Excel高效数据校验两法.docx
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Excel高效数据校验两法
Excel高效数据校验两法
在用Excel录入完大量数据后,不可避免地会产生许多错误。
通常而言,多数用户都是一手拿着原始数据,一手指着计算机屏幕,进行手工的数据校验,这不但容易导致眼睛疲劳,而且效率不高。
为此,笔者特向大家介绍两种轻松且高效的数据校验方法。
一、语音校验法
我们可以使用Excel的“文本到语音”功能,将Excel工作表中的数据读出来给我们听,这样就可让耳朵和眼睛并行工作,以轻松实现数据的校验。
具体操作如下:
在Excel工作表中选定需要校验的数据,执行“工具→语音→文本到语音”命令,打开“文本到语音”工具栏(见图1)。
图1
然后,根据自己的需要,单击工具栏上的“按行”或“按列”按钮来设定朗读顺序。
接着,准备好原始数据,再单击“朗读单元格”按钮即可开始数据校验(提示:
在朗读前别忘了打开音箱或戴上耳机哟)。
不过,有些用户可能会发现自己的计算机只能朗读数字或英文单词,而不能朗读中文。
这该怎么办?
别急!
此时,你还需要做点小小的设置。
打开控制面板,双击其中的“语音”项。
在“文本→语音转换”选项卡中将“语音选 择”由“Microsoft Sam”改为“Microsoft Simplified Chinese”即可。
再试试,是不是中文也可以读出来了?
当然,也有用户可能会问,能不能在录入时就通过语音来校验数据呀?
行,没问题!
单击工具栏上的“按回车键开始朗读”。
此时,当你在单元格中录入数据并回车后,Excel就会立即将数据读出来了。
小提示:
该项功能不会随Excel的默认安装而安装,首次使用时,系统会提示你添加,请按提示操作。
如果你在安装office时选择了删除备份文件,系统会提示你插入安装盘。
当你发现有错时,可及时单击图1中的第二个按钮停止朗读,以便进行修改,修改后再单击第一个按钮,校对又能继续进行。
事实上,很多人为了追求快速校对,一般是左手拿纸稿,右手修改,这时只需按一下Esc键即可暂停朗读。
而单击第三、四个按钮,可设置按行进行校对还是按列进行校对。
追求更高效率
上述方法很省事,但速度较慢。
专业的录入员在操作Excel时,一般是用专业的指法从数字键盘录入数据,与其听Excel读一遍还不如重新输入一遍来得快,当然,这里的重输一遍是有目的的——快速校对。
图2是一张工资表示意图。
当然,一般的工资表列数都比较多,可将用于校对的列安排到后面去,要用时才让其显示出来。
下面是具体的设置方法:
图2
单击“视图”→“工具栏”→“窗体”,将窗体工具栏显示出来,在U1单元格插入一个“组合框”。
在V4:
V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容,这里的内容一定要与工资表表头即B3:
D3中的内容保持一致。
再右击组合框,选择“设置控制格式”→“控制”选项卡,在“数据源区域”后的文本框中输入V4:
V6,在“单元格链接”后输入U1。
今后,我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”,同时,U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。
在U3单元格中输入函数 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ,再用Excel的自动填充功能将其复制到U3下面的单元格中。
至此,基本功能已经具备,可以试用一下了。
单击组合框,选择要对哪一项进行校对,比如“基本工资”,接着,在T4:
T8单元格中将每人的基本工资重输一遍,如果B4中的数据与T4中的数据相等,U4中会自动填入1以示正确,如不等,则自动填入0以示错误。
同理,如果用组合框选择另一项,如“奖金”,U列中的函数会自动将T列的值与对应的C列的值进行比较并提示正误。
小提示:
为使给出的出错提示更加明显,还可在U列设置条件格式,比如让出错信息显示为红色等,设置条件格式的方法:
选中U4:
U8单元格,单击“格式”→“条件格式”,得到图3对话框,可在图3的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。
接着单击“格式”,打开的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同,可对符合条件的单元格数字设置字体、字号、下划线等,你认为哪种最醒目就选择哪一个。
图3
二、公式审核法
有时,我们录入的数据是要符合一定条件的,例如,对于学生成绩表而言,其中的数据通常是0~100之间的某个数值。
但是,在录入时由于错误按键或重复按键等原因,我们可能会录入超出此范围的数据。
那么,对于这样的无效数据,我们如何快速将它们“揪”出并予以更正呢?
让我们用公式审核法来解决这类问题吧。
下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。
首先,打开一张学生成绩表。
然后,选中数据区域(注意:
这里的数据区域不包括标题行或列),单击“数据→有效性”命令,进入“数据有效性”对话框。
在“设置”选项卡中,将“允许”项设为“小数”,“数据”项设为“介于”,并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”(见图2),最后单击“确定”退出。
图2
接着,执行“视图→工具栏→公式审核”命令,打开“公式审核”工具栏。
好了,现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。
此时,我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了(见图3)。
图3
根据红圈标记的标志,对错误数据进行修正。
修正后红圈标记会自动消失。
这样,无效数据就轻松地被更 正过来了。
巧用Excel实现成绩的校对
Excel强大的数据处理功能使很多学校的成绩处理都用上了它。
但是有些老师在用Excel输入成绩时,总担心自己输入会出现错误。
其实,用Excel提供的“条件格式”功能完全能够解决这个难题,真正确保学生成绩准确无误。
现把这一方法在此交流,供老师们参考。
1. 输入成绩(第一遍录入)
打开学生成绩表,依次录入各学科的成绩。
2. 校对成绩(第二遍录入)
(1)在“语文”成绩所在列(列B)后插入一列(列C),命名为“语文2”。
在“语文2”列中再一次录入语文成绩(如图1)。
根据有关规定,所有学生成绩必须要经过录入和审核两道程序,所以我们采用两次录入成绩再由Excel进行校对的方法,从而达到审核的目的。
图1
(2)把活动单元格移到“C2”,单击菜单“格式→条件格式…”,在弹出的“条件格式”对话框中将“条件1”设定为“单元格数值”、“不等于”、“=B2”(实际操作时不必输入双引号)。
然后单击“格式(F)…”,弹出“单元格格式”对话框,选择“图案”选项卡,在“单元格底纹颜色”下选取红色,单击〔确定〕返回到“条件格式”对话框。
单击〔确定〕,完成对单元格C2的设定(如图2)。
这样,若单元格C2与单元格B2数值不相等,则单元格C2的底纹变为红色,若相等,则不会有任何变化。
图2
(3)单击工具栏中的〔格式刷〕按钮,然后用鼠标点击C列顶上的列字母“C”,使这列中的所有单元格格式与C2相同。
这样,凡第二次与第一次成绩录入不相同的单元格都会以红色底纹显示,表示必有一次录入的成绩是错误的。
而两次录入相同的单元格就不会有任何变化。
根据单元格的颜色变化,可以一目了然地知道录入成绩是否有错误(如图3)。
图3
(4)把以红色底纹显示的成绩,对照原始数据,在列B或列C中逐一予以纠错,使全部底纹都变成白色后,就完成了语文成绩的校对。
(5)再用同样的方法,完成其余各学科成绩校对。
(6)检查确信没有红色底纹的单元格后,删去用于校对成绩的列“语文2”、“数学2”……
Excel 在公式中使用运算符号
在Excel 2000中,公式可以使用数学运算符号来完成。
比如加法、减法等。
通过对这些运算的组合,我们就可以完成各种复杂的运算。
在Excel中可以使用的数学运算符号见表7-1。
在执行算术操作时,基本上都是要求两个或者两个以上的数值、变量,例如=10^2*15。
但对于百分数来说只要一个数值也可以运算,例如=5%,百分数运算符号会自动地将5除以100,得出0.05来。
在Excel中不仅可以进行算术运算,还提供了可以操作正文(文字)的运算。
利用这些操作,我们可以将文字连接起来,例如我们可以利用“&”符号将一个字符串和某一个单元格的内容连接起来。
表7-2给出了文字操作的例子。
此外,Microsoft Excel 还提供了比较运算。
这些运算符号会根据公式判断条件,返回逻辑结果TRUE(真)和FALSE(假)。
比较运算符号见表7-3。
表7-4则是使用比较运算的例子。
在Excel环境中,不同的运算符号具有不同的优先级。
如果要改变这些运算符号的优先级可以使用括号,以此来改变表达式中的运算次序。
在Excel中规定所有的运算符号都遵从“由左到右”的次序丛怂恪@ 纾?
A1+B2/100和=(A1+B2)/100的结果是不同的。
运算符号的次序见表7-5。
注意:
在公式中输入负数时,只需在数字前面添加“-”即可,而不能使用括号。
例如:
=5*-10的结果是“-50”。
Excel 公式的显示
在Mircosoft Excel 2000中,通常当我们输入公式后,在单元格中反映的不是公式本身,而是由公式计算的结果,公式本身则在编辑栏的输入框中反映,如图 7-2的显示。
我们也可以改变设定,在单元格中显示输入的公式。
要达到此目的,可以按照下列步骤操作:
(1) 执行“工具”菜单中的“选项”命令,出现选项对话框,单击“视图”选项卡,如图7-3所示。
(2) 选定“窗口选项”框中的“公式”,按下“确定”按钮。
就会看到单元格显示的不再是公式的结果,而是公式本身了。
如图7-4所示。
我们也可以使用键盘组合达到同样的效果。
通过按下[Ctrl]+[`]键,就可以在显示结果和显示公式之间切换,就像按开关一样。
查找与引用函数
1.ADDRESS
用途:
以文字形式返回对工作簿中某一单元格的引用。
语法:
ADDRESS(row_num,column_num,abs_num,a1,sheet_text)
参数:
Row_num是单元格引用中使用的行号;Column_num是单元格引用中使用的列标;Abs_num指明返回的引用类型(1或省略为绝对引用,2绝对行号、相对列标,3相对行号、绝对列标,4是相对引用);A1是一个逻辑值,它用来指明是以A1或R1C1返回引用样式。
如果A1为TRUE或省略,函数ADDRESS返回A1样式的引用;如果A1为FALSE,函数ADDRESS返回R1C1样式的引用。
Sheet_text为一文本,指明作为外部引用的工作表的名称,如果省略sheet_text,则不使用任何工作表的名称。
实例:
公式“=ADDRESS(1,4,4,1)”返回D1。
2.AREAS
用途:
返回引用中包含的区域个数。
语法:
AREAS(reference)。
参数:
Reference是对某一单元格或单元格区域的引用,也可以引用多个区域。
注意:
如果需要将几个引用指定为一个参数,则必须用括号括起来,以免Excel将逗号作为参数间的分隔符。
实例:
公式“=AREAS(a2:
b4)”返回1,=AREAS((A1:
A3,A4:
A6,B4:
B7,A16:
A18))返回4。
3.CHOOSE
用途:
可以根据给定的索引值,从多达29个待选参数中选出相应的值或操作。
语法:
CHOOSE(index_num,value1,value2,...)。
参数:
Index_num是用来指明待选参数序号的值,它必须是1到29之间的数字、或者是包含数字1到29的公式或单元格引用;value1,value2,...为1到29个数值参数,可以是数字、单元格,已定义的名称、公式、函数或文本。
实例:
公式“=CHOOSE(2,"电脑","爱好者")返回“爱好者”。
公式“=SUM(A1:
CHOOSE(3,A10,A20,A30))”与公式“=SUM(A1:
A30)”等价(因为CHOOSE(3,A10,A20,A30)返回A30)。
4.COLUMN
用途:
返回给定引用的列标。
语法:
COLUMN(reference)。
参数:
Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。
如果省略reference,则假定函数COLUMN是对所在单元格的引用。
如果reference为一个单元格区域,并且函数COLUMN作为水平数组输入,则COLUMN函数将reference中的列标以水平数组的形式返回。
实例:
公式“=COLUMN(A3)”返回1,=COLUMN(B3:
C5)返回2。
5.COLUMNS
用途:
返回数组或引用的列数。
语法:
COLUMNS(array)。
参数:
Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。
实例:
公式“=COLUMNS(B1:
C4)”返回2,=COLUMNS({5,4;4,5})返回2。
6.HLOOKUP
用途:
在表格或数值数组的首行查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。
语法:
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
参数:
Lookup_value是需要在数据表第一行中查找的数值,它可以是数值、引用或文字串;Table_array是需要在其中查找数据的数据表,可以使用对区域或区域名称的引用,Table_array的第一行的数值可以是文本、数字或逻辑值。
Row_index_num为table_array中待返回的匹配值的行序号。
Range_lookup为一逻辑值,指明函数HLOOKUP查找时是精确匹配,还是近似匹配。
实例:
如果A1:
B3区域存放的数据为34、23、68、69、92、36,则公式“=HLOOKUP(34,A1:
B3,1,FALSE)返回34;=HLOOKUP(3,{1,2,3;"a","b","c";"d","e","f"},2,TRUE)返回“c”。
7.HYPERLINK
用途:
创建一个快捷方式,用以打开存储在网络服务器、Intranet(Internet)或本地硬盘的其它文件。
语法:
HYPERLINK(link_location,friendly_name)
参数:
Link_location是文件的路径和文件名,它还可以指向文档中的某个更为具体的位置,如Execl工作表或工作簿中特定的单元格或命名区域,或是指向word文档中的书签。
路径可以是存储在硬盘驱动器上的文件,或是Internet或Intranet上的URL路径;Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字,它用蓝色显示并带有下划线。
如果省略了Friendly_name,单元格就将link_location显示为链接。
实例:
HYPERLINK("","驱动之家")会在工作表中显示文本“驱动之家”,单击它即可连接到“”。
公式“=HYPERLINK("D:
\README.TXT","说明文件")”在工作表中建立一个的蓝色“说明文件”链接,单击它可以打开D盘上的README.TXT文件。
8.INDEX
用途:
返回表格或区域中的数值或对数值的引用。
函数INDEX()有两种形式:
数组和引用。
数组形式通常返回数值或数值数组;引用形式通常返回引用。
语法:
INDEX(array,row_num,column_num)返回数组中指定的单元格或单元格数组的数值。
INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。
参数:
Array为单元格区域或数组常数;Row_num为数组中某行的行序号,函数从该行返回数值。
如果省略row_num,则必须有column_num;Column_num是数组中某列的列序号,函数从该列返回数值。
如果省略column_num,则必须有row_num。
Reference是对一个或多个单元格区域的引用,如果为引用输入一个不连续的选定区域,必须用括号括起来。
Area_num是选择引用中的一个区域,并返回该区域中row_num和column_num的交叉区域。
选中或输入的第一个区域序号为1,第二个为2,以此类推。
如果省略area_num,则INDEX函数使用区域1。
实例:
如果A1=68、A2=96、A3=90,则公式“=INDEX(A1:
A3,1,1)”返回68,=INDEX(A1:
A3,1,1,1)返回68。
9.INDIRECT
用途:
返回由文字串指定的引用。
此函数立即对引用进行计算,并显示其内容。
当需要更改公式中单元格的引用,而不更改公式本身,即可使用INDIRECT函数。
语法:
INDIRECT(ref_text,a1)。
参数:
Ref_text是对单元格的引用,此单元格可以包含A1样式的引用、R1C1样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用;A1为一逻辑值,指明包含在单元格ref_text中的引用的类型。
如果a1为TRUE或省略,ref_text被解释为A1-样式的引用。
如果a1为FALSE,ref_text被解释为R1C1-样式的引用。
实例:
如果单元格A1存放有文本B1,而B1单元格中存放了数值68.75,则公式“=INDIRECT($A$1)”返回68.75。
10.LOOKUP
用途:
返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。
该函数有两种语法形式:
向量和数组,其向量形式是在单行区域或单列区域(向量)中查找数值,然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值;其数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值,然后返回数组的最后一行或最后一列中相同位置的数值。
语法1(向量形式):
LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)
语法2(数组形式):
LOOKUP(lookup_value,array)。
参数1(向量形式):
Lookup_value为函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值。
Lookup_value可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。
Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。
Lookup_vector的数值可以为文本、数字或逻辑值。
参数2(数组形式):
Lookup_value为函数LOOKUP在数组中所要查找的数值。
Lookup_value可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。
如果函数LOOKUP找不到lookup_value,则使用数组中小于或等于lookup_value的最大数值。
Array为包含文本、数字或逻辑值的单元格区域,它的值用于与lookup_value进行比较。
注意:
Lookup_vector的数值必须按升序排列,否则LOOKUP函数不能返回正确的结果,参数中的文本不区分大小写。
实例:
如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90,则公式“=LOOKUP(76,A1:
A4)”返回2,=LOOKUP("bump",{"a",1;"b",2;"c",3})返回2。
11.MATCH
用途:
返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。
如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身,则应该使用MATCH函数。
语法:
MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)。
参数:
Lookup_value为需要在数据表中查找的数值,它可以是数值(或数字、文本或逻辑值)、对数字、文本或逻辑值的单元格引用。
Lookup_array是可能包含所要查找的数值的连续单元格区域,Lookup_array可以是数组或数组引用;Match_type为数字-1、0或1,它说明Excel如何在lookup_array中查找lookup_value。
如果match_type为1,函数MATCH查找小于或等于lookup_value的最大数值。
如果match_type为0,函数MATCH查找等于lookup_value的第一个数值。
如果match_type为-1,函数MATCH查找大于或等于lookup_value的最小数值。
注意:
MATCH函数返回lookup_array中目标值的位置,而不是数值本身。
如果match_type为0且lookup_value为文本,lookup_value可以包含通配符(“*”和“?
”)。
星号可以匹配任何字符序列,问号可以匹配单个字符。
实例:
如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90,则公式“=MATCH(90,A1:
A5,0)”返回3。
12.OFFSET
用途:
以指定的引用为参照系,通过给定偏移量得到新的引用。
返回的引用可以是一个单元格或单元格区域,并可以指定返回的行数或列数。
语法:
OFFSET(reference,rows,cols,height,width)。
参数:
Reference是作为偏移量参照系的引用区域,它必须是单元格或相连单元格区域的引用;Rows是相对于偏移量参照系的左上角单元格,上(下)偏移的行数。
如果使用5作为参数Rows,则说明目标引用区域的左上角单元格比reference低5行。
行数可为正数(代表在起始引用的下方)或负数(代表在起始引用的上方);Cols是相对于偏移量参照系的左上角单元格,左(右)偏移的列数。
如果使用5作为参数Cols,则说明目标引用区域的左上角的单元格比reference靠右5列。
列数可为正数(代表在起始引用的右边)或负数(代表在起始引用的左边);Height是要返回的引用区域的行数,Height必须为正数;Width是要返回的引用区域的列数,Width必须为正数。
实例:
如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90,则公式“=SUM(OFFSET(A1:
A2,2,0,2,1))”返回177。
13.ROW
用途:
返回给定引用的行号。
语法:
ROW(reference)。
Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。
实例:
公式“=ROW(A6)”返回6,如果在C5单元格中输入公式“=ROW()”,其计算结果为5。
14.ROWS
用途:
返回引用或数组的行数。
语法:
ROWS(array)。
参数:
Array是需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。
实例:
公式“=ROWS(A1:
A9)”返回9,=ROWS({1,2,3;4,5,6;1,2,3})返回3。
15.RTD
用途:
从支持COM自动化的程序中返回实时数据。
语法:
RTD(ProgID,server,topic1,[topic2],...)
参数:
ProgID已安装在本地计算机中,经过注册的COM自动化加载宏的ProgID名称,该名称用引号引起来。
Server是运行加载宏的服务器的名称。
如果没有服务器,程序是在本地计算机上运行,那么该参数为空白。
topic1,topic2,...为1到28个参数,这些参数放在一起代表一个唯一的实时数据。
16.TRANSPOSE
用途:
返回区域的转置(所谓转置就是将数组的第一行作为新数组的第一列,数组的第二行作为新数组的第二列,以此类推)。
语法:
TRANSPOSE(array)。
参数:
Array是需要转置的数组或工作表中的单元格区域。
实例:
如果A1=68、A2=76、B1=85、B2=90,那么公式“{=TRANSPOSE(A1:
B1)}”返回C1=56、D1=98、C2=90、D2=87。
17.VLOOKUP
用途:
在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。
当比较值位于数据表首列时,可以使用函数VLOOKUP代替函数HLOOKUP。
语法