办公自动化系统使用管理制度.docx

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办公自动化系统使用管理制度

办公自动化系统使用管理制度

一、总则

（一）、为了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际情况，制定本制度。

（二）、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以用友U8智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

（三）、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》等有关规定，结合公司实际，制定本制度。

二、组织职责

（一）、公司行政部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。

主要职责为：

1、负责制定OA系统规章制度；

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；

3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；

4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

7、协助人事部组织的操作培训；

8、协助各个部门信息搜集、整理优化系统的需求；

9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；

10、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

11、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；

（二）人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。

主要职责为：

1、负责现有用户、及新增用户的审核；

2、负责提供用户（变更或注销）信息给行政部。

3、人力资源部必须在确认账号完成注销后，才能为其办理离职手续。

4、新入职人员提出OA账号申请后，由人资部审核后交由行政部开通OA并激活相应权限。

（三）、各个部门提供OA办公系统中用户的流动、权限变更信息。

三、登陆规范

（一）、OA所有用户至少在每个工作日上午、中午下班前一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证审批流程的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公（可远程办公）。

（二）、OA用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、并定期更换。

多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

（三）、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

四、安全保密

（一）、所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。

（二）、按照公司《计算机管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。

系统用户必须安装杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

（三）、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

（四）、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。

不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

（五）、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容；

（六）、发生泄密的情况，将追究相关人员责任。

五、审批时限

OA流程审批必须及时有效的处理，保证信息能在最快、最短的时间内传递。

（一）、OA流程的分类：

1、OA流程按时效性及重要程度分为：

一般、重要、非常重要三级。

2、一般流程处理时限为一个工作日；重要流程处理时限为4小时以内；非常重要处理时限为2小时以内。

3、处理时限按流程审批人接收时间到审批完成时间计算。

4、流程审批人不在公司，无法审批流程时，由其授权代理人执行本规定相关条款。

5、对于重要流程、非常重要流程的审批，创建人发起后要根据流程进行跟踪，并电话或者口头提醒审批人审批流程。

6、流程所述情况需经调查、验证、研究等，流程处理时间可延迟。

（另附情况说明）

7、所有OA流程的审批人，务必于当日18：

10之前到达自己节点的所有流程的审批（特殊情况除外，特殊情况要另附说明）；如果需要请假（或休假）的审批人，需全部将已到达自己节点的流程审批完结后方可请假（或休假）。

8、为了更加顺利开展工作。

所有流程被“回退”或“不同意”时，需OA审批人注明原因，否则将按照超时处罚规定进行处理。

六、超时处罚

（一）、各审批人未在18：

:

10前审批完自己工作流的人员，将进行处罚，处罚规定如下：

1、一般流程在该员工节点处，该员工处罚100元/条；

2、重要流程在该员工节点处，该员工处罚200元/条；

3、非常重要流程在该员工节点处，该员工处罚500元/条；

七、附则

（一）、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

（二）、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

（三）、本制度由公司行政部负责解释、补充，经总裁审批通过后颁布执行。