word邮件合并与信封制作.docx

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word邮件合并与信封制作

Word2010高级操作—批量制作成绩单和信封

一、案例介绍

通过Word2010和Excel2010协同工作，可以实现成绩报告单的“批处理”，省时省力，能轻松地完成学生成绩报告单的填写工作和信封的量制作。

二、解决方案

2．1总体分析

邮件合并：

在Office中，先建立两个文档：

一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。

2．2设计规划

邮件合并的过程：

1、在WORD中点击工具--信函与邮件合并--把第一项邮件合并和第二项显示邮件合并工具栏都选上；2、点击工具栏上的第二个符号：

打开数据源--按照对话框提示找到考题文件夹

--打开要合并的excel表；3、在word中把光标放在要合并的位置，点击邮件合并工具上的第6个符号：

插入域---在弹出的对话框中依次选择，选择一个--点击插入，关闭；把光标放在第二个要合并的位置--点击插入，关闭；全部插入完毕后，点击邮件合并工具栏中倒数第4个符号：

合并到新文档，在新文档中保存为题目要求的文件名。

2．3解决方案

Ø在本案例中，我们将解决如下问题：

Ø创建Word主文档，插入表格，并设置表格格式。

Ø创建Excel电子表格，输入数据。

Ø使用邮件合并功能生成批量成绩单

Ø使用信封制作向导批量制作信封

Ø使用邮件合并分步向导批量制作信封

三、实现步骤

3．1建立主文档

（1）插入表格

新建Word文档并命名为“期末成绩报告单”，输入首行标题“期末成绩报告单”；切换到“插入”区，在“表格”组单击“插入表格”，如图1所示。

在弹出的“插入表格”对话框中设定行、列数，单击“确定”，如图2所示。

图1插入表格图2设置行列数

（2）设置边框

选中表格，单击鼠标右键，选择“边框和底纹”，在弹出的对话框中选择线型设置边框，如图（3）所示。

然后选中第四行单击格，设置内容如图（4）所示。

图3设置表格边框图4设置第四行单元格边框

（3）输入表格中每份成绩单都相同的文字内容，并设定好文字大小；选中表格，单击鼠标右键，选择“单元格对齐方式”选择正中的选项，即水平居中，垂直居中，如图5所示。

图5制作完成的成绩单效果图

3．2建立“成绩报告单”数据源

使用Excel制作学生成绩单工作表，结果如图6所示。

图6“学生成绩单”工作表

3．3邮件合并

准备好主文档“期末成绩报告单.docx”和数据源“学生成绩单.xlsx”之后，就可以进行邮件合并了。

（1）选择数据源

在“期末成绩报告单”word文档中，切换到“邮件”功能区，此时“编写和插入域”组中的按钮呈现灰色，需要激活才能邮件合并,如图7所示。

图7邮件功能区

首先在“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”右侧的下三角按钮，从弹出的菜单中选择“信函”命令，如图8所示。

图8“信函”命令

再在“开始邮件合并”组中，单击“选择联系人”右侧的下三角按钮，从弹出的菜单中选择“使用现有列表”命令，如图9所示。

图9“使用现有列表”命令

在弹出“选择数据源”对话框中，选择数据源文件，也就是前面我们创建的“学生成绩单”Excel工作簿，如图10所示。

单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，从中选择表“学生成绩单”工作簿中的“学生成绩单”工作表，如图11所示。

图10选择数据库

图11选择工作表

（2）设置邮件合并

现在设置邮件合并将光标定位于“期末成绩报告单”的Word文档中表格“学号”单元格右侧的空白单元可处，选择“插入合并域”，如图12所示。

然后单击图中的学号插入学号项，依次插入其他项，完成后如图13所示。

图12插入合并域图13插入合并域后的效果图

（3）预览邮件合并结果

设置好邮件合并后，我们可以在邮件区的预览结果组中，单击预览结果按钮进行预览，如图所示14所示。

图14预览结果

（4）完成邮件合并

如果对预览合并后的效果满意，就可以完成邮件合并的操作了。

在“完成”组中，单击“完成并合并”按钮，在弹出的菜单中，选择“编辑单个文档”如图15所示。

在弹出的“合并到新文档”对话框中，设置合并的范围，如图16所示。

图15选择“编辑单个文档”图16“合并到新文档”对话框

3.4批量制作信封

学生成绩通知单打印完成后，需要打印每个寄往每个学生家长的信封，以便完成寄送工作。

这项工作可以使用邮件合并中专门的信封制作向导或者邮件合并分步向导来完成。

（1）“信封制作向导”制作信封

在新建文档中，切换到“邮件”功能区，在“创建”组中，单击“中文信封”按钮，弹出“信封制作向导”对话框。

单击“下一步”按钮，打开如图17所示的对话框。

根据实际情况选择信封样式及选项，如图18所示。

图17“信封制作向导”对话框

图18选择信封样式

接着单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中，选择“基于地址簿文件，生成批量信封”，如图19所示。

在弹出“打开”对话框，在对话框的右下角选择文件类型为“Excel”，然后选择所需的“学生成绩单”寄送信封工作簿，如图20所示。

图19选择“基于地址簿文件，生成批量信封”

图20选择地址簿文件

单击“打开”按钮，返回到“信封制作向导”对话框。

在“匹配收件人信息”列表中进行相应的配置，如图21所示。

单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中，输入寄件人的信息，如图22所示。

图21“匹配收件人信息”列表

图22输入寄件人的信息

继续单击“下一步”按钮，弹出如图23所示的对话框。

图23完成对话框

（2）“邮件合并向导”制作信封

利用邮件合并向导制作信封要经过“邮件合并向导”的六个步骤。

1）启动Word2010，进入主界面后新建一个空白文档，切换到“邮件”功能区。

单击“开始邮件合并”\“邮件合并分步向导”按钮，如图24所示。

启动“邮件合并”的第一步：

选择文档类型中，选中“信封”单选框，如图25所示。

图24“邮件合并分步”向导图25“信封”单选框

2）选择开始文档。

这里设定信封类型和尺寸。

选中“更改文档版式”单选框，如图26所示。

单击“更改文档版式”区的“信封选项”链接，打开“信封选项”对话框，单击“信封尺寸”框的下拉箭头，进行相关设置如图27所示。

图26更改文档版式”单选框图27“信封选项”对话框

3）选取收件人。

单击“使用现有列表”区的“浏览链接”用和批量制作成绩单相同的方法的打开Excel格式的数据源“学生成绩单寄送信封.xlsx”

4）选取信封。

在这里我们将完成把数据源中的字段合并到主文档中的操作。

把插入点定位于信封左上角安置邮编的位置，单击“其它项目”链接，如图28所示。

图28“其他项目”单选框

打开“插入合并域”对话框，选择“邮编编码”，再单击“插入”按钮，如图29所示。

图29“其他项目”对话框

用同样的方法把“通信地址”和“姓名”分别插入到位于信封正中的文本框中。

插入操作完成后关闭“插入合并域”对话框。

返回Word编辑窗口，如图30所示。

图30插入合并域的结果

5）预览信封，如图31所示。

在这里可以先浏览一下信封的效果。

如果信封的外观并不够满意，可以调整字体和位置，直到满意为止。

图31预览信封

6）完成合并。

单击“编辑个人信封”链接，打开“合并到新文档”对话框，保持默认选择“全部”，单击“确定”后，得到一个名称为“信封1”的新文档，另存为“邮件向导信封合并.docx”，设置显示的比例为45%，可以在编辑窗口内看到合并生成的信封，如图32所示。

图32合并生成信封