办公室5S管理标准与规范.doc

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河南三明食品有限公司发布

2017-05-08实施

2017-05-08发布

办公室5S管理标准与规范

河南三明食品有限公司企业标准

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前言

本标准是为改善和提高企业形象，为员工创造良好的工作环境，协助员工养成良好的工作习惯，提高

工作效率，特制定该规定。

本标准由人力行政部提出并负责起草。

本标准由总经理批准。

本标准由人力行政部统一归口管理。

本标准主要起草人：

于丹丹

本标准首次发布试行时间：

2017年5月8日。

凡与原《5S管理办法》文件相违背之处，须按此标准执行。

以后凡涉及《5S管理制度》均以此标准为准，其他未尽事宜以公司后续发布的最新通知或邮箱公告为准。

办公室5S管理标准与规范

1定义与目的

5S就是整理、整顿、清扫、清洁、素养，因其日文罗马发音均以“S”开头，简称为“5S”。

1S—整理

定义：

将办公桌和办公区域的物品区分为要与不要的，除了要用的东西之外，其他物品都不防置。

目的：

不要的东西就断然加以处理，把“空间”腾出来给于充分利用。

2S—整顿

定义：

要的东西按规定定位、定量摆放整齐，明确标示。

目的：

不用浪费时间找东西。

3S—清扫

定义：

通过整理、清理使办公区域整洁。

目的：

保持办公区域窗明几净，地面整洁，无卫生死角。

4S—清洁

定义：

将上面3S实施的做法制度化、规范化、并维持成果。

目的：

通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在，逐渐提升工作意愿。

5S—素养

定义：

人人依规定行事，养成做事讲究的好习惯。

目的：

改善“人质”，养成工作认真负责，标准作业的作风。

2内容

2.1员工在5S互动中的责任

2.1.1自己的工作环境需不断地整理，物品、材料及资料不可乱放。

2.1.2不用的东西不可乱放，要立即处理，不可使其占用工作环境。

2.1.3办公区域必须维持清洁，做到窗明几净。

2.1.4物品、办公用具及文件等要放置于规定场所，并标识清楚。

2.1.5空调、办公桌、电脑要时刻保持清洁。

2.1.6保洁员所负责的责任区要每天清理，并做到时常保洁维护，保持办公

区域清洁。

2.1.7员工所负责的责任区域和电气设备须注意在每日下班时开闭电源。

2.2员工5S文明礼貌素养要求

2.2.1员工礼貌用语

2.2.1.1早上（下午、晚上）好!

董事长（总经理）好！

2.2.1.2欢迎您，很高兴与您相识！

2.2.1.3打扰了，再见！

2.2.1.4请稍后。

2.2.1.5谢谢！

2.2.1.6不用谢！

不客气！

2.2.1.7（对不起）没关系！

2.2.1.8请您原谅！

2.2.1.9请稍等，马上就给您办！

2.2.1.10对不起，请稍侯！

2.2.1.11对不起，因XX原因，我们办错了，现在给您更正。

2.2.1.12对不起，按规定应该……，请您原谅！

2.2.1.13对不起，由于XX原因，请您稍等一下。

2.2.1.14对不起，请您保持公共卫生。

2.2.1.15耽误了您的时间，请原谅！

2.2.1.16您别着急，我会帮您办完再走。

2.2.1.17您好，别着急，请慢慢说。

2.2.1.18您有什么意见、要求请提出来，我们接受。

2.2.1.19欢迎您对我们的工作多提宝贵意见！

2.2.2员工仪表

2.2.2.1仪态

2.2.2.1.1脸上应常常有微笑，让人感到平易近人、和蔼可亲。

2.2.2.1.2员工之间应热情大方，不要不理不睬。

2.2.2.2坐姿

2.2.2.2.1男性张开腿部而坐，手置膝上，体现男子的自信豁达。

2.2.2.2.2女性则膝盖并拢，体现庄重矜持，落座声轻，动作协调，先退半步

（穿裙子时双手自上而下理直后裙）后坐下，要做椅面的一半或2/3处，脚尖相并或前后差半步。

两手自然弯曲，扶在膝部。

2.2.2.3行走

2.2.2.3.1男性头正颈直，挺胸收腹，目光平视，两手自然下垂，前后摆动，

身体平稳，两肩不要左右晃动。

2.2.2.3.2女性款款轻盈，显出端庄之美。

2.2.2.3.3不论男性或女性均尽量不要走八字步。

2.2.2.3.4行走中不要搂肩搭背。

2.2.2.4头发、化妆

2.2.2.4.1头发要保持整整齐齐，干干净净，发型要美观大方、整洁。

2.2.2.4.2男子不留长发，不烫发，不留胡子。

女性发型要根据自己的年龄、脸

型、体型、气质和工作环境选定。

2.2.2.4.3女士上班期间应化谈妆。

2.2.3接听电话的礼仪

2.2.3.1当电话铃声响时，应立即接听，非特殊原因不要超过三声。

2.2.3.2接听电话的第一句话应这样说：

“您好！

元洲装饰，您找哪位？

”

2.2.3.3打电话第一句话应这样说：

“您好！

我是元洲装饰的XX,请找XX。

”

2.2.3.4即使对方极大的责难，仍要保持礼貌和耐心，并将此视为自己必须遵

循的一种工作道德。

2.2.3.5拨错电话了要说“对不起，打错了”。

2.2.3.6当打来电话说“您好，请问张先生在吗？

”接听电话可按照以下三种

情况应答：

A、正好是张先生本人接听电话，就这样开头：

“您好！

我就是张XX,请问您有什么事？

”

B、别人接电话，张先生在场，可这样开头：

“您好！

他在请稍等。

”

C、别人接电话，张先生不在，就这样开头：

“对不起，他不在，是否需要留言转告？

”

2.2.4握手礼仪

2.2.4.1参加聚会先与主人握手，再与房间里的其他人握手。

2.2.4.2与女士握手需待女士先伸出手，男士方可与女士握手，不能主动与女士握。

握手时应轻握女士的手指部分，不要握手掌部分。

2.2.4.3不要随便主动伸手与长者、领导握手，应在他们先伸手时才能握。

2.2.4.4自己已伸手而对方却未注意，在许多时间经常会发生这样的情况，而对方毫不知情，此时应微笑自然地收回自己的手，什么也不用说。

2.2.5呈受名片的礼仪

2.2.5.1呈递名片前应准备好，并选择恰当的时机，将印有自己名字的一面朝向对方，用双手呈上，说声：

“请，这是我的名片”。

2.2.5.2接受名片时，应双手接过后，认真仔细看一遍，尽可能记住对方名字，并说声“谢谢”。

2.2.5.3不要将名片随便塞进衣袋或随便一扔，应小心而慎重地放置起来或放在名片盒里。

2.2.6就餐礼仪

2.2.6.1入座时要文雅，上座留给主人，优先对待女士。

2.2.6.2斟酒一般要八分满，用小口品酒，富有情趣；敬酒要适可而止，回敬时一定要大方。

2.2.6.3不能饮酒时应申明自己不能饮酒，同时可以用饮料代酒，或请亲友代酒。

2.2.6.4饮茶讲究饮热茶，热茶不易斟满，以八分为适中；斟茶应以主宾为先，其次按顺时针顺序依次上茶。

2.2.6.5进餐时言谈应得体，勿谈公务活动，勿谈别人隐私、勿谈令人伤感或令人作呕的话题。

2.2.6.6进餐忌讳咳嗽、吐痰，且不要剃牙，喝汤最忌讳发出响声。

2.2.6.7进餐结束离席时应主动将桌椅放在桌内，并请客人（主人）先离席。

2.2.7基本行为规范

2.2.7.1任何言谈举止不得有损公司形象。

2.2.7.2要真诚谦恭待人，用语文明，不说粗话、脏话、刻薄话。

2.2.7.3注意个人卫生和环境卫生，在办公区域内不乱扔纸屑。

2.2.7.4员工上班要按要求穿工装，带司徽或工牌，男员工上班应系领带。

2.2.7.5进入他人办公室时，一定要先敲门，同意后方可进入，出门时要随手关门。

2.2.7.6有客人来访时应在洽谈室予以接待。

与客人交谈时要看着对方，不要心不在焉，看别处，也不要上下打量客人。

客人离去时应微笑相送或握手告别，说声再见。

2.2.7.7介绍人员时，要将年轻的介绍给年长的，将职位低的介绍给职位高的，把男士介绍给女士，把本公司的人介绍给外公司的人。

一般以“请允许我向您介绍……”或“让我介绍一下……”或“这位是让我介绍一下……”等句式，其内容可以有姓名、籍贯、工作单位、职业、职务、兴趣、特长、毕业院校等。

2.2.7.8当对方说“谢谢”时，应回答说“没关系”或“不客气”或“没什么”等。

2.2.7.9要打断别人讲话应先说“对不起，请允许我插一句”。

2.3员工须遵守的5S规章

2.3.1员工应遵守的工作规章制度

2.3.1.1公司内严禁吸烟，进食，上班时，严禁串岗闲聊、嬉笑打闹、打瞌睡、大声说话。

2.3.1.2员工在作业时不得怠慢拖延，禁止在公司干与工作无关的事情。

2.3.1.3员工穿工装时应将衣服扣子扣好，揭开口子不得超过两个，严禁畅胸露怀。

2.3.1.4要遵守作息时间，不迟到、早退，有事短时间离开工作岗位外出办事应

告知同事自己的去处，工作时间不得中途任意离开岗位、如需离开应向主管

人员请准后方可离开。

如需休假或调休需提前两天申请，经相关领导批准后

方能执行。

2.3.1.5禁止在办公室、客户门店内部及门口做出抽烟、说脏话、吐痰等一切

不文明行为。

2.3.1.6员工应团结协作，同舟共济，不得有吵闹、斗殴、搭讪、攀谈、搬弄是

非或其他扰乱公共秩序的行为。

2.3.1.7财务和仓库属于公司重地，不得随意进入，除财务人员外，财务室最多

可进一人。

2.3.1.8员工应品行端正、工作努力、忠于职守，服从领导，不得有敷衍塞责行

为，不服从安排、消极怠工者予以辞退。

2.3.1.9不得假借职权贪污舞弊，收受贿赂，或以公司名义在外招摇撞骗。

员工

对外接洽业务，应坚持有理、有利、有节的原则，不得有损害本公司名誉的

行为。

2.3.1.10爱护公物，未经许可不得私自将公司财物携出公司，不得浪费公司财

物或者公物私用。

2.3.1.11不得经营与本公司类似或职务上有关的业务，不得兼任其他公司的职

务。

2.3.1.12全体员工必须不断提高自己的工作技能，强化品质意识，圆满完成各

级领导交付的工作任务。

2.3.1.13享受公司话补人员，公司通讯卡出现三次无法接通或无人接听的情况，

扣除当月话费补助。

2.3.1.14工作报表不填写、填写不完整或不详细者，笔迹潦草者，纳入月度考

评，进行相应处罚

2.3.1.15员工所掌握的有关公司的信息、资料和成果，应对上级领导全部公开，

但不得向其他任何组织或个人公开透漏。

2.3.1.16明确职责，对于非本人工作职权范围内的机密，做到不打听、不猜测、

不参与小道消息的传播。

2.3.1.17树立保密意识，涉及公司机密的书籍、资料、信息和成果员工应妥善

保管。

2.3.2工作中的注意事项

2.3.2.1坐时拉开椅子，离开时将椅子放回桌旁。

其中，虽离开办公室但在公司区域时，应将椅子紧靠办公桌放好，如果下班或离开办公区时则将椅子放低推到桌子底下，椅背紧靠办公桌斜面放置，以此作为人员所在区域的基本标示方法。

2.3.2.2工作中与他人交谈时须先称呼对方，一般情况下的称呼是“姓氏＋职务”，如王主任等；无职务时对年长的员工应称“师傅”，对年轻的员工应称“小﹢姓氏”或直呼其名。

2.3.2.3讲话时应尽量简单明了，不得大声喧哗，谈工作以不影响无关者为宜。

2.3.2.4爱护公司物品，公共物品用后要放回原处；从同事处借来的物品用后要及时归还。

2.3.2.5保持工作现场与公共场所（卫生间、会议室）的卫生。

2.3.2.6不要在工作期间说闲话，特别是在单间办公的员工不要聚堆说别的员工闲话。

2.3.2.7注重节能降耗，白天在自然光适宜时，不要开照明灯；在自然温度适宜时不得开空调。

夏季室内空调温度