加强内部控制体系建设.docx

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加强内部控制体系建设

后勤服务集团干部培训学习讲座材料

加强内部控制体系建设不断提升经济管理水平

审计处处长姚根社

同志们：

大家上午好！

很高兴有这样的机会与大家一起学习。

从讨论题目可以看得出，今天要和大家讨论的内容是有关内部控制问题，而且是有关经济活动业务的内部控制体系建设问题。

就后勤集团而言，所涉及的经济活动还是比较多的，比如：

我们有大量的经常性的材料物资采购业务；有大量的货币资金结算业务；有建设工程主要是修缮改造业务；有伙食成本核算业务；还有水、电、暖、车辆等大项支出管理业务等。

今天我只是就材料物资采购与领用环节、维修改造工程业务环节的内部控制问题以及工程结算报审环节有关要求这两个方面与大家一起交流探讨。

希望通过今天的抛砖引玉，对其他业务环节的内部控制制度建设能有所帮助。

在讨论业务环节内部控制之前，我先说一下为什么要和大家讨论这一问题，然后再简单概述一下内部控制的概念、目标和手段。

一、为什么要谈内部控制体系建设问题？

主要基于以下四点：

1、贯彻学校内涵发展战略的需要。

随着新校区投入使用，后勤集团的管理任务大幅增加。

学校确立了内涵发展战略，这就要求我们在开展各项经济业务活动中，细化业务环节，通过完善内部控制制度，规范我们的管理活动，提升我们的服务水平。

2、内部控制体系的建立和完善，是整个高校经济管理工作面临的一个共性问题。

今年6月份省教育厅、省教育工委针对高校出现的一些问题，要求各高校对资金安全进行一次全面审计。

9月29日，省审计厅、省教育厅按照省政府11次常务会议决定，召开了高校全面审计动员会，决定对省属高校、独立学院、民办院校在今明两年进行一次全面审计，以促进学校规范经济管理，确保资金安全。

我校被安排在第一批，目前，审计组已经开始审计。

3、今年初，毛永波总经理就后勤集团经济活动管理有关问题，同我做过交谈，希望就有关业务环节控制和程序要求与大家做一个交流，以便工作衔接和流程的规范。

4、与大家共同探讨内部控制建设，促进经济活动的规范化管理，也是内部审计服务职能之所在。

为了拓展审计工作覆盖面，今年初我们开展了内控制度审计测评业务，与大家共同探讨经济活动的内部控制体系建设问题，对审计工作也是一个促进。

二、简要说一下内部控制的概念、目标和手段。

（一）内部控制的概念。

内部控制是管理现代化的产物，他是在早期内部牵制的基础上，伴随着单位内部科学管理的压力和审计工作的要求，由经营管理者和审计人员共同实践总结，逐步发展完善的。

内部控制可表述为：

单位经营者为了维护财产物资的安全完整，保证会计信息的真实可靠，保证经营活动的经济性、效率性，通过对经营活动制定制度、流程和措施而形成的调节、检查、制约系统。

简单地说，就是单位为实现管理目标而形成的自律系统。

（办法、制度、规定、流程等系统）

（二）内部控制的目标

内控目标首先要服务服从于本单位所要达到的总体目标。

对于后勤集团，把服务教学，服务师生生活作为主要目标。

从管理角度讲，要以有限的经费最大限度的完成好全校的各项后勤保障任务。

因此，各业务部门各业务环节，就必须履行节约，减少浪费，设法提高经费的使用效益。

这些都是后勤内部控制系统所要实现的目标。

具体目标应有一下四点：

一是维护财产物资的安全、完整；二是保证会计信息的真实可靠；三是保证经营活动的经济性，效率性和效果性；四是保障各项法律、规章的有效遵循。

重点应在第三条。

（三）内部控制的手段

内控手段是指经营者为了实现内控目标而采用的各项政策、制度、程序、流程和措施的总称。

从内部控制审计测评的要求讲，基本的内控手段应有以下四种：

1、授权批准控制--指单位通过制定规章或决议，给各级人员适当的授权批准，使其在授权批准范围内执行有关业务。

XX和批准，不得处理有关业务。

授权批准控制要在明确职责权限的同时还要明确其应负的责任，从而做到分工负责，权责分明。

一般授权（正常业务范围），特殊授权（超出一般业务范围）

2、职责分工控制—即不相容职务的相互制约和牵制。

主要包括以下内容：

（1）决策与执行相分离；

（2）执行与审核（考核、验收）相分离；

（3）执行与核算相分离；

（4）保管与会计相分离；

（5）保管与清查相分离；

（6）会计与出纳相分离；

（7）总账与明细账、日记账相分离；

3、会计记录控制

复式记账，凭证审批控制，记账程序控制，会计账簿控制（记账、对帐、结账），会计报表控制。

4、实物控制

（1）现金、银行存款必须及时入账，做到日清月结，不得白条抵库。

（2）库存物资实行永续盘存制，随时反映收发、库存情况；特别要重视物资领用程序的科学规范，防止跑冒滴漏。

（3）建立财产物资定期或不定期清查制度。

保证财产物资帐实相符，盘盈、盘亏都应及时查明原因，按规定程序报批后进行账务调整。

（4）采用科学方法保管好财产物资。

对于后勤集团来说，特别是米、面、油、干菜要防止腐烂，防止鼠害，减少浪费。

下面就结合具体业务环节谈一下内部控制体系建设。

第一部分，材料物资采购、领用环节的内部控制问题。

就后勤集团而言，每年有大量的采购任务，既有米、面、油，也有生活用煤，还有水、电、暖消耗材料等。

坚持公开、公平、公正原则认真组织好采购业务，既是实现管理目标任务的需要，也是贯彻学校有关廉政建设规定的需要。

对于材料物资的领用也应当给予高度关注，它不但直接影响着集团的经营效益，弄不好也会出现违纪违法问题。

（一）采购环节及控制

主要环节：

采购申请——审查批准——大宗采购公告（校纪委规定5万元以上的大宗采购要在院内组织招标；5-1万元，由业务部门领导组织招标；一万元以下，由业务部门和使用部门协调进行）——考察论证筛选供货商——招标——合同签订——进货验收——货款支付——会计核查——履约检查（长期供货合同）——商务关系延续（二年）或重新筛选供货商进行新的招标。

采购业务主要控制措施：

1、职责分工。

着重考虑以下五个方面

一是请购与审批职责相互独立；二是审批与采购执行职责相互独立；三是验收与会计核算职责相互独立；四是出纳与应付账款的记帐职责相互独立；五是内部检查与相关执行职责相互独立。

2、程序控制

（1）授权控制，根据采购业务的规模划分分级采购权限，并以制度规章予以明确，哪些必须由集团统一组织采购，哪些由各个中心组织采购，应有授权划分。

（2）采购文件及记录管理控制

为了方便集团对采购业务的审批，保管，检查，应合理设计和使用各种文件和记录。

较为关键的文件：

如订单，验收单，付款凭单，支票等都应预先编号，有关经手人员应按编号归档管理这些文件；为了准确核算货款结算情况，应按供货商逐户设立应付账款明细账，货款结算最好以转账支付方式，尽量减少现金结算。

（3）采购业务的独立检查控制，三个层面：

保管人员—货物的品种、规格、数量、等级、价格确认；

领导审批—卖方发票、验收单、订单、合同等；

会计审核--卖方发票、验收单、订单、收款方相关信息，账户名称的一致性

（二）材料物资领用盘查环节的内部控制

主要环节:

申领——审批——出库——使用人签收——会计核算——盘库——会计处理——独立检查

领用环节的控制措施与采购环节基本一致，相关职责要相互独立，形成制约；领用文书设计应严密周全，不留漏洞；库存明细账应日清月结；存货盘点要由负责保管、使用、会计人员和独立于这些职能的其它监管人员共同进行，确保盘点的真实性，有效性；库存物资报废应由保管人员提交专项报告，说明报废原因，连同报废单报领导审批，经审核小组核查责任后集体研究处理。

第二部分，关于维修改造工程业务的内部控制和报审环节的有关要求。

（一）建设工程业务内部控制

1、组织领导（工程建设领导小组、招标领导小组、监督小组）

2、明确授权：

校纪委规定：

投资50万元以上（含50万元）的建设工程（包括新建、扩建、改建、维修、装修），按国家有关规定进行招标和实施；50万元以下，5万元以上的工程在院内组织招标，由院招标领导小组确定施工单位；5万元以下工程，由主管院领导召集有关人员招标和实施；凡建设工程因变更增加投资在1万元以上（含1万元），工程项目负责单位应向招标领导小组和监督部门通报说明情况。

3、建设工程业务的主要环节

建设工程申请（含概算）——立项审批（学院、集团）——招标公告——施工单位考察、筛选——编制工程预算或标底——招标——签约——修缮工程前期验证——施工组织——变更或隐蔽工程验证——竣工验收——决算报审——审计复核——出具审计意见——结算——后期质保

4、主要控制措施

（1）工程预算或标底要尽量准确。

工程量；材料，人工单价；计费标准；三准确。

（2）招标方式的选用应最大限度的维护集团利益。

按照约请投标人方式，分为公开招标和邀请招标。

建议多用公开招标方式，筛选施工单位时优先考虑以前合作较好的施工企业。

按照是否委托代理机构，分为校内组织招标和委托代理机构招标，修缮改造工程一般不做委托。

按照招标人是否制作标底，分为有标底招标和无标底招标，一般修缮改造项目最好是有标底招标，明确工程内容及工程量，像拆除项目就可以是无标底招标。

按照定标方式不同，分为条件中标和议标。

为了避免不可预见因素对招标公平性的影响，以下招标方法比较常用到，我们可根据具体工程特点选取。

一是综合评分法招标；

二是工程量清单投标报价；

三是评出技术招投标人，按最低报价中标

四是充分进行市场调研，低价整合，议标谈判；

五是预先无法确定工程量，现场签证可靠性较高时，采取费率招标；

在实际工作中，我们可根据工程特点，对以上方法进行必要整合。

（3）分散的零星修缮工程，施工前应对现状进行前期验证记录。

最好与审计人员一同进行。

（4）施工过程中的变更或签证应由分管领导和现场人员共同签字，不允许一个人签证。

重大变更或签证应按规定的程序报批签字。

否则，审计人员不好确认。

（5）隐蔽工程在完工之前，未隐蔽前，工程量较大，应通知审计人员进行同步验证，避免审计过程中出现分歧。

（6）竣工验收要认真细致，特别是使用部门要如实反映存在问题，以便要求施工单位限期整改。

（二）工程决算报审的有关要求：

基本要求是：

报审资料齐全，内容真实完整，谁报送谁负责。

报审资料包括:

工程立项批件；招标，投标文件；中标通知书；施工合同；工程变更、签证原始文书；主材认质认价资料单（如果认质认价时）；补充协议；竣工图纸；竣工验收单；经建设单位审核确认的工程决算书。

审计过程中的三点要求：

一是报审资料，在审计中途不允许调整变更或补充

二是施工管理人员要督促施工方积极配合审计，如存在分歧，应遵循实事求是原则。

三是审计人员要自觉遵守职业操守和规范，坚持公平公正原则，自觉遵守审计人员廉洁自律规定，并接受报审单位和施工单位的监督。

内部审计与内部管理职能部门本来就是一家，大家的工作目标是一致的。

审计监督仅是我们工作职能的一部分，我以为，内部审计的主要职能还是在于审计服务，审计处愿意更多更好地为后勤集团的管理工作做好服务，希望大家一定不要客气，只要后勤集团有需求，我们将会全力做好审计服务工作。

谢谢大家！