内部审计报告写作指南--内部审计-审计报告.doc

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内部审计-审计报告

审计报告和审计报告做什么

审计报告是内部审计师获得管理层全面关注的一个机会。

内部审计师应当把报告看作是表明内部审计师如何帮助管理层的一个绝佳机会，而不是一件苦闷的差事。

往往，内部审计师轻易地扔掉了这种绝好的机会——去拓宽管理层的视野，向管理层表明他们已经完成和能够完成的管理任务，向管理层解释他们需要知道的内容和他们需要去做的事情。

内部审计由于使用了经不起攻击的主张，得出了没有支持和缺乏逻辑的结论，报告了没有解决方案的结果，从而扔掉了这个机会。

内部审计师应该把他们的报告视同一个卖主向某企业总经理展示他的产品的一个机会；一个事先准备好、测试好、构思好的公开展示。

有鉴于此，审计报告有三种功能：

沟通、解释、说服和必要的时候发出采取行动的呼吁。

正如DudleyE.Brown在40年前充满感情所说的那样：

“总体上，我们有一个令人钦佩的故事要讲——以事实和数据支撑、以分析和理由支持——它肯定是一个值得经常去讲和在适当场合讲述的故事。

审计发现和审计意见对于管理层来说是相当重要的。

不带感情色彩的客观结论可以减轻管理层对良好运行业务的关注，建议可以提醒管理层警惕需要改进的问题。

但是，管理层必须想去阅读和倾听这些报告。

为了进行有效的沟通，渠道必须是清楚的、内容一定是透彻的和易于理解的，报告必须是值得重视的，否则许多巧妙性的和建设性的审计努力就将因乏味的报告而付之东流。

审计技术敏捷但报告乏味模糊的内部审计师将不能渗透到管理的圈子里去，那个他们应该讲述故事的地方。

当管理层接见时，内部审计师必须牢记他们正在进行营销，因此他们必须采取积极主动的技术和方式有意识的去劝说。

他们必须强调管理层关注的问题，必须忽视或省略那些不重要的内容。

他们必须能够熟练地把专业语言转变成易于理解的内容。

他们还必须熟练地指出采取行动的必要性，描述该行动和解释该行动的优点和避免受到处罚的行动。

然后，管理层将开始欣赏审计产品的重要性，认识到从其中能够获得有价值的见解，更加期待内部审计师所说的具有准确性、客观性和清晰判断力的内容。

直到那时，内部审计报告才成为管理层必须阅读的内容。

这种发展将有助于内部审计师达到一个属于他们自己的目标：

有助于组织更好地发展，成为管理层咨询委员会的一员，并且有机会接近管理层。

报告原理

当内部审计报告被很好地运用和构建时，它们将是一个有效的工具，能够建立一个审计专业化的印象，它们能够告诉客户——高级管理层——他们无法通过其他方法知道的重要事件。

它们能够改变管理层的想法，还能促使管理层采取行动。

在审计报告中内部审计师应该寻求：

告知：

告诉管理层内部审计师所发现的内容

说服：

使管理层确信审计结果的有效性和有价值

得到结果：

推动管理层改变和改善工作

因此，审计报告应该提供清楚且简单的审计结果。

他们应该用有说服力的证据来支持结论。

他们必须通过向管理层提供改进管理的建议书，为其决策提供指导。

这些目标可以通过下列方法达致。

目标

方法

提醒

使报告阅读者感知存在的问题

说服

获得认可、赢得支持

得到结果

促使其采取行动

审计报告应该让阅读者确信：

报告的内容是值得信赖的；建议的内容是有效的和有价值的。

审计报告必须包含下列要素：

方法

要素

感知

对困难或改进工作的机会进行清楚且可理解的认定。

认可、支持

用真实和有说服力的证据来支持结论，并证明这些结论的重要性。

行动

通过提供建设性的和符合实际的方法来完成需要改变的地方

为了使报告额度阅读者感知存在的问题，审计报告应该对发现的情况进行解释，将他们与可接受的行动标准进行比较。

为了取得管理层认可，审计报告必须令人信服的表明这些条件的实际效果或它们的潜在效果。

为了帮助管理层采取适当的纠正行动，审计报告应该表明困难的原因；不仅包括表面原因，还包括基本的问题。

为了改进采取行动的机会，审计报告应该提供建议书——解决问题的方法。

营销审计报告

审计报告的收件人——从客户的管理层到最高管理层、审计委员会和董事会，经常没有阅读或重视审计报告的原因之一是，在他们看来审计报告没有什么价值。

审计机构应在审计委员会的资助和鼓励之下制定一个关于营销审计报告的计划，该计划为一个方向性的计划，目的在于激发审计报告的收件人想需要审计报告。

这个需要可以通过以下方式来培养：

※    把解释审计程序作为参与管理的途径

※    描述审计人员的职业化

※    简单明确地对审计结果的剖析

※    向每一级别的管理层列出使用审计报告所能带来的优势

※    客观的解释管理层如何获得审计人员的帮助以解决管理问题

沟通

审计报告需要沟通。

没有经过有效沟通的报告，将是没有价值的。

每个人对沟通内容的理解都各不相同。

许多内部审计师采取这样的立场：

如果已经在编写过程中进行了沟通，他们就已经实现了沟通。

更为常见的是他们反对沟通，虽然他们在审计报告中写了大量的文字，但却没有在编写者和阅读者的想法之间搭起一座桥梁。

当审计报告的编写者将文字写在纸上的时候，他们应该问一下自己：

这在我的读者的理解和领悟范围之内吗？

编写者必须记住，他对正在出具的材料的背景和周围环境十分熟悉。

因此，材料应该在在介绍其背景以便阅读者能够使完全理解其包含的信息。

当在早期需要信息时，推荐使用期中审计报告，但是他们不能代替最终报告。

在期中报告中讨论的结果和最终报告发布之前去掉的结果不需要包括在最终报告中。

一个例外的情况是这些结果是重要的和对客户的经营有重要的价值。

我们建议，要防止在最终报告中排除一些重大的结果。

报告程序

期中报告

Trw公司开发和应用了期中审计备忘录程序：

只要值得报告的审计结果被披露，该程序就发布一个其中审计备忘录，描述发生的情况及建议采取的劝告活动。

客户被要求在几天内以口头或书面形式进行答复。

一个期中审计备忘录只能限定于一个审计结果。

如果正确地建立了期中审计备忘录，它们就能够被用作审计报告的部分内容。

一个有趣的创新是可以从客户的评述中得到与审计结果相关的工作底稿，并允许客户提供哪些可以改变审计结果的信息、可供选择的建议书或解决方案。

审计报告将在期中的基础上以及外勤工作期间完成。

这不仅加快了审计报告完成的速度，而且还明确了客户的反应和他们对审计报告的影响。

并不是所有期中审计备忘录最终都为审计报告所采用，其中审计备忘录的使用取决于其重要性。

被排除了的期中审计备忘录保留到下一次审计，如果计划的方案没有得到实施，那么该项目就成了一个值得报告的审计结果。

期中审计报告能够最小化报告编写的时间。

对审计结果进行的描述和管理者的复核能够减少外勤工作结束后编制审计报告的时间。

摘要报告

内部审计报告的一个重要目标是让高级管理层对审计和阅读审计报告感兴趣。

审计报告能够提供在其他地方得不到的关于组织的客观信息，并且为业务经理提供了需要采取纠正行动的信息。

高级管理层应该知道审计活动的重大结果是以及时性为基础的。

哪个被审计单位工作进展得很好并且不需要高层关注，内部审计师发现的何种问题需要及时地或持续的地关注。

包含这些信息的摘要报告，在提供给繁忙的经理人员时，篇幅应该只有一页或至多两页。

※    对被审计内容和范围的简单描述

※    内部审计师的结论

※    对真实且重大结果的保密声明，详细内容的索引页

※    客户对这些结果采取行动的简单描述

※    一个用适当观点反映审计结果和结论的总体声明

跟客户讨论

内部审计师应该小心避免审计报告的事实存在争论的可能性。

无论这些评论是否属实，都使人对审计报告的可信性产生怀疑，相应地，内部审计师应该在审计过程中与客户管理层一起复核所有的审计结果，以保证对事实不存在意见不一致。

在解释说明中经常会遇到分歧，审计报告应该包含客户的意见。

跟客户讨论是有用的，审计结果不仅影响企业经营——经营的原因和结果——而且还包括内部审计师针对该行动的审计建议书。

然而，特别是在经营性审计过程中，内部审计师不应该忘记客户对经营方面的经验和知识远远超过了自己，因此，在内部审计师看来可能是完美且合理的审计建议，但在客户看来可能是不切实际的存在严重的副作用。

对纠正行动的方针意见一致是非常重要的，用一个共同接受的方式来纠正不足将会赢得客户的支持。

例如，在审计报告中，审计结果后的声明一定要很好地站在客户的角度考虑并给予热情的认可：

“我们已经与管理层讨论了经营问题，管理层及时修改了程序以便防止这些情况的重复发生。

”

对事实的解释和对适当纠正行动的意见存在一些差异，是可以理解的。

这些情况发生的时候，内部审计师应该能分辨出问题的正反面以及支持和反对意见。

既然审计报告是内部审计师的工具，内部审计师就能够反驳客户的立场，客户也可以在回函中反驳内部审计师的立场。

回函应作为审计报告的附录。

未经讨论的审计结果的不利影响可能严重到妨碍将来的审计工作。

我们应该赞成对审计报告草稿或其部分内容进行口头评论，甚至于没有经过这种评论就没有理由发布审计报告。

评论能够反击错误理解，通过评论还能获得其他信息。

评论能够发现一些错误的或让客户恼怒的措辞和用语。

评论能够让建议书有更好的机会去改正难点，并最小化副作用。

讨论的参与者

在大多数情况下，运营经理和部门主管应该发表足够的评论意见。

因为首先他们负责执行，其次他们保证执行。

事实报告

审计报告必须完全、谨慎地符合实际。

通过不懈的努力，内部审计机构必须赢得一个可靠的名声——绝对的可靠必须成为内部审计报告的一个特点。

合理观察

客观性也暗含了合理观察。

所报告的有缺陷的情况可能成为经理愤怒的对象。

客观性意味着审计报告是有实质内容的——有值得繁忙的经理们关注的问题。

包含在审计报告中的问题不应该是作为一个填充物或仅仅是为了扩大审计结果的数量。

准确

客观性暗含了准确。

清晰

清晰意味着内部审计师把心中的想法传递给阅读者。

内部审计师在开始记录期间应该做更多的外勤工作或调查工作，直到他们准确地知道他们正在说什么为止。

适当的背景支持

提供适当的背景信息有时对一个人过程或情况的理解是重要的，或者对它重要性的正确评价是重要的。

如果内部审计师正在介绍一个新程序，他们应该先描述现有的程序，现有程序有什么错误，继续使用现有程序可能产生什么影响，这样管理层就更加容易接纳内部审计师的相关建议，然后可以做出他自己的决策。

技术讨论

经良好设计的进度表、表格、图表和曲线图能够清楚地表达内容，有时一幅图可以清楚地表达内容，而一千句语言表达的内容却可能是模糊的。

清楚是有说服力的先决条件。

内部审计师必须能够使经理相信他们观点的有效性，因此，提出的审计结果必须具有说服力。

结论和建议必须来自于清楚和符合逻辑的事实。

报告必须使一个客观的阅读者相信审计结果是重要的，结论是合理的，以及建议是有用的和可接受的。

正确的组织材料

报告应该从头至尾都很流畅，不应该在不同部分包含紧密相关的材料。

每个审计报告都应该被组织成这样：

一个特定的主题仅仅在报告的一个地方出现，在不同主题之间应该存在合乎逻辑的过渡。

简明

简明的报告仍然必须保持思想的连贯性、阅读的安逸性和意见的舒适完整性。

建设性语气

审计报告应该有一个正确的语气，它应该是谦虚地，还应该考虑审计报告对下级操作人员的影响。

语气应该是建设性的。

对过去的批评可能是必须的，但重点应该放在必须改进的地方。

及时性

及时和慎重有时必须同时被满足，审计过程中发布的非正式的其中报告可以只要满足其中一个需要。

期中报告

期中报告以书面形式表达了对迅速行动的需要。

期中报告可以是简短的，仅仅说明一到两个观点，标明是“期中报告”，包括否认它们是最终报告的说明；运营管理层可以迅速采取措施，而内部审计师则保留对报告修饰和修改的权利。

期中报告的传达信息或便笺可以如此开始：

“期中报告旨在提供需要马上引起