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会计账务处理流程徐晔老师复旦大学精品课程
第三章 会计账务处理流程
学习目标：
通过本章学习，了解会计循环的基本流程；了解和掌握会计凭证分类以及主要凭证的填制方法；了解和掌握账簿的分类以及总分类账和明细分类账的登记；了解错账的查找和更正方法；了解结账和对账的内容；了解和掌握主要账项调整分录的编制；了解基本的财务报表有哪些；了解主要的账务处理程序流程图以及优缺点。
会计记账虽免不了与数字打交道，但会计记账与一般的数学运算并不一样，数学运算是纯粹抽象的，可没有任何条件和载体，但会计记账却非如此。
首先，会计记账是具体的、实在的，是在一定的时间、条件和企业背景下的。
其次，它一定要有记账的载体，即业务发生后必须在获得原始凭证后才能记账；二是记账必须在有格式的账簿中加以记录；三是记录必须按会计法规定的程序和规范进行。
本章就是详细介绍与会计记账有关的账务处理流程，包括会计凭证、会计账簿、会计循环以及其他一些在会计循环中必须包含的会计处理流程。
第一节会计循环
企业在其较长的存续期内，不断地发生各种交易和事项，会计人员对这些交易或事项进行确认、计量、记录，在此基础上编制财务报告。
这个过程一般可以分为编制会计分录、过账、试算平衡、账项调整、结账以及编制会计报表6个基本的步骤。
每一会计期间都要重复地经历从编制分录到报表编制的过程。
这种按一定的程序始于期初、终于期末，并循环往复、周而复始进行的会计处理程序被称为会计循环。
一、会计循环的基本步骤
图3-1是一个典型的会计循环图。
平时会计处理期末会计处理
调整分录并过账
试算
分录
过账
结账
编表
经济业务
原始凭证
调整前试算平衡表
调整后试算平衡表
图3-1会计循环图
从上图中可以看出，在一个会计循环中，可将所有业务处理分为平时会计处理工作和期末会计处理工作。
二、平时会计处理工作
平时会计处理工作包括如下一些步骤：
（一）编制分录。
根据平时发生的经济业务编制会计分录，在实务工作中往往是根据原始凭证填制记账凭证，即会计分录是在记账凭证中编制的。
（二）过账。
根据已编的记账凭证或日记账登记相应的账簿，以便分类反映各会计要素，有时候也称为登账。
（三）编制调整前试算平衡表。
根据账簿的发生额和期末余额等编制试算平衡表，以便检查平时的账簿记录工作是否有错。
三、期末会计处理工作
期末会计处理工作包括如下一些步骤：
（一）期末进行账项调整。
对一些平时没有记入账簿（一般是因为没有原始凭证或没有实质性业务发生），但按照权责发生制却需要把一些收入或费用项目记入账簿的业务编制调整分录并登入账簿。
（二）编制调整后试算表。
编制了期末调整分录并过账后，需要根据调整后的账簿资料编制调整后的试算表，以便再次检查账簿记录的正确性。
（三）结账并过账。
期末进行会计结账。
编制结账分录，将各收入账户和费用账户转到有关账户之中，结清收入和费用账户后，结出本期的经营成果。
同时还要对资产、负债和所有者权益类账户计算余额，并将余额结转到下一会计期间，以便进行连续记录。
（四）编制会计报表。
根据调整后的试算平衡表编制正式的财务会计报表。
第二节会计凭证
一、会计凭证的意义与种类
为如实反映各种经济业务对企业会计诸要素的影响，有必要在经济业务发生时，填制或取得适当的凭证作为证明文件。
即记账必须以合格的凭证为依据，不能凭空记账。
会计凭证就是记录经济业务的发生情况，明确经济责任，按一定格式编制的作为记账依据的书面证明。
例如，购买商品时要由供货单位开给发票；商品收进或发出时要有收货单、发货单等。
这些都是会计凭证。
（一）会计凭证的作用
会计凭证是会计信息的载体之一。
经济业务的内容首先记录在会计凭证上。
会计工作主要包括“凭证─—账簿——报表”三个重要步骤，填制或取得并审核会计凭证是其中的起点和基本环节。
为此，填制和审核会计凭证在经济管理中主要有如下三方面的重要作用：
1.会计凭证起到审核经济业务的作用
经济业务是否真实、正确、合理、合规，在记账前都要根据会计凭证进行逐笔审核。
由于会计凭证是经济业务的记录，企业每发生一笔经济业务，按规定都应由经办单位和人员将经济业务发生的内容、时间、地点和条件等，填写在会计凭证上，通过审核凭证，可以检查该项业务是否符合有关政策、法规、制度、计划和预算等规定，防止不合理、不合法的经济业务发生，从而起到会计控制作用。
2.会计凭证是记账的依据
记账必须以经过审核无误的会计凭证为依据，以保证账簿记录的真实可靠，防止弄虚作假。
在会计工作中，不可能存在无凭证记载的经济业务，也不可能存在无根据的账簿记录。
因此，会计凭证是记账的依据。
3.会计凭证可以加强经济责任
因每一项经济业务都要填制或取得适当的会计凭证，有关经办人员都要在凭证上签字，根据凭证可以明确哪些人应对该项业务负责，各负什么责任等。
通过会计凭证的审核，使有关责任人在其职权范围内负责，并作为处理争议的具有法律效力的依据。
这样就加强了经济责任，促进有关人员在自己职责范围内严格按政策、制度、计划、预算办事，提高责任感。
一旦出现问题，也便于事后检查，分清责任。
（二）会计凭证的种类
会计凭证多种多样，可按不同标志进行分类。
会计凭证按其填制程序和用途不同分为原始凭证和记账凭证；而原始凭证和记账凭证又可按不同的标志作进一步分类，见下图3-2：
图3-2会计凭证分类图
二、原始凭证
（一）原始凭证的内容
原始凭证俗称单据，是在经济业务发生时，由经办人员直接取得或填制的，用来记载和证明经济业务已经发生或完成的具体内容，明确经济责任，并具有法律效力的原始证明文件。
经济业务是多种多样的，因而记录经济业务的各种原始凭证，其具体内容和格式也不尽相同。
但不管怎样，它们都必须具备下列一些基本内容（要素）：
1.原始凭证的名称。
标明原始凭证所记录经济业务内容和用途，反映原始凭证的用途。
如“发票”、“入库单”等。
2.填制单位的名称。
与接受凭证单位相联系，标明经济业务的来龙去脉。
3.填写凭证的日期和编号。
填制原始凭证的日期一般是业务发生或完成的日期。
如因各种原因未能及时填制的，应以实际填制日期为准。
此外，为便于检查、核对，对各种原始凭证应按顺序编号。
4.对外凭证要有接受单位的名称。
5.经济业务的内容摘要。
根据经济业务内容可以监督经济业务的真实性、合法性和合理性。
6.经济业务所涉及的财物数量和金额。
主要表明经济业务的计量数据，是原始凭证的核心内容，根据这里的计量数据（主要是金额）进行会计处理。
7.经办人员的签名或盖章。
8.凭证的附件。
有些原始凭证有附件，须注明其号码和件数。
如发货票附有的运货单和货物明细清单等。
（二）原始凭证的种类
1.原始凭证按填制单位不同（来源不同）分为：
（1）自制原始凭证。
也称内部原始凭证，是由本单位经办业务的部门和人员，在通知或执行、完成某项经济业务时自行填制的原始凭证。
如企业材料入库时填制的收料单（见表3-1）、领用材料时填制的领料单、职工出差报销费用时填制的差旅费报销单等。
表3-1（企业名称）
供货单位：
A企业收料单凭证编号：
0068
发票编号：
0981´´年09月25日收料仓库：
3号库
材料类别
材料编号
材料名称及规格
计量单位
数量
金额（元）
应收
实收
单价
买价
合计
布料
45
黑色丝绸布
米
200
200
108
21600
21600
备注
合计
21600
仓库保管员：
收料人：
记账：
采购员：
（2）外来原始凭证。
也称外部原始凭证，是本单位在与其他单位发生经济业务时收到外单位填制的原始凭证。
如购货时取得的发票（见表3-2）、付款时取得的收据、银行的收款通知等。
表3-2上海圆迈贸易有限公司
发票联
客户：
复旦大学´´年10月15日发票号码：
20895524
货物名称
规格型号
单位
数量
单价
满
万
元无效
金额
千
百
十
元
角
分
运动鞋
软底
双
10
100
1
0
0
0
0
0
合计金额
人民币（大写）
壹仟肆佰伍拾元整
单位地址：
收款员：
营业员：
2.原始凭证按填制手续（填写方法）不同分为：
（1）一次凭证。
一次凭证是只记录一项经济业务或若干项同类经济业务，且填制手续是一次完成的原始凭证。
其特点是一张一次凭证不能重复使用，如收货单、银行结算凭证、收款收据和费用报销单等。
（2）累计凭证。
累计凭证是在一定时期内连续地记载若干项不断重复发生的同类经济业务，至期末按其累计数作为记账依据的自制原始凭证。
它可以在一张凭证中连续、累计填列某一时期不断重复发生而分次进行的特定业务，即它的填制手续不是一次完成的。
使用累计凭证可以减少凭证张数和简化填制手续；也能提供一些一次凭证所不能提供的汇总指标；而且它可以随时计算出累计数，以便同计划数或定额数对比，控制支出，防止浪费。
它主要适用于某些经常重复发生的经济业务。
如限额领料单（见表3-3）、费用登记表等都是累计凭证。
表3-3（单位名称）
限额领料单
领料部门：
编号：
1138
用途：
年12月发料仓库：
材料编号
材料名称规格
计量单位
计划投产量
单位消耗定额
领用限额
实发
数量
单价
金额
百
十
万
百
十
元
角
分
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分
日期
领用
退料
限额结余数量
数量
领料人
发料人
数量
退料人
收料人
10月1日
10月5日
生产计划部门：
供销部门：
仓库：
（3）汇总凭证。
汇总原始凭证又称为原始凭证汇总表，是指根据若干张反映相同经济业务的原始凭证经过汇总而另行填制的一种自制原始凭证，是用以集中反映某项经济业务总括发生情况的凭证。
如发料凭证汇总表（见表3-4）、库存现金收入汇总表等。
表3-4（单位名称）
发料凭证汇总表
´´年10月31日单位：
元
领料单位
领料用途
材料类别
合计
原料及主要材料
辅助材料
燃料
一车间
生产成本
制造费用
小计
二车间
生产成本
制造费用
小计
行政部门
管理费用
小计
会计主管：
记账：
稽核：
制单：
外来原始凭证是由外单位或个人填制的，填制手续只能是一次填制完成，所以所有的外来原始凭证都是一次凭证。
3.原始凭证按其用途不同分为：
（1）通知凭证。
通知凭证是指要求、指示或命令企业执行某项经济业务的凭证。
如支票、收款通知书、罚款通知书、货物运单和产品定货单等。
这种凭证由有关部门签字发出，通知相关部门执行，它不能证明某项经济业务已经完成。
（2）执行凭证。
执行凭证是指证明某项经济业务正在进行或已经完成情况的原始凭证。
如领料单、产品入库单、固定资产报废单等。
（3）计算凭证。
计算凭证是指对已经完成的经济业务，根据有关资料经过一定计算而填制的凭证。
如产品成本计算单、制造费用分配表、工资计算单等。
4.原始凭证按照格式不同，分为：
（1）通用凭证。
它是指由有关部门统一印刷、在一定范围内使用的具有同一格式和使用方法的原始凭证。
通用凭证的使用范围，因制作部门不同而异。
可以是某一地区、某一行业，也可是全国通用。
如某省（市）印刷的发货票、收据等，在该省（市）通用；由人民银行制作的银行转账结算凭证，则在全国通用。
（2）专用凭证。
它是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。
如领料单、工资单等。
（三）原始凭证的填制
原始凭证作为经济业务的原始证明，是进行会计核算的依据，同时它又是一份具有法律效力的证明文件，故其填制必须符合一定的要求。
这些要求是：
1.真实。
即凭证上对经济业务的记录，必须同实际情况相符，对实物数量和质量须经有关部门和人员的检查验收，有关金额的数字计算要经有关人员核对，不得弄虚作假、少报多领和违反财经纪律等。
2.完整。
即凭证规定的项目（上述的8项内容）必须逐项填写齐全，不可遗漏省略，且凭证填写手续必须完备，符合内部牵制原则。
3.书写清楚、正确、规范。
凭证中的文字说明和数字要填写清楚、整齐、易于辨认。
数量、单价、金额等的计算要准确无误。
要用蓝色或黑色墨水书写。
如遇填错，不得任意涂改、刮擦或挖补，可用划线更正法更正，并由更正人员在更正处盖章以示负责。
涉及库存现金、银行存款收付的原始凭证，如收据、支票等，都须印有连续编号，按编号顺序使用。
这类凭证如填写错误，应作废重填，并在填错的凭证上加盖“作废”章，与存根一起保存，不得任意撕毁。
4.有经办人员的签字。
有关经办人员都要在原始凭证上签名或盖章，表示对该项业务的真实性和正确性负责，以贯彻经济责任制。
5.填制及时。
根据业务的发生或执行，应按规定时间填制凭证，以便及时、正确地反映经济业务情况，避免事后回忆填制，造成差误。
6.数字标准。
在原始凭证填制中经常会用到一些数码，这些数码的使用，要规范，具体有如下几点：
（1）小写金额要规范，在阿拉伯数字前面应写上货币单位符号，而在数字后面则不用再写“元”字，并且符号和数字之间不留空格。
如“￥1008.00”。
（2）大写金额也要规范，金额后面不到分的要在大写金额后面加上“整”字，以免被人为添加数字。
阿拉伯数字之间有“0”的，汉字大写要写“零”字。
如“￥1008.00”大写金额应该写成“壹仟零捌元整”。
（3）一张原始凭证中同时有小写和大写金额的，两者必须一致。
另外，在原始凭证的填制过程中，还应特别注意以下几点：
（1）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。
自制原始凭证必须有经办单位领导人或其指定的人员签名或盖章。
对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。
（2）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。
一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并且连续编号。
（3）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。
（4）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。
如果批准文件要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
（四）原始凭证的审核
原始凭证必须经过审核，才能作为记账依据。
这是保证会计记录真实和正确，充分发挥会计监督作用的重要环节。
所以，原始凭证的审核是一项严肃的工作，必须认真执行。
《会计法》第十四条规定：
“会计机构、会计人员必须按照国家统一会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。
”在第十四条中还规定“原始凭证记载的各项内容均不得涂改；原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。
原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
（这是因为原始凭证上的金额是反映经济业务事项情况的最重要数据，如果允许随便更改，易产生舞弊，不利于保证原始凭证的质量）”
原始凭证的审核是会计人员职权范围内的一项极为重要的经济把关工作，应由会计主管或专人负责。
原始凭证的审核内容主要包括如下三个方面：
1.真实性审核。
原始凭证是会计信息的基本信息来源，所以原始凭证的真实性对信息质量至关重要。
真实性审核包括两方面：
一是凭证本身的纸张是否真实，如发票有辨别真伪的标志；二是业务内容是否真实，不能是虚构的业务。
凡有下列情况之一者不能作为正确的原始凭证：
（1）未写填制单位名称或没有盖章的；
（2）数量和金额计算不正确；（3）有关责任人员没有签字或盖章；（4）凭证联次不符；（5）有污染、抹擦、刀刮和挖补等。
2.合法性、合规性、合理性审核。
即审核经济业务内容是否符合有关政策、法令、制度、计划、预算和合同等规定，是否符合审批权限和手续，以及开支是否符合节约原则等。
凡有下列情况之一者不能作为合法的会计凭证：
（1）多计或少计收入、支出、费用、成本；
（2）擅自扩大开支范围；（3）不按国家规定的资金渠道和用途使用资金，或挪用资金进行计划外基本建设；（4）不按国家规定的标准、比例提取费用；（5）虚报冒领，违反规定出借公款、公物；（6）擅自动用公款、公物请客送礼等。
3.完整性审核。
即审核原始凭证填写的手续是否完备，项目是否填写齐全，有关经办人员是否都已签名或盖章，是否经过主管人员审批同意等。
如发现内容不够完整、签章手续不够齐备等，都要退回、更正，重新填写完整后方能接受。
4.正确性审核。
即原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额、合计数等有无差错，大写、小写金额是否相等。
（五）原始凭证审核后的处理
会计人员应严格地对原始凭证进行上述4个方面的审核，并须对审核后的凭证作正确处理。
1.对于经审核符合要求的凭证，应按规定及时办理会计手续，据以编制记账凭证，并作为记账凭证的附件保存，以备核对使用。
2.对于经审核业务真实但不符合要求的原始凭证应予退回。
若填写内容不全应补填有关内容；经办手续不完备应补办手续；数字计算有错误应更正；文字有遗漏应补写。
经补充更正后再办理手续。
3.对于经审核不合规和不合理的原始凭证，会计人员有权拒绝接收，不予办理会计手续；有严重违法乱纪行为的，如伪造、变造凭证、虚报冒领的，应向有关部门反映。
三、记账凭证
（一）记账凭证的作用及内容
前已述及，经济业务发生后，会计人员要依据经审核的原始凭证，编制会计分录，分别列示应借记和贷记的账户及金额，作为记账依据。
会计实务中，会计分录一般编制于专门的表单之上。
这种表单就是记账凭证。
记账凭证又称传票，它是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制，是确定会计分录，作为记账依据的一种会计凭证。
有些特殊事项如更正错账、期末账项调整等，无法取得原始凭证时，也可由会计人员依据账簿资料编制记账凭证。
因原始凭证内容和格式不一，直接根据原始凭证记账容易发生差错，故记账前一般应先根据原始凭证编制记账凭证，在记账凭证的摘要栏中说明经济业务的内容，确定应借、应贷的账户名称和金额，然后据以记账。
而原始凭证则作为记账凭证的附件。
这样既便于记账，又可防止差错，保证账簿记录工作的正确性。
记账凭证必须具备下列基本内容：
1.填制单位的名称。
2.记账凭证的名称。
3.凭证的填制日期和编号。
4.经济业务的内容摘要。
5.应借、应贷的账户名称，包括总分类账户、二级账户和明细分类账户的名称和金额。
6.所附原始凭证和其他资料的张数。
7.会计主管人员、复核、记账和填制人员的签名或盖章；收付款凭证还要有出纳人员的签名或盖章。
（二）记账凭证的种类
1.记账凭证按经济内容不同分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。
原始凭证中所反映的经济业务，虽然多种多样，复杂各异，但归纳起来，不外乎是两种业务：
一种是与款项有关的收付款业务，即直接引起库存现金或银行存款增减变化的业务，如收到购货单位付款，就是收款业务；以库存现金支付职工差旅费就是付款业务。
另一种是与款项无关的转账业务，即不涉及库存现金或银行存款发生增减变化的其他经济业务，如生产车间领用原材料、产品完工验收入库等。
所以我们可以把记账凭证按照业务内容分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
（1）收款凭证。
收款凭证是反映货币资金（主要是库存现金和银行存款）收入业务的记账凭证。
它是根据与库存现金、银行存款的收款业务有关的原始凭证或原始凭证汇总表填制的。
实际工作中，出纳人员应根据会计管理人员或指定人员审核批准的收款凭证，作为记录货币资金的收入依据。
出纳人员根据收款凭证收款时，要在凭证上加盖“收讫”戳记，以避免差错。
收款凭证一般按库存现金和银行存款分别编制现金收款凭证和银行存款收款凭证。
（2）付款凭证。
付款凭证是反映货币资金（主要是库存现金和银行存款）付出业务的记账凭证，它是根据与库存现金、银行存款的付款业务以及货币资金之间相互收、付业务有关的原始凭证或原始凭证汇总表填制的。
实际工作中，出纳人员应根据会计管理人员或指定人员审核批准的付款凭证，作为记录货币资金的支出并付出货币资金的依据。
出纳人员根据付款凭证付款时，要在凭证上加盖“付讫”戳记，以避免重复。
付款凭证一般也按库存现金和银行存款分别编制现金付款凭证和银行存款付款凭证。
（3）转账凭证。
转账凭证是反映与货币资金无关的转账业务的记账凭证。
它是根据有关转账业务的原始凭证或原始凭证汇总表填制的。
2.记账凭证按适用的经济业务不同，分为专用记账凭证与通用记账凭证。
（1）专用记账凭证是专门用于某一类经济业务的记账凭证。
上述的收款凭证、付款凭证和转账凭证就是专用记账凭证。
实际工作中，为了便于识别，防止差错，提高工作效率，各种专用记账凭证通常用不同颜色的纸张印刷。
一般收款凭证用红色，付款凭证用蓝色，转账凭证用绿色。
（2）通用记账凭证是适用于所有经济业务的记账凭证。
采用通用记账凭证的单位，不再区分收款、付款和转账三类凭证，即无论是款项的收付业务还是转账业务，都采用统一格式的记账凭证。
通用记账凭证通常适合规模不大、款项收付不多的中小型企业，其格式与转账凭证格式一样。
3.记账凭证按填制方式不同，分为复式记账凭证和单式记账凭证。
（1）复式记账凭证。
复式记账凭证又叫多科目记账凭证，是指在一张记账凭证上反映一笔完整的经济业务。
凡是属于同一笔经济业务所涉及的会计科目不论有几个，都集中填制在一张记账凭证上。
复式记账凭证可集中反映账户的对应关系，因而便于了解经济业务的全貌；了解资金的来龙去脉；便于查账；同时可以减少填制记账凭证的工作量。
上述收款凭证、付款凭证和转账凭证的格式都是复式记账凭证的格式。
（2）单式记账凭证。
单式记账凭证又叫做单科目记账凭证，要求将某项经济业务所涉及的每个会计科目，分别填制记账凭证，每张记账凭证只填列一个会计科目，其对方科目只供参考，不据以记账。
即把某一项经济业务的会计分录，按所涉及的会计科目，分别填制两张或两张以上的记账凭证。
单式记账凭证便于汇总计算每一个会计科目的发生额；便于分工记账。
但采取这一形式的记账凭证，填制记账凭证的工作量变大，且出现差错不易查找。
（三）记账凭证的填制
1.收款凭证的填制。
收款凭证是根据有关库存现金和银行存款业务的原始凭证或原始凭证汇总表填制的。
因收款凭证的借方科目固定于“库存现金”或“银行存款”，故收款凭证的设计以借方科目为主导。
收款凭证左上方“借方科目”处，应视其所反映经济业务的具体内容的不同
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