法律事务部联席会议，提出审查意见，在总公司领导批准后，由总公司派出董事按照控股公司有关规定处理。

4．5．4总公司各类技术咨询合同和各类科研与专题研究合同

总公司内部该类合同只能由三大事业总部或企管总部企划部提出，并得到总公司总师室、财务总部和企管总部合同部联席会议审查通过，总公司领导批准后才能进行，该类合同的费用预算由财务总部审定，合同由总师室、财务总部和企管总部合同部会签。

对于由总公司内部人员完成的科研合同,合同签定后由总公司总师室进行归口管理。

4．5．6总公司各类保险合同

各类保险合同统一由企管总部管理。

总公司企管总部合同部是公司各种保险合同的专业管理部门，负责统一组织保险合同的招标、合同执行、合同结算、保险索赔工作，总公司的财务总部参加招标活动，并负责保险合同的台帐管理和支付管理，各相关事业总部、职能部门、下属公司负责提供必要的投保资料和索赔资料等工作。

财务总部负责总公司有关保险的财务工作，并具体主办总公司财产保险和职工人寿保险合同，总公司人力资源总部负责主办与员工其他福利有关的合同，所有有关保险合同按照本合同管理办法归口企管总部合同部管理。

5、合同的编码规则

合同编码应方便查找和管理，规定按以下规则使用英文字母、拼音字母及数字编制，详见“合同编码规则参考表”。

合同编码由六部分组成（如：

JS-A-SJ-XXXX-00-03-15-3）：

第一部分：

用代码标注合同类别（主体和性质），分建设、运营、资源、人事与行政、综合共五