办公室精细化管理细则.docx
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办公室精细化管理细则
办公室精细化管理细则
一、人事管理
招聘与录用
公司的人员编制须严格遵守公司的岗位设定要求，不得自行增加岗位设置。
公司鼓励通过员工增加岗位技能的学习，达到“一岗多能”的要求，以便合并岗位，减少人员，增加劳动效率。
1、根据年初项目制定的各岗位的编制人数进行增补人员。
2、各岗位缺人后，部门主管把增补人员报给文员。
3、项目文员填写人员增补审批表并经项目经理签字后交综合部进行人员招聘。
备注：
项目处员工可以介绍亲戚朋友到本单位就职。
（介绍员工有奖励，具体要求细则见综合部下发的通知）
员工入职程序：
1、《员工应聘登记表》填写详细，本人持有效身份证、学历证、相关工作技术等级证书；
2、接收部门主管进行面试签字、项目经理面试签字认可；
3、面试合格后该员工确定试用。
公司员报到时应交验的材料：
1、公司统一印发的登记表
2、身份证（复印件）、学历证书（复印件）、技术等级证、职业资格证（复印件）
3、近期免冠1寸照片2张（红底）
4、岗位要求的其他证明材料。
试用
1、新聘用人员均应经试用合格才予任用。
2、试用期为1-3个月。
3、新进员工的试用，由所在部门进行，项目处办公室负责监督。
4、新进员工向项目文员报到，并以其报到的日期作为起薪日。
4、项目文员复核后（资料齐全）报综合部存档。
并建立该员工的详细电子档案。
5、为新入职员工到综合部办理餐卡。
6、入职七天后为员工录指纹、通知综合部制做工号牌。
备注：
1 试用员工经试用期考核成绩合格者，其服务时间统一从正式任用之日起计算。
2 公司员工办妥报到手续，经公司分派试用工作后，应即赴目标部门工作，不得借故拖延或请求更换；并由人事部填发工作记录卡，按照规定时间到职工作，无故拖延一星期未到职者即停止试用。
事先以书面呈准者不在此限。
3 试用员工在试用期间有下列行为之一者，可随时停止试用，并不可请求任何遣散费或补助。
●品行欠佳，违反公司有关规定；
●申请事假超过规定；
●经试用单位认为不适合工作岗位；
●发现进入公司前曾有不适合岗位的违法行为；
●递交的个人资料被查证为虚假的；
试用期的考核
（1）新员工在试用期满后，向项目文员处领取“员工转正考核表”，根据自身实际情况，实事求是地填写表中的内容。
（2）部门主管根据新员工在试用期的表现，公正地评分并写出初核评语。
（3）项目经理最终审核该员工是否可以转正，并签字确认。
（4）项目文员将员工转正考核表交综合部存档。
备注：
1 考核不合格的新员工由项目办公室办理退职手续；
2 考核合格的员工项目办公室核定岗位及相应的岗位薪资；
异动
公司根据工作需要，可以调整员工的工作岗位；员工也可以申请在公司各部门之间流动。
员工的调动分为部门内调动和部门间调动两种情况：
（1）部门内调动：
是指员工在本部门内的岗位变动，由各部门负责人根据实际情况，经考核后，向项目办公室提出申请，经项目经理批准后执行。
（2）部门间调动：
是指员工在公司内部各部门之间的流动，需经调出部门、调入部门、综合管理部共同考核后，由员工所在部门申请申请，报物业经理批准后执行。
奖惩
1、公司奖惩的目的在于鼓励和鞭策员工勤奋工作，奋发向上，做出更大成绩，防止和纠正员工的违法失职行为，保证顺利的实现企业和员工的共同发展目标。
2、公司的奖励包括：
经济奖励、行政奖励和荣誉奖励等。
经济奖励包括加薪、奖金、奖品等；荣誉奖励包括先进工作者、劳动模范等；行政奖励包括晋升、扩大职权、参与决策等。
3、公司的惩罚包括经济处罚与行政处分，经济处罚分为罚款、扣发奖金、降薪等；行政处分分为警告、记过、记大过、降职、免职、辞退、开除等。
培训
公司鼓励员工进行业务深造，贯彻“一岗多能”政策，将组织定期与不定期的岗位培训及其他技能的培训。
培训由项目办公室同其它各部门，通过分析考核结果后确认需要培训的人员及内容，在此基础上制定培训计划，经项目经理批准后执行。
培训包括岗前培训、在职培训、专业培训三种。
（1）岗前培训为新进员工入职前的培训，由各部门负责组织培训，内容为：
a）公司简介、员工手册；（项目办公室）
b）企业文化知识的培训；（项目办公室）
c）工作要求、工作程序、工作职责的说明；（所属部门主管）
d）请业务部门进行业务技能培训；（所属部门主管）
（2）在职培训：
在岗员工的技能培训，以提高本职技能或增加第二岗位技能为需要，由各级主管组织，采用内部培训与外部培训结合的方式，并加以总结，形成固定的培训教材；
（3）专业培训：
业务的需要，对项目全体员工进行的特定目的的培训：
（由专业技能比较强的主管或经理负责培训）
培训流程
1、对各部门需求分析。
2、培训内容确定。
3、在网上下载或购买一些教材针对性的进行培训。
4、每周一在一楼培训室对部门员工针对性的进行培训。
5、培训需在培训签到表上签字。
6、各部门对员工进行周期性的考核。
（书面形式、面试形式）
考勤
1、公司员工正常工作的作息时间为：
工作时间：
早8:
00-晚18:
00
2、每天四打卡制。
（1次未打，罚款10元）因特殊原因未能在当时打卡者，需经部门主管或经理同意并在签到表上进行签字并让领导签字确认。
考勤中有关事项的确认条件如下：
迟到：
1、第一次警告。
2、迟到5分-10分内，每次罚款10元。
3、迟到10-30分内，每次罚款20元。
4、迟到30分以上者，按旷工计算。
早退：
1、正常情况下不允许早退。
2、有事或因病需早退，需经部门主管同意并在签到表上注明原因。
旷工：
有下列行为之一的：
1、迟到、早退超过15分钟的；
2、当日未到岗，且无正当理由的；
3、未到岗而提供的证明材料经核查为虚假的；
4、到岗后擅自离岗时间累计超过1小时的；
病假
事假：
1、事先向主管领导书面申请，经批准后休息的。
2、2天以上者由经理审批。
3、请假条交项目文员存档。
4、上班后请假人需到项目文员处进行销假手续。
福利假
调休
1、调休需填写调休单，经部门主管审批。
2、调休单交文员存档。
员工离职：
1、离职填写《离职申请表》，物品接收人、监交人、部门主管、项目文员、财务部、库管、项目经理签字确认，手续办理齐全方可离职。
2、文员签收餐卡、工号牌、衣柜钥匙；核对离职员工考勤；
3、财务部核实是否有借款单；
4、员工凭借工服押金条退还工服押金；
5、离职表经项目文员审核确认，报综合部；
6、离职员工项目处保留6个月个人档案后注销。
备注：
1 公司员工自请辞职者，应于30天前以书面形式申请核准。
在未核准前不得离职，擅自离职者以旷工论处。
2 员工因违反公司规章制度，可根据其行为及后果，根据相应的规定给予解雇或开除处理。
解雇或开除的决议由项目经理决定，并将辞退及解雇的决定通知项目文员及该员工部门主管。
3 公司员工离职，除“死亡”及“命令停职”未能办理交接手续者外，均应办妥交接手续，经各部门交接人签准后才能离职。
财务部凭签准单办理有关结算。
4 自动离职者，不予发放工资。
二、行政管理
工衣管理
7、员工转正后项目处文员填写制作工服人员名单交综合部。
8、综合部通知工衣厂家过来量衣并按规定日期到货，并库管入库。
9、工衣发放由办公室库管进行管理。
10、工衣押金由财务部在当月发工资时扣除。
备注：
入职2年以上员工，工服押金全退。
不足2年的，财务部根据日期核算退押金金额。
档案管理
1、员工档案统一由综合部管理。
电子档案由项目文员存档。
2、项目资料档案分类别进行存放。
（到了新年度，上一年度资料进行存档）
备注：
公司文件档案包括各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏（硬盘存藏、磁盘存藏）形式。
请示报告流程
1、填写事项请示单（请示内容，签字，原因三项需填写详细清楚）
2、经审核人签字确认，项目经理签字确认。
3、签字后交综合部审批。
4、最后交物业总经理审批。
公司其它事情安排
1、每月1号，各部门主管交各部门排班表。
项目文员进行汇总。
2、每周二，各部门负责人交日志表格交王经理签字。
会议管理
会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。
公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。
定期例会
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集人员
主管例会
每周四上午9：
00
各部主管
周总计汇报，下周工作安排
项目处文员
员工大会
每月月底
全体员工
上月工作总结、下月工作安排、其他相关内容
项目处文员
会议安排
1、公司内会议由项目经理安排，部门内会议由各部自行安排
2、主会人会前一天需向项目文员告知会议安排、会议内容
3、文员须提前以书面或口头通知与会人地址、时间、内容
4、文员负责会场安排与整理
5、开会期中，文员负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及经理。
办公设备管理
电脑
1、项目办公室根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；
2、根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码
3、员工在所属部门目录下设立个人子目录
4、员工不得私设电脑密码
打印机
1、由项目文员负责管理。
2、其它员工对公用设备要爱护，不得故意损坏，杜绝浪费纸张，达到为公司节约开支的目的。
文书作业
（1）采购计划
1、每月15日，各部门主管报部门下月所需采购物品交项目文员处汇总。
2、各部门主管、库管签字确认，项目经理签字确认。
3、签字后交综合部审批。
（2）计划内费用
1、每月20日，各部门主管报部门下月所计划内费用交项目文员处汇总。
2、项目经理签字确认。
3、签字后交综合部审批。
（3）员工电子信息
1、每月1号报项目处最新员工信息到综合部。
（4）工资表
1、每月1号，各个部门交上月考勤明细表。
2、项目文员将考勤机里上月考勤记录上传到电脑，根据记录对每个员工的考勤进行汇总。
3、核对部门报的和考勤机里的考勤，计算出所有员工的实际出勤天数。
（5）周总结计划、月总结计划
1、每周二上午各部门主管报上周总结，下周计划。
每月28日报月总结计划。
2、项目文员负责收集汇总。
3、报综合部。
用章管理
1、需要用章部门找文员填写用章审请表（申请姓名、时间，部门、内容都需写清楚）。
2、项目经理签字确认。
3、用章审请表交综合部办理。
礼仪纪律
1、行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；
2、行政部主管发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管；
3、行政部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；
4、对公司礼仪纪律现象，行政部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。
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