人事日常工作流程手册.docx

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人事日常工作流程手册

人事日常工作流程手册

　　人事日常工作流程手册

　　第一章前言

　　第一条为使本公司人事作业正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人事统一、脉络一贯，并加强人事部门与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。

　　第二章主办

　　第二条人事、劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理，下设人事专员一人，负责下列全盘人事业务。

　　第三章招募甄试

　　第三条人员招募作业程序如下

（一）人事专员处收到“增补人员申请单”时，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：

　　1.招募职位名称及名额;

　　2.资格条件限制;

　　3.职位预算薪金;

　　4.预定任用日期;

　　5.通报稿或登报稿（诉求方式）拟具;

　　6.资料审核方式及办理日期（截止日期）;

　　7.甄试方式及时程安排（含面谈主管安排）;

　　8.场地安排;

　　9.工作能力安排;

　　10.准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。

（二）诉求：

即将招募消息告诉大众及求职人，如下：

　　1.登报征求：

先拟广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然后联络报社。

　　2.同仁推荐：

以海报或公告方式进行。

　　（三）应征信息处理：

　　1.诉求消息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发出”初试通知单”及”复试通知单”，通知前来本公司接受甄试。

　　2.不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。

为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发“致谢函”也是应有的礼貌。

（四）甄试：

新进人员甄选考试分笔试及面谈。

　　1.笔试包括下列：

（1）专业测验（由申请单位拟订试题）;

（2）领导能力测验（适合干部级）;

　　2.面谈：

由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：

（1）要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松;

（2）要了解自己所要获知的答案及问题点;

　　（3）要了解自己要告诉对方的问题;

　　（4）要尊重对方的人格;

　　（5）将口试结果随时记录于”面谈记录表”。

　　3.如初次面谈不够周详，发出“复试通知单”，再次安排约谈。

　　（五）背景调查：

　　经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。

（限管理级员工）

　　（六）结果评定：

　　经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需。

评定录用人员经总经理核准，行政部部发出“报到通知单”，并安排职前训练有关准备工作。

　　（七）注意事项：

　　应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。

　　第四章任用

　　第十四条经核定录用人员，由行政部依据甄选报名单发给”报到通知单”，请他于报到时携带下列资料：

（一）填写本公司新进职工录用表;

（二）缴验学历证及身份证;

　　（三）缴验近期正面半身免冠照片;

　　（四）缴验体检合格证明;

　　（五）缴验计划生育证明;

　　（六）缴验经济担保书;

　　（以上应缴资料视情况可增减）

　　第十五条干部人员任用，视情况可发给”聘任书”。

　　第十六条新进人员于报到日，行政部应检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。

　　第十七条行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项协助办理下列：

（一）领取员工相关文具用品;

（二）填写制考勤卡并解释使用;

　　（三）领取办公桌锁匙;

　　（四）视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲。

　　（五）行政部应引导新进人员向部门主管报到。

　　第十八条人员报到完毕随后应办理下列事项：

（一）填写”人员异动记录簿”。

（二）更新员工花名册。

　　（六）收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案。

　　第五章试用

　　第十九条原则上行政人员及营业员试用期为三个月（配送仓工人、司机试用二个月），期满合格者，办理转正手续才正试聘用，个别试用成绩突出者，可提前转正。

行政部部每月15日发出当月转正人员《考核表》，由被考核人填写工作小结后，导购经店长、销售主管、行政部、经理考核确认。

行政人员经部门主管、行政部、经理考核后呈总部人力资源部呈相关领导核定。

转正后的员工经分管部门主管及总部人力资源部审批后可签订劳动合同。

　　第二十条行政部根据考核表发给”试用期满通知”。

　　第二十一条行政部发出“试用期满通知”后，并依不同的批示，分别办理下列事项：

（一）试用不合格者，另发给通知单。

（二）调（升）职者，由行政部办理异动作业。

　　（三）薪资变更者，由行政部办理调薪。

　　第二十二条前条办理完毕后，考核表应归入个人档案中。

　　第二十三条新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人员异动申请单，报请权限主管核定停止试用。

　　第六章异动

　　第二十四条晋升（升职、升级）及降级由申请人填写”人事异动申请单”及办理临时考核，转行政部签注意见后，呈权限主管批示。

　　第二十五条调职由申请人填写”人事异动申请单”送调职部门会签，转行政部签注意见后，呈权限主管核定。

　　第二十六条未批准的升、降、调申请单退回申请部门。

经批准的申请单则由行政部依据发布”人事异动通知”，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。

行政部应立即变更薪资名册。

　　第二十七条经批准异动后，涉及调整薪资者，行政部应根据人事异动申请单批示，填制“薪资调整通知单”办理调薪。

　　第七章请假

　　第二十八条员工因故请假，应至行政部领取请假单，依权限逐级呈核，再转回行政部登记于考勤卡（表）上。

　　第二十九条休假作业应另参照《人事管理规章》有关规定办理。

　　第八章考勤

　　第三十条各部门主管应于每月3日前将上月份考勤表送行政部备查;

　　第三十一条如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应填”出勤时间调整单”，经权限主管核准后，转行政部登记备查。

　　第三十二条员工因加班、调休、请假，先至行政部领取”加班单、调休单、请假单”;经权限主管核准后转行政部查核并登记于考勤表上。

　　第三十三条员工因公于上班中外出，应填写”外出登记表”送部门主管核准后，交行政部备查。

　　第三十四条因公而未打卡，应通知行政部呈上级主管核签。

　　第三十五条下班忘记打卡，可由本人找直属主管或行政部签证，若未签卡者一律以旷工论。

（每月不准超过3次）

　　第三十六条行政部于每日检视考勤卡（表），遇异常状况或违规事情，应即主动签办，并与部门主管联络。

　　第三十七条员工出勤情况，行政部应于每月终了后，编制《加班、调休、请假》一式两份，一份本部门留底核计薪资加扣，一份交给各部门公布，限三日内接受更正申请。

　　第三十八条行政部应建立每一员工一份年度考勤统计表（印于个人资料卡中），逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作废。

　　第三十九条每一年度终了，行政部应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休完特别假的人员。

　　第四十条每一年度终了后，行政部应即调查编制次年度享有特别假人员名单，予以造册呈准后公布实施。

　　第四十一条有关考勤作业，请参照”人事管理规章”有关规定办理。

　　第九章出差

　　第四十二条出差作业，应参照财务部”出差管理办法”规定办理。

　　第十章奖惩

　　第四十三条员工遇有功过奖惩时，可由建议人填报”奖惩建议申请单”公文，先由行政部签注意见后，呈经理核定。

　　第四十四条行政部根据核准奖惩建议申请单发布”奖惩通知单”公文，副本抄送本人部门及本人知照，另一份留底本部门月底加扣薪资。

　　第四十五条行政部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。

　　第四十六条奖惩作业应另参照”奖惩办法”规定办理。

　　第十一章考核

　　第四十七条考核分年中、年终、试用期考核、临时考核四种，其处理程序如下：

（一）年中、年终考核：

全年度分两次考核上半年（1月1日至6月30日）、下半年（7月1日至12月31日）各考核一次。

具体程序参照〈美邦集管字（xx）19号文件〉

（二）试用期考核：

员工试用期（职员三个月，工人二个月），由试用单位主管负责考核，并报公司分管领导审核，期满考核合格者，填具“试用人员考核表”，报经理批准后转正。

　　（三）临时考核

　　为申请升降职，应附办理临时考绩，以作上级批示决策参考依据。

　　第四十八条考绩表办理完毕，存于个人资料袋内，并予以登录。

　　第四十九条考绩作业应另参照”考绩办法”规定办理。

　　第十二章薪资

　　第五十条每月1日前将上月新进人员工资档案传真总部核准,行政部应于每月5日前整理上月到职的新进人员，将核准工资登录于”薪资名册”。

并依据工资标准核算工资。

第五十一条行政部应于每月25日整理本月份涉及调薪的人事异动申请单及考核表，经相关部门主管审批（行政人员需经部门主管、行政部、公司经理、总部核准;店铺人员需经店长、销售主管、行政部、公司经理核准）。

经核准后登记于薪资名册，并依据核准薪资标准核算工资。

　　第五十二条经批准离职员工，行政部应据此填制薪资通知单办理停薪，由行政主管审核签章，登录于薪资名册后次月计算工资。

　　第五十三条核薪与调薪案件于归档前，应登录于个人资料卡内。

　　第五十四条每月10日前将上月工资核算完毕，经财务部主管、出纳、公司经理审核后连同相关人事月报表（人事成本分析、人员变动表、人事月报表）传真总部核准。

第五十五条每月15日发放上月工资（公司开除、辞退行政人员者应当日结算工资，辞职者应在每月15日结算工资，但店员有奖金、赔偿必须每月15日结算工资）。

　　第十三章训练

　　第五十六条职前训练

　　新进人员于报到后，行政部应办理以下职前教育：

（一）介绍公司历史背景、经营方针、工作环境;

（二）简介各部门组织、职责、作业状况;

　　（三）相关人事管理制度及注意事项;

　　（四）介绍各部门办公室及主管。

　　第五十七条在职训练

（一）行政部于年度开始，依所需培训目标、对象、课程、教材、预算，拟订训练计划。

（二）行政部于培训期中，应严予考核。

　　（三）员工于接受培训后，视需要提出心得报告，成绩优劣列入考核依据。

　　第五十八条专业培练

（一）专业知识，视必要可办理专案培训。

（二）搜集专业报导或讲座教材，印发给每位员工。

　　（三）各部门主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构举办的讲座、观摩、训练。

　　第五十九条培训作业应另参照”培训办法”规定办理。

　　第十四章辞职

　　第六十条正式任用的员工如感工作不适或其他原因想辞职，应于15天前提出辞职申请书，由部门主管及行政部主管签具意见后，呈公司经理核准，再转回行政部，行政部凭此办理停薪手薪。

　　第六十一条行政部依据辞职申请书发给”离职通知单”，通知本人于批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交，办理完毕后，由行政部审核无误后，并签署意见后计当月薪资。

　　第六十二条行政部根据离职通知单于当日即行办理下列事项：

（一）登记于人员异动记录簿内。

（二）注销行政部控制的人员状况表内登记。

　　（三）登记个人资料卡，注销个人资料档案，将资料存入离职档案袋。

　　第六十三条行政部视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案，以作为人事流动率检查参考。

　　第十五章移交

　　第六十四条各级主管人员及业务承办人员因故离职时，应将所负责的公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任的人员，并会同接任人员提出移交报告书。

第六十五条移交时应造清册名称如下：

（一）印章戳记清册。

（二）所属人员薪资单册。

　　（三）未办或未了重要案件目录。

　　（四）保管文卷目录。

　　（五）职责事务目录。

　　（六）上级指定专案移交事项清册。

　　第十六章劳工保险

　　第六十六条人员于报到日时，由行政部登记办理投加保，生效日以到职日为准。

第六十七条人员于退职日当天，行政部应即办理退保。

　　第六十八条投保薪资因调整薪资或其他因素而变动时，应由行政部填报”投保薪资调整单”。

　　第六十九条行政部应每月统计列册个人负担保费，核算当月工资时从薪资内扣缴。

第七十条每月月底核对社保缴费明细，如有误及时与社保局核对。

第七十一条保存社保相关资料，社保登记证年底需年检。

　　第十七章资料管理

　　第七十二条各种人事命令、通知公布一周后，连同该案核准凭证（申请单或签呈）合并归档。

　　第七十三条每月初依据人员异动记录簿编制”人事异动月报表”，呈核阅后，列入人事流动率检查依据。

　　第七十四条行政部应于每月10日编制各主管名册，送守卫或总机备查（如未异动可具文报备）。

　　第七十五条员工若有需要”服务证明书”或”离职证明书”，可至行政部说明申请理由，由经办人填写证明。

　　第七十六条人事单位应备档案包括下列：

（一）人事异动案。

（二）人事奖惩案。

　　（三）人事考绩案。

　　（四）人事训练案。

　　（五）人事规章案。

　　（六）人事勤务案。

　　（七）人事表报案。

　　（八）福利案。

　　（九）文康活动案。

　　（十）涉外事件案。

　　（十一）收发文登记簿。

　　第十八章其他

　　第一○二条本作业程序，应另参照”人事管理规章”有关规定办理，如有疑义，可由行政部主管解释运用，如有未尽事宜，应另补充修正。

　　第一○三条本作业程序承奉核准后实施，修正时亦同。