华天连锁酒店物质的采购管理.doc

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华天连锁酒店开业物质的采购管理

一、华天酒店业发展与采购机构

（一）华天酒店业的发展

华天大酒店是湖南长沙首家五星级酒店，连续五年被评为全国星级百强酒店。

经过16年的经营，由原军队内部招待所，发展到如今的10家连锁酒店，其经营管理已经形成独特的华天管理模式。

是湖南省第一家具备输出品牌管理的酒店、湖南省惟一进入全国酒店集团20强的酒店、湖南省惟一跻身全球酒店集团300强的酒店。

就长沙地区来说，人口200多万，五星级酒店号称10家；四星级、准四星，也近20家，各行业、企业包括机关事业单位都建酒店、宾馆。

长沙酒店、宾馆的客房平均价格，在国内五星级酒店中，据业内人士称长沙是最低的，不超过300元。

据省旅游局公布的统计客房出租率，长沙四星级、五星级酒店多年来一直在66％左右，低于发达沿海城市。

华天大酒店周边不到100米就有通程大酒店、湘泉大酒店三家高星级酒店。

如此的高密度，引发的客源市场竞争逾演逾烈；湖南经视曾连续两年报道酒店五虎斗长沙，引起社会各界广泛关注，被业界誉为长沙酒店现象。

目前，华天集团旗下的酒店有五星级酒店2家，四星级酒店3家，三星级酒店5家，几乎包括了旅游酒店、会议酒店、商务酒店、度假酒店。

同国际连销酒店集团仍有一定的差距。

据Hotels杂志（2003.7）统计，在2002年全球300家酒店集团的排名表上，我国最大的酒店集团上海锦江国际集团（JinJiangInt’l.HotelMgmt.Corp.）位居第47名。

我国酒店集团与外国酒店集团比较存在巨大差距。

但是中国旅游酒店业协会公布的2004中国酒店业集团（管理公司）数据统计令人振奋。

中国酒店业集团化发展出现了许多新的特点，特别是民族品牌化发展取得了一定成绩。

据不完全统计，目前国内共有160余家酒店管理公司，同比去年增加近50家；管理酒店1060余家，比去年增加300家左右；星级酒店集团化程度达9.63％，比去年增长了2.4个百分点。

其中的16家国内酒店管理公司已经成为品牌先锋，其管理规模已进入了全球300强，说明中国酒店业品牌化和规模化发展取得了实质性进展。

酒店企业是以密集资金投入形成的建筑实体为主体，通过管理和服务的全方位运作，提供综合性产品的企业。

从产业组织的角度看，现代酒店表现出两个主要特点：

一是集团化发展和跨国化发展，全世界200个主要酒店集团基本上形成了市场的主导力量，规模大、分布广，产业组织形式多样化，使其在市场开拓和经营管理中都具有相当的优势，连锁化经营减低了生产成本和交易成本。

二是地域的集中性。

长沙近年来酒店发展迅速，许多中外酒店集团一直虎视长沙市场。

希尔顿、锦江集团、康年集团已经率先挺进长沙。

面对酒店业的快速发展，华天酒店集团对酒店坚持品牌管理的道路。

从酒店的发展上走收购、兼并、控股运作，已经摸索一套成功的经验。

近年来，不断通过盯住湖南市场，瞄准高中档市场，围绕当地客源做文章，积极开拓外地市场。

（二）酒店物质采购的管理

酒店物质采购在华天成立之初，一直以来就专门独立的采购机构：

采购部。

酒店采购部在酒店中属于二级部门，通常由酒店财务部领导。

这种组织形态在国内多见于独资、合资及规模较大的酒店企业。

由于采购业务归采购部统管，采购时相对就比较规范，制度比较严密，采购成本、采购资金管理也较严实。

但在这种采购体制之下，采购的周期较长，及时性较差。

华天集团旗下的10家酒店基本采用此类管理结构。

酒店经营物质供应近3万个种类，年采购额近2亿元。

酒店物质品种繁多，怎样对其进行其中采购，一直是各位老总们研究的话题。

各酒店的采购采用垂直管理，采购业务归采购部统管。

同生产经营部门不一样，采购部门工作中心以保障供应为主，但近年来，随着成本的增加，利润的下降，酒店高层管理者越来越重视控制成本。

业外曾有位经济专家这么分析：

企业在采购中每1元钱的节约都将会转化成1元钱的利润。

在同等条件下，企业要想靠增加销售来获取1元钱的利润，则需多销售20元的产品，由此可见采购管理绝对是企业管理中最有价值的部分。

为此，越来越多的企业，甚至包括政府机关都在探索试行招标采购，通过降低采购成本提高经济效益。

在10家酒店在经营中，积极探索降低成本的途径，在采购管理上下功夫，有6家酒店依靠规范的采购制度，以降低采购成本为目的组建一个采购中心，在大宗物质采购上实现统一采购。

经过多年的管理，在降低采购成本上有一定的成绩。

采购管理关系如下：

总经理

人力资源部

餐饮部

客房部

娱乐部

财务部

工程部

采购部

收货部

图1：

组织图

二、酒店业的快速发展同现行采购管理存在不足

华天酒店业由军队内部招待所到跻身全球酒店集团300强，快速的发展，也带来丰厚的利润的同时，给酒店的经营管理也带来新的课题，诸如：

对酒店经营管理人才选择、酒店营销网络建设、酒店品牌建设、企业文化等等，本文将从酒店业开业前期酒店物质供应提出新的方式，以适应酒店的快速发展。

（一）、存在的几个问题:

1.现行采购组织结构同酒店的快速发展不适应

由于酒店采购业务一直归采购部统管，在酒店中属于二级部门，通常由酒店财务部领导，以保障生产经营为目的。

大批量新科技产品、新材料、新技术在日常的生产经营，更换周期长。

新的酒店采购部门如采用此结构，在酒店筹备期间，需要对采购部员工选聘、调动，其培训管理也需要专门部门负责，最终需要老酒店的采购部门提供。

每个新酒店的开业、筹备都会如此循环。

此外，对筹备期间的采购可能由于酒店管理高层主要精力集中在物质的到位上，而忽视对采购过程的监督。

这也容易对采购人员管理的失控。

2.新型酒店的物质采购同传统的酒店物质标准有一定的差距

酒店业快速发展，带来大量高科技产品、新材料、新技术，因此，如何选择符合自己酒店的特点、符合酒店行业标准，这就需要现代酒店管理人员要求有很强的时代感，善于学习新知识、新观念。

新型酒店的物质要求、标准越来越高，而传统酒店的物质严格按星级标准，在绿色、环保、高科技上需要进行更新。

3.酒店采购部门同供应商未建立双赢关系

大多数酒店供应商是本地贸易商，而非产家供应商。

本地贸易商在酒店物质供应上品种较单一，生意做一单是一单一，未能长远的战略眼光长期同酒店合作，即使有合作关系，也是简单的人情关系。

连锁酒店的采购应站在长期合作的战略角度，发展同供应商的关系。

4.酒店开业物质采购合同缺乏统一管理

酒店大宗物质的采购，特别是大型设备的采购，其质量、维保、培训、零配件等问题需要协调管理。

传统酒店对此类物质的分工是，采购部门负责采购议价、定购、签定合同，动力设备部门负责安装使用，财务部门负责结算。

设备一担出现故障，从采购配件、联系产家等等，需要多部门的协调合作。

给生产经营造成许多不必要麻烦。

上述问题，一个没有采购经验、经营管理经验的酒店领导班子是不可能解决的。

如：

1998年，酒店集团的第二家连锁酒店在采购客房绵织品时，在数量上未考虑酒店改造的因素，部门之间沟通不足，造成物质到位后数量严重超标，绵织品多年库存，资金积压。

客房部想更换新品种，也因库存原因而放弃。

诸如例子，在其他连锁酒店开业筹备也经常出现。

因此，解决酒店开业物质的采购问题是许多经营管理部门经理们研究的话题。

也是酒店集团高层高度关注的问题。

三、酒店集团发展连锁酒店开业物质的采购管理

（一）成立相应的开业筹备班子---管理咨询公司

由于酒店集团不断对华天酒店品牌进行扩张，新的酒店需要大量的管理人员。

在人力资源部门的协调下，各经营部门的管理人员可以从其他酒店中直接选拔，因此在酒店筹备中基本无经验，从这些部门经理到位后就需要设置本部门的组织机构、经营的定位、编写运转手册、参与员工的招聘与培训、建立部门档案、参与基础工程的验收、部门的模拟运转、制定物品采购清单等工作。

一个从基层管理人员到部门负责人要在短期内完成这些工作是有相当的难度；为此，需要对现有的开业模式进行必要的调整。

也为今后的酒店经营管理、人力资源、财、物等各方面管理做好充分的准备。

酒店集团做为投资方，对开业酒店可以成立一个专门机构，这个机构必须是酒店开业筹备专业班子---酒店管理咨询公司。

我们不妨从开业物质管理入手，对物质采购管理进行探讨。

酒店管理咨询公司负责开业酒店物质管理人员要求对物质非常熟悉，对酒店物质的使用标准、开业的需要量、物质的到位周期、质量要求等等都了如指掌。

这类人员需要从以下经营部门抽调：

饮部物品：

主管餐饮副总经理、采购部经理、中西餐经理、中西餐总厨、财务部经理；

客房部、康乐城物品：

主管客房副总经理、客房部经理、娱乐部经理、采购部经理、财务经理；

工程部、其他部门物品：

主管工程副总经理、工程部经理、采购部经理、财务经理。

这类人员都有酒店经营管理经验，对筹备的酒店、特别是加快华天酒店业的扩张和短期内经营管理人才

未到位的情况下，是非常有利的。

酒店管理咨询公司在酒店的试营业期间也可以进行管理人员的培训。

（二）管理咨询公司在酒店兴建中的功能及主要工作

它受投资方委托，负责酒店项目发展的咨询服务，同时也是经营管理的承担者，其主要工作简述如下。

1．提供酒店项目发展的咨询意见

内容包括：

（1）酒店选址、类型、档次与规模；

（2）酒店内部各类客房的数量分布、分配，餐饮场所特色和公共设施的功能；（3）酒店市场营销策划与经营测算。

2．策划酒店经营管理模式

内容包括：

（1）经营管理组织机构；

（2）人员编制配备、工资水平；（3）各部门经营管理程序；（4）制订经营管理的方针和政策。

3．筹备酒店经营管理物品

内容包括：

（1）客房用品、设施；

（2）餐厅用品、设施；（3）厨房用品、设施；（4）其他经营管理的用品、设施；（5）各类原料。

4．探索并明确客源市场

内容包括：

（1）调查研究，确定酒店的目标客源结构与市场定位；

（2）组织酒店对外宣传；（3）组织酒店对外公关工作；（4）建立销售网络。

5．编制酒店经营预算

内容包括：

（1）试营业预算；

（2）正常营业预算；（3）五年营业规划与测算。

6．招聘人员与实施培训

内容包括：

（1）招聘中、高级酒店经营管理人员；

（2）招聘酒店基层服务人员；（3）实施全员培训。

酒店管理咨询公司在做好上述各项准备工作基础上，对酒店设施、设备进行验收、接管，然后着手酒店的试运转，并逐步过渡到酒店的正式开业。

在公司里，物质采购供应部门要由原二级部上升为一级部。

总经理

工程部

娱乐部

采购部

客房部

财务部

餐饮部

人力资源部

图2：

组织图

（三）制定相应酒店物质标准

开业酒店物质繁多、无论是酒店管理咨询公司还是酒店经营部门，在制定开业酒店物质采购清单时，都应考虑到酒店适合的物质标准。

要求参照以下：

1.本酒店的建筑特点

开业酒店采购的物品种类和数量与建筑的特点有着密切的关系。

例如，客房楼层通常需配置工作车，但对于某些别墅式建筑的客房楼层，工作车就无法发挥作用；再者，某些清洁设备的配置数量，与楼层的客房数量直接相关，对于每层楼有18—20间左右客房的酒店，客房部经理就需决定每层楼的主要清洁设备是一套还是两套。

此外，客房部某些设备用品的配置，还与客房部的劳动组织及相关业务量有关。

2.行业标准

国家旅游局发布了《星级酒店客房用品质量与配备要求》的行业标准，它是酒店经理们制定采购清单的主要依据。

3.本酒店的设计标准及目标市场定位

酒店管理人员应从本酒店的实