工厂各部门工作职责.docx

工厂各部门工作职责.docx

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工厂各部门工作职责

跟单员工作职责

一、      目的：

为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门职责说明书。

二、      适用范围:

跟单部跟单员。

三、      定义:

  3.1跟单:

跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。

跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。

  3．2跟单员：

跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。

所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人都是跟单员。

四、日常工作安排：

  1、版单

    1.1收到客人资料或样版，对照原版或图片，用最快的时间整理出一份完整的工艺版单，

版单上必须有：

客户名称、客户级别、客户款号、上海跟单姓名和东莞跟单姓名。

    1.2查询纱线来源，在版单上注明纱线的成份、支数、缸号、色号、针种、组织架构纱

线来源和效版日期。

    1.3在通常情况下尺寸度法均需按照《度尺表》为标准进行度尺。

若客人有特别指明的度法，则需在版单上进行特别注明。

    1.4版单上要注明是什么版：

如初版、复版，或者是销售版。

整理好的版单跟单员需仔

细确认,原则上经跟单员整理确认后的资料需再电邮/传真给客人或上海营业部再次

确认,以防资料有误。

客人初次确认OK的资料再交跟单主管进行审核，审核后的资

料再予发放。

1.5初版、复版资料需发放郑经理、李经理、版房、采购各一份；销售版单资料需发放

郑经理、李经理、版房、生产厂长、生产主管及品管主管各一份。

发放时接单人

员需作签收记录，交版房版单时同时需附客人的版单原稿复印一份。

    1.6跟单员根据打版所需的辅料，提前填写《采购申请单》经经理签字审批后交采购员进行采购，采购回的物料（含大货辅料）需对其验收。

    1.7纱线到东莞后，跟单员需第一时间通知生产厂长和吓数师傅。

如果纱线有重大质量问题，需立即通知相关人员和上海营业部同事，并提出书面建议或更换纱线。

1.8如果客人要求打布片等需填写《打布版通知单》交于版房，由版房织版师傅到货仓领取纱线并于3小时内将织好的布片（不洗水）交于跟单部。

    1.9寄版前，跟单要做详细记录，根据度尺示意图度尺、看质量、磅重量，记录纱线在打版中出现的情况，寄版前对版要拍照（含吊牌）留底，整理资料并保存。

    1.10寄版后要进行跟踪，直到确认所有版都到达客人手中。

同时跟进客人对复版的修改意见。

    1.11收齐打版的所有资料：

辅料的来源、价格、特殊工艺的做法、所需工时等进行报价。

如果打版过程中客人有改动，要及时通知相关人员，对已经报价的款项进行更改。

  2、报价

    2.1初办报价：

当初版寄出之前应作好报价，但一定要注明此为初办价。

若尺寸加大，

手工加复杂等需重新报价。

    2.2销售版报价：

下销售版时应及时地报出销售版价格。

2.3大货报价：

根据销售版和初版之前的尺寸、手工偏差所带来的价格偏差重新来作整。

报价时应注意外机市场行情、毛料价格是否稳定、尺寸变化（如客人有几个尺码）以及衣服辅料谁来提供等等。

2．4所有报价均需根据《报价公式表》进行报价，《报价单》必需由郑经理或李经理审批后才可报客人或上海营业部。

  3、下单时拟两份合同

    3．1  与上海营业部或客户签订“订购/加工合同”。

    3．2  若外发加工时，需与外加工商签“委外加工合同”。

  4、大货生产

    4.1资料汇总表：

将每款的小图、订单数量、颜色、交货日期和每一款相对应的辅料注明清楚，并寄一份给上海确认。

整理/日期          批准/日期      

    4.2工艺尺寸单：

内容一定要详细，客户名、级别、款号、厂批号、纱线成份、支数、颜色和订单数量等。

若某些部位名称在尺寸表中无法书面详细表达，则需配小图作参考，务必让人看得很明白。

如果在生产过程中客人对某些地方进行了修改或变动，跟单员要对这些做特别声明，在备注栏内注明清楚日期及更改项目，且用醒目的荧光笔涂上以提示，同时收回以前的资料并作废。

    4.3跟单员负责所有本厂采购员所请购回来的毛料、辅料的验收工作，并在相关单据上

整理/日期          批准/日期      

签名确认（大批量毛料时需货仓的《验收入库单》）。

如有短缺及时向客人反应。

    4.4跟单员在纱线、辅料到位后第一时间通知版房织版师傅。

纱线到时要收齐纱线色卡，并用同色的4至5毛筒织在一块布上（布片约25*100CM）看是否有色差、粗细毛等，若有则需立即通知生产部门。

纱线无异常则需提供一份纱线清单给发单人员，否则发单人员不能控制订单的准确性。

    4.5大货投产前，跟单部需整理一份完整的辅料通知书，注明辅料用在哪个位置、数量及做法、装箱件数及纸箱规格、箱唛内容要详细。

    4.6正式生产前，需做一件大货产前版，所有的包装都需配齐、尺寸做工OK，挂上吊牌并签名。

此版以供生产部门和品管部门参考、验货。

样版由跟单员统一保管，其他部门借用需做好登记。

4.7在大货投产期间，跟单员每天要到车间对其每道工序进行半成品、成品检验，如有问题需立即反映生产部门或经理室经理，并监督、落实整改。

4.8  如需商检或测试的毛衫需提前做好准备，于大货出货前1周左右时间向生产部门上抽齐。

    4.9  跟单员每天必需将当天的工作事项记录于《工作备忘记录本》上，记录当天的生产进度、产品情况。

如生产进度与货期不吻合时要向生产厂长、李经理（或郑经理）汇报。

次日必需完成的或需跟进的也要记录，以防次日遗忘。

已完成的工作事项可以后面备注。

    4.10跟单员每天都需养成良好的工作习惯：

文件分类归档、做好目录索引、文件夹标识清楚、桌面办公用品摆放整齐、待处理文件及已处理文件分层摆放、样版辅料等标识好并用文件袋包装好并叠放整齐。

下班前需关好电脑、电灯，最后离职人员需检查空调及门窗有无关好才可离开。

5、出货准备情况

  5.1验收报告要明确提出此订单出现的问题（大问题不能出货），需要工厂负责人签名才能发货。

  5.2装箱单明细如数量、颜色、箱号、净重毛重等要书面正确（因为包装上出现的问题而遭到客户的索赔现象很普通）。

  5.3出货后马上把装箱单交到财务部。

6、工作日报表

    每天需整理一份《日报表》，记录当天的样版安排及完成情况。

五、每周工作安排

  1、每周六跟单员准备好本周工作中存在的问题，于周六跟单部的周会上提出，由跟单部部主管负责解决跟单部所发生的问题。

2、每周一整理一次出货单据，并交财务部，做好签收记录工作。

整理/日期          批准/日期      

3、每周六整理一份《下周工作计划》，并交跟单主管审核。

4、每周六整理出自己所负责客户的所有订单的生产进度表，将最新的资料提供给客人。

5、每周六整理一份自己所负责的客户未出样版的具体原因，并交跟单主管。

    6、每周六整理一份《上周速递月结清单》交财务部并签名。

六、每月工作安排

1、每月5号之前整理一份自己所负责客户《上月订单完成统计分析表》交跟单主管审核。

2、每月8号之前整理一份自己所负责客户《上月版单完成情况统计分析表》交跟单部主管审核。

3、每月8号之前整理一份自己所负责客户《上月版单品质状况及客户抱怨、投诉汇总表》交跟单部主管审核。

4、每月28号之前整理一份《下月工作计划》，并交跟单主管审核。

singlebedding发表于2008-7-1217:

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财务部工作职责

一、    目的：

为明确财部的职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门职责说明

书。

一、      适用范围:

财务部。

二、      定义:

无

四、内容：

4.1管理制度  负责建立、健全财务管理体系，并跟进各项制度的落实、执行情况，对财

务部门的日常管理、资金运作等进行总体控制。

4.2内部制度  健全财务部内部管理制度，制订、落实财务管理工作规范，负责部门工作人员的管理、工作考核及工作指导，加强工作指导和监督，提高工作人员的服务、工作素质。

4.3核算制度  负责健全会计核算制度，积极开展会计核算，提高会计工作质量；严格控制各项开支，堵塞漏洞，减少浪费。

对每一部门实行成本管理，降低工厂运作成本，提高资金的使用效益。

4.4费用预算  根据公司短期发展目标，制定公司季度、半年度费用全面预算，建立、改善各部门费用预算管理体系，建立相应的执行、控制规章制度。

组织开展公司经营预算，每月汇总、综合分析各部门的简要预算执行差异分析报告，并定期更新已编制的预算，使公司的预算更趋准确。

4.5费用预算监控  根据经郑经理审核的各部门费用预算，财务部负责监控各部门每月度资金流动情况及日常支出，及时反映预算基础的变化，根据制度进行预算调整。

对于超出正常预算的各项支出需以报告的形式向郑经理汇报，以求使公司的资金使用效益达到最佳状态。

4.6费用开支监控  严格执行财务制度，规范公司内经济秩序，监督公司所有部门费用支出的合理性，会同行政经理对公司内每一笔异常支出的稽查。

4.7成本核算  负责公司产品成本的核算工作。

与行政经理共同制定适合毛织厂特点和管理要求的核算计划、控制与分析，督促公司各部门降低消耗，指导各部门正确进行成本费用独立核算工作，以求为公司节约费用、提高经济效益。

4.8绩效考核数据提供  配合行政经理对生产部每一部门生产产值进行独立核算，为各部门及主要管理人员的绩效考核提供有效依据。

4.9固定资产  负责公司资产的财务帐目管理，做到帐实相符，配合行政部对财产进行定期或不定期的盘点清理工作，以防止公司资产的流失、闲置或重复购买，提高资产使用效益。

4.10易耗品  负责对公司低值易耗品盘点核对。

会同行政部、跟单部、物控采购、货仓以及使用部门做好盘点清查工作，并提出日常采购、领用、保管等工作建议和要求，杜绝浪费。

4.11、凭证、支票等资料保管  管理银行帐户、转帐支票与发票，办理现金收支和银行结算业务。

及时登记现金和银行存款日记账，妥善保管会计凭证、帐簿、报表等资料，保管库存现金，保管好有关印章、空白收据、空白支票。

4.12．税务及时了解掌握国家、东莞的财税政策，掌握为公司合理避税的专业知识，对公司的税务实际问题提出建议和可行性方案。

4.13、报表  负责编制各类财务报表和财务分析报告并上报郑经理，加强对财务报表数据的分析工作，定期向郑经理报告公司的经营成果、财务收支及计划的具体情况，为公司作出决策提供有益的信息。

4.14、财务分析报告  负责编写财务分析报告，会同郑经理、李经理等公司高层管理人员共同参与的公司运营状分析会，总结经验，找出经营活动中产生的问题，提出改进意见和建议。

同时，提出经济报警和风险控制措施，预测公司经营发展方向。

4.15、流动资金  负责流动资金的管理。

会同跟单、物控部货仓等部门，定期组织清查盘点，做到账卡物相符。

同时，层层分解资金占用额，并以报表形式呈郑经理，以便公司合理地有计划地调度占用资金。

4.16、应收应付  审核应收帐目清单，调整应收帐目清单。

对于超期应收款提出具体处理建议与应收帐目。

定期对帐，如发现差异，查明差异原因，处理结帐时有关的帐务的调整事宜。

4.17、及时核算、报批和发放公司职员工以及离职人员的工资。

4.18、提供各项财务报表，以便郑经理、林董及时了解公司的资金预算、筹集、流动计划。

singlebedding发表于2008-7-1217:

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财务主管工作职责

一、    目的：

为明确财主管的职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门职责说

    明书。

一、      适用范围:

财务主管。

二、      定义:

无

四、日常工作：

4.1、建立、健全财务预算、预支/借支、报销、工资审核，以及发票、印章、空白支票保管等制度，并跟进各项制度的实施。

4.2负责对下属人员（会计、出纳）的培训、指导及考核工作，提升财务部的整体实力。

4.3对每一项费用支出都需严格把关，减少和控制公司不必要和不合理支出，降低工厂运作成本，提高资金的使用效益。

4.4协助郑经理建立和推行各部门费用预算管理体系，并设计相应的表单和审批流程，使公司的每月预算更趋准确。

4.5不定时对公司各项异常支出作出详细调查，并以报告的形式向郑经理汇报。

4.6与行政经理逐步建立各部门独立核算体系，通过独立核算分析各部门业绩状况，并将核算数据呈郑经理审阅。

  4.7主导公司每月仓库盘点核查工作，对不合理库存由行政部追查原因，避免重复或超标准购买，提高资金利用率。

  4.8、监督出纳的库存现金、空白支票、发票以及财务凭证、帐簿的安全管理。

  4.9、负责税收管理，按税务部门规定的时间申报纳税，在每月税务申报前需将申报资料呈郑经理审批。

  4.10、审核应收帐目清单，对于超期应收款提出具体处理建议并呈报郑经理。

不定期审查对帐单，发现差异需查明原因，对于不明帐目需做调查并将调查结果及处理建议汇报郑经理，经郑经理同意后才可作出调整。

  4.11、审核离职员工薪资。

  4.12、测算公司盈亏临界点销售额测算，进行保经营分析。

4.13、负责审核各项财务收支，严把财务关，做到按计划列支，控制费用开支，杜绝非正常开支。

五、每月工作

  5.1、每月10号之前要做出本月的应付帐款预算，经郑经理审核后报上海欧挺。

  5.2、每月10号之前统计出上月公司管理费用、销售费用，并与前几月公司费用支出的增减变化以报表形式呈郑经理审阅。

  5.3、每月13号之前需将上月公司利润情况及产生利润的主要部门或工序呈报郑经理。

没有利润的说明亏损原因及造成亏损部门。

  5.4、每月13号之前对上月公司产品的成本构成进行分析，提供各项具体数据，组织由生产厂长、版房主管、跟单主管以及经理共同解析结构特点及异常情况，并共同讨论降低成本的合理化建议，由行政经理跟踪改善进度及实施情况。

所统计的数据及分析结果作为对各管理人员上月工作业绩表现的参考。

  5.5、负责提交相关财务报表，保证准确及时，报表包括：

资产负债表、损益表、现金流量表。

5.6、根据公司前两月费用支出情况作参考，协助郑经理制订出下月各项费用支出控制计划，由行政经理转化成内部业绩指标。

  5.7、测算当期现金收入及各项支出，计算出现金净流量，据此分析公司投入现金总量可能出现的增减变化。

  5.8、预计本月或下月收入、支出及本月或下月现金收支总体趋势，下月需求资金概算。

5.9、每月对各部门费用预算与实际支出作出汇总，并在每月15号举行的上月目标检讨会议中提出，由相关责任部门进行解释，使公司的预算更趋准确。

5.10、及时核算、报批和发放公司职员工以及离职人员的工资。

六、其它

6.1、负责公司年检资料审核工作。

singlebedding发表于2008-7-1217:

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前整主管工作职责

一、目的：

为了明确前整主管的职责和权限，并与其他部门得有效的沟通，特制定此部门职责说明书。

二、    适用范围:

前整主管。

三、    定义:

四、    每日工作

4.1  各部门之产能：

负责制定、修订各项毛衫不同工序正常情况下每位熟手员工、每个小组（织、查、缝、挑）每日之平均标准产能及最大生产产能，以便公司作出接单、确认交期、是否外发等生产安排。

4.2人员需求增补：

依跟单部所接生产订单，每月28号前前整主管作出本部门下月的《人员需求计划表》，经生产厂长审核后由行政部进行审批。

临时性人员需求或超编人员补充，必需先填写《人员增补申请表》，经生厂长审核后再由行政经理审批（职员级需经李经理或郑经理审批）。

经审批后行政部才予以招聘。

4.3生产计划：

根据跟单部所下的“大货生产单”及“销售版单”，以及现有的人力，协助生产厂长制定织机、查片、缝盘、挑撞生产计划排期表，下达生产命令，明确规定织机、查片、缝盘、挑撞每日的生产任务，控制生产进度，保证提前或按期完成生产计划任务。

4.4、产前会议：

根据复版意见及客户的工艺要求，安排召集各部门师傅开新款产前会议，讲明各道工序的做工要求和注意事项。

必要时，可以安排版房人员及跟单员进行客人要求的宣导。

4.5大货生产前准备：

对于已开始在车间上线的各款，生产主管要根据车间生产的实际情况提前做好准备，检查各种物料、辅料是否到齐，提前做好预算及安排。

当新款下线到该部门时，生产主管理要召集各小部门师傅及跟单、版房人员开产前工艺会议，就

制订/日期        审批/日期    

各款在该部门生产的工艺流程、要领、注意事项等问题一一讲解清楚。

此时才能安排各小部门师傅做好首件，交品管部或版房人员确认OK后，才可由各组着手开始大货生产。

制订/日期        审批/日期    

4.6生产中巡查：

每天要勤于检查、掌握织机、查片、缝盘、挑撞的实际生产进度，生产编排是否合理，各种工艺做工要求是否合乎标准，毛料与辅料的欠缺问题，及时的去调整或纠正各款在制作中存在和发生的异常问题，确保车间在合理使用人力与物力的情况下能保质保量的完成公司所下达的生产任务。

4.7  品质监控：

每天坚持到各小组进行质量巡查，对于每批销售版、大货产前版的首件进行确认，确认无误后再交前整QC给予判，。

经前整QC判定OK后才可批量生产。

每日审核前整QC对本部门日常巡检的记录《QC巡查日报表》，对记录中所发现的品质问题需立即到生产现场核实。

对于批量出现的重大质量问题的  需立即报告生产厂长、跟单员及品质主管，采取应急对策。

核算出直接经济  损失，并报于行政部以接受处罚。

4.8  订单生产进度跟进：

对每张制单上的生产任务，生产主管应须按实际情况去预定织机、查片、缝盘、挑撞各个工序部门每天的产量以及完成的天数，以便配合后整部门合理安排工作。

4.9  浪费控制：

负责所在部门各种主料及辅料的损耗的统计、分析和控制，减少和消除各种不必要之浪费。

凡超过正常损耗需开超领单，部门主管在审核时必需详细注明超耗原因。

凡非特殊原因导致物料、辅料超损耗、需重新订料、客补料、延误交期等，则此公司之直接损失将由该部门主管、师傅承担。

4.10品质培训：

负责该部门人员的品质宣导工作。

每周至少召开一次由织机、查片、缝盘、挑撞师傅及品管人员共同参加的品质会议，主讲前期本部门所发生的返工、次品衫等问题，分析问题产生的原由并提出可行性改善方案。

无谓返工、重复出现次品衫等公司都将追究部门主管和师傅的经济责任。

4.11工价：

根据外厂同行业工价、本厂生产的损耗控制、公司实际的管理成本等作出各工序的参考工价，交生产厂长审核。

4.12报表审核：

每日上午10：

00前审核前一天织机、查片、缝盘、挑撞各小组的《生产日报表》，核对各小组每天的实际产量。

对于未能达到预定产量的师傅需立即进行沟通，并调整当日工作计划，以免影响整个生产计划。

制订/日期        审批/日期    

4.13有外发加工织机的，需跟催外发人员，以防外发加工延误交期而导致本部门缝盘计划被打乱。

若本部门生产计划提前完成，需及时将相关信息反馈到生产厂长或跟单部，以便安排其他订单生产。

4.14因特殊情况生产计划无法完成且可能会延误交期的，需立即报于生产厂长，由生产厂长和跟单部共同商议是否需考虑外发。

4.15日常事务：

负责生产设备、工具的计划、采购申请、验收、维修、保养，生产设备事故的调查、处理。

4.16生产主管需每天养成看生产报表及品质报表的习惯，不定期将本部门各种报表、本部门工作计划及时的上报给生产厂长审阅。

4.17协助公司对员工进行相关技术、技能及厂纪厂规的教育培训，监督、检查各种制度的落实与执行工作。

4.18员工间协调：

员工间或员工与管理人员间发生磨擦，部门主管需出面调解并平息，避免出现吵架、打斗恶性现象，不能及时控制场面的需立即通知生产厂长、行政部人员，以防生产受影响。

4.19思想沟通：

不定期对有问题员工及管理人员进行思想沟通，调整员工的工作情绪。

对所有日常表现较好而申请辞职的员工进行谈心、挽留，并将沟通、谈心内容记录于《沟通记录本》上，以备行政部收集信息。

4.20  工作计划检查：

配合行政部对本部门各级人员的培训、考核及奖惩工作。

当行政部对管理层人员的日常工作、每周工作计划及每月工作计划进行检查时，应主动提供各种证明资料，不得采取消极抵抗。

4.21  对于工作现场，要走动式管理。

每日在巡查各部门时需佩带小记事本，将所有发现的或收集到的问题立刻记录下来，并按重要程度分成A、B、C三级，并根据其轻重缓急来处理。

4.22监督师傅对新入熟手员工的技能考核工作。

对新入、试用期内的职员需定期考核，并将该人员的工作表现在该职员的《职员工试用期工作报告》上给予忠恳评价。

不适合的人员先通过沟通方式，若经多次沟通该人员仍无法达到公司要求，则予以辞退处理。

对于已满试用期需开除出厂的职员工，先通知

制订/日期        审批/日期    

行政部，由行政部进行处理。

制订/日期        审批/日期    

4.23配合版房人员作好做版工作。

不得找理由拒绝版房所派发的做版要求，并监督、跟进做版进程。

4.24每日监督前整部门现场的5S工作,有脏、乱现象要立即安排人员进行改善。

监督前整车部职员工穿工鞋,若员工未穿工鞋则主管承担连带责任.

4.25每日监督、审核前整各部门考勤的准确性，尤其计件人员计时的监督工作，严禁出现伪造考勤和双重计薪现象，若行政部查出有些现象则主管承担60%以上责任。

五、每周需完成工作

5.1  每周六前整主管需整理一份《织机/查片/缝盘/挑撞生产排程表》交生产厂长、跟单主管、李经理和郑经理各一份。

5.2  每周需召开一次由前整师傅、收发参加的部门周会，并将会议记录交行政经理一份。

5.3  每周需参加由品质主管所召开的品质周会，针对品管部所提出的本部门上周品质异常作出解释。

5.4  每周需参加由跟单主管所召开的生产进度协调会议，针对跟单主管所提出的未按排期生产情况作出合理解释。

六、每月工作

  6.1每月5号之前需整理一份《上月外发织机/缝盘/挑撞检验不良及退货明细汇总表》交于生产厂长、行政经理各一份，并在15号举行的上月目标检讨会议中作报告。

6.2每月8号之前将前整部《上月前整生产进度异常汇总》资料交于行政经理，由行政经理进行汇总并在每月15日举行的上月目标检讨会议中对未按期完成作出合理解释。

singlebedding发表于2008-7-1217:

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后整主管工作职责

一、目的：

为了明确后整主管的职责和权限，并与其他部门得有效的沟通，特制定此部门职责说明书。

二、    适用范围:

后整主管。

三、    定义:

四、日常工作

4.1  各部门之产能：

负责制定、修订各项毛衫不同工序正常情况下每位熟手员工、每个小组（照灯、洗水、烫衣、度尺、车唛、初查、补衣、复查、总查、包装）每日之平均标准产能及最大生产产能，以便公司作出接单、确认交期、是