标准采购作业细则.docx
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标准采购作业细则
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标准采购作业细则
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14-1
一、请购
第一条请购部门的划分
各项材料的请购部门如下：
1常备材料：
生产管理部门。
2预备材料：
物料管理部门。
3非常备材料：
（1）订货生产用料：
生产管理部门。
（2）其他用料：
使用部门或物料管理部门。
第二条请购单的开立、递送
1请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后，依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。
2需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
3紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。
4材料检验须待试用方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试用检验”及“预定试用期限”。
5庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。
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14-2
材料
规范
部门
核定数量
请购数量
估计单价
估计总价
预算月份
材料别
编号
核对码
新旧废
名称
需用日期
年月日
用途
备注
请料单
字第号
材料请购单
部门：
年月日填制
第三条免开请购单部分
1．下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：
（1）贺奠用物品：
花圈、花篮、礼物等。
（2）招待用品：
饮料、香烟等。
（3）书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。
（4）打字、刻印、报表等。
2．零星采购及小额零星采购材料项目。
第四条请购核决权限
1．内购：
（1）原物料：
①请购金额预估在1万元以下者，由科长核决。
②请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。
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③请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。
（2）财产支出：
①请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。
②请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决。
③请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。
（3）总务性用品：
①请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。
②请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。
③请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。
附注：
凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
2．外购：
（1）请购金额预估在10万元（含）以下者，由经理核决。
（2）请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。
第五条请购案件的撤销
1．请购案件的撤销应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记并注明撤销原因。
2．采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
（1）采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。
（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
二、一般采购规定
第六条采购部门的划分
1内购：
由国内采购部门负责办理。
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2．外购：
由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。
3．总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。
专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第七条采购作业方式
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1．集中计划采购：
凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
2．长期报价采购：
凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第八条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
三、国内采购作业处理
第九条询价、比价、议价
1．采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准应以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2．若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检查所附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核准后，先让使用部门或请购部门签注意见后呈核。
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3．属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。
4．对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
5．采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先进行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
6．“试用检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。
第十条呈核及核决
1．采购经办人员询价完成后，在“请购单”上详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。
2．采购核决权限见下表：
采购核决表
采购类别
核决限额
采购核决权限
列属统购项目的原料、物料（包括燃料）
不论金额多少
经理→总经理
非属统购项目的原料、物料（包括燃料
不论金额多少
经理→总经理
财产支出（包括杂项购置）的非生产器材
3000元以下
3001元至100000元
100000元以上
采购主管
经理直接核决
经理→总经理
财产支出（包括杂项购置）的生产器材
3000元以下
3001元至20000元
20001元以上
采购主管
经理直接核决
经理→总经理
庶务用品
3000元以下
3001元至50000元
50001元以上
采购主管
经理直接核决
经理→总经理
附注：
凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
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第十一条订购
1．采购经办人员接到经核决的“请购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
2．若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。
3．采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便识别。
第十二条进度控制及事务联系
1．国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
2．采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核实后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
第十三条整理付款
1．物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核准后送会计部门。
会计部门应于结账前，办妥付款手续。
如为分批收料的，“请购单（内购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
2．内购材料须待试用检验的，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
3．短交应补足的，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
4．超交应经主管核示，方能依照实收数量进行整理付款，否则仅依原订货数付款。
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14-7
四、境外采购作业处理（含进口事务、关务）
第十四条询价、比价、议价
1．外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
2．请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，再让请购部门确认。
第十五条呈核及核决
1．比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。
2．核决权限
（1）采购金额以CIF美元总价折合在×××元（含）以下者由经理核决。
（2）采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。
3．采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
第十六条订购与合同
1．“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
2．需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
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物资境外请购单
厂商：
电话：
地址：
请购单编号：
项次
物资编号
品名规格
单位
数量
单价
合计
交货日期
交货地点
注意事项
交易条款
审核：
经办
第十七条进度控制及异常处理
1．外购部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。
2．外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”，记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
3．外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
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14-9
第十八条进口签证前（“请购单（外购）”核准后）的专案申请
1．专案进口机器设备的申请
专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭此向海关申请专案进口及分期缴税。
2．进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前，准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第十九条进口签证
外购材料订购后，外购部门应立即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。
进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。
第二十条进口保险
1．FOB、FAS、C&F条件的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
2．进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
第二十一条进口船务
1．FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
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14-10
2．进口单位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供给进口结汇经办人员，在“信用证开发申请书”上列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。
3．如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外购）”上注明，避免信用证指定船公司而由发货人代为安排装船。
第二十二条进口结汇
进口单位应依“请购单（外购）标示的“签信用证日期”办理结汇，并于信用证（L/C）开出后以“开发L/C快报”通知外购部门联络供应厂商。
第二十三条税务
1．免货物税及“工业用证明”的申请
（1）进口的货品可申请免货物税的，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
（2）除“免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外，其他属于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发“信用证”后检具必需文件向经济部工业局申请“非供塑胶用”证明，以便于报关时据此向海关申请，依工业用物品税率缴纳进口关税。
2．专案进口税则预估及分期缴税的申请和办理，外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后办理分期缴税及保证手续。
第二十四条输入许可证、信用证的修改
供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用证”时，外购部门应开立“信用证、输入许可证修改申请书”，经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
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14-11
第二十五条装船通知及提货文件的提供
1．外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。
2．外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。
3．提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。
4．管理进口物品放行证的申请
进口管理物品时，外购部门应在收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。
第二十六条进口报关
1．关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”，连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外购收料单）送材料库办理收料。
2．不结汇进口物品，进口单位（邮寄包裹则为总务部门）应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并经外购部门确认，需要提货者再办理报关提货。
如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单（含外购收料单）”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
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14-12
3．关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
4．海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。
押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。
5．税捐记账的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”于报关时检具必需文件办理具结记账，并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”。
6．船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
第二十七条报关进度控制
关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。
第二十八条公证
1．各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目（如外购散装材料），通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。
2．外购材料于验关或到厂后发现减损而合乎索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
3．进口货品办理公证时，进口单位应于公证后，配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
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14-13
第二十九条退汇
1．外购部门依进口材料的装运情况，判断信用证剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用证退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。
2．退汇金额较大，但信用证未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用证正本，送进口单位办理退汇。
第三十条索赔
1．外购部门接到收货异常报告（“材料检验报告表”或“公证报告”等）时，应立即填制“索赔记录单”，连同索赔资料交索赔经办部门办理。
2．以船公司或保险公司为索赔对象时，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
3．索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
第三十一条退货或退换
1．外购材料必须退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
2．复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
3．退换的材料进口时依本节有关规则办理。
五、价格及质量的复核
第三十二条价格复核与市场行情资料提供
1．采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
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14-14
2．购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
第三十三条质量复核
采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。
第三十四条异常处理
审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即填制“采购事务意见反应处理表”（或附报告资料），通知有关部门处理。
六、附则
第三十五条本办法呈总经理核准后实施，增设修订亦同。
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