会议系统操作手册.docx

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会议系统操作手册

CC会议系统（V2.2.6）操作手册

群英企业云计算服务平台

2012年9月6日

第一章关于视频会议系统

1.1产品简介

CC会议是采用云计算SAAS模式，无需下载安装任何插件的纯网页视频会议软件，有群英IDC海量的带宽资源与服务器体系支撑，具有高清流畅视频语音效果、强大完善的数据协同共享及会议管理功能，操作简单方便，只需摄像头和麦克风，即可实现随时随地高质量会议的召开，让异地参会者突破空间限制体验面对面的交流效果，保证企业沟通效率，最大程度降低企业运营成本。

图1产品简介

1.2功能特点

流畅视听

业内领先的语音视频效果，适应各种网络环境，带给您如面对面交流般的视频体验。

电子白板

人性化设置，超多功能应用，支持多人同时操作；让观点展示、问题描述游刃有余。

视频播放

画面清晰细腻，色彩饱满真实，支持各种文件共享播放，方便所有参会者同步观看。

申请发言

创新的“申请发言”设置，让您的会议既能保证人人参与发言，又有良好秩序保障。

会议投票

彻底免去使用“纸张投票”统计的缓慢繁琐，快速统计结果，即时了解参会者意向。

资料共享

支持任意格式文档同时在线上传、共享；支持多人并发操作，方便下载与在线演示。

会议管理

CC会议拥有功能丰富强大、操作简单的管理后台，最大程度的节约您的宝贵时间。

分屏布局

随需设置多种分屏布局类型，与会者可以灵活选择、任意切换，查看参会者视频。

会议聊天

多窗口聊天操作，支持文字聊天、权限设置，让一对一、一对多的互动交流更便捷。

1.3使用的网络环境

视频会议系统是一款在线使用的SaaS软件，在互联网环境下，用户可以随时登录使用。

官方产品地址为

【视频会议系统产品参数】

操作系统

WINDOWS（XP\Vista\7\win2000\2003\2008）、UNIX、MAC、Linux

浏览器

IE6、IE7、IE8、IE9、FireFox、遨游、搜狗、360、chrome等多种主流浏览器

FlashPlayer版本

FlashPlayer9、FlashPlayer10、FlashPlayer11

网络

无限制

插件

无

1.4使用视频会议系统

注册成为群英企业用户，就可以使用视频会议系统以及群英企业云计算服务平台提供的其它软件服务。

1.4.1注册企业用户

注册CC账号：

第一步：

打开群英主站：

，点击[注册]按钮，进入注册页面填写注册信息并创建企业；

图2企业注册

第二步：

进入注册成功页面，激活CC账号：

图3激活CC账号

第三步：

添加企业员工

快速添加企业员工账号及基本资料；

图4添加企业员工

第四步：

开始使用

完成基本步骤，开始使用我们的产品。

图5创建员工账号

此时您已是企业版用户，如果您还需添加更多企业员工，还可到我的企业进行单个添加或批量添加。

1.4.2开通CC会议系统

1）在您创建企业成功的同时，已获赠包括CC会议系统在内的企业应用：

图6开通CC会议系统

2）点击我的企业左侧菜单中的“企业应用”：

图7企业应用

图8设置企业应用权限

您可以选择企业员工，将他们设为视频会议系统的应用管理员和使用者。

设置好后，您就可以正式使用CC会议了。

1.4.3购买及升级

了解CC会议后，如需购买，可登录群英主站，在CC会议页面（

进入创建订单的页面，可见购买对象是您所在企业的名称，如图：

1）使用视频会议系统如未创建企业则可邀请访客参会，但无法邀请员工；如需邀请员工参会，则必须先“创建企业”或“加入企业”；

2）按提示支付订单后，则会提示购买产品成功！

如图：

图9创建订单

图10购买成功

第二章视频会议的基础设置及管理

2.1用户登录

2.1.1客户端登录

登录群英CC客户端，点击企业应用栏的CC会议图标“

”，即可进入CC会议的迷你页面，点击任何一个链接均可进入CC会议，无需另外输入登录信息。

如图：

图11客户端登录

2.1.2主站登录

在浏览器打开群英主站，输入用户名与密码，成功登录后进入[我的企业]，点击[CC会议]即可进入CC会议管理后台。

图12应用登陆

2.1.3访客登录

主持人可邀请访客参加会议，但发出邀请的会议号不能更改。

访客只能进入发出邀请的会议室，访客可以在进入会议前填写自己的称号，这样在会议中有助于其他与会成员与您进行沟通，访客与企业的会议成员拥有同等的会议室权限。

图13访客登录

2.2新建会议

2.2.1进入新建会议页面

您在CC会议首页，点击新建会议按钮，或点击菜单的新建会议，进入新建会议页面。

图14新建会议

2.2.2会议信息填写

将会议信息填写完整即可[提交]，填写时带*号的为必填项。

图15会议信息填写

2.2.2.1会议时间

1）会议时间默认为当前时间的十分钟后，用户可选择任意大于当前时间为会议开始时间；

2）操作方法：

点击日期框弹出日历选择，点击“时、分”下拉按钮选择会议开始时间。

图16会议时间设置

2.2.2.2预计时长

1）会议预计时长可选择的最大值为8小时，默认预计时长1小时；

2）操作方法：

点击预计时长旁“小时、分钟”的下拉按钮选择即可。

图17预计时长设置

2.2.2.3会议状态

1）会议状态默认为公开。

当会议是公开状态时，在会议开始后可以邀请企业员工或通过会议地址邀请访客参加会议，反之则不行；

2）操作方法：

在“会议公开”前的方框打勾则此新建会议的状态为公开。

图18会议状态

2.2.2.4主题字颜色

1）主题字颜色默认为黑色，如果会议申请人想发出的会议在列表中更显突出，可选择其他颜色进行区分。

2）操作方法：

点击会议主题右侧的彩色主题按钮，弹出下拉框选择。

当用户选择为红色，主题颜色即显示为红色。

如下图所示：

图19主题字颜色

2.2.2.5参会人员选择

设置参会人员可在页面右侧的人员选择窗口选择，或者在搜索框输入关键字进行快速检索，前提条件是选择的参会人员必须是我的企业中的成员。

人员选择框如右图所示：

图20参会人员选择

2.2.2.5.1设置参会人员

当您的企业成员列表栏暂无企业成员可以选择为参会人员，请查看参会人员设置指引的提示。

如下图所示：

图21参会人员设置指引

1）点击添加员工账号，可进入我的企业，新增企业员工。

2）点击设置应用使用者，进入企业应用页面，您可设置企业员工使用CC会议的权限。

3）回到CC会议新建会议页面，右侧企业成员列表显示新增加的员工，您可选择需要参会的成员添加到参会人员中。

2.2.2.6会议主持

会议主持默认为会议创建者，也可以删除后手动输入，或在自动出现的下拉列表中选择。

会议主持人必须是参会人员中的一员.

图22会议主持

2.2.2.7会议记录

会议记录可在参会人员下拉框中选择，也可手动输入。

会议记录人在会议结束后有权限上传会议记录，对会议记录文档进行操作管理。

图23会议记录

2.2.2.8手机短信通知

勾选“手机短信通知”，当新建会议成功后，系统会立即向所有参会人员发送该会议的手机短信通知。

（注：

前提是所有参会人都有记录手机号码，并且您的所在企业的企业短信为启用状态，您具有CC会议企业短信的使用权）

2.2.2.9定时CC提醒

选择定时CC提醒，可自行设置CC会议提醒时间，默认为开会前十分钟提醒；如果不选择定时CC提醒，当新建会议成功后，系统会立即发送CC提醒给每一个参会人员。

图24定时CC提醒

2.2.3新建会议成功

1）会议提交成功后，如果离会议开始时间大于10分钟时，您可以上传资料和新建投票，页面显示如下：

图25上传资料&新建投票提醒

2）当离会议开始时间小于10分钟时，参会人员可以进入会议室等待开会，这时不能上传资料和新建投票，只能到会议室内添加，页面显示如下：

图26新建会议成功

2.2.4会议自动通知

新建会议成功后，群英CC客户端的会议成员可以接收到新会议提醒，并且当会议的信息有更新（如成员变更及留言）和会议即时开始时，在客户端也会接收到提醒。

同时，会议申请人如果勾选了短信时，与会成员也会收到文字短信的提醒。

图27客户端自动提醒框

2.3查看会议

在查看会议页面可查看未召开、进行中、已结束会议列表。

图28查看会议

用户可选择菜单栏的提醒设置

，进入消息提醒设置页面。

对您的会议消息CC提醒进行设置。

您需要会议信息发生了哪些变动后，对您进行CC提醒，便在相应的设置提醒项目前的复选框打勾，点击[保存设置]即可。

2.3.1未召开的会议

图29未召开的会议

1）在查看会议中查看未召开的会议，系统显示未召开的会议列表，可查看本人需参加的、未召开的会议信息，可点击会议时间、重要度、剩余时间、会议提醒进行列表升降序排列。

2）当前时间离会议时间大于10分钟时，超级管理员和主持人、会议创建者可以修改和取消会议，但参会人员只能查看会议内容。

3）当前时间离会议时间小于10分钟时，在操作栏点击

按钮进入会议室开会，所有人都不能对会议内容操作和管理。

2.3.1.1会议内容

1）在未召开的会议列表页面点击会议主题的链接，便能进入会议内容页面查看，如下图显示：

图30会议内容

2）当前时间离会议时间大于10分钟时，点击[修改会议]时，进入修改会议页面；点击[取消会议]，弹出取消提示框，输入取消会议事由后[确定]，会议立即被取消。

如下图显示：

图31取消会议

3）当前时间离会议时间小于10分钟时，直接点击

，自动打开会议室页面参会。

2.3.1.2会议资料

1）点击会议详细页面的会议资料标签页，进入该会议的会议资料页面。

会议资料页面显示了所有与会议有关的由会议成员和创建者上传的会议资料，参会者可以在列表中查看、上传、下载会议资料。

2）点击[上传资料]按钮，或上传资料下拉框选择上传本地资料，或列表中间的[上传资料]链接，弹出上传选择框，点击[浏览]按钮，选择一个或多个会议资料，点击[上传]，便能上传会议资料；

图32会议资料

图33本地上传资料

如需选择以前会议中您已上传过的会议资料则可点击[上传资料]的下拉选项[选择已有资料]，如下图所示：

图34选择已有资料

3）会议资料上传成功后，显示在会议资料列表中，并在进入会议室后显示在会议资料列表中。

所有会议成员都能上传、下载和打开会议资料，超级管理员、主持人、会议创建者能对会议资料重命名、删除。

图35会议资料列表

Ø点击[重命名]，对会议资料名称进行重命名；

Ø点击[下载]，下载会议资料到本地查看；

Ø点击[CC打开]，会议资料用CC阅读器打开查看；

Ø点击[html打开]，会议资料用浏览器打开显示；

Ø点击[删除]，删除会议资料。

2.3.1.3会议投票

1）在未召开的会议“会议投票”页面，超级管理员、主持人、会议创建者能发起会议投票，对会议投票进行管理（如修改、删除），会议成员能查看会议投