公司费用报销制度-----银恒融资财务会计规章制度四.docx
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银恒融资财务会计规章制度四
公司费用报销制度
（讨论稿）
第一章：
总则
第一条：
为了加强公司财务管理，规范公司财务费用报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条：
本制度根据公司的实际情况，分别说明相关费用的借款程序及有关费用报销的具体标准和流程。
第三条：
本制度适用于公司的所有部门和所有人员。
第二章：
费用报销制度及流程
第四条：
经办人在费用报销时必须要附有相应费用支出的真实、合法的原始凭证，经公司总经理审批签字同意后，方可给予报销。
一、票据要求：
1、税务机关监制的带有防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；
2、财政机关批准并统一监制的行政事业性收费收据，邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；
3、在个体户处采购确实无法取得发票的可以用收据代替。
4、乘坐交通工具的交通费发票必须为出差当日的电脑打印发票。
二、发票内容：
1、“品名规格”栏按实际情况分项目填写，在具备销售、提供劳务单位开具的购货或支出清单的情况下，可合并填写，其他必须有明细清单。
2、开票人：
填写具体完整的开票人姓名。
3、发票印鉴：
加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见。
4、票面痕迹：
发票不得有任何的涂改、伪造。
5、经办人报销费用、支出时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。
劳务支出不应取得商业零售发票，商业采购不应取得服务发票，即费用、支出要有相对应的发票和项目。
6、如果发现虚假发票或虚假报销一律取消该次报销、并根据情况轻重予以警告或行政处分。
三、报销规定
1、公司任何员工报销时，只要票据不符合报销规定的，财务部门有权拒绝给予报销；各级确认、审核、审批人员也不应给予签字。
各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字。
2、借款人在预定还款日到期后仍未还款的，财务部门有权从借款人的工资中扣除。
3、财务人员操作付款时必须认真审核和掌握好审批人、审批金额的权限等，对不规范的审批借款或报销一律不得支付。
4、各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作，当月发生当月须得并当月报销，差旅费须在返回公司后的一周内报销。
5、公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由总经理认可。
6、各种资金使用必须按要求审核签字，严禁先斩后奏。
第五条：
费用报销单填写及票据粘贴要求：
1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改。
报销单页面后可粘贴少量的原始报销凭证，粘贴的报销凭证不得突出于页面之外（票据过大时应按页面大小折叠好）。
2、若原始报销凭证太多，可以在报销单页面后附粘贴和报销单页面一样大小的托纸，各报销凭证再均匀粘贴在托纸上。
整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；原始发票的粘贴时必须用胶水依次粘贴整齐，不得用订书钉或曲别针取代。
3、报销凭证票据面积大小相同或相似（如车票等）的，须有层次的序列张贴，不可无序乱贴。
4、报销凭证票据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列。
5、报销单据一律用黑色或蓝色钢笔或签字笔填写；报销凭证票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经公司总经理有效批准。
6、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票上签名确认，需入库的须将实物入库单附在报销发票一起。
第六条：
费用报销基本流程：
按序实时粘贴相关费用发票
报销人
审批报销单据
总经理
填写费用报销单
报销人、证明人
据实审核相关费用
相关部门主管/经理
审核单据及附件
财务部经理
支付报销金额
财务部出纳
第七条：
差旅费报销
1、出差的办理程序
1.1因公出差去上海以外地区的员工必须事先填写《出差及借款申请单》（详见附件），注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、总经理审批签名同意。
1.2出差人员持批准后的《出差及借款申请单》到财务部门办理借款。
办妥借款后，《出差及借款申请单》由财务部出纳人员作为借款凭证附件留存。
如前次出差费用没有报销的，本次出差不予借款。
1.3出差人员报销时，若与经总经理批准规定的地点、天数、人数、交通工具等不符的，财务部不予报销；因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具的，须经部门负责人、总经理签字后方可报销。
1.4出差期间发生的共同费用，报销单需有同行人员签名确认。
1.5出差人员应在回公司后一周内办理报销事宜，根据差旅费标准填写《出差费用报销单》，经总经理审批同意后给予报销。
财务部出纳人员在办理报销时，应把留存的《出差及借款申请单》作为报销单据的附件，一并装订存档。
2、差旅费补贴及报销标准
出差地区
住宿标准
生活补贴标准
出差补贴标准
一类地区
250元/天
80元/天
80元/天
二类地区
180元/天
60元/天
60元/天
说明：
2.1一类地区：
包括北京、天津、重庆、深圳、新疆、西藏、海南和部分沿海城市及其他省会城市；
二类地区：
除一类地区以外的一般地级城市和沿海县级城市。
2.2住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，按实际发生额报销，超出住宿标准部分由出差人自行承担。
2.3报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算：
2.3.113点之后出发及18点之前返回的按出差半天计算，按相应标准的50%给予出差补贴及生活补贴；
2.3.213点前出发到18点之后才返回的算出差一天，给予全天的出差补贴及生活补贴；
2.3.318点以后出差的当日无出差补贴及生活补贴。
2.4出差期间所产生的交通费用依据实际出差天数凭相应发票结算，原则上应尽量乘坐公共交通工具（公汽、地铁等），特殊情况经部门经理以上（含）批准，可以乘坐出租车。
交通费用报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。
2.5出差期间招待客户需要事先经总经理同意后方可实施。
回公司报销招待费时，须有总经理审批签字。
第八条：
物品采购及费用报销
1、行政人事部负责办公用品、物料、低值易耗品等物品的统一采购。
行政人事部在每月中旬应先了解收集各部门员工切实需要的办公等用品，汇编《物料釆购申请单》（详见附件）报总经理审批同意后实施采购，努力做到用多少釆购多少，无库存积压。
2、行政人事部单笔采购金额超过10,000元以上的，除了须报总经理审批外，还事先需报财务部以便准备资金。
采购人员持总经理审批同意的《物料釆购申请单》，到财务部填写借款单借款后进行采购。
3、采购员采购完成后，将所采购的物品交由物品管理员验收并签字；验收完毕后采购员凭购货发票、商场提供的购货清单、《物料采购申请单》、《物料采购验收单》（详见附件）办理报销事宜。
有《采购合同》的，报销时须将《采购合同》作为报销附件。
4、物品采购时应优先选择正规的大型商场或超市，并能提供正规的购货发票及电脑打印的购货清单的单位。
重大物品采购过程中，必须由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承担相关责任。
5、采取预付款方式的物料采购，由采购员凭《采购合同》或供应商提供的盖有公章的报价单，填写《预付款申请单》（详见附件）依据付款制度经各级领导批准审核后方可办理预付款。
在物料入库验收后，凭《采购合同》或报价单填写尾款《预付款申请单》，依据《采购合同》约定的期限及金额向供应商支付尾款。
第九条：
业务招待费
1、公司级招待费用原则上由行政人事部统一安排，统一结算；
2、部门或业务人员因公或业务需要招待时，应事先申请，经总经理批准后方可招待；
3、招待费用报销时，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息；
4、费用报销发票后须附有酒店提供的消费清单。
第十条：
其他费用
1、在费用发生前，使用部门或人员应按规定程序向公司总经理上报书面申请和费用计划，经公司总经理批准后方可实施。
若遇特殊情况，可先电话请示总经理，待同意后再实施，并在一周内补办费用申请并作相应的书面说明。
2、费用使用部门或人员应严格按照计划在申请范围内使用费用。
3、未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由费用使用部门或人员上报总经理酌情处理，经总经理审核同意后方可实施费用报销。
第十一条：
报销时间的规定
1、财务报销时间：
每星期二、四上午10：
00——11：
30；
下午13：
30——15：
30。
2、周六、周日和国定节假日不予报销。
第十二条：
费用报销的时效性
依据会计的及时性原则，为了保证会计信息的时效性，要求当月发生的费用尽可能在当月内报销。
第三章：
附件
1.《出差及借款申请单》
2.《物料采购申请单》
3.《物料采购验收单》
5.《预付款申请单》
银恒（上海）融资租赁有限公司
2011年10月18日
出差及借款申请单
单位：
元
出差人姓名
随行人员
姓名
出差
总人数
出差地点
出差事宜
出差途径
自上海→→上海
预计
出差时间
自年月日时起至年月日时迄共天
预计
借款金额
交通费
住宿费
杂费
合计
部门领导审批
审批同意借款数
公司总经理审批
审批同意借款数
实际借款
（大写）
万仟佰拾元整
实际借款
（小写）
出差借款人签名
借款日期
财务经办人签名
财务
经办日期
物料采购申请单
编号：
申请人
申请事由
物料名称
规格
预计金额
需求日期
备注
合计
总经理
审批意见
年月日
物料采购验收单
物料采购人
物料采购单编号
采购日期
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