办公用品管理办法(2016-9-28).docx

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版本状态

第一版

版次

A/0

文件编号

QS/C-BG-001

页码

第3页共4页

文件名称

办公用品管理办法

生效日期

编制.日期

审核.日期

确认.日期

批准.日期

一．目的

为规范公司各部门、车间办公用品的管理，在满足工作需要、保障各部门及各车间各项工作有效开展的同时，为杜绝办公用品的浪费现象，降低办公费用支出，特制定本管理办法。

二．范围

适用范围：

乔盛皮革五金有限公司各部门、车间。

三．职责

1、财务部负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。

2、辅助材料库负责办公用品综合采购计划的申报、交采购部采购、辅材库负责保管、发放和保管等管理工作及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。

1、管理原则：

1.1、统一标准量化管理的原则，公司各部门办公用品品种具有相同特点，加上办公用品易购、易耗特性，为其进行量化管理提供了可能；

1.2、集中购买和分月领用的原则。

由于办公用品价值低、品种多、使用部门分布范围广、计划性不强等特点，为了降低采购运作成本，获得价格优势可采用集中采购、分月领用的原则，即采购部集中批量采购，各使用部门按照需求按月领用；

1.3、耐用办公用品原则上不再增补，若破损、残旧需更换的实行以旧换新原则；

1.4、辅助材料库管理员每月中旬以报表方式公布各部门办公用品领用明细及金额，提醒各部门勿超预算，年底根据各部门领用情况，与部门预算进行对比，节省则给予部门奖励，反之则罚款。

2、领用要求：

2.1、办公用品申购实行费用预算制度，各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制《办公用品采购计划单》，提报下月办公用品，部门负责人审批签字后报辅助材料库；

2.2、辅助材料库管理员在核对办公用品采购计划单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申请购置计划表》，经总监批准后，交由采购部统一购买办公用品，办公用品购置实行定点采购管理；

2.3、各部门指定专人申领办公用品，办公用品领用必须由部门主管/经理签字后方可领用；

2.4、领用物品遵循以旧换新原则，若因无法继续使用需要报废，无法以旧换新的，必须由部门主管/经理批准后方可领用；

2.5、办公用品领用时间为每月2-5号，逢节假日顺延，其他时间不办理办公用品类领用业务。

3、办公用品的发放及领用：

1、个人办公用品的发放

3.1.1、新入职需领用办公用品的员工，由本部门负责人签字后按照标准一次领用。

具体标准为：

文件架一个、文件夹三个、圆珠笔两支、笔记本一本，以后按照规定按需领用；

3.1.2、个人领用办公用品应据实填写《办公用品申领单》，经部门主管审核并签字后，交辅助材料库，管理员负责办公用品的发放；

3.1.3、仓库管理员根据个人领取情况做出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写《个人物品领取登记表》。

2、部门办公用品的发放

3.2.1、剪刀、橡皮擦、回形针、直尺、订书机、涂改液、美工刀、计算器按区域分配，每个部门办公区分配一套；

3.2.2、仓库管理员根据各部门已编制签批的《办公用品申领单》建立档案，编制《部门办公用品领取登记表》，据表单如实发放所列物品。

3、办公用品购置

3.3.1、采购部根据审批签字后的《办公用品采购计划单》实施购买，并尽快完成；

3.3.2、采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量；

3.3.3、临时急需的办公用品，由申领部门办公用品负责人提出申请，主管/经理签字批准后购置；

4、管理要求

3.4.1、辅助材料库管理员负责办公用品统计、采购、入库、管理、分发工作，采购和入库应分别由两个人负责交接、核对工作；办公用品入库需根据入库单严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否相符，按手续验收入库，登记上账。

凡质量不合格的办公用品不得接收，数量与送货单不符的按照实际数量入库；

3.4.2、各类用品的入库验收，管理员应仔细严格地核对质量、数量进行检查；

3.4.3、办公用品的库房管理要做到账目齐、数量清、摆放整齐，账物相符，并且要日清月结；

3.4.4、各部门负责本部门的办公用品统计、领取、发放工作，对领回的办公用品尤其是耐用办公用品建立档案，领取办公用品者要签字。

耐用办公用品若非正常损坏或人为丢失，当事人要按价赔偿；

3.4.5、调离、离职人员在调离、离职前，要办理物品交接手续，部门主管要负责收回调离、离职人员的办公用品并签字确认，人资行政部在得到部门主管的签字确认后方可办理离职人员的离职手续；

3.4.6、财务部每月28-30号对辅助材料库进行盘点，查对台账与实物，保证账物相符；

3.4.7、辅助材料库管理员、使用人员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；

3.4.8、辅助材料库管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

5、管理实施办法

分类管理：

根据公司办公用品实际使用情况，及办公用品的使用和收回方式不同，分为5大类，对不同类别采取差异管理。

小办公用品包括

笔、笔筒、便签、胶带、复写纸、印章、印泥/油、文件架、文件夹、订书针、订书机、回形针、笔记本、纸杯、计算器、垃圾袋、铅字笔、涂改液、毛巾、拖把、扫帚、垃圾篓、卫生纸、洗手液等。

贵重办公用品

电脑、电话、打印机、复印机、传真机、3D打印机、投影机、碎纸机。

办公用纸

A4纸、A3纸、电脑打印纸、传真纸等。

办公耗材

色带、油墨、碳粉等。

办公家具

办公桌、办公椅、样品柜、展示柜、凭证柜、档案柜、沙发等。

印刷品

广告语海报、采购计划单、签收单、报销单、销售单、出入库单、质量异常巡检报告单、三联收据、，物料状态标示卡、货物收拨卡等。

人资行政部对固定资产进行建帐管理，并对各类家具进行编号造册，由其领用人保管使用。

6、办公用品的使用与保管

3.6.1使用办公用品应以厂为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本；

3.6.2办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置；

3.6.3精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。

定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命；

3.6.4办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。

复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿件可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率；

3.6.5印制文件材料要有计划性，并力求使印制数与需求数基本相符，略有富余，避免不必要的浪费；

3.6.6电话、计算器、订书机、文件架、文件筐、文件夹、笔筒、剪刀、美工刀、直尺、鼠标、键盘等耐用办公用品，已按标准发放的，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

如人为损坏或遗失由个人负责赔偿；

3.6.4对于贵重耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。

使用中办公设备出现故障，由采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。