餐饮企业采购管理系统方案.docx
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餐饮企业采购管理系统方案
餐饮企业采购管理系统
专业工业工程
指导老师
学校昆明理工大学
起止日期2012年12月6日～12月27日
餐饮企业采购管理系统
摘要
采购管理系统是用于企业管理中物资采购信息管理的系统，其开发的主要功能是：
实现对采购过程中的三个重要记录——请购单、采购订单和采购合同做重点管理，各自生成条件合理，数据传递快速有效、按执行状态归类的统计列表及时反映执行状态变化；当物资入库时登记其基本信息，包括物资的种类、名称、数量等，然后登记物资的入库资料，包括入库的时间等；最后对物资的入库和出库资料综合得出各种物资的各类信息，方便进行后续工作。
总的说来，就是实现公司的管理现代化、信息资源化和决策科学化等，从而降低采购的总体成本，增加企业的利润，并能更好的完成企业最终目标。
本文通过业务流程图及数据流程图对系统分析做了详细的介绍，按照概念设计、逻辑设计、物理设计的步骤完成数据结构及数据库的设计，最后实现系统设计。
关键词:
采购；采购管理系统；信息管理系统
1.项目背景
改革开发30年来，我国餐饮业伴随着经济的发展和社会的进步走过了具有历史性、跨越性和巨变性的30年，在行业规模、服务质量、管理水平和经济贡献等方面都有很大的提高。
在这30年的发展过程中，餐饮业作为第三产业中的传统服务性行业之一，始终保持着旺盛的发展势头。
现在餐饮行业竞争愈演愈烈，企业赢利出现两极分化。
中小型餐饮企业，特别是没有特色和品牌的企业，赢利变得越来越少。
供应链采购系统中间成本过高，中小型餐饮企业在采购时全靠中间商，并且存在采购员的回扣问题，原料从产地到餐馆的过程中，价格差距几乎达到3～8倍，加上农产品价格上涨，餐饮企业成本越来越高；但由于餐馆数量多，竞争激烈，企业不敢随意提高价格，这使得餐饮业的平均利润越来越低，有的餐馆生意很好却不赚钱，出现餐馆频繁转让的现象。
1.1采购过程中存在的问题
（1）采购部门缺乏计划，盲目采购，库存量大，库损高，造成浪费和流动资金呆滞，常发生在新开业的饭店。
（2）采购人员缺乏相关知识，信息不灵，责任心不强，图省事，怕麻烦，采购前不能货比三家，季节差价、时段差价掌握不准，加大了饭店经营成本。
（3）不能坚持多人知情，多人参与，多人采购制度。
饭店也很少对采购员采取轮岗换人，采购员一干就是几年或十几年，能够摸清饭店管理漏洞中的诀窍，很会打“擦边球’。
（4）大件商品采购暗箱操作，现金交易，未能实行公开竞标；大宗低值易耗品采购质次价高，损耗增大。
七是进货体现不出“买办（采购）之功居其次”的要求，厨房鲜活原料采购多以半成品为主，海干货采购多以市场发制好的为主，对原料优劣缺乏鉴别能力，导致增大了厨房成本还影响了菜肴的质量。
（5）有人把在饭店当采购员看成是个“肥差”，吃市场提成，捞供货方回扣，直接损害了饭店利益。
据知情人透露，当前有3％至5％的利差在没进饭店前便流失在采购环节中，天长日久，就不是一个小数字。
（6）采购人员脑子灵活点子多，有利先给当官的，堵住领导的嘴，自己攀靠大树捞好处。
个别领导也在不知不觉中与采购人员由心心相印变为心心相通，充当有劣迹采购员的保护伞。
再是由于采购人员是某些领导的知心人，员工忌谈，问题在较长一段时间解决不好。
（7）大型饭店进货采购打游击战，无法享受供货方的批零差价，更无法稳定采购成本支出。
1.2系统目标
（1）用最简单的操作完成最繁琐的细节，从繁重的脑力劳动脱离出来，由软件进行库存采购的统一管理，使人一目了然。
（2）有效的整合企业内外部的资源,加强企业与供应商之间的紧密合作,增强企业采购业务的透明度,规范标准业务流程,提高采购的效率和质量,提升企业的核心竞争力。
（3）实现公司的管理现代化、信息资源化和决策科学化等，从而降低采购的总体成本，增加企业的利润，并能更好的完成企业最终目标。
（4）通过全面的信息采集和处理，辅助提高企业采购的决策水平。
（5）实现对采购过程中的三个重要记录——请购单、采购订单和采购合同做重点管理，各自生成条件合理，数据传递快速有效、按执行状态归类的统计列表及时反映执行状态变化。
（6）实现计算机系统代替原来繁琐的人工档案管理。
2.系统分析
2.1组织机构与功能分析
图1采购管理子系统与其他业务系统的关系图
图2组织结构图
总经理：
负责监督企业项目任务的分配与管理。
财务部：
为企业内部各级管理部门和人员提供进行经营决策所需的各种经济信息。
生产部：
主要实现对企业内部生产流程的管理控制，监控生产情况，进行质量跟踪，自动上报有关统计信息。
采购部：
主要实现企业对物料采购全过程的控制，从物料需求、采购计划的下达到收货验收入库的全部过程进行有效的控制。
仓管部：
帮助企业的仓库管理人员对库存物品进行全面的控制和管理，达到降低企业库存、减少资金占用，保证生产营运顺利进行。
质检部：
负责对企业采购物品的质量监管与控制，及时向相关部门反映质量问题。
人事部：
主要实现对企业人力资源信息的管理，提高人力资源信息的共享程度，使人力资源信息的提取和利用更加方便和快捷。
2.2业务流程分析
该采购管理系统，业务流程从整体的理论来阐述，是总流程的一个主要组成部分之一，与其它部门紧密结合，又能独立执行各种采购操作。
通过人事部门进行权限增改，判断权限，执行改权限所赋予的职能。
通过各部门提供采购单数据信息（包括业务员或采购管理员输入等），生成相应的采购单。
此时，可以对这些采购数据信息进行相应的查询、修改、删除、添加等操作，之后，进入系统，对相应订单进行审核等基本操作。
审核成功后，采购业务员就可执行相应的采购单。
最后通过物料入库的信息反馈，决定是否对逾期未到货供应商进行退单处理。
从采购系统本身来说，相对独立于其它部门，独立进行添加、修改、审核、管理采购单和退单处理，既收集各部门采购信息后，系统相对独立与其它部门不受其它部门意志影响，由采购部门制定并执行采购计划。
但又与其它部门紧紧相扣，从登陆到采购单完成几乎每步操作都与其它部门进行信息的交换。
从登陆模块来说，系统对内具有一定的安全性与保密性。
除了一级用户（一级权限），其他用户可审核但不能进行编辑操作，可编辑则不能审核。
即采购员不具审核权限，主管不具有添加、修改采购单的权限。
另外只有本部门的人员才可进入采购系统，权限判断是根据部门编码与权限值结合判断。
图3采购管理系统总业务流程图
图4采购计划管理流程图
44
图5采购质量控制流程图
图6采购结算工作流程图
图7供应商管理工作流程图
2.3数据流程分析
2.3.1数据流程分析
采购管理系统，涉及到数据的流动、传递、处理、存储等，需要对数据流程进行相应的分析。
根据采购管理系统所对应的数据，在绘制数据流程图之前，先对一些数据流程的要素进行简单分析。
采购管理数据流程涉及到的数据内容，包括采购业务员，采购审核人员（采购部主管），采购信息，同时相对应的数据库表，包括采购订单明细表，采购单主表,采购入库单明细表，供应商报价信息表,供应商发票表，供应商类别表，供应商基本信息表。
数据处理过程包括登录权限判断，采购订单信息基本操作等，具体数据处理过程在数据流程图上具体体现。
其中，权限判断由系统用户信息表、系统部门权限设定表与人员信息表联合判断权限，除一级权限以外，各部门人员只能进入各自的部门系统进行相应的操作。
2.3.2系统的数据流图（又称DFD）
数据流图简称DFD图，数据流图有四种成分：
源点或终点、处理、数据存储表和数据流。
图中没有任何具体的物理元素，只是描述信息在系统中的流动和处理情况，即使不是专业的计算机技术人员也容易理解，是极好的理解工具。
它能精确的描述系统的逻辑模型，描述数据在MIS中有输入,经过存储、加工处理,最后输出的全过程，是设计者和用户交流的很好的工具。
2.3.3系统数据流图中图形符号说明
外部实体：
记述系统之外的数据提供或数据获得组织机构或个人。
数据流：
记述数据流的流动方向。
处理过程：
记述某种业务的手工业或计算机的处理。
数据存储：
记述与处理有关的数据存储。
2.3.4系统数据流图中图形
数据流程图用到四个基本符号，即外部实体、数据流、数据存储和数据处理过程，如下所示：
图8数据流程图符号
2.3.5数据流程图
一层数据流程图说明了系统总的处理功能，输入和输出。
如图9所示：
图9采购管理系统第一层数据流程图
二层数据流图是对一层数据流图的数据流和加工进行分解，分解为更多的处理。
首先是主管根据销售列表和资金状况对仓库发来的请购单进行审批处理，然后对通过审批的请购单进行订单、合同处理。
再把请购单、订购单、合同归档，除了采购订单外，还需向财务部门提供用款信息。
如图10所示：
图10采购管理系统第二层数据流程图
第三层考虑仓管部门等审批分解。
图11货物管理第三层数据流程图
图12采购询价管理第三层数据流程图
图13采购订单管理第三层数据流程图
图14采购订单审核管理第三层数据流程图
图15供应商管理第三层数据流程图
3.系统设计
3.1结构设计
3.1.1BSP方法分析
企业系统计划法（BSP）是根据信息的产生和使用来划分子系统的，它尽量把信息产生的企业过程和使用的企业过程划分在一个子系统中，从而减少了子系统之间的信息交换。
具体做法是用U/C图，U表示使用（use），C表示产生（create），如图16所示。
数据类
功
能
采购计划单
资产负载表
质量检测单
供应商信息
供应商信息反馈表
订货单
收货单
库存情况
付款单据
供应商收款证明
采购计划
企业制订计划
C
C
U
价格质量控制
C
U
U
U
U
供应商选择
选择供应商
U
U
C
U
开发供应商
U
U
C
实施采购
编制采购单
U
U
U
U
C
U
实施采购
U
U
U
U
验货入库
U
U
U
C
C
付款
通知付款
U
U
C
U
付款给供应商
U
U
U
C
图16U/C矩阵图
3.1.2系统功能模块分析
采购管理系统，包括的主体设计内容有采购财务管理模块、采购询价管理模块、采购订单管理模块、采购订单审核模块、采购收货管理模块、供应商信息管理模块。
（1）采购财务管理模块，主要实现企业对采购收付款的录入、查询、删除、添加等作业，通过采购财务管理模块的功能，来完成企业对采购收付款的管理与查询，以便企业可以实现规范化的财务信息管理。
通过登陆主界面，验证管理员的权限，普通采购员只能对采购财务信息进行查询，可通过供应商名称、日期等进行精确查询或混合查询；而只有采购主管人员和一级用户可以采购财务信息进行录入、删除和添加。
（2）采购询价管理模块，主要实现企业对供应商报价信息的录入、查询、修改、删除、添加等作业，通过采购询价管理模块的功能，来完成企业对供应商报价信息的管理与查询，以便企业可以实现规范化的供应商报价信息管理。
通过登陆主界面，验证管理员的权限，普通采购员只能对供应商的报价信息进行查询，可通过存货名称、计量单位、供应商名称、报价日期、无税单位价格、有税单位价格进行精确查询或混合查询；而只有采购主管人员和一级用户可以对供应商的报价信息进行录入、修改、删除和添加。
（3）采购订单管理模块，主要是根据采购计划实现采购单信息的录入、查询、修改、删除、添加的操作，通过实现订单管理模块的功能，来完成采购订单的管理与查询。
通过权限控制，这部分只有采购业务员能录入、修改、添加、查询，而增加一条采购订单信息就会形成一条待审核采购单，审核通过的订单不能再修改。
公司主管除查询功能外，其他的不能进行操作
（4）采购订单审核模块，由采购主管完成，通过对待审核采购单审核形成已审核采购单，未通过审核订单即可消亡，采购人员重新制定采购单。
审核通过的订单即可执行。
（5）采购收货管理模块，主要实现采购收货和审核工作，通过此模块，实现物料的验收入库，审核，退货处理。
采购业务员负责收货单的增加、修改，然后经采购主管审核后，最终确定入库的物料，审核没通过的收货单经与供应商协商进行退货处理。
（6）供应商信息管理模块，包括供应商类别管理、供应商基本信息管理、供应商发票管理和供应商评估管理四个子模块，由于时间关系，本人只完成前面三个子模块。
供应商信息管理模块主要实现供应商信息的录入、查询、修改、删除作业，通过此模块，来完成企业对供应商信息的管理与查询。
企业人员根据不同的权限，执行不同的任务，这个模块本人只设置采购主管人员和一级用户（公司主管）进行操作。
3.2数据库设计
3.2.1概念设计
概念结构设计是将分析得到的用户需求抽象为信息结构（即概念模型）的过程，它是整个数据库设计的关键。
概念结构的主要特点是：
（1）能真实、充分地反映现实世界，包括事物和事物之间的联系，能满足用户对数据的处理要求。
是对现实世界的一个真实模型。
（2）易于理解，从而可以用它和不熟悉计算机的用户交换意见，用户的积极参与是数据库的设计成功的关键。
（3）易于更改，当应用环境和应用要求改变时，容易对概念模型修改和扩充。
（4）易于向关系、网状、层次等各种数据模型转换。
概念结构是各种数据模型的共同基础，它比数据模型更独立于机器、更抽象，从而更加稳定。
为了把用户的数据要求清晰明确的表达出来，通常要建立一种面向问题的数据模型，按照用户的观点来对数据和信息建模。
最常用的概念性数据模型就是E-R模型。
实体关系E-R图
图18采购管理信息系统实体关系E-R图
实体属性图：
分布如下所示
图19供应商实体属性E-R分图
图20采购合同实体属性E-R分图
图21商品信息实体属性E-R分图
图22部门实体属性E-R分图
图23采购订单实体属性E-R分图
图24资金请求实体属性E-R分图
3.2.2逻辑设计
3.2.2.1数据表文件
根据系统分析结果，设计了20个数据表文件
表120个数据表文件
编号
表名
中文名
简述
001
QYXX
企业信息基本数据表
描述餐饮业的基本信息
002
DQXX
地区基本信息表
描述餐饮业所属地区信息
003
BMＬB
企业部门列表
描述企业中拥有的部门信息
004
BMXX
各部门基本信息表
描述企业各部门的基本信息
005
YGXX
企业各部门员工信息表
描述企业各部门员工的基本信息
006
WLXX
物料基本信息表
描述物料的基本信息
007
DDXX
采购订单基本信息表
描述采购订单的基本信息
008
XJGLB
采购询价管理表
描述采购询价管理模块
009
DDLR
采购订单信息录入表
描述采购订单信息录入信息
010
DDCX
采购订单信息查询表
描述采购订单信息查询信息
011
DDXG
采购订单信息修改表
描述采购订单信息修改信息
012
DDSC
采购订单信息删除表
描述采购订单信息删除信息
013
DDSH
订单审核管理表
描述订单审核管理模块
014
SHD
采购收货单管理表
描述收货单管理信息
015
GYSLB
供应商类别管理表
描述供应商类别管理模块
016
GYSXX
供应商信息基本数据表
描述供应商的基本信息
017
GYSDQXX
供应商地区基本信息表
描述供应商所属地区信息
018
FPGL
供应商发票管理表
描述供应商发票管理模块
019
HTXX
采购合同基本信息表
描述采购合同的基本信息
020
FKXX
付款信息表
描述付款的基本信息
表2企业信息基本数据表QYXX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
QYBH
餐饮业编号
字符
10
主键
否
QYMC
餐饮业名称
字符
20
否
QYDH
餐饮业电话
字符
12
否
QYZT
餐饮业运营状态
字符
10
否
表3地区基本信息表DQXX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
DQBH
地区编号
字符
10
主键
否
DQMC
地区名称
字符
20
否
表4企业部门列表BMＬB
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
BMBH
部门编号
字符
10
主键
否
BMMC
部门名称
字符
20
否
表5各部门基本信息表BMXX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
BMBH
部门编号
字符
10
主键
否
BMYG
部门员工
字符
10
否
BMDH
部门电话
字符
12
否
表6企业各部门员工信息表YGXX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
YGBH
员工编号
字符
10
主键
否
YGMZ
员工名字
字符
20
否
YGXB
员工性别
字符
2
否
YGNL
员工年龄
整型
10
否
YGZZ
员工住址
字符
50
否
YGDH
员工电话
字符
12
否
表7物料基本信息表WLXX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
WLBH
物料编号
字符
10
主键
否
WLMC
物料名称
字符
20
是
WLGG
物料规格
字符
20
否
WLDJ
物料单价
字符
20
否
KCL
物料库存量
字符
20
否
KCXX
物料库存下限
字符
20
否
表8采购订单基本信息表DDXX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
DDBH
采购订单编号
字符
10
主键
否
DDMC
采购订单名称
字符
20
是
DDZT
采购订单状态
字符
2
否
XDRQ
下单日期
是
GYSBH
供应商编号
字符
10
否
YSBH
运输方式编号
字符
20
否
DLM
登录名
字符
50
否
表9采购询价管理表XJGLB
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
BJXXZJ
供应商报价信息增加
字符
20
主键
否
BJXXCX
供应商报价信息查询
字符
20
是
BJXXSC
供应商报价信息删除
字符
20
否
BJXXXG
供应商报价信息修改
字符
20
否
表10采购订单信息录入表DDLR
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
ＺXXLR
订单主信息录入
字符
20
主键
否
MXXXLR
订单明细信息录入
字符
20
否
表11采购订单信息查询表DDCX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
ＺXXCX
订单主信息查询
字符
20
主键
否
MXXXCX
订单明细信息查询
字符
20
否
表12采购订单信息修改DDXG
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
ＺXXXG
订单主信息修改
字符
20
主键
否
MXXXXG
订单明细信息修改
字符
20
否
表13采购订单信息删除表DDSH
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
ＺXXSC
订单主信息删除
字符
20
主键
否
MXXXSC
订单明细信息删除
字符
20
否
表14订单审核管理表DDSH
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
DDSH
采购订单审核管理
字符
20
主键
否
SHDSH
采购收货单审核管理
字符
20
否
表15采购收货单管理表SHD
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
SHDZJ
采购收货单增加
字符
20
主键
否
SHDCX
采购收货单查询
字符
20
是
SHDXG
采购收货单修改
字符
20
否
SHDSC
采购收货单删除
字符
20
否
表16供应商类别管理表GYSLB
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
LBXXZJ
供应商类别信息增加
字符
20
主键
否
LBXXXG
供应商类别信息修改
字符
20
是
LBXXSC
供应商类别信息删除
字符
20
否
表17供应商信息基本数据表GYSXX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
GYSBH
供应商编号
字符
10
主键
否
GYSMC
供应商名称
字符
20
否
GYSDH
供应商电话
字符
12
否
GYSZT
供应商运营状态
字符
10
否
表18供应商地区基本信息表GYSDQXX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
GYSDQBH
供应商地区编号
字符
10
主键
否
GYSDQMC
供应商地区名称
字符
20
否
表19供应商发票管理表FPGL
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
FPXXZJ
供应商发票信息增加
字符
20
主键
否
FFPXXXG
供应商发票信息修改
字符
20
是
FPXXSC
供应商发票信息删除
字符
20
否
FPXXC
供应商发票信息查询
字符
20
否
表20采购合同基本信息表HTXX
字段名
说明
数据类型
长度
键性
是否为空
HTBH
合同编号
字符
10
主键
否
DDBH
采购订单编号
字符
20
否
HTZH
合同状态
字符
2
否
ZJE
总金额
货币
50
否
JHRQ
交货日期
日期/时间
是
FKFS
付款方式编号
字符
10
否
YFK
预付款
货币
20
是
HTSCRQ
合同生成日期
日期/时间
是
DLM
登录名
字符
50
否
HTWCRI
合同完成日期
日期/时间
是
表21付款使用信
升级会员 