各部门会议接待程序.doc

各部门会议接待程序.doc

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会议团队接待服务方案及承诺

一、销售部接待程序：

销售部在获取客户在酒店举办会议的信息后，应着手做以下工作：

1、及时与会务方负责人进行联络

（1）清楚了解会议性质（属接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：

时

间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，

由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽

快落实是否有适合客人要求的场地和客房。

当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、

房务部发出预留场地及房间的通知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。

如该活动涉及多项

内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。

4、签订会议协议，收取会议押金

当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会

议押金；

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下

发至各部门,并保存该次会议的档案；

6、会议接待

发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪

会议进程；

7、会议结账

会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助；

8、会议送别

恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，

加深友情；

9、会议结束

会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部

应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序：

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到：

1、会议接待的前期工作

（1）熟悉、了解会议接待通知单的内容；

（2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人；

（3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、加床；

（4）落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等；

（5）落实参会嘉宾是否分批到达；

（6）负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

2、会议排房

按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安

排同类客房中处于最佳状态的房间。

3、会议空房

确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

4、会议嘉宾入住

（1）在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切

宾客入住前的准备工作；

（2）会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登

记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态；

（3）当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运

送客人的行李。

若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。

５、会议嘉宾离店

（1）礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李；

（2）前台收银处快速结账；

（3）协助客人安排好车辆。

６、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。

三、餐饮部接待程序

餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到：

１、会议接待前期工作

（1）做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待

标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递；

（2）根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场；

（3）由宴会主管按酒店服务标准和客户要求检察会前准备情况（会议通道是否畅通、会议设施的摆

放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等），发现问题立即

整改，力求没有疏漏；

（4）提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客

人预留用餐场所。

２、会议接待中

（1）安排优秀礼仪人员，在会议召开前４０分钟到场，引领参会嘉宾；

（2）跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项；

（2）协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。

３、会议结束

（1）宴会服务人员跟进会议结帐工作；

（2）帮助会议客人整理会议遗留物品。

４、会议用餐及送别

（1）引领会议客人用餐，并提供优质服务；

（2）做好餐饮帐务的结账工作。

５、送别

（1）恭送会议客人，为宾客留下美好感受；

（2）客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。

６、整理会议客户资料，总结会议接待得失。

四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作。

服务承诺

　　一、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。

　　二、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。

　　三、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方合法权益。

　　四、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。

　　五、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。

　　六、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。

 　七、免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。

　　八、协助会务组布置会场和绿化。

 九、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。

　　十、根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。

　　十一、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。

　　十二、如果您在会后需要为参会嘉宾提提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。

　　十三、公关礼仪：

礼义小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）文艺演出（专业表演团，可挑选节目）空飘（氢气球充气、升空）花蓝（大、中、小号订做）主持人（男、女均可）签到笔薄（专业用品）摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）。

　　十四、印刷设计：

很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。

名片单色/多色制作；意见调查表格；相关资料打字、复印、印刷；彩旗的制作；背景牌：

有材料做夹板，进口萤光纸。

　　十五、物品运输：

会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。

小件展品的运输：

展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；大件展品运输：

大型器械，大件物品的运送；特种展品运输：

化学用品，医药用品以及复杂物品的运送；远程展品运输：

远距离的展品运送；参展资料运输：

宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送：

贵重展品运输：

电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。

　　十六、物品配送：

酒水食品：

如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常用品，我方可代购：

办公用品：

代办会议期间，会务组所需的办公用品：

纪念礼品：

提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。

云南民族服饰：

参会嘉宾若能身着统一、最具特色的云南民族服饰，会对外界（其他人群）产生一种特殊的感觉与影响：

旅行袋：

印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会喜宾装载物品外，更多一份纪念意义；笔记本：

特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方。

　　十七、订票服务：

代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；免费代全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。

 十八、邮政速递：

文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送寄出。

 十九、汽车租赁：

专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。

丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。

 二十、医疗保建：

如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。

　　二十一、酒店根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。