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档案分类规范资料

档案分类规范

第一条为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司

档案的分类与编号,根据中国石油化工集团公司现行《企业档案

分类规则》，结合公司实际情况，制定本规范。

第二条公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据

本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有

机联系，便于科学管理与开发利用。

第三条一级类目的设置：

（一）公司档案设置一级类目15个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类；

第四条二级及二级以下类目，按照公司部门（车间）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。

设置方法如下：

（一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保

管期限设置。

（二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设

置。

三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。

（三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。

三级类目按阶段设置。

（四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设

置。

三级类目按所属单项内容设置。

（五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。

（六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。

（七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类

目，三级类目按内容设置。

（八）荣誉类的二级类目，按奖品种类设置。

（九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。

（十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。

第五条全部档案应按一、二级类目分类。

三级类目一般只

作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。

第六条类目标识的构成：

（一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04……依次

标识；

（二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字01—99标识；

（三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号

之间均使用间隔号“·”隔开。

案卷号（或件号）与其它代号

之间，一律使用连接号“—”相连。

第七条档号的结构：

（一）档号一般包括全宗号、分类号、案卷号。

全宗号按公司各车间、部门的编号标识（见附件三），一些类别档案还将年度号放入档号中。

各类别档案的档号具体结构执行第八条规定。

（二）分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，

有扩展到三级类目的，还应包括三级类目代号。

第八条各类档案的档号标识方法与标识示例如下：

（一）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案的档号结

构与标识为：

XXX·XX·XX·XXXX—XXX

件号

年度

保管期限

一级类目

全宗号

例：

106·01·01·2015—013

第13件

2015年

永久

党群管理类

公司办公室

（二）产品类档案的档号结构与标识为：

XXX·05·XX—XXX

案卷号

二级类目

一级类目

全宗号

例：

107（04）·04·02—012

第12卷

石油化工产品

产品类

监察部（分析化验）

（三）科研类档案的档号结构与标识为：

XXX·05·XX—XXX

案卷号

二级类目

一级类目

全宗号

例：

201（01）·05·03—002

第2卷

石油化工

科研类

生产车间（天然气制氢）

（四）基本建设类档案的档号结构与标识为：

XXX·06·XX·XX—XXX

案卷号

阶段代号

项目代号

基本建设类

全宗号

例：

202（02）·06·26·43—006

第6卷

竣工图

消防水池

基本建设类

动力车间（公用工程）

1.小型工程、公用工程、民用建筑等档案的档号，可采用以下结构：

XXX·06·XX—XXX

案卷号

项目代号

基本建设类

全宗号

例：

301（02）·06·12—007

第7卷

变配电所

基本建设类

机电仪车间（电气）

2.技改、技措项目档案的档号，可采用以下结构：

XXX·06·XX·XX—XXX

案卷号

技改技措次数

原项目代号

基本建设类

全宗号

例：

202（01）·06·05·61—006

第6卷

第一次技改技措

液化气球罐

基本建设类

动力车间（油品）

3.公用工程、民用建筑等有子项（分项）的项目，其子项编

号由各单位档案部门确定。

（五）设备仪器类档案的档号结构与标识为：

XXX·07·XX—XXX

案卷号

二级类目

设备仪器类

全宗号

例：

201（01）·07·01—005

第5卷

炉

设备仪器类

生产车间（天然气制氢装置）

（六）会计档案类档案的档号结构与标识为：

XXX·08·XX·XX.XXXX—XXX

案卷号

年度

财务部门代号

二级类目

会计类

全宗号

其中“财务部门代号”由公司档案部门根据实际情况确定。

例：

104·08·01·01·2015—016

第16卷

2015年

财务部办公室

凭证

会计档案类

公司财务部

（七）干部员工档案类的档号结构与标识为：

XX·XX·XX—XXX

案卷号

二级类目

一级类目

全宗号

例：

106·09·01—015

第15卷

干部档案

干部员工档案类

公司办公室

（八）礼品类档案的档号结构与标识为：

XXX·XX·XX·XXXX—XXX

件号

年度

二级类目

一级类目

全宗号

例:

106·13·01·2015—013

第13件

2015年

金属

礼品类

公司办公室

（九）声像类档案的档号结构与标识为：

XXX·XX·XX·XX·XXXX—XXX

盘号

年度

三级类目

二级类目

一级类目

全宗号

例：

106·14·01·01·2015—013

第13盘

2015年

新闻录像带

录像带

声像类

公司办公室

（十）荣誉类档案的档号结构与标识为：

XXX·XX·XX·XXXX—XXX

件号

年度

二级类目

一级类目

全宗号

例：

106·15·01·2015—009

第9件

2015年

奖杯

荣誉类

公司办公室

（十一）印章类档案的档号结构与标识为：

XXX·XX·XX·XXXX—XXX

枚号

年度

二级类目

一级类目

全宗号

例：

106·16·01·2015—010

第10枚

2015年

党群工作

印章类

公司办公室

（十二）照片类档案的档号结构与标识为：

XXX·XX·XX·XXXX—XXX

序号

年度

二级类目

一级类目

全宗号

例：

106·17·01·2015—002

第2张

2015年

党群工作

照片类

公司办公室

（十三）光盘类档案的档号结构与标识为：

XXX·XX·XX·XXXX—XXX

盘号

年度

二级类目

一级类目

全宗号

例：

106·18·01·2015—006

第6盘

2015年

图像光盘

光盘类

公司办公室

第九条件号、案卷号的编制：

（一）件号，是指文件的排列顺序号。

党群管理类、行政管理类和教育工作类档案的“件号”，是结合二级类目和年度进行编制的，即同一大类同一保管期限和年度下的文件，按文件归档的先后顺序从“001”开始标注文件号。

（二）案卷号，是指案卷的排列顺序号。

产品、科研、设备、

基本建设等类档案的“案卷号”，是对档案号中最小一级类目下

的所有案卷依次进行排列。

如：

产品类档案号中最小一级类目是

二级类目，则其下面的所有案卷从“001”开始排列案卷号；会

计档案类档案的“案卷号”，是在二级类目下，对同一财务部门

的所有案卷跨年度地从“001”开始排列；干部员工档案类的“案

卷号”，是在二级类目下从“001”开始排列。

（三）印章、声像、光盘、荣誉、礼品、照片等类档案的枚

号（或盘号、件号和序号），按二级类目对其下面的所有档案跨

年度地从“001”开始排列。

第十条案卷的排架：

（一）档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。

（二）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案，分别按

大类、保管期限、年度排架，即把同一大类的案卷按永久、30

年、10年分排，再将同一保管期限的案卷按年度排列。

（三）产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类档案，分

别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪

器）排架。

其中基本建设类的图纸案卷，按专业顺序排列（见附

件2）。

（四）会计档案类档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表

和工资奖金表分别排架。

（五）干部员工档案类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、

照片类、光盘类档案，分别按大类、二级类目排架。

（六）底图对应其蓝图整理顺序，单独平放排列。

第十一条本规范适用于临沂沂河石化有限公司、沂河集团分公司。

第十二条本办法由公司办公室、财务部负责解释。

第十四条本办法自下文之日起施行。

附件1：

公司档案分类表

一、二、三级类目代号一、二、三级类目名称

01党群管理类

01.01永久

01.0230年

01.0310年

02行政管理类

02.01永久

02.0230年

02.0310年

04产品类

04.01石油产品

04.01.01燃料

04.01.02溶剂与化工原料

04.01.03润滑剂

04.01.04沥青

04.01.05焦

04.01.06其它

04.02石油化工产品

04.02.01基本有机化工

04.02.02合成树脂与塑料

04.02.03合成橡胶与合成胶乳

04.02.04氮肥

04.02.05其它

04.03精细石化产品

04.03.01催化剂

04.03.02石油添加剂

04.03.03合成材料助剂

04.03.04表面活性剂

04.03.05水处理剂

04.03.06其它

04.04石油化工机械产品

04.05其它

05科研类

05.01基本理论

05.02石油炼制

05.03石油化工

05.04精细石油化工

05.05分析测试

05.06仪表自动化

05.07高分子材料

05.08环境保护

05.09树脂加工应用

05.10其它

06基本建设类

06.项目代号二级类目项目代号由公司综合管理部统一排定。

06.项目代号.阶段号三级类目阶段号及内容如下:

阶段号阶段内容

1前期准备阶段

11工程前期文件

12工程管理文件

13工程设计基础资料

14其它

2涉外部分

21合同谈判

22设计审查

23设备检验

24外籍人员现场服务

25其它

3设计阶段

31总体设计

32初步设计

33最终设计、技术设计、设计专利

34施工图设计、最终版施工图

35设计标准、规范

36其它

4竣工验收

41竣工验收材料

42交工文件

43竣工图纸

44监理文件

45声像材料

46其它

5生产技术准备

51生产技术准备

52试车阶段

53其它

6技改技措

07设备仪器类

07.01炉

07.01.01加热炉

07.01.02转化炉

07.01.03燃烧炉（硫磺）

07.01.04重沸炉

07.01.05热载体炉

07.01.06其它

07.02塔

07.02.01板式塔

07.02.02填料塔

07.02.03焦炭塔

07.02.04干燥塔

07.02.05冷却塔

07.02.06吸附塔

07.02.07其它

07.03反应设备

07.04贮罐

07.04.01金属贮罐

07.04.02非金属贮罐

07.04.03球形罐

07.04.04气柜

07.04.05其它

07.05换热设备

07.05.01管壳式换热器

07.05.02套管式换热器

07.05.03水浸式换热器

07.05.04喷淋式换热器

07.05.05回转（蛇管）式换热器

07.05.06板式换热器

07.05.07板翅式换热器

07.05.08管翅式换热器

07.05.09废热锅炉

07.05.10其它

07.06石油化工机械

07.07橡胶与塑料机械

07.08化纤机械

07.09通用机械

07.09.01泵

07.09.02压缩机

07.09.03鼓风机

07.09.04冰机

07.09.05阀门

07.09.06减变速器

07.09.07其它

07.10动力设备

07.10.01工业锅炉

07.10.02汽轮机

07.10.03蒸汽机

07.10.04内燃机

07.10.05电动机（100千瓦及以上）

07.10.06交直流发电机

07.10.07变压器（100千伏安及以上）

07.10.08开关柜

07.10.09其它

07.11仪器、仪表

07.11.01测量仪表

07.11.02控制仪表

07.11.03检测仪表

07.11.04计算机

07.11.05其它

07.12机修设备

07.13起重运输与施工机械

07.14其它

08会计档案类

08.01会计凭证

08.01.01原始凭证、记帐凭证、汇总凭证

08.01.02公积金凭证

08.01.03企业补充保险

08.01.04增值税抵扣税款凭证

08.01.05涉外凭证

08.01.06其它

08.02会计帐薄

08.02.01总帐

08.02.02日记帐

08.02.03银行对帐单

08.02.04明细帐

08.02.05固定资产卡片

08.02.06辅助帐薄

08.02.07涉外会计帐薄

08.02.08其它

08.03会计报表

08.03.01年度会计报表（决算）

08.03.02月、季会计报表

08.03.03财务快报

08.03.04其它

08.04工资奖金表

08.04.01工资表

08.04.02奖金表

08.04.03独生子女表

08.04.04保健表

08.04.05其它

08.05其它

08.05.01会计档案移交清册

08.05.02会计档案清册

08.05.03会计档案销毁清册

09干部员工档案类

09.01干部档案

09.02工人档案

09.03健康档案

10教育工作类

10.1基础教育（中小学）

10.2中等教育

10.03高等教育

10.03.01综合事务

10.03.02教学管理

10.03.03学藉管理

10.03.04学生毕业与分配

10.03.05公司干部职工培训

10.03.06教职工进修与培训

10.03.07教学科研

10.03.08教学设备仪器

10.03.09其它

11医疗卫生类

12商业服务类

13礼品类

13.01金属

13.02玉质

13.03瓷质

13.04木质

13.05其它

14声像类

14.01录像带

14.01.01新闻录像带

14.01.02专题录像带

14.02录音带

14.02.01党群工作

14.02.02行政工作

14.03数字磁带（盘）

14.03.01数字磁带

14.03.02数字磁盘

15荣誉类

15.01奖杯

15.02奖牌

15.03奖旗

15.04奖状

15.05题词

15.06证书

15.07其它

16印章类

16.01党群工作

16.02行政工作

17照片类

17.01党群工作

17.02行政工作

18光盘类

18.01图像光盘

18.02数据光盘

18.03工程光盘

附件2：

基建档案专业代号

专业代号专业名称

01土建

02工艺

03设备

04电气、通讯

05仪表、自控、计算机

06给排水

07采暖、通风、制冷

08分析、化验

09总图及其它

附件3

公司部门及车间编号：

安全环保部101

生产部102

设备部103

财务部104

财务部（营业室）104（01）

财务部（计量室）104（02）

财务部（仓库）104（03）

营销部105

营销部（采购）105（01）

营销部（营销）105（02）

办公室106

监察部107

监察部（安保）107（01）

监察部（消防）107（02）

监察部（行政服务）107（03）

监察部（分析化验）107（04）

集团分公司108

集团分公司（置业公司）108（01）

集团分公司（园林公司）108（02）

集团分公司（加油站）108（03）

生产车间201

天然气制氢装置201（01）

甲醇制氢装置201（02）

加氢装置201（03）

硫磺装置201（04）

动力车间202

动力车间（油品）202（01）

动力车间（公用工程）202（02）

机电仪车间301

机电仪车间（机修）301（01）

机电仪车间（电气）301（02）

机电仪车间（仪表）301（03）