行政部岗位说明书修改建议 1.docx
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行政部岗位说明书修改建议1
行政部经理岗位说明书
基本信息
职位名称
行政部经理
职位编号
JMXZ001
所属部门
行政部
职位定员
1
直接上级
总经理
直接下属
行政主管、企化专员、行政文员、车辆管理员
职责与权限
职责概要
负责公司制度、文件、档案管理，安全保卫、后勤保障、办公物资、文化建设等管理工作
主要工作职责
要项
主要工作任务
工作标准
制度管理
组织制订、完善公司管理制度、工作流程
每年正月十五前，组织各部门完成制度修订，正月二十日前，提交经理级（含）以上人员会议审议通过
制订、完善部门规章制度、工作流程
每年12月20日前组织本部门完成
起草、修订行政管理制度及流程；
每年12月10日起草、修订一次；制度流程重大缺陷，及时提出修改意见报上级批准。
制订月度纪律检查计划并组织实施
有计划、有记录，对违反制度、流程的人员次月3日前提出处罚建议
评估公司制度流程对公司管理的作用
每年春节前完成。
协助子公司完善管理制度
每年正月，协助子公司完成制度修订
计划管理
组织汇总公司年度、月度工作计划
年度计划每年1月15日（农历）前完成，月度计划每月30日前完成
制订本部门年度、月度计划
年度计划每年春节后完成，月度计划每月29日前完成。
制订企业文化建设年度计划
每年正月完成
制订月度部门财务预算计划
30号前完成，提交财务部
月度办公用品、福利采购计划的审批；
每月30日完成
制定本部门年度团队建设、学习计划
每年12月10日完成
会议
管理
公司级会议（年度、半年度会议、公司周年庆典）的筹备、组织、实施
按照领导指示，完成会务工作，提交会议日常安排表及费用计划
收集部门月度工作总结，组织公司月度工作例会。
每月5号完成，形成会议纪要。
组织公司经理办公旬会。
每10、20、30日完成，形成会议纪要。
主持部门月度例会，撰写部门月度总结。
每月4号完成
公司会议纪要、领导指示、公司计划落实
2天内完成会议纪要；领导指示每天反馈；公司计划根据实际情况。
创新管理
部门管理的创新与提升
每半年至少一次
提出公司管理合理化建议
每年至少两次
目标管理
防火防盗、用电安全事故发生率
0（非自身防范原因造成的不在统计之内）
主要职责工作
要项
主要工作任务
工作标准
行政文秘
管理
协助董事长、总经理催办、督办相关事项
每天回馈一次。
审核公司行政文件（公司级下发的各类文件）
1个工作日内审核完成，并发放完成。
企业荣誉申报的工作
在规定时间内申报完成。
企化管理
组织修订企业使命、精神及VI形象识别系统
每年5月召集经理级（含）以上人员讨论公司使命、精神及VI形象。
《金茂视界》、网站的新闻稿件的审核
报刊每月1号发行、网站随时更新
监督执行《企业文化实施方案》
每月按计划完成
组织开展评优评先活动，表彰工作优秀员工和有专长的员工
有明确的评选方案，优秀员工评选每半年组织一次。
办公用品管理
建立各类人员办公用品配备标准
有《金茂公司各类人员办公用品配备明细表》
办公用品采购询价、申报
每月23日前汇总办公用品申购计划表，经批准后3日内购买、发放完毕
公司电脑、电视、电话、监控、音响设施的检查、维修保养等管理工作；
有台账，发现故障1小时内报修
组织办公资产、办公用品的盘点
每半年一次
员工福利发放的监督管理；
有预算方案并通过审批
后勤管理
车辆管理
公司宿舍纪律、用水用电管理；
每周至少检查一次，有检查记录
办公区域的5S管理
每月评比一次，得分85分以上。
食堂卫生管理；
公司食堂每周至少检查一次，项目食堂每月检查一次；有检查记录、评分
治安、安全、保卫管理工作；
每月至少抽查两次，管理疏漏导致事故为零。
公务车辆使用审批；
车辆派遣单审核，无遗漏。
处理车辆交通事故
及时配合交警处理，按制度处理责任人。
车辆维修厂家的评估
每年评估一次，及时更换。
组织车辆年审、保养及保险缴纳
按照政府相关部门规定及车辆管理制度办理
档案管理
公司文件资料档案的管理监督
每半年一次，分类准确，无遗失。
主要权限
1、对公司行政制度流程检查权
2、对违反公司制度的本部门人员的处罚权；
3、对违反行政制度行为的人员的处罚权
4、公司计划、会议纪要、领导指标的督办权；
5、对直接下属有工作调配权、任免建议权；
6、对部门人员有三天（含三天）以内假期的审批权；
7、对直接下属有业绩考核权
8、对本部门预算内的费用有使用权；
9、车辆调度权；
10、印章使用的审核权；
11、对公司工作改善建议权；
12、对不良行为检举权；
13、对子公司行政工作的督导权
任职资格
生理
要求
性别
不限
年龄
28岁以上
身高
160cm以上
健康状态
良好
教育水平
本科
专业要求
企业管理、工商管理相关专业
获取证书
经验要求
五年以上相关工作经验
技能与
培训要求
熟练掌握日常OFFICE办公软件及设计软件，了解公文写作、档案管理标准
其他要求
无
素质要求
素质名称
素质要求程度
备注
很强
强
中
弱
很弱
服从意识
●
语言表达能力
●
责任心
●
信息整理能力
●
执行能力
●
行政部主管岗位说明书
基本信息
职位名称
行政部主管
职位编号
JMXZ002
所属部门
行政部
职位定员
1
直接上级
行政部经理
直接下属
无
职责与权限
职责概要
负责公司行政、档案管理、文件上传下达、安全保卫、后勤保障的管理工作
主要工作职责
要项
主要工作任务
工作标准
制度管理
协助组织制订、完善公司管理制度、工作流程
每年正月10前，组织收集各部门制度修订意见，正月15日前，提交行政经理
参与制订、完善部门规章制度、工作流程
每年12月20日前协助部门经理组织本部门完成
制订月度纪律检查计划并协助实施
有计划、有记录，对违反制度、流程的人员次月3日前提出处罚建议
计划管理
起草本部门年度团队建设、学习计划，并实施
每年正月20日完成
起草本部门年度、月度计划
年度计划每年春节前完成，月度计划每月26日前完成。
起草月度部门财务预算计划
29号前完成，提交行政经理
月度办公用品、福利的采购及发放；
每月5日前完成
会议
管理
公司级会议（年度、半年度会议、公司周年庆典）的具体实施工作
按照领导指示，完成会务工作，提交会议日常安排表及费用计划
起草部门月度总结。
每月4号完成
创新管理
部门管理的创新与提升
每季度至少一次
提出公司管理合理化建议
每年至少两次
目标管理
防火防盗、用电安全事故发生率
0（非自身防范原因造成的不在统计之内）
主要职责工作
要项
主要工作任务
工作标准
行政文秘
管理
根据行政经理的指示，协助行政经理催办、督办相关事项
每天回馈一次。
企业荣誉申报的工作
在规定时间内申报完成。
办公用品管理
建立各类人员办公用品配备标准并按照标准配发办公用品
有《金茂公司各类人员办公用品配备明细表》
建立办公用品采购信息库
每季度更新一次。
收集、汇总办公用品申购计划，并负责办公用品采购询价、申报
每月26日前汇总办公用品申购计划表，经批准后3日内购买、发放完毕
公司电脑、电视、电话、监控、音响设施的检查、维修保养等工作；
有台账，发现故障1小时内报修
办公资产、办公用品的管理与盘点工作
每半年一次
具体实施员工福利的发放工作；
有预算方案并通过审批
后勤管理
公司宿舍纪律、用水用电管理；
每周至少检查一次，有检查记录
办公区域的5S管理
每月评比一次，得分85分以上。
食堂卫生管理；
公司食堂每周至少检查一次，项目食堂每月检查一次；有检查记录、评分
负责治安、安全、保卫工作；
每月至少抽查两次，管理疏漏导致事故为零。
负责公司相关物业的电费、水费核查、收缴工作
每月一次，及时将收缴费用上缴财务
招待费用的结算工作
每月月初完成
公司手机话费的整理、核对等工作
每月月初及时完成
车辆管理
公务车辆使用审批；
车辆派遣单审核，无遗漏。
协助车辆管理员处理车辆交通事故
及时配合交警处理，按制度处理责任人。
协助行政经理，与车辆管理员一起进行车辆维修厂家的评估
每半年评估一次，及时更换。
档案管理
公司文件资料档案的收缴、整理、编号等管理工作
每年一次，分类准确，无遗失。
主要权限
1、对公司行政制度流程的建议权
2、对违反行政制度行为的人员的处罚建议权
3、本部门工作计划的督办权；
4、车辆调度权；
5、对公司工作改善建议权；
6、对不良行为检举权；
7、办公区域5S检查权；
8、办公用品使用的监督权
任职资格
生理
要求
性别
不限
年龄
25岁以上
身高
160cm以上
健康状态
良好
教育水平
大专及以上
专业要求
企业管理、工商管理相关专业
获取证书
经验要求
三年以上相关工作经验
技能与
培训要求
熟练掌握日常OFFICE办公软件及设计软件，了解公文写作、档案管理标准
其他要求
无
素质要求
素质名称
素质要求程度
备注
很强
强
中
弱
很弱
服从意识
●
语言表达能力
●
责任心
●
信息整理能力
●
执行能力
●
企业文化专员岗位说明书
基本信息
职位名称
企文专员
职位编号
JMRLZY003
所属部门
人力资源部
职位定员
1
直接上级
人力资源部经理
直接下属
无
职责与权限
职责概要
负责公司企业文化建设运行、管理工作。
主要工作职责
要项
主要工作任务
工作标准
制度管理
建立企业VI识别系统并监督执行
12月10日前修订完成并上报审批
修订企业文化主题内涵
根据企业发展情况，年度调整文化建设主题思路
企业对外宣传
对外宣传材料（企业画册、宣传海报、企业宣传片、宣传展板）的制作与及时更新
在规定时间内完成，经部门经理审核后通过公司高管会议审批。
组织在省级、市级以上专业报刊发表
省级每年不少于4篇；市级每年不少于6篇
参加行业有关展会
每年至少一次，提出企业宣传方案。
提出户外广告计划
每年12月10日前完成（含费用预算）
报刊网站
管理
公司网站的版面更新、内容更新；
每年3月份按经理提出网站版面、企业简介及宣传册的要求更新，网站内容一个月至少增加2篇文章
《金茂视界》编辑与发行
每月5日印刷完成，稿件新颖，排版整齐美观。
企业各种影像资料的拍摄、留存与建档
及时、无遗漏，建立台帐，每月更新。
通讯网络的建设
建立不低于15人的通讯队伍；
生日祝福、中标喜讯、学习分享、通知通报、温馨提示短信发送
及时发送，准确无误。
创新管理
收集创新提案，组织评审
每月一次，及时申报，跟踪检查。
创新提案实施效果的评估
根据评审确定的周期，对实施效果进行评估。
提出员工座谈会主题
根据员工的座谈意见，提交管理改善建议，每季组织一次
团队建设
员工行为职业化培训
每月至少一次，有PPT教材，参培人员考核不低于85分
定期组织各种技能、文娱活动
每季一次
跟踪师傅带徒弟方案的实施
按方案的周期进行评价并公布。
（删除）
企业亲情文化的实施
及时准确、无遗漏
生日祝福活动
按员工生日时间执行，及时无延误
企业文化墙的设计与更新
5个工作日内设计完成并上报审批
创新提案的落实与监督
每月组织一次
主要权限
1、对公司工作改善建议权
2、对不良现象检举权
任职资格
生理
要求
性别
不限
年龄
22岁以上
身高
不限
健康状态
健康
教育水平
大专及以上学历
专业要求
人力资源管理
获取证书
无要求
经验要求
无要求
技能与
培训要求
熟练掌握日常OFFICE办公软件、招聘面试技巧
其他要求
无
素质要求
素质名称
素质要求程度
备注
很强
强
中
弱
很弱
服从意识
●
语言表达能力
●
责任心
●
信息整理能力
●
执行能力
●
行政部行政专员岗位说明书
基本信息
职位名称
行政文员
职位编号
JMXZ004
所属部门
行政部
职位定员
2
直接上级
行政部经理
直接下属
无
职责与权限
职责概要
负责公司文件打印发放、档案管理、行政后勤事务工作。
主要工作职责
要项
主要工作任务
工作标准
行政文秘
管理
公司电话、传真的接听、收发
有电话接听记录，及时转告
外来文件、邮件的接收
有接收记录、审批记录、及时下发
对外呈报的文件的撰写及上报
按外部要求内容、时间呈报，准确无延误。
公司公文撰写（会议纪要、通知、通报）
1个工作日内完成，语言顺畅，表达准确
企业大事记
每年12月10日整理完成，记录齐全无漏项。
企业荣誉申报资料整理工作；
建立台账，在规定时间内申报完成。
文件的排版、打印工作
文字打印及时，排版整洁、清晰、准确无误；
文件的发放、回收工作
4小时内完成发放、回收工作；
报刊、杂志的征订、分发，收寄邮件
报刊、杂志每年征订一次，每年12月前完成，收到的邮件4小时内分发完毕
行政例会通知、会议资料收发、会务服务、会议室卫生、设备调试工作
按例会时间要求进行
电脑、传真机、复印机、投影仪、照相机等办公设施的管理
有台账，有借用记录，发现故障1小时内报修
办公用品出入库的管理
建立办公用品出入库帐，及时登录，发放准确。
公司相关物资的出入库管理
建立物资出入库帐，及时登录，发放准确。
收集部门月度工作总结，组织公司月度工作例会。
每月5号完成，形成会议纪要。
公司会议纪要、领导指示、公司计划落实
2天内完成会议纪要；领导指示每天反馈；公司计划根据实际情况。
后勤管理
会议室的管理
保持整洁及用电等安全
固定费用（话费、水电费、租金）缴纳
按外部单位要求时间及时缴纳，每月一次
办公区域5S管理
每周检查一次，提出处罚建议。
商务会所的清理工作
及时清理，保持会所整洁
董事长、总经理办公室卫生清理
每天早晨上班前清理完毕；
车辆管理
建立车辆的年审、保险缴纳管理台帐
按照政府相关部门规定及车辆管理制度办理
建立车辆油耗、维修、检查等记录台账
每月一次，记录准确
档案管理
文件资料整理并定期归档
分类准确，无遗失。
建立文件台帐及借阅记录
更新及时、记录齐全
建立图书、资料、电子文档、影像借阅记录
建立管理台账，按档案管理制度执行、及时收集、记录齐全
主要权限
1、办公区域5S检查权；
2、办公用品使用的监督权
3、对公司工作改善建议权
4、对不良现象检举权
任职资格
生理
要求
性别
不限
年龄
22岁以上
身高
160cm以上
健康状态
健康
教育水平
大专及以上学历
专业要求
计算机、文秘、档案管理
获取证书
无要求
经验要求
一年以上行政文员工作经验
技能与
培训要求
熟练掌握日常OFFICE办公软件
其他要求
无
素质要求
素质名称
素质要求程度
备注
很强
强
中
弱
很弱
服从意识
●
语言表达能力
●
责任心
●
信息整理能力
●
执行能力
●
升级会员 