合同管理办法46p.docx
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合同管理办法46p
合同管理办法
1目的
1.1为加强企业法制建设，实现合同的科学规范管理，减少合同纠纷，降低合同风险，保障本公司的合法权益，依据《中华人民共和国合同法》制定本管理办法。
2适用范围
2.1本办法适用于本公司所属各项目的合同签订、履行、管理工作。
3职责
3.1企业法人代表是全公司重大或重要合同签订的最终决定者，项目经理是授权范围内合同签订的决策者。
3.2经营管理处是全公司合同管理的常设机构，是对全公司合同管理进行有效控制的主要部门，具有相对的综合性和明确的权威性。
3.3各项目部设立专职合同管理人员，专门负责办理合同签订手续及合同资料的保管。
4合同管理制度
4.1签订合同的基本原则：
签订合同必须遵守国家法律、法规和政策，应遵循平等互利、协商一致的原则。
4.2“授权委托书”制度
公司所属各项目经理部签订合同，必须实行“授权委托书”制度。
“授权委托书”的授权范围和权限由总经理明确。
“授权委托书”采用一年一委托的方式或一事一委托的方式。
受委托人签订合同不得超越代理权限，或者不得以被代理人的名义同自己签订合同，重大或重要的合同由公司总经理亲自批准签字。
4.3实行合同专用章制度
签订经济合同，必须使用合同专用章。
各项目部根据总经理授权使用其合同专用章。
4.4实行谈判权、审批权相对独立、相互制约的原则，任何合同均须经过评审、批准后方可签字盖章。
4.5合同归口管理制度
4.5.1为明确责任，使科学规范管理有效贯穿合同签订、履行全过程，公司对合同实行“谁签订、谁管理”的归口管理制度。
4.5.2合同的签订及归口管理
4.5.2.1工程总承包合同（指本公司与项目业主签订的主合同）
市场开发处组织签订，经营管理处协助，并初步实现与业主有关部门的接触。
签订后移交经营管理处管理和指导实施。
经营管理处负责合同资料保存并组织检查工程承包合同的履行，指导项目经理部进行合同有效管理，直至工程竣工结算完毕业主签发决算单付清工程款为止。
项目经理部是工程承包合同的具体实施和管理者。
按工程承包合同的约定对工程的进度、质量、安全进行监督、管理。
4.5.2.2工程分包合同
1）路桥工程
a）200万元以上或重点工程的分部分项工程分包由公司经营管理处组织签订，总经理批准，项目经理部实施管理，直至所分包工程完成清账结束。
b）50万元以上200万元以下的分部分项工程分包由项目经理部起草，报公司经营管理处审批，项目经理部实施管理，直至所分包工程完成清账结束。
c）50万元以下（含50万元）的分部分项工程分包由项目经理部组织签订，报公司经营管理处备案，分公司或项目经理部实施管理，直至所分包工程完成清账结束。
2）房建工程
a）50万元以上或重点工程的分部分项工程分包由公司经营管理处组织签订，总经理批准，项目经理部实施管理，直至所分包工程完成清账结束。
b）20万元以上50万元以下的分部分项工程分包由项目经理部起草，报公司经营管理处审批，项目经理部实施管理，直至所分包工程完成清账结束。
c）20万元以下（含20万元）的分部分项工程分包由项目经理部组织签订，报公司经营管理处备案，项目经理部实施管理，直至所分包工程完成清账结束。
4.5.2.3劳务分包合同
1）50万元以上的劳务分包由公司经营管理处组织签订，总经理批准，项目经理部实施管理，直至所分包工程完成清账结束。
2）20万元以上50万元以下的劳务分包由项目经理部起草，报公司经营管理处审批，项目经理部实施管理，直至所分包工程完成清账结束。
3）20万元以下（含20万元）的劳务分包由项目经理部组织签订，报公司经营管理处备案，项目经理部实施管理，直至所分包工程完成清账结束。
4.5.2.4其他合同协议
1）材料采购合同、机械设备采购合同、机械设备租赁合同、劳务用工合同以及其他合同协议由各相应管理部门结合政策法规、市场行情和公司有关规章制度办法进行签订、履行及管理。
4.5.2.5分承包方的选择、评定及管理按照《工程（劳务）分包管理办法》和《工程及劳务分包队伍资格评定管理办法》执行。
4.6合同备案制度
4.6.1备案制度实行两级管理，公司的管理部门为经营管理处和各类合同相应归口管理部门，各项目经理部的管理部门为经营部和各类合同相应的职能部门。
4.6.2公司所属各项目经理部签订的合同协议要形成备案制度，按合同类型分别填写合同登记表和合同履行情况记录表，并附合同原件及其他重要附件和重要过程资料，建立合同管理台帐，并及时按照有关规定上报上级主管部门。
4.7公章备案制度
4.7.1公司所属各项目经理部印章的刻启、使用、收回、注销情况按公司有关规章制度执行。
每份合同盖章，经营管理处（或项目部经营部）必须建档登记，防范个人行为。
4.8合同调阅制度
4.8.1有关部门或人员需查阅合同资料时应办理调阅手续，经管理人员批准方可调阅。
并填写《合同资料借阅登记表》。
4.9合同管理员制度
4.9.1合同管理人员是合同管理工作的业务人员。
公司所属各项目经理部必须配备专职合同管理人员，有关业务部门合同管理人员可以由业务人员兼职，也可由专人担任。
4.9.2合同管理人员素质要求
4.9.2.1具有中专以上学历或助理工程师职称，从事合同管理工作两年以上，有高度的责任心和事业心，工作认真负责，作风正派，廉洁奉公。
4.9.2.2具有合同管理的必要知识、丰富的专业知识、对合同履行进行管理的能力。
4.9.2.3要有一定的公关能力、应变能力、写作能力和语言表达能力。
4.9.3合同管理人员的上岗、离岗、培训。
4.9.3.1合同管理人员要相对稳定。
在工程合同期内，合同管理人员原则上不得变动（不合格人员除外）。
项目经理部经营部负责人和专职合同管理人员上岗或调动必须报经公司经营管理处同意（或由公司主管领导统一调配）。
4.9.3.2根据合同管理人员素质的不同，参加不同程度的培训班，以提高业务素质。
5合同评审及签订
5.1合同评审主要是对合同的合法性和严密性进行评审，规避合同风险。
评审内容包括：
当事人是否具有法人资格；当事人有无履行合同权利和承担合同义务的行为能力；合同内容是否符合有关法律、政策规定；双方意见表示是否真实一致，权利义务是否平等。
合同单价是否合理，条款是否齐全，文字表达是否确切。
5.2根据本办法“4.5.2”规定对合同总金额不大的合同，由本业务部门起草合同文本，合同双方意见一致后，填写《合同审核表》经本部门领导审稿后送总经理或总经理授权人审批后签订。
5.3根据本办法“4.5.2”规定对合同总金额大或重要的经济合同，本业务部门必须组织其他相关部门或人员进行合同评审，主管部门填写《合同评审记录表》，经总经理审批后签订。
5.4合同由总经理（或其授权人）批准、签字，由负责签订归口管理部门加盖合同专用章后交同级财务部门和上级管理部门。
6合同的检查、执行和奖罚
6.1由合同当事人或具体管理者监督、检查并执行。
6.2重大经济合同由经营管理处会同有关部门监督、检查其履行情况。
6.3经营管理处将定期或随机检查合同的履行情况。
对认真执行合同条款，严格按本办法规定上报、评审、签订合同，有效规避合同风险，对公司管理做出贡献的项目公司将给予项目主管领导和合同主管部门在公司范围内通报表扬并给予500～1500元/次的奖励；对未按本办法规定上报、评审、签订合同对公司经营造成风险的项目，公司将对项目主管领导和合同管理部门在公司范围内通报批评，并处以1000～2000元/次的罚款。
6.4对企业造成重大经济损失的合同，公司经营管理处协同审计监察处将依据有关规定对当事人进行调查、处理，并根据造成损失的轻重程度采取通报批评、罚款、开除公职、严重者移交司法机关处理等措施。
6.5合同价款的支付
6.5.1工程分包、劳务分包合同的计量支付具体操作见《工程分包管理办法》，由项目经营部填写结算单，经各业务部门会签，由项目经理审批后送财务部付款，财务部将付款金额反馈到经营部。
6.5.2其他合同付款由合同签订部门填写结算单，经相关部门会签，报总经理或其授权人审批，送财务部付款，财务部将付款金额反馈到合同归口管理部门。
7合同资料的管理
7.1公司及项目经理部实行两级合同统一台帐，《合同用印记录》、《合同审核表》、《合同评审记录》、《合同管理台帐》、《合同资料借阅登记表》、《合同报结单》，工程分包劳务分包合同还填写《工程分包合同履行情况季报》。
7.2所有合同均应留同级财务部门一份副本，作为收取或支付合同价款的依据。
凡在履行中的合同价款收取或支付有困难，财务部门应事先向经办部门和主管领导报告，及时采取措施和对策。
7.3合同履行完毕，合同签订和归口管理部门填写“合同报结单”。
8合同的变更和解除
8.1经济合同生效后严格依签约履行，不得随便变更或解除。
如确需变更或解除，不论是何方提出，均应按合同评审程序，经评审后决定。
8.2经协商对合同内容的变更或解除已达成一致意见的，要以书面方式明确，变更或解除协议要作为合同履行的重要资料妥善保管。
必要时通过法律手段。
9经济合同争议的解决
9.1公司内部合同和工程（劳务）分包合同争议事宜的解决由公司或项目经理部经营部门负责进行，业务部门归口管理的合同（对外）争议事宜的解决由本部门组织进行，工程分包合同争议事宜的解决由公司指定的专（兼）职律师或法律顾问负责进行。
9.2合同出现争议时，项目部及业务部室必须及时将情况书面反映到公司，由公司组织相关人员研究，制定对策。
9.3解决争议的方式由主管领导决定，重大合同由总经理根据业务部门提供的资料决定。
中交建设工程公司
合同评审记录
ZJJS-HT-01-B01
所在部门或项目
合同名称
乙方名称
合
同
主
要
内
容
合同评审
相关部门意见
主管领导意见
总经理意见
评审结果
中交建设工程公司
合同审核表
报批部门：
ZJJS-HT-01-B02
合同名称
合同编号
乙方名称
合同主要内容
及谈判情况
主管部门意见
分管副总经理
意见
总经理意见
中交建设工程公司
合同报结单
填报单位：
ZJJS-HT-01-B03
合同名称
乙方名称
合同金额
合同最终支付额
合
同
履
行
综
合
评
价
备
注
主管部门经理：
合同管理员：
中交建设工程公司
合同用印记录ZJJS-HT-01-B04
序号
合同内容摘要
乙方名称
办理部门
经办人
日期
中交建设工程公司
合同资料借阅登记表
部门：
ZJJS-HT-01-B05
序号
合同及资料名称
借阅人
借阅日期
归还日期
备注
工程承包主合同结算及变更索赔管理办法
1目的
1.1为了适应公路建设市场激烈竞争的需要，加强工程项目合同管理，减少工程承包中的风险，维护企业的合法权益，提高企业的经济效益和社会信誉。
2编制依据
2.1《中华人民共和国合同法》、《公司法》《公路工程国内招标文件范本》、《招投标法》和本公司《合同管理办法》特制定本办法。
3适用范围
3.1本办法适用于公司及项目经理部在履行与业主签订的工程承包合同过程中的合同管理工作。
4职责
4.1公司开发处：
4.1.1市场开发处组织主合同评审、签订和交底工作，并初步实现与业主有关部门的接触。
签订后有关合同资料移交企业发展处。
4.1.2合同交底内容包括：
工程简介，地理、地貌、气象等方面工程施工条件如：
工程所需材料的料源及分布地；场内外交通运输条件，现场周围道路桥梁通过能力，便道便桥修建位置长度；施工供电供水条件，外电架设的可能性；当地土地和房屋租赁情况和单价；工程所需各种材料，当地市场供应数量、质量规格、性能是否满足施工要求及其价格；保险费及税金情况；投标施工方案，标底；降价幅度及降价情况；其他承诺等。
4.2公司经营管理处：
4.2.1对市场开发处的合同交底资料进行整理、登记、保管，按要求填写合同管理台帐，根据需要到企业发展处复印相关资料。
4.2.2指导项目部履行工程承包合同；
4.2.3指导项目部工程结算和变更索赔工作；
4.2.4建立系统合同管理台帐；分级报送各类合同报表；
4.2.5牵头组织重大或重要变更索赔工作；
4.3项目部：
建立适合本项目具体操作的项目管理实施办法，组织工程施工，项目经理受企业法人代表委托履行合同。
项目经理按照工程承包合同条款，按照合同规定的工期和质量标准，全面有效地履行工程承包合同的约定，并实施合同管理工作。
4.3.1项目经营部：
4.3.1.1按合同约定向业主报送不同阶段的工程进度计划；
4.3.1.2按合同约定向业主报送工程计量月报；
4.3.1.3与业主办理工程结算；
4.3.1.4组织变更索赔工作；
4.3.1.5负责与分包队伍的结算工作；
4.3.1.6按要求填报上级主管部门需要的各种报表。
4.3.2合同管理人员
4.3.2.1合同管理人员是合同管理工作的业务人员，必须熟悉合同文件，按合同规定，认真收集各方面的资料，按照规定的程序办理有关工程计量、工程变更、工程延期、工程索赔、各项费用补偿及价格调理等方面的合同业务工作。
4.3.2.2合同管理人员的素质要求：
要有高度的责任心和事业心，工作认真负责，要熟悉工程，懂施工技术、懂各项业务管理；熟悉合同文件，了解施工现场，了解有关法律法规的规定。
要有一定的公关能力和语言文字表达能力，能够处理好内外关系，特别是处理好外部监理工程师及业主的关系；
4.3.2.3合同管理人员要相对稳定。
为了有利于合同管理工作，在工程合同期内，合同管理人员原则上不得变动（不合格人员除外）。
个别人员若需变动，必须报经公司主管领导同意（或由公司统一调配）。
4.3.3成立变更索赔小组
变更索赔小组成员由项目经理、主管经营的副经理、工程部、物资部、财务部、经营部各推荐一名工作认真，责任心强的人员组成，负责寻找变更索赔契机，提供变更索赔信息，当索赔事件发生时协助经营部向业主发出索赔意向书。
4.3.4工程部：
4.3.4.1参与施工图交底，贯彻施工方案，校核招标图与施工图工程数量、投标方案与实施性施工方案，将不同之处提供给经营部；
4.3.4.2认真做好施工记录，摘录重要的对施工索赔有利的记录提供给经营部；
4.3.4.3根据设计变更，办理变更签证。
4.3.5物资部：
落实材料需求计划，保质、保量如期供应由承包方供应的材料；对业主供应材料做好进场记录、登记工作。
保证材料质量及施工需要，对业主造成的材料供应不足或质量性能不能符合标准，及时向经营部提供索赔信息。
4.3.6财务部：
4.3.6.1根据合同约定及时收取工程款；
4.3.6.2发生业主拖欠工程款时，或发生有关工程保险、税金方面的索赔事件时，及时向经营部提供索赔信息。
5主合同管理主要工作
5.1主合同管理工作贯穿整个施工过程，本办法主要侧重施工过程中的合同管理工作。
5.2工程计量支付及工程结算
5.2.1熟悉《技术规范》，要按合同规定的工程范围和工程量清单，及时办理工程施工中的质量检验和验收签证工作。
对于监理工程师签证的工程量，及时进行工程价款的结算工作。
5.2.2对于工程变更和监理工程师指令增加的工程，如若超出合同工程范围，要按合同规定，及时办理验收签证和工程价款的索赔结算工作。
如需调整单价或另行报价的工程，作好单价调整和计算工作。
5.2.3对于监理工程师指令用计日工支付的工作，应准确地记录所使用的机械（型号、功率等）台数、人员（分工种、等级）数量、材料数量等，并办理签证，按月进行计量结算工作。
5.2.4每次工程价款结算单，经业主审批后要与所报送的结算单对照检查，是否有未批准的结算项目，搞清原因，进行补救，再次计算报批，不要批多少就是多少，避免漏项。
5.2.5每季或半年，要将工程计量结算单分项汇总，与工程量清单相应项目的工程量比较，以便调整生产计划。
如若单项工程或整个工程计量超出工程量清单数量，已经达到或超出合同规定的比例，要及时进行价格调整或重新报价工作。
5.2.6工程竣工后，按合同要求办理竣工结算。
每年度或工程竣工后，认真总结合同管理工作的经验，不断提高本单位合同管理的工作水平。
5.3变更索赔处理
5.3.1工程项目的合同管理人员及全体工作人员，都要树立变更索赔意识，重视变更索赔工作，只有各部齐心协力配合，及时提供有关变更索赔资料，才能及时有效地搞好变更索赔工作。
5.3.2变更索赔小组成员必需认真学习合同文件和技术规范，了解每个单价所包含的工程内容，经常座谈或开会探讨变更索赔经验，寻找变更索赔机会，研究变更索赔计划，小组成员分工协作，责任到人向经营部提供变更索赔信息。
5.3.3工程范围的变更、工程拖期、施工现场条件变化的变更索赔事件发生时由工程部负责提供变更索赔信息，协助经营部向业主变更索赔。
5.3.4业主未按合同约定的标准和方式提供设备材料所发生的索赔事件，物资部提供索赔信息，并协助经营部向业主索赔。
5.3.5业主未按合同约定支付资金、业主拒绝或延迟返还该返还的保函、保修金索赔事件发生，由财务部提供索赔信息，并协助经营部向业主索赔。
5.3.6由于业主的责任或非施工单位的原因造成的费用增加或工期损失，要按合同有关条款规定的程序和要求，及时提供索赔意向书，准备各种证明资料，提交索赔报告，进行索赔谈判，争取全额费用补偿。
5.3.7变更索赔过程的各项工作，一定要按该项目所使用的合同规范条款进行，如变更索赔报告的格式和内容要求、变更索赔数额计算、索赔程序等，都必须按要求进行，使变更索赔工作有理、有力、有效。
5.3.8变更索赔工作一定要按规定及时处理，补偿费用的结算应按月与工程费用结算同时进行，不应集中到年底或工程竣工时算总账，否则容易造成索赔工作的困难和费用的重大损失。
5.3.9变更索赔奖励：
对有效变更索赔公司及项目部要给予一定的奖励，公司对有重大成绩的员工进行特殊贡献奖，项目部可在成本降低额中拿出适当部分予以奖励。
6合同资料和合同报表
6.1合同资料包括：
合同协议书、投标邀请书、投标人须知、合同专用条款、合同通用条款、技术规范、补遗书、投标书、中标通知书、降价后的工程量清单、合同交底资料以及施工过程中与业主的往来信件、会议纪要等。
6.2合同台帐与报表
6.2.1项目部
6.2.1.1开工一个月内项目部向公司经营管理处填报《在建项目概况表》
6.2.1.2每月末报《工程承包合同履行情况月报》
6.2.1.3年末报送下年度《年度变更索赔计划》和本季《工程变更索赔成果年报》
6.2.1.4季末报送下季度《季度变更索赔计划》和本季《工程变更索赔成果季报》
6.2.2项目经理部经营管理部门
6.2.2.1在工程合同签订月内登记《工程承包合同备案报表》
6.2.2.2在工程合同签订月内登记《工程承包合同管理台帐》
6.2.2.3每月末上报《工程承包合同履行情况月报》
6.2.2.4每季末上报《工程变更索赔成果季报》
6.2.3以上报表统一报公司经营管理处汇总。
中交建设工程公司
国内在建项目概况表ZJJS-HT-02-B01
1
施工单位
（分公司、处、项目经理部）
2
项目名称
3
项目地点
4
业主名称
5
投资单位
6
监理单位
7
设计单位
8
中标日期
9
合同签订日期
10
合同规定开工日期
11
合同规定工期
12
实际开工日期
13
预计竣工日期
14
合同总金额
15
自营部分金额
16
建设规模及主要技术指标
17
项目主要工程数量
（可附页）
中交建设工程公司
工程变更索赔成果报表
项目名称：
填报日期：
年月日ZJJS-HT-02-B02
序号
项目
自开工累计
自年初累计
本季度
备注
1
提交的变更索赔意向书（份）
2
提
交
的
变
更
索
赔
报
表
份数（份）
3
索赔事件（个）
4
申报金额（元）
5
其中：
变更
事件
6
金额
7
批复并予以计量
份数（份）
8
索赔事件（个）
9
批复金额（元）
10
其中：
变更
事件
金额
项目经理：
总会计师：
经营主管：
填表人：
中交建设工程公司
工程承包合同执行状况月报表
项目名称：
填报日期：
年月日至年月日ZJJS-HT-02-B03
序号
合同内容摘要
合同金额
合同完成额（元）
自签约日至本期末完成累计
完成率
自签约至
本期支付累计
自年初至
本月完成
完成率
本季完成
本月完成
一
合同内
二
合同外
项目经理：
财务主管：
经营主管：
编制人：
中交建设工程公司
工程总承包合同管理台帐
单位：
元ZJJS-HT-02-B04
序号
工程项目
中标合同价
其中：
有效合同价
合同签订时间
暂定金额
监理费
计日工
保险费及其他
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