湖北省纸质档案数字化操作规程.docx

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湖北省纸质档案数字化操作规程

湖北省纸质档案数字化操作规程

（征求意见稿）

1适用范围

本规程规定了纸质档案（含纸质照片档案，下同）数字化加工的主要技术指标,适用于湖北省各级档案部门对纸质档案的数字化加工及成果管理。

2引用文件

DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范；

DA/T18—1999档案著录规则；

湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则（鄂档[2004]46号）；

湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法（鄂档〔2010〕41号）；

湖北省档案局办公室关于进一步加强档案信息安全保密工作的通知（鄂档案办〔2014〕19号）。

3实施主体

3.1纸质档案数字化加工的责任主体为实施档案数字化的各级国家综合档案馆、机关、团体、企业事业单位（以下简称“数字化实施单位”）。

3.2纸质档案数字化加工可由数字化实施单位自行组织人员开展，也可以由数字化实施单位采取业务外包的方式委托给具有相关资质和能力的档案数字化服务机构（以下简称“数字化服务机构”）完成。

4基本原则

4.1统筹规划，分步实施

按照全面有选择的档案数字化策略，对属于永久或长期（30年）保存的、社会利用价值高的档案数字化对象，进行分类排队，列出计划，分步实施。

国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。

数字化应尽量保持原有档案全宗或目录的完整性。

4.2加强管理，保障安全

遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。

涉及国家秘密或不宜在网上利用的档案，不得由外包公司进行数字化加工。

加强档案数字化各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。

4.3分工协作，夯实基础

加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合，开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱、加固、排重、统计和分析等技术处理工作，为加快推进档案数字化创造有利条件。

5基本环节

纸质档案数字化的基本环节为数字化前期准备、数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、数字化成果验收移交。

内容主要包括：

制定数字化工作方案、案卷整理与交接登记、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果移交及管理等。

数字化操作流程及任务要点见附录1。

6制定方案

对档案实体的基本情况进行摸底调查，根据调查结果并按照本规范编制数字化工作方案。

包括档案数字化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及经费预算等内容。

7案卷整理

开展数字化扫描工作之前，应根据纸质档案实际情况，按下述步骤对档案实体进行整理鉴别，对需要说明、修裱加固、扫描等内容进行标识，以确保扫描加工质量和效率。

7.1编页

没有编页或编页不规范的档案应重新进行编页。

页号应在档案页面底端右侧用铅笔（建议用2B铅笔）编写，页号不应压盖档案内容；重新编写页号时，应将原页号用铅笔划去以示区分。

同一案卷或文件的档案，应保持页号编写的连续性。

7.2装订物处理

7.2．1对已装订成册，不去除装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。

拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

7.2．2对已装订成册，不去除装订物不影响扫描工作进行的档案，应维持原样。

7.3页面修整

对破损严重无法扫描或折皱不平影响图像质量的纸质档案，应先进行技术修复或压平等相应处理后再进行扫描。

7.4区分扫描和非扫描范围

数字化扫描应正确区分扫描与非扫描范围，保证被扫描文件的齐全、完整和唯一性。

文件处理单或领导（职能部门）签署的意见单、正文、有本级党政领导亲自批示和审改内容的文件底稿等，应列入扫描范围；文件形成过程中产生的，除正本以外的一般修改稿、底稿、重复件及没有保存意义的制表说明等，应列入非扫描范围。

正确区分原件与复印件，没有原件的，复印件应列入扫描范围。

7.5装订还原

纸质档案扫描加工完成后，对拆除过装订物的档案实体进行装订还原。

装订还原应符合国家档案装订规范，要保持案卷整齐、卷内文件排列顺序正确、不掉页、不压字等。

对装订还原的档案实体进行质量检查、登记，出现以下情况的应退回加工单位重新整理。

7.5.1卷内文件不完整；

7.5.2卷内文件前后顺序排列不正确；

7.5.3不符合国家档案装订规范。

7.6交接登记

档案数字化过程需要交接的环节应当制作并填写档案调还卷登记表，确保交接清楚，手续完备，有据可查。

8目录建库

8.1目录著录

按照国家档案局“DA/T18—1999档案著录规则”，湖北省档案局《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》（鄂档[2004]46号）等规范要求，确定档号、顺序号、责任者、文号、文件题名、形成时间、密级、页号、控制开放标识、备注等著录项目，建立案卷级、文件级目录数据库。

字段长度和内容应符合要求。

档案数字化之前已经建立了案卷级、文件级目录数据库的，应充分利用原基础，并对其进行核对，发现不合格的目录数据应进行修改或重录。

没有进行划控鉴定的，必须逐件进行鉴定并著录开放或控制项。

8.2数据格式选择

各类目录数据库应选择通用格式，所选定的格式能直接或间接地通过XML文档进行交换。

8.3建立目录数据库

将输入计算机的目录导入各类目录数据库。

9技术要求

9.1档案扫描

按纸质档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。

大幅面纸质档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚不宜拆卷的档案，应采用平板或零边距扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式，以提高工作效率。

9.2扫描色彩模式

可根据需要选用黑白、灰度或彩色模式扫描。

需永久保存，特别珍贵、重要的档案，一般应采用彩色模式扫描。

9.3扫描分辨率

9.3.1扫描分辨率一般建议选择≥200dpi。

如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

9.3.2需要进行OCR汉字识别的，以及需永久保存，特别珍贵、重要的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。

9.3.3纸质照片档案扫描分辨率建议选择≥600dpi。

10图像处理

对纸质档案扫描形成的图像应作质量检验、纠偏、去污、去黑边、拼接等处理。

10.1检验

10.1.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。

发现不符合质量要求的图像，应重新进行扫描。

10.1.2发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入。

10.1.3发现图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

10.1.4发现图像重复时，应及时删除重复部分。

10.2纠偏

对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；对方向不正确的图像应进行旋转处理，以符合阅读习惯。

10.3去污

去除数字图像中影响可懂度的杂质。

档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。

10.3.1局部去污。

如去除黑边、污点。

10.3.2整体去污。

可—次性去除页面上的污渍。

10.4拼接

对大幅面档案进行分区扫描而形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像。

11图像存储

11.1存储格式

11.1.1用于代替原件保存的档案，采用彩色TIFF、JPEG、PDF格式存储。

存储时压缩模式的选择，应在保证画面质量的前提下，以尽量节约存储空间为准则。

11.1.2用于提供网络查询服务的数字档案，应根据需要适当降低分辨率，存储为JPEG、PDF或其它格式。

11.2文件命名

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。

通过档号的唯一性和一致性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

例：

一份档号为“LS015-001-0016-0001”的文件有3页，扫描格式为JPG，经扫描生成的3个数字图像应分别命名为：

LS015-001-0016-0001.001.JPG，LS015-001-0016-0001.002.JPG，LS015-001-0016-0001.003.JPG。

12数据挂接

纸质档案数字化形成的目录数据与图像数据，经过质检环节确认为“合格”后，以在线或离线方式加载到数据服务器。

其中，数字图像通过自动搜索对应的目录数据，加入对应的电子地址数字图像文件名，完成目录数据与其关联的数字图像批量、快速挂接。

13检查验收

数字化实施单位应指定专人或通过业务外包方式聘请具有相关资质的专业监理公司，对纸质档案数字化形成的数据进行检查验收。

数据检查包括目录数据、图像数据及数据挂接三个部分（见附录2、3）。

检查方式应按数据加工批次随机抽检，抽检率不低于10%，合格率不低于98%。

抽检合格率不符合要求的，应退回返工。

13.1目录数据检查

以完成纸质档案扫描的某一全宗或多个目录为单元，对条目数量及目录数据库著录项目的完整性、一致性、规范性等方面进行随机逐条的检查。

其中，纸质档案档号的合格率要求达到100%，其它项目合格率要求达到98%以上。

检查不合格的数据，应进行修改或重新著录。

13.2图像数据检查

对批量扫描形成的图像数据，按比率进行随机抽查。

13.2.1图像数据应符合本规程中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。

13.2.2扫描图像的完整性要达到100%，不能出现缺页、错页、重复等现象。

13.2.3图像的偏斜度、清晰度、整洁度等技术指标，抽检合格率应达到98%以上。

13.3数据挂接检查

将挂接图像文件的名称、页数和总数，对照档案实体、档案目录数据库中的档号、页数和文件总数进行检查，要求二者的一致性和正确性为100%。

13.4验收结论

对检查通过的数据进行验收，并给出“合格”或“不合格”结论。

验收合格结论由验收责任人签字，报数字化实施单位负责人审批后方为有效。

14数据备份

14.1备份范围

对验收合格的成果数据及时进行备份，包括档案目录数据、全文数据等。

14.2备份方式

对验收合格的成果数据采用在线、离线相结合的方式实行多套备份和异质备份，并注意异地保存。

离线备份载体应选择光盘、移动硬盘、磁带、缩微胶片等不同介质，套数为三套，一套封存保管、一套提供利用、一套异地保存。

14.3数据校验

对备份数据进行检验，内容包括数据能否打开、数据信息是否完整、数据内容是否准确等。

14.4备份标签

数据备份后，应在相应备份介质的封套（盒）上编制成果数据备份标签（见附录4），以便管理。

15成果数据移交

15.1移交内容

档案目录数据、档案数字化全文数据及相关系统数据。

15.2移交方式

成果数据移交方式、载体及数量根据实际情况确定。

以业务外包方式形成的成果数据，由数字化实施单位与服务机构通过合同约定。

15.3移交验收

成果数据移交时，接收方应进行验收。

验收内容为：

移交的载体是否完好、清洁，是否无划痕、无损伤、无病毒；数据内容是否完整、规范、准确等。

15.4移交手续

成果数据移交时，需填写《档案数字化成果移交接收登记表》（见附录5），一式两份，由交接双方共同签署，完善手续，分别保管。

16成果数据管理

应加强数字化成果数据的管理，按照相关规定制定管理制度，对备份数据定期检查,确保数据的安全、完整和长期可用。

数字化成果数据在提供出版、印刷、发布和网上传输时，应履行审批手续，并采用数字水印、电子标识、产品标志和数字加密等措施，以起到保护版权、鉴别真伪和安全通信等作用。

17安全保密

17.1服务机构要求

17.1.1数字化实施单位应按照安全保密的相关规定，选择具有一定规模、管理制度健全、社会信誉好、经验丰富、具备相关资质要求的服务机构承担数字化加工。

17.1.2数字化服务机构应接受档案行政管理部门、保密工作部门的保密审查和指导监督，并与数字化实施单位签订保密协议。

17.2管理制度

档案数字化过程中应实行保密管理领导责任制，制定与信息涉密等级相应的管理制度，定期对制度实施情况进行检查。

17.3人员管理

档案数字化加工人员上岗前应接受保密安全培训，签订保密承诺书，并保持相对稳定。

数字化服务机构对参加数字化工作的人员，应进行身份登记和安全保密审查。

17.4场所管理

17.4.1数字化加工场所一般设在数字化实施单位内部，按临时保密要害部位进行管理。

加工场所应安装监控摄像头和录像设备，全程摄录加工现场情况备查。

17.4.2数字化加工场所应配备专门的储物柜，用于工作人员存放私人物品。

禁止数字化加工人员将个人手机、数码拍摄设备及移动存储介质等带入数字化加工场所。

禁止存放易燃、易爆物品。

17.4.3应制定消防预案，配备一定数量的手携消防器材，定期、专人检查。

设置兼职消防安全员，实施消防安全员值日制度，定期检查，发现异常情况立即报告并采取适当措施。

17.5设备管理

17.5．1数字化加工过程中所使用的扫描仪、照相机、计算机及存储等设备，应符合有关保密技术标准和保密要求。

17.5．2应根据所加工档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，并采取相应的保密技术防护措施，加强现场监管。

17.5．3数字化加工使用的计算机应与相关设备组成专用网络，并封闭外联接口。

禁止接入互联网或其它公共网络，禁止安装具有无线互联功能的硬件模块和无线鼠标、键盘等外围设备。

17.5．4档案数字化任务完成后，加工使用过的计算机及设备应继续按涉密设备使用和管理。

采用外包方式加工的计算机，应拆除硬盘，与其它使用过的存储介质一并向数字化实施单位移交。

17.6档案实体管理

档案实体在数字化加工过程中未经批准，不得查阅和借出。

档案调卷、还卷、作业中各道手续应详细登记，出入库不得人档分离。

数字化作业完毕的档案应及时归还库房，暂存数字化加工场所的档案应专人管理，妥善保存。

17.7介质管理

应对数据存储光盘、硬盘等介质进行防护，防止造成弯曲、划伤、破损等。

数据备份和存储介质保管及安全管理参照国家及湖北省有关规范进行。

附录1档案数字化操作流程及任务要点

验收付款

条件：

数据移交一年内，实施单位未发现问题或公司已及时解决了发现的问题

依据：

1、实施单位验收合格签字2、分管领导签字

给付保证金

工程验收

及付款

验收内容：

1、完成时限2、完成数量3、完成质量（查看数据和档案还原检查记录）4、数据交接情况5、数据在利用部门恢复运行情况6、存储介质移交情况7、合同规定的其它要求事项

付款依据：

1、图像抽查验收合格签字2、档案还原验收合格签字3、分管领导在总体验收合格后的签字

注：

自行组织数字化加工的可参照上述流程和任务进行

附录2档案数据质量检查报告单

批次：

                      质检人：

              质检时间：

     年   月   日

档号

图像数据

目录数据

数据挂接

备注

不清晰

漏扫

偏斜

拼接

不平

录入错误

拟题不准

著录不全

挂接错误

附录3档案数据质量验收报告单

批次：

                质检验收人：

              质检验收时间：

     年  月  日

全宗号

总卷数

图像数据

目录数据

数据挂接

落实

情况

验收意见

图像数

抽检情况

条目数

抽检情况

文件数

抽检情况

合计

附录4档案数字化成果数据备份标签

载体编号

制作日期

应用软件名称

软件版本编号

记录内容

档号

数据库名称

档号

数据库名称

制作单位

备注

附录5档案数字化成果移交接收登记表

移交方填表时间：

年月日第批

完成任务情况

（由服务机构填写）

工作起止时间

完成扫描及录入目录情况

经费情况（元）

责任人签字

备注

检查验收

情况（由实施机构填写）

名称

内容说明

结论

责任人签字

备注

数据质量检查

加工全宗数：

（个），抽查全宗数：

（个）

档案还原检查

调出案卷数：

（卷），交回案卷数：

（卷）

备份数据检测

送审数：

（盘、张），完成检测数：

（盘、张）

接收备份数据

硬盘：

（套），（盘），（G）；光盘：

1（套）（张）（G）

数据利用检查

数据移交一年期满时填写

经费核算：

合同任务款：

（元），完成任务核算款：

（元），

已预付（暂付）款：

（元），扣除保证金：

（元）。

审核付款：

实施机构领导

审批意见

附录5档案数字化成果移交接收登记表

移交单位名称

接收单位名称

光盘数量（张）

档案类型

检

查

情

况

检查项目

移交单位

检查情况

接收单位

检查情况

载体外观检查

病毒检查

可读性检查

目录数据检查

图像数据检查

其他检查

移交说明

接收意见

移交单位（印章）

负责人：

经办人：

移交日期：

  年 月 日

接收单位（印章）

负责人：

经办人：

接收日期：

   年 月 日