公司文件资料管理制度(2014.2).doc
《公司文件资料管理制度(2014.2).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司文件资料管理制度(2014.2).doc（6页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
管理制度
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
1/6
公司文件资料管理制度
第一章总则
为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二章文件签发管理
一、发文规范程序及要求
1、文件拟制的责任划分
（1）总经理办公室：
负责撰写总经理交办的各类文件。
（2）行政部：
负责撰写公司重要会议纪要、记录及公司领导交办的文件。
（3）各部门：
负责撰写本部室规章制度及相关材料。
2、文件的审批程序
（1）各部门领导首次审批，明确主送、抄送及传阅范围的意见，并签署姓名及时间。
（2）文件涉及其他部门，其主管领导也要附加审核，并明确意见、签署姓名及时间。
（3）总经理根据各部门负责人的审批意见，进行最终审核、审批，并签署姓名及时间。
3、文件的签发权限
（1）公司等级的发文，由总经理签发，总经理不在时由其授权人签发。
（2）公司等级的会议，会后拟制的纪要、记录由会议总经理签发。
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
2/6
（3）各部室呈批件、内部工作函、情况反映等轻便文种由部室领导签发。
4、文件的印制程序
1、承办人员在接手文稿后，首先要检查文稿审核、审批手续是否规范。
2、承办人员按主送和抄送的要求份数进行印制文件。
3、承办人员凭《发文审批表》到印章管理处用印。
5、文件的分发及传阅
（1）文件的分发程序:
a.发给总经理及其助理的文件由总经理办公室负责签收并转呈。
b.发给各部室的文件由各部室领导签收，或由部室领导指定的人员签收并转呈。
c.主送地方政府的公文，由承办部室负责送达。
（2）文件的传阅
a.公司文件由承办科员负责按领导明确的传阅范围，尽快完成传阅任务。
b.地方来文由行政部领导明确主送给公司领导的方向，承办科员按要求将文件复印后呈送给公司领导，然后将《文件传阅卡》和原件存档。
二、收文规范程序及要求
1、收文登记。
凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料，一律由
行政部专人负责签收，根据文件内容对其进行编号、登记。
2、领导拟签及阅批。
先由行政管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办人员根据处理意见，
填写文件传阅卡，及时呈送有关领导阅批。
3、承办落实。
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
3/6
承办人员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。
第三章公司文件、资料归档管理
一、公司文件、资料归档分类和归档范围如下:
1、行政类:
本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照。
2、经营业务类:
公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类:
劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类:
各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
5、音像类:
公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:
统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。
有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、公司所有归档的文件、资料,一律以公司XXX信息技术有限公司中的xxx汉语拼音第—个字母,XXX为编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:
1行政
类;2经营业务类;3人事关类;4财务类;5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。
分为“一般级”“重要级”“机密级”。
以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
4/6
“A”一般级文档包含:
公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:
公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“AAA”机密级文档:
内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:
XXX-类别-发布年号-归档序号-受密级。
例如:
将2014年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为:
XXX-1-2014-001-A
三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
1、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。
其中:
总经理会议专项《文档》由行政部负责保管；人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管；其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。
并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。
调阅时须填写《文档调阅申请单》。
一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。
重要级以上文档,须经公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
5/6
一式三份,供移交双方、行政部留存。
四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存:
本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。
公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。
劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存:
根据需要须保存的文档。
财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存:
期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存:
部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。
重要级以上文档,须经总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式两份供申请部门、公司留存。
第四章附则
一、本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。
本公司涉及文档管理的工作人员
北京博兴宝信息技术有限公司
文件编码
XZ-ZD-007
版本
A
修改状态
0
名称
文件资料管理制度
页数
6/6
必须严格遵照执行。
各关联公司可参照执行。
二、本制度自发行之日起生效执行。
升级会员 